如何做好數碼照片檔案的管理工作

王瑞玉 呂翠

（1.伊春市五營區地方志辦公室 黑龍江 伊春 153000；2.伊春市上甘嶺區檔案局 黑龍江 伊春 153000）

數碼照片檔案是隨著科學技術的進步而誕生的一種新型的信息記錄載體，它是檔案信息資源中最重要的組成部分。它以特殊的載體方式，反映悠久的歷史重大變革和重要人物的歷史面貌，極大的彌補了紙質檔案的不足。因此，要特別重視做好數碼照片檔案的收集、保管與利用工作，以更好地發揮它的檔案管理作用。

一、注意數碼照片的收集范圍質量工作

首先，作為檔案管理人員，應該提高對數碼照片檔案的歸檔意識，加強對檔案工作意義、作用的認識，盡職盡責地做好收集工作。目前，人們對照片檔案歸檔的范圍和要求不甚了解，應加大宣傳力度，注重宣傳照片檔案的價值和重要性，擴大照片檔案的影響，使照片檔案的收集工作獲得各方面的支持。

其次，完善收集法規，明確收集范圍。為使檔案照片的收集工作進一步做到有章可循，步入制度化、規范化管理的軌道，須建立全面、合理的檔案歸檔制度。對歸檔時間、范圍、質量等提出具體要求。對收集程序途徑和獎懲作出明確規定，以增強收集的權威性，確保收集渠道的暢通。

第三，注重數碼照片收集的質量問題。必須明確數碼照片形成積累的責任部門和形成者，具體規定責任和要求，約束數碼照片的形成品質和形成者的行為。除對照片的格式尺寸大小等要求作出規定外，還要對照片按文件夾分類，對需歸檔的進行編號，說明刻錄光盤，光盤中應刻制數碼照片圖像文件，類目表文件，數碼照片目錄文件和說明文件。并且注解說明文件應包括對存儲的數碼照片所反映每項活動的概況與背景的說明文字，同時包括說明光盤本身特征及信息的文件，確保數碼照片的收集質量。

二、注意數碼照片檔案的保管工作

通過各種方式多種渠道收集的數碼照片檔案，與紙質檔案有所區別，它是以感光材料為載體的，因此必須注重保管工作。

1.對于需要長期永久保存的重要照片檔案，其保存方式一是在數碼照片整理的同時，沖洗出紙質照片進行整理，并隨數碼照片一起歸檔保存。二是將數碼照片制成微縮品或對重要照片制作底片，其保存的安全性會極大提高，保存周期也會延長。三是建立數碼照片信息管理系統。數碼照片儲存在硬盤上保存時間長、相對光盤保存來說安全系數高；原數據信息易于規范和保存；數碼照片檔案保存在系統的數據庫中方便檢索和共享利用。四是對數碼照片的安全進行保護。因為光盤壽命有限，而自刻光盤更容易損壞，計算機上的信息管理系統也可能出現軟硬件損壞和受到病毒侵害，所以對歸檔后數碼照片的保存情況，要定期檢查定期轉存遷移，并做好記錄，還要對數碼照片進行靠多重備份和適時遷移。如使用光盤要一式三套，做好數碼照片檔案遷移登記表的記錄。

2.把好入庫關，做好安全防護措施。第一，在照片檔案入庫前，檔案管理人員應對照片底片光盤等認真細致的檢查，防止受污染的照片底片破損的光盤入庫，并對已受污染的進行必要的技術處理。第二，感光材料屬易燃材料，因此庫房要干燥涼爽，嚴禁煙火，并且防光防塵防蟲防鼠害。應有專門的檔案柜存放照片和檔案。庫房內晝夜溫度變化不應超出3℃，濕度變化不應超出5%。第三，選擇和使用規范的照片檔案裝具，并且建立照片檔案定期檢查制度，發現問題應及時解決。

三、注意做好照片檔案的利用工作

數碼照片檔案必須在歸檔后保持其原始性、真實性，才能進行利用。

首先，利用照片檔案舉辦展覽。利用照片檔案舉辦展覽，使公眾參觀，這是一種提供利用的有效方式。比如結合建國60周年舉辦慶典活動、改革開放30年活動，都是數碼照片檔案利用工作發揮的作用。一方面它發揮了檔案宣傳教育群眾的作用；另一方面通過色彩鮮明的照片又宣傳了檔案工作，拉近了檔案和百姓的距離，使塵封已久的照片檔案發揮作用。

其次，編輯出版照片畫冊。編輯出版照片畫冊，是挖掘照片檔案的信息資源，為社會提供利用的好方式。如伊春市五營區旅游風景照片，反映了五營區旅游資源豐富、山清水秀的自然風光，給人以美的享受；反映林區改革開放的重大變化，給人以強烈的時空感受和深刻的藝術感染。同時又有紀念收藏的價值，另外畫冊的出版發行又促進了檔案的廣泛利用。

第三，注重照片檔案與文書檔案結合利用。它們是兩種不同的載體，所反映的內容和信息又往往是同一事物或事件，單一的照片檔案有時表達的內容不夠全面翔實，如能夠在提供照片檔案的同時，主動為用戶提供相關的文書檔案，將會更好的提高檔案的利用價值。