企業檔案工作發展動向及思考

宮政 劉玲

（哈爾濱哈投投資股份有限公司供熱公司 黑龍江 哈爾濱 150000）

隨著市場經濟改革的深化，企業改組、兼并、出售、轉讓已成為日常經濟生活中的常態，特別是國有股從非戰略性領域的逐步退出，企業的組織結構、產權結構，所有制結構發生了深刻變化，而這種變化亦呈現出日趨頻繁和激烈的趨勢。在這一變革過程中，企業檔案就成為相互交替過程中維系管理的延續性，杜絕資產流失，保護技術資源的重要信息來源。可以說，一個高度完整性的企業檔案資源，是維護股東、企業和員工利益的金鑰匙，具有無可替代的作用。

一、當前企業面臨的新形勢

（一）企業產權更替頻繁

隨著中國加入WTO，受世界經濟的強化資源優勢、技術優勢、資本優勢、競爭優勢的經濟結構戰略性大調整的影響，特別是中央確立國有經濟改革方向、國民經濟和社會發展“十一五”計劃綱要確立了國有資本的退出精神，中國企業進入了大兼并、大重組的時代。

（二）企業資產呈現多元化

現代企業為增強企業對市場的抗風險能力，適應市場經濟的多元化發展，企業走一業為主多元化經營已成為一種普遍現象。如通過合資聯營、參股控股跨行業、跨地區經營，投資房地產業，因經營需要而投資的辦公經營用房、店面等，具有點多、面廣、分散等特點。

（三）科技人員流動性增強

隨著國有企業改革的深化，所有制形式向多元化和民營、私企過渡的趨勢日趨明顯，市場經濟規律已成為左右人才走向的基本規律，擇業的多元性和社會提供的機會，使企業科技人員有了更加寬裕的選擇發展的機會，“跳槽”也就成為科技人員不斷追求完善自我價值的選擇，科技人員流動性的增強也就成為當今一種社會現象。

（四）目前企業檔案管理存在的問題

新形勢下，檔案管理工作在企業經濟生活中被賦予了新的內涵，其經濟價值日益突出，特別是在明晰產權、維護企業資產的完整性和企業生產技術的延續性能力上，具有巨大的經濟價值和社會價值。但長期以來，檔案工作服務經濟的作用被忽視，功能被弱化，體現在人們對檔案工作的作用缺乏經濟意識和效益意識。結果造成在具體工作中，忽視企業在改組、兼并、產權變更中對企業檔案管理的投入的強化，為企業的產權糾紛、財產糾紛和技術流失埋下伏筆。因此，企業檔案管理應自覺肩負起檔案管理在企業經濟生活中的重要角色，強化檔案管理的新的功能。

二、思考和建議

（一）強化企業檔案服務經濟建設的功能

1.發揮檔案在企業改制過程中法律憑證作用。在現代經濟生活中，無論是重組、兼并還是國有股轉讓，抑或是新經濟聯合體的參股、控股，都離不開資產核算、資產評估、產權厘定的基礎環節，他們是各權益方履行職責、義務和權力的法律依據。企業檔案工作在此期間，應全面、完整地收集、保管各環節的文件、合同和憑證，為改革后權益各方履行自身權益提供原始證據和證明，減少爭議和糾紛。

2.發揮檔案在維護企業資產完整性的作用。企業的資產包括有形的和無形的，如企業的資金、設備、廠房、土地等有形資產，企業的商標權、專利權、注冊權等無形資產，要強化上述企業有形和無形資產的管理，保管好其證據和證明。特別是隨著企業經營的多元化和投資的多元化，企業投資具有點多、面廣、分散等特點，企業檔案管理及時對新增有形資產和無形資產的證據、憑證進行收集保管，是杜絕隱瞞、轉移企業資產違規行為的有力保障。

3.發揮企業檔案對企業生產經營管理延續性的保障作用。企業無論產權結構怎樣變，無論是重新改組還是被兼并，無論管理機制和經營機制怎樣改，都要在企業原有的經營管理基礎上進行，都是在對原有人事用工、分配制度，對原有規章制度、勞動紀律的揚棄上進行的。要強化企業檔案管理對各項規章制度和各部門、崗位職責的管理和保存，為經營者提供準確完整的信息供決策參考，如企業人員構成信息、經營網絡、企業各項管理的條規條款等。

4.加強科技檔案管理。科技檔案的收集整理是關系企業競爭力的大事，特別在科技人員流動性日增的今天，加強企業科技檔案管理顯得尤其重要。要謹防走掉一名科技人員，企業喪失一種科技能力的消極后果，甚至拖垮一個企業現象的發生。科技檔案的管理要從項目立項、技術引進、設備調試及企業內部的攻關、消化、提高等各個環節入手，做好相關技術指標、工藝流程、調控辦法等一系列技術檔案的收集、歸檔工作，要制定規章制度和保障措施，確保科技檔案能按“四同時”的要求完成，杜絕科技人員把企業的科技成果視同“私人財產”和“跳槽資本”，維護企業的利益。

（二）采取措施確保企業檔案管理的有效運行

企業檔案在企業經濟生活中的重要性和經濟價值是無可代替的，其系統性、完整性是企業強化管理、完善改革、維護權益的重要信息來源。那么，在新形勢下加強企業檔案管理的必要性也就理在其中，必須在以下幾個方面加以保障。

1.加強對檔案工作的領導。要充分發揮企業檔案在企業生產經營管理過程中的重要作用，離不開各級領導的關心和支持。必須強化對檔案管理工作的領導，要選配政治強、業務精的業務骨干充實檔案機構領導崗位，充實檔案專業管理人員。

2.保證檔案機構健全。企業所有制形式、產權形式無論如何變、檔案機構的設置不能變，檔案管理的必要硬件投入不能減。一個企業保持一個健全完整的檔案機構，是保證檔案資料保持完整、全面、準確的基礎。

3.保持檔案工作隊伍的穩定。為確保企業檔案管理工作的質量水平，首先，要建設一支穩定的檔案工作隊伍，使他們能專心致志地工作，使他們能盡職盡力地完成企業各個時期的各項檔案管理工作，而不能說起來重要，做起來次要，改革起來首先被列為精簡對象。其次，在檔案人員中樹立敬業愛崗甘于奉獻的精神。檔案工作是一項清貧的工作，因此，要建立一種良好的激勵機制，激發他們的工作熱情，樹立為檔案事業獻身的信念。

4.完善檔案管理制度。無規矩不成方圓，要建立健全檔案收集、分類、歸檔過程中的規章制度和獎懲措施，用制度規范各部門、各單位和個人與檔案管理部門的關系，同時將各部門、各單位歸檔材料的及時性、準確性、完整性與工作績效掛鉤考核，將檔案管理納入企業的日常管理中，確保檔案管理的規范、有序進行。

5.加強檔案管理宣傳工作。檔案宣傳工作，是檔案管理的一個有機組成部分。要加強企業檔案管理對企業生產經營的作用、價值、地位的宣傳，讓企業各階層都對檔案工作有一個較充分的認識和理解，使他們主動、自覺地支持、配合檔案工作。