淺談檔案信息利用與傳播面臨的問(wèn)題及應(yīng)對(duì)措施

沈 曉

（鶴崗市檔案局 黑龍江 鶴崗 154100）

在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，信息是一種產(chǎn)業(yè)，它既能帶來(lái)社會(huì)效益，也可以帶來(lái)可觀的經(jīng)濟(jì)效益。檔案信息作為信息系統(tǒng)的重要組成部分，跟隨著社會(huì)的步伐，不斷變革和創(chuàng)新，因此，檔案工作也無(wú)例外地受到了影響。新時(shí)期，我國(guó)的檔案工作中的利用與傳播工作也遇到了市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下的各個(gè)方面的挑戰(zhàn)。各方面的弊端日益明顯，長(zhǎng)期形成的管理模式已不適應(yīng)如今信息化的浪潮，對(duì)此，必須對(duì)它們進(jìn)行一系列改革，適應(yīng)時(shí)代趨勢(shì)，保持科學(xué)可持續(xù)發(fā)展。

一、檔案信息利用與傳播面臨著商品經(jīng)濟(jì)和信息社會(huì)的挑戰(zhàn)

我國(guó)檔案系統(tǒng)長(zhǎng)期形成的封閉和半封閉的管理體制，已不再適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要，檔案信息利用與傳播方式缺乏正確科學(xué)的目標(biāo)模式，缺乏明確構(gòu)想，并沒(méi)有什么應(yīng)對(duì)措施，所以檔案信息的利用達(dá)不到應(yīng)有的效果。因此，需要解放思想，更新觀念，勇于改革，善于創(chuàng)新，確立檔案信息利用與傳播工作的地位；此外還要多層次多渠道開(kāi)發(fā)檔案信息，便其創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)效益；要注重宣傳工作，為檔案信息開(kāi)發(fā)利用創(chuàng)造良好的外部環(huán)境；還要加快檔案資料編研工作進(jìn)度，更好地為檔案信息利用與傳播服務(wù)。

二、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案創(chuàng)新服務(wù)

要發(fā)揮檔案信息的作用，必須建立檔案信息服務(wù)體系。首先，構(gòu)筑檔案信息資源體系。檔案信息資源體系的構(gòu)筑要分層次進(jìn)行，一是要建立行業(yè)檔案信息資源體系，集中本行業(yè)檔案資料，對(duì)檔案信息進(jìn)行整體開(kāi)發(fā)，綜合管理，形成檔案信息拳頭產(chǎn)品，為某一行業(yè)服務(wù)。二是要建立地區(qū)綜合檔案信息資源體系。這個(gè)體系的建立應(yīng)以地市級(jí)綜合檔案館為中心，輻射各縣、市、區(qū)，形成資源共享的格局，體現(xiàn)經(jīng)濟(jì)的區(qū)域性。這種信息資源有利于檔案信息的整體開(kāi)發(fā)，統(tǒng)一運(yùn)用。三是建立國(guó)家檔案信息資源體系。形成全國(guó)信息開(kāi)發(fā)利用網(wǎng)絡(luò)，有利于提高檔案信息開(kāi)發(fā)利用的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。其次，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。創(chuàng)造信息開(kāi)發(fā)利用的資料基礎(chǔ)，并同時(shí)開(kāi)展檔案咨詢服務(wù)，使檔案信息取得較好經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益。再次，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)手段進(jìn)行檔案信息開(kāi)發(fā)。這是提高檔案信息開(kāi)發(fā)和利用質(zhì)量的重要手段，它可以為檔案信息開(kāi)發(fā)創(chuàng)造優(yōu)越條件，使檔案工作者從繁重的手工勞動(dòng)中解脫出來(lái)，大力開(kāi)發(fā)和科學(xué)管理，有效利用信息資源成為現(xiàn)實(shí)，也可以為將來(lái)共享信息資源打下基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)檔案信息開(kāi)發(fā)利用全程現(xiàn)代化。

三、順應(yīng)時(shí)代發(fā)展需要探索研究檔案資源共享政策與環(huán)境

在國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)信息化的宏觀背景下，檔案管理部門應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要，以檔案信息化建設(shè)為契機(jī)，認(rèn)真分析信息化建設(shè)對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式造成的沖擊，充分認(rèn)識(shí)信息化建設(shè)所引發(fā)的檔案工作理論與工作方法的突破與變革；積極應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化的探索與實(shí)踐；積極利用現(xiàn)有檔案資源共享的政策與環(huán)境，實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置。目前，社會(huì)公眾不再以檔案管理部門所提供的傳統(tǒng)性檔案利用方式方法為滿足，而是要求在更大的范圍、更高程度上實(shí)現(xiàn)檔案資源的社會(huì)共享。檔案資源的社會(huì)共享代表著現(xiàn)代檔案工作的發(fā)展方向。比如，隨著信息時(shí)代的發(fā)展，人類的知識(shí)和信息總量在急劇增長(zhǎng)，面對(duì)浩瀚復(fù)雜的文獻(xiàn)情報(bào)，任何一個(gè)文獻(xiàn)部門都不可能將所有知識(shí)和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用，因此，也必須打破檔案、圖書(shū)、情報(bào)等部門各自為政的局面，建立一個(gè)完整的社會(huì)信息系統(tǒng)，實(shí)行一體化管理，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)。而建立聯(lián)合目錄，實(shí)行資源共享，正是建立社會(huì)信息系統(tǒng)的前提條件和核心內(nèi)容之一。為了盡早實(shí)現(xiàn)檔案資源的社會(huì)共享，我們應(yīng)以檔案信息化建設(shè)積極推動(dòng)檔案工作的變革，在不斷用現(xiàn)代技術(shù)裝備檔案部門，不斷提高檔案管理與利用現(xiàn)代化水平的同時(shí)，具體研究我國(guó)檔案利用服務(wù)工作現(xiàn)狀，客觀分析影響檔案利用實(shí)現(xiàn)的諸多因素，深入研究檔案利用者需求特點(diǎn)，尋求適應(yīng)檔案利用需求實(shí)際的服務(wù)模式，促進(jìn)檔案資源共享的實(shí)現(xiàn)。

四、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下信息標(biāo)準(zhǔn)化與人才管理

目前，各省、市、地區(qū)檔案部門的應(yīng)用軟件版本不一，功能各異，而且良莠不齊，這給檔案的現(xiàn)代化管理工作帶來(lái)很大的不便。當(dāng)前軟件的開(kāi)發(fā)還處于分散狀態(tài)——一種低層次開(kāi)發(fā)階段。如何開(kāi)發(fā)研制出一套好的應(yīng)用軟件，筆者認(rèn)為首先要做好標(biāo)準(zhǔn)化準(zhǔn)備工作，開(kāi)發(fā)出的軟件能整體規(guī)劃，制定統(tǒng)一的符合檔案計(jì)算機(jī)管理需要的標(biāo)準(zhǔn)。其次要操作簡(jiǎn)便，自動(dòng)立卷和組卷,具有有效維護(hù)和查詢的功能，實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理。再次，可以優(yōu)化管理系統(tǒng)界面，使其易學(xué)易用。這是檔案部門推行計(jì)算機(jī)管理的關(guān)鍵因素，也是目前檔案計(jì)算機(jī)軟件開(kāi)發(fā)商為保護(hù)和拓展市場(chǎng)必須解決的首要問(wèn)題。此外，除了操作應(yīng)用上方便，界面美觀，功能齊全，符合標(biāo)準(zhǔn)外，還應(yīng)具有更新功能，即可升級(jí)兼容的功能，這樣開(kāi)發(fā)出的軟件可以解決技術(shù)難題，促進(jìn)交流，為進(jìn)一步規(guī)范檔案工作，促進(jìn)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程打下良好的基礎(chǔ)。

我國(guó)檔案隊(duì)伍存在的普遍問(wèn)題是人才知識(shí)結(jié)構(gòu)有待更新，現(xiàn)代管理人才和計(jì)算機(jī)管理專業(yè)人才缺乏，導(dǎo)致精通計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)和熟悉檔案業(yè)務(wù)兩者相脫節(jié)。所以，抓好檔案管理的現(xiàn)代化人才隊(duì)伍建設(shè)是做好檔案工作的關(guān)鍵。建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案隊(duì)伍，是奠定檔案事業(yè)長(zhǎng)足進(jìn)步、持續(xù)發(fā)展的根基。在開(kāi)展人才培訓(xùn)與專業(yè)培訓(xùn)的同時(shí)，應(yīng)大膽吸收各方面人才。現(xiàn)代化檔案管理工作不僅需要懂專業(yè)知識(shí)、技術(shù)的人員，也同樣需要懂得計(jì)算機(jī)、會(huì)管理等多方面人才。檔案工作逐步成為一門多學(xué)科交叉的綜合性事業(yè)，檔案部門應(yīng)敢于、善于發(fā)現(xiàn)人才、吸收人才，壯大充實(shí)自身隊(duì)伍，現(xiàn)代化的檔案管理呼喚高素質(zhì)的人才，高素質(zhì)的人才隊(duì)伍又進(jìn)一步推動(dòng)檔案的現(xiàn)代化改造進(jìn)程。

五、檔案信息網(wǎng)絡(luò)化問(wèn)題

檔案信息網(wǎng)絡(luò)化是歷史的必然，檔案是信息，是富有現(xiàn)實(shí)價(jià)值和歷史價(jià)值的原生信息。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來(lái)，為檔案界提供千載難逢的歷史機(jī)遇。當(dāng)今，檔案利用與傳播工作對(duì)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提出更高要求，建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)，建立信息高速公路，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，可以準(zhǔn)確快速地傳遞有效的檔案，創(chuàng)造出更快更高的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益。檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化管理，其安全性、可靠性，加密技術(shù)、“防火墻”技術(shù)，以及檔案信息與其他信息資源和處理軟件的兼容性問(wèn)題日益突出。我國(guó)檔案法中規(guī)定“檔案部門，檔案工作者的基本職能和歷史使命是維護(hù)檔案的完整和安全，方便社會(huì)各方面的利用”，在方便利用和維護(hù)檔案安全兩者之間，檔案的安全更為重要，對(duì)于各種破壞因素，我們可以采取“防火墻”技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全檢測(cè)技術(shù)、加密技術(shù)、電子身份認(rèn)證以及防改寫措施等來(lái)保證網(wǎng)絡(luò)信息傳播的安全，但都很難達(dá)到徹底的安全。因此，在檔案網(wǎng)絡(luò)化的管理中，利用與安全是一對(duì)矛盾，但同樣是機(jī)遇和挑戰(zhàn)，檔案部門與檔案工作人員只有在不斷的實(shí)踐過(guò)程中來(lái)提高檔案利用與傳播過(guò)程中的安全性，使檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)順利實(shí)施。

六、重視檔案利用效果的信息反饋

檔案利用效果的信息反饋，是利用者將利用檔案完成，某項(xiàng)工作或者解決某個(gè)問(wèn)題的結(jié)果回饋給提供檔案單位的義務(wù)行為。收集、整理檔案利用效果信息，是檔案工作重要組成部分，是檔案部門及時(shí)了解社會(huì)對(duì)檔案的需求，分析掌握檔案利用動(dòng)態(tài)，不斷改進(jìn)加強(qiáng)自身工作，提高服務(wù)質(zhì)量的有效途徑。檔案利用效果信息收集工作，決不是一項(xiàng)可有可無(wú)、可做可不做的工作，它是利用工作的重要一環(huán)，是檔案發(fā)揮作用的真實(shí)記錄，是檔案價(jià)值的具體體現(xiàn)。這項(xiàng)工作做好了，可以掌握檔案利用工作主動(dòng)權(quán)，提高工作效率，更好地為社會(huì)服務(wù)。改進(jìn)和加強(qiáng)檔案利用效果信息收集工作，應(yīng)該建立并不斷完善“檔案利用規(guī)定”等相關(guān)的規(guī)章制度，使檔案管理人員和利用者在共同完成檔案利用效果信息收集工作上有規(guī)可循，有章可依，達(dá)到用規(guī)章制度規(guī)范工作。做好檔案利用效果收集工作的關(guān)鍵，一方面要對(duì)檔案工作者加強(qiáng)職業(yè)道德教育，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)和服務(wù)意識(shí)；另一方面要加大對(duì)利用者的宣傳力度，提高利用者做好檔案利用效果信息反饋工作的自覺(jué)性，積極配合檔案部門做好這一工作。重視檔案利用效果的信息反饋，是了解和掌握檔案社會(huì)價(jià)值的客觀依據(jù)，也是做好編研工作的一個(gè)重要前提。此外，還能提高檔案為社會(huì)服務(wù)的工作效率，提高檔案利用與傳播工作效率，使檔案更好地發(fā)揮其“有用”性。