檔案信息化建設存在的問題與發展趨勢

王 瑩，張 輝

（黑龍江省第二醫院 黑龍江 哈爾濱 150010）

一、檔案管理信息化的內涵

1.檔案管理信息化的定義。其涵蓋以下四個方面的內容：第一，實現檔信息的數字化和網絡化；第二，實現檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化；第三，實現檔案信息高度共享；第四，必將引發檔案管理模式的變革。

2.檔案管理信息化的特點。檔案信息化建設是指檔案信息的數字化，是指利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術手段，將紙質文件、聲像文件等傳統介質文件和已歸檔保存的電子檔案，系統組織成具有有序結構的檔案信息庫。數字檔案館建設則是利用電子網絡遠程獲取檔案文件信息的一種方式，它強調的是在數字化檔案館環境下用戶開發利用檔案信息資源的便利。

二、檔案信息化建設的重要性

1.隨著現代科學技術的開展，檔案管理專門軟件的開發、利用和升級，檔案管理的現代化與信息化已成為不可逆轉的大趨勢。

2.檔案管理是信息資源的管理。信息資源的社會價值在于開發利用，開發利用的效果取決于開發時效和利用的廣泛程度。采取現代化管理手段儲存的各種信息，便于利用和開發，同時，產生更廣泛的社會效益。

3.運用縮微技術、掃描技術、光盤技術，可以大大增加檔案信息的存儲量，存儲密度比紙質檔案高出許多倍。紙質載體的文件一般只能記錄文字、圖形、圖表等信息，電子文件卻可以在一份文檔里同時記錄文字、圖形、圖表、聲音、動畫等各種媒體信息。這樣利用很小的空間就可以保存大量的信息，而且開發利用的速度快。具有直觀性、選擇性、易操作性。

三、檔案信息化建設的主要內容

1.基礎設施建設。主要指檔案信息網絡系統和檔案數字化設備，包括計算機、交換機、路由器、服務器、存儲器，以及操作系統、數據庫管理系統、信息安全系統等，其核心是計算機網絡。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享和基礎條件，只有建設先進的檔案信息網絡，才能充分發揮檔案信息化的整體效益。

2.檔案信息資源建設。檔案信息化資源建設是檔案信息化建設的基礎和核心，是一項長期的工作。檔案信息資源建設主要內容包括館藏檔案數字化和電子文件的采集和接收。檔案信息資源建設主要形式包括館藏檔案目錄中心數據庫建設、各種數字化檔案全文及專門數據庫建設。

3.應用系統建設。這是檔案信息資源開發利用和檔案信息網絡建設的技術保障。我人將依靠上級檔案行政管理部門的有關科研院的技術力量，選用先進、適用和可靠的檔案管理軟件。它關系到檔案信息化建設的速度與質量、集中體現了檔案信息建設的效益和檔案信息服務的效果。

4.標準規范建設。對電子文件的形式、歸檔和電子檔案信息資源標識、描述、存儲、查詢、交換、網上傳輸和管理等方面，制定標準、規范，指導實施的過程，是檔案信息化局、有序、健康發展的保障。它包括標準管理規范、業務規范和技術規范。

5.人才隊伍建設。檔案信息化建設，人才是關鍵。人才是最寶貴的資源。它不僅需要檔案專業人才，計算機專業人才，更需要既懂檔案業務，又熟悉信息技術的復合型人才。檔案信息化人才隊伍建設的措施主要有：對現有檔案人員的教育與培訓，人才引進，短期聘用或借用三種。

6.信息安全保障體系建設。隨著我國檔案信息化建設的不斷向前推進，檔案信息的利用越來越廣泛，信息安全問題愈顯突出。檔案信息的安全保險體系建設主要包括：一是法律法規和管理制度，二是檔案信息的安全技術，三是檔案信息的安全管理，四是維護公共設施安全。

四、檔案信息化建設中存在的困難與問題

1.資金投入規模大，籌集資金難。加快檔案信息化建設，制約的瓶頸是資金。要搞信息化，就需要購置計算機、路由器、掃描儀、縮微設備、打印、復印等設備，七通內部局域網，連接外部因特網，進行信息安全防護等等，這些都需要較大的經費投入。同時，由于電子產品更新換代速度快，生命周期短，不可能一次投入定終身，其后續維修、更換、升級費用有多大可想而知。

2.建設任務繁重，工作見效難。在檔案信息化進程中，一要對現存館藏檔案資源進行數據化處理，通過掃描縮微等手段，將館藏文書、音像、照片、書籍等轉換成電子文件；二要利用文檔處理軟件，按照標準要求對數據庫進行規范整理，便于檢索利用，三是對客戶提供網上利用平臺，搞好遠程服務；四要采取電磁屏蔽，內外網物理隔離、數據備份，數據加密，設置防火墻等多種防護措施，防止網絡黑客攻擊、自身誤操作刪除修改，防止信息丟失失密，確保檔案信息安全；五要根據電子信息技術的不斷完善與進步，對電子文件進行轉換升級，使其處于可用狀態，防止因技術升級而失去效用，造成資源損毀。

3.隊伍建設要求高，適用人才難求。檔案信息化，檔案人員要與計算機、網絡打交道，是一種高層次的工作，對人的思想觀念、專業技能、寫作水平及綜合素質都有較高的要求。那種既會檔案管理、又會計算機操作管理的復合型人才大受歡迎。但受傳統用人體制的制約，使人才競爭難以順利展開，加上檔案部門待遇不高，優秀人才難以吸引進來，進來后又難以留住，員又難以消化，致使檔案部門人員老面孔，工作老方法，進步不快，活力不強。

4.應對環境變化，服務方式轉變難。檔案部門向來吃皇糧，在計劃經濟條件下，服務對象主要是黨政機關，館藏內容主要是紅頭文件，處在一種封閉的環境下運作。而檔案信息化面對的是遠程的看不見的顧客，是背靠背的服務，服務方式是公開的、透明的、全方位的，服務質量要經得起社會檢驗。這就要求各級檔案管理部門要全面落實科學發展觀，始終堅持以經濟建設為中心，以為最廣大人民群眾服務為出發點，更新服務理念，拓寬服務領域，提升服務質量。

五、檔案信息化建設的主要任務

1.以研制和指引電子文件歸檔管理的標準為重點，加快檔案信息資源管理標準規范的制定和廣泛的推行。

2.以檔案部門的內網、外網，黨政機關專網的建設為重點，加強檔案信息化的軟硬件基礎設施建設。

3.以“數字檔案館”和“電子文件管理系統”的研制為重點，加強檔案管理應用系統的建設。

4.以館藏檔案的數字化為基礎，以電子文件的歸檔管理為重點，加強檔案信息資源的建設。

5.以檔案專業人才、計算機專業人才為基礎，以復合型人才為重點，加強檔案信息資源管理專門人才隊伍建設。

六、檔案管理信息化的建設途徑

1.加快檔案信息化基礎設施建設。建設數字化檔案館，大致包括檔案館庫房建設、檔案館館藏建設、檢索工具建設、規章制度建設、專兼職檔案干部隊伍建設及檔案服務利用工作等等。繼續推進運用計算機管理檔案，提高檔案館計算機和網絡技術應有程序，逐步提高檔案信息化水平。

2.促進檔案信息資源建設。要建設數字化檔案館，就要用現代信息處理技術對檔案館中存儲的檔案包括紙制檔案、照片底片檔案、錄音、視頻檔案等各種載體的檔案和現行文件進行數字化處理和存儲，即進行數字檔案館館藏的建設。

3.加強檔案目錄數據庫建設。要充分運用計算機技術，加快檔案目錄數據庫建設，提高檔案檢索利用服務質量。各部門向檔案館移交檔案時，要盡量做到同時移交機讀目錄。

4.積極推進檔案全文數據庫和多媒體數據庫建設。有條件的檔案館應通過接收電子檔案，對各類型檔案進行數字化管理等方法，積極建設相關的全文數字和多媒體，盡快實現檔案全文信息查詢，不斷提高服務效率和質量。

5.加強電子檔案歸檔管理。檔案部門要根據檔案管理的要求，加強對本單位電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監督、指導，保證各單位產生的有保存價值的電子文件真實、完整、有效。研究電子檔案接收、保管、利用的技術方法，制定電子檔案管理辦法。

七、信息社會檔案工作的發展趨向

1.要加快電子文件和電子檔案的法律和法規建設

2.要制定檔案工作信息化的發展規劃我們要站在發展戰略的高度，科學規劃，協調發展。

3.要制定文件和檔案一體化管理模式

4.要加快檔案信息源建設，推出全新的信息化服務方式：一是建立電子閱覽室。二是增加服務手段。三是開展檔案信息咨詢服務。

新世紀的我國已把推進國民經濟和社會信息化放在優先位置，為檔案工作信息化提供了可持續發展的機遇，如抓住機遇，檔案事來的發展前景將十分廣闊。