高校院(系)資料室建設和發展的新思路

馮忠紅

(運城學院圖書館 山西 運城 044000)

近年來，隨著現代科學技術的不斷發展，高校圖書館自動化水平、人員整體素質也在不斷提高。校園網的建設，更使高校圖書館在學校教學和科研中占據越來越重要的地位。但目前還有相當一部分高校院(系)資料室受傳統服務的影響，自成系統，各自為政，發展相對滯后。這種現狀不僅使校內文獻資源得不到合理利用，還嚴重影響資源的共建共享。為此，改變各院(系)資料室的管理方式，加強資料室的建設和發展，最大限度發揮資料室文獻資源的使用價值，是我們值得重視的問題。

1 高校院(系)資料室存在的主要問題

1.1 資料室未得到應有的重視

首先，由于學校辦學經費緊張，多年來對資料室的投入也有限。多數學校資料室的專業圖書藏書量普遍不能滿足需求；其次，資料室的位置受院、系條件的制約，環境差、設施簡陋；再次，多數學校的資料室由院(系)教學秘書監管，導致資料室開放時間不能保證，讀者借閱不方便，即使有配備計算機管理設備的也不能得到合理利用。

1.2 重復訂購造成資金浪費

由于圖書館與系資料室各自為政，不能做到互通有無，資源共享。大多數學校院(系)資料室的文獻資料基本上以自購、自訂為主，圖書館只給少量的調撥。由于沒有全校的統一規劃，相近或交叉學科之間出現多頭重復購置，造成了資金和資源的極大浪費。

1.3 管理不當造成資源流失

有些系資料室因管理不規范，再加上讀者都是本系熟人，有的讀者沒有時間觀念，看完書不及時歸還，或將自己需要的圖書據為己用，這種無政府狀況，不僅影響他人使用，還造成了文獻資源的分散與流失，嚴重影響了資源的使用價值，也給學校資源造成了極大損失。

1.4 不能共享文獻資源

當今世界科學發展、知識劇增，單個院系資料遠遠不能滿足用戶的信息需求，迫切需要資源共享。然而，由于高校圖書館和資料室分設，各資料室的服務僅限本系教學科研人員及畢業生，其他師生隨近在咫尺，卻互不往來、概不開放，這種封閉狀態不僅不利于高校專業人才的培養和學生身心的發展，而且導致了圖書資料難以實現資源共享，嚴重阻礙了教學與科研的發展。

1.5 資料員業務素質不高

院(系)資料員大多身兼數職，沒有充足的時間和精力，也很少或完全沒有經過圖書館專業方面的業務培訓，普遍業務素質不高。具體表現在:不懂圖書排架規則、不會使用圖書借還操作系統、不能熟練掌握和運用計算機技術進行網絡信息檢索和利用等方面。

2 高校院(系)資料室建設和發展的新思路

當今的高校圖書館事業蒸蒸日上，院(系)資料室的發展卻令人擔憂。為了加快資料室的建設，使它更好地服務于教學和科研工作需要，筆者認為資料室納入圖書館管理體系是最佳選擇，具體操作應從以下幾方面著手考慮:

2.1 理順管理體制

各院(系)資料室應統一納入圖書館管理體系，統一歸屬圖書館，由部主任負責相應的工作。圖書館應把各資料室的工作置于與圖書館工作同等重要的位置，在整個體系的業務建設上通盤考慮、統一部署，制定出全校文獻信息資源的發展規劃，確定中長期目標及具體實施計劃等。并且充分發揮圖書館在業務和技術上的優勢，有計劃、有步驟地把各資料室的業務建設統一到與圖書館一致的規范上來；各院系領導則應服從大局，積極支持資料室的業務建設，改變過去各自為政、自我發展的觀念，與圖書館共同努力，完成校內文獻信息體系的建設。[1]

2.2 基礎設施建設

2.2.1 館舍布局

在學校領導的幫助和支持下，給資料室爭取與所服務的院(系)就近辦公的良好條件，擴大房間面積配置新書刊架、閱覽桌椅，使讀者能在舒適、寬敞、明亮的環境中瀏覽、查閱資料。同時也便于學科館員深入教學、科研第一線，了解師生們的文獻需求。

2.2.2 設備配置

為各資料室配備專用的計算機、打印機、掃描儀等現代化的網絡設備，并通過校園網進行網絡連接，使院(系)資料室和圖書館使用相同的軟件管理、統一的界面對外服務，建立起以圖書館為中心，覆蓋各院(系)資料室，面向全校開放的計算機信息網絡體制。以此改善資料室的辦公條件，提升服務功能。[2]

2.3 統一管理與安排工作人員

圖書館可根據圖書館、資料室的專業情況，對所有資料員統一安排，根據工作人員的所修專業、學識水平、工作能力、年齡性別、愛好特長等進行妥善、科學的安排，使工作人員到更適合發揮作用的崗位上去。對一般的標準化、(事務化的工作，配備一般的管理人員；對于熱心圖書情報工作、具備圖書情報專業特長、富有圖書資料工作經驗的人員應接收他們到圖書館工作；對既熟悉信息技術、又有良好英語基礎及專業背景的信息人員，則要求他們以更高的層次、更直接的方式、更關鍵的活動和更全面的過程為師生提供信息服務。要做到分工協作、人盡其才。要有計劃地分期分批地派遣工作人員外出進修學習。統一管理與安排工作人員，不僅可以調動工作人員的積極性，更重要的是，可使管理人員從以文獻為中心走向以讀者為中心的管理。[3]

2.4 統一管理經費

圖書館應根據院(系)各專業的要求以及讀者服務工作整體的實際情況，做到集中控制、調拔全校資料室的文獻資料、設備等經費。并保證訂購文獻資源及設備的質量，杜絕重復訂購的浪費現象。使整個學校的文獻布局更加完美，資金的使用更加科學化、合理化。

2.5 文獻資源規范管理

院(系)資料室收歸圖書館后，自購的文獻資料要全部納入圖書館館藏書目數據庫，統一管理調配。圖書館應組織采編部工作人員，集中時間和精力，將原系資料室文獻按圖書館藏書的標準進行采、編、典及加工，使資料室藏書規范化，便于聯機檢索和資源共享，使各院系文獻資源管理規范化。

2.6 改變運作模式，建立文獻通用制度

為了適應網絡化、信息化技術的發展，院(系)資料室必須改革原有的封閉運作模式，構建開放式、互動式、網絡式的扁平結構，使其在開放狀態下運行，打破院(系)資料室與圖書館及其他院(系)資料室之間的“內封閉狀態”，使校圖書館和各資料室形成一個網絡和資源共享的新聯合體，構成一個以校圖書館為中心、各資料室相互協助、相互開放的多功能、多層次服務的文獻情報網絡系統，從而大大提高全校信息資源的利用率。同時，為了更好地實現文獻資源共享，應建立校內文獻通用借閱制度，實行圖書館和各資料室文獻互借、互閱。圖書館應積極協調和各資料室建立一個互借互閱的保障體系，并制定出與之相配套的規章制度。由圖書館統一發放通用借書證，制定統一的借閱制度，規定統一的借閱范圍、方式、時間和借閱期限，將圖書館和各資料室構成一個科學、開放、綜合性的文獻信息保障體系，真正意義上實現校內資源共享，推進院系資料室建設和發展[1]。

[1]趙曼娟.高校圖書館與院系資料室協調發展之我見.http://www.chnlib.com/Zylwj/6496.html

[2]田斌.論我國高校學科資料室納入圖書館體系的合理性[J].情報資料工作,2005

[3]張秀丹.校圖書館與系資料室文獻資源的一體化建設.http://www.chnlib.com/Zylwj/7213.html