試談溝通管理在建設項目施工管理中的應用

邱義明

（福建警察學院基建辦，福建 福州 350007）

1 引言

溝通是工程信息管理中的重要組成部分，它是信息傳遞、交換的動態過程，溝通管理在工程管理中具有非常重要的作用，是進行各方面管理的紐帶。對于建設項目全過程管理來說，施工階段是工程建設項目產品的形成階段，也是最難、最復雜的階段，在這個階段大量的投資通過施工這一環節不斷“物化”，最終形成固定資產，實現項目投資。而由于工程實際的復雜性和管理各方權力和義務存在一定的模糊性，致使工程管理中的溝通比較復雜，所以如果我們能建立一套完善的溝通體制，保證項目管理信息的通暢，就能確保工程如期保質保量地完成。據研究表明：管理中70 %的錯誤是由不善于溝通引起的，因此，在建設項目中采取有效的溝通措施組織好工程管理，對提高工程質量，縮短工期，控制工程造價都具有十分重要的意義。本文將從溝通管理的角度來分析工程管理。

2 溝通管理分析

溝通是人與人之間采用語言、文字、身體語言、各種專業符號等形成的信息進行的交流，使彼此間能知道并理解其意圖。［1］項目施工中的溝通可以是口頭的或書面的，可以在項目分部分項工序交接間溝通，也可以在項目參與單位之間溝通。有效的溝通可以減少摩擦、返工或更改，提高效率，促進項目管理團隊愉快和諧地工作。

2.1 制定規范的規章制度

規范的工作需要規范的準則，因為每個部門、每位員工都有自己相對獨立的利益，所以，在編制規章制度時要針對各工序交接中或項目參與單位在管理體系中所承擔的責任與實現的功能，確定其需要什么樣的信息，生成什么信息，如何接收與發出，如何反饋與執行。有了功能目標，有了行為準則，有了工作標準等這些事先的約定，人們才能清楚自己行為的后果，清楚應該得到獎勵還是懲罰，才能調動工作的積極性，并通過參與創造來實現建設目標。［2］

規章制度總的說來要遵守國家相關的行業管理規定，主要包括：計劃管理的編制、執行、監管、變更方法；績效考核評定辦法；文明施工規定；安全管理規定；違章操作管理規定；溝通管理計劃（包括對各種信息的發布、接收、反饋規定，對會議的管理、對文件種類、格式、歸檔要求與執行的規定）；施工中質量管理、投資控制管理規定；變更管理規定等等。［3］

2.2 完善溝通的實施過程

由于項目參與者的關系，決定了項目的溝通不能是千篇一律的，在規劃階段形成的框架需要在實際執行中不斷完善和調整，尤其是溝通管理中要制定明確的操作方法，指導實際操作。如：信息發布與接收的偏差往往在剛開始時是存在的，要注意在不影響項目正常進行的前提下，進行整改，耐心地進行指導，直至符合要求；對于不配合、不服從的現象要堅決予以懲處，決不打折扣。這樣，經過 1月～2月的磨合，把利用率不高的信息進行合并、歸類整理，并根據需要制定新的信息種類及傳遞接收的反饋方法，從而逐步完善對溝通的管理。

2.3 講究溝通方式

在諸多的溝通方式中，口頭溝通是最為常用的方式，可以快速、直接地進行信息傳遞與反饋，缺點是很難查收和歸檔。因此，項目管理團隊在工作日記中應建立備忘錄，把工作中的口頭溝通記錄下來，包括時間、地點、參與人、執行情況，以備日后查詢，對于重大問題要在工作會議上重申和說明，并寫入會議紀要。

項目管理團隊的溝通方式應該以書面溝通為主，在信息傳遞文件單上標明信息的傳達、接收、簽收部門或人員，信息中明確執行結果反饋的方式與時間，雖然繁瑣，但很有必要，是責任歸屬、績效考核、工作分派、獎優罰劣的充分依據。

在溝通方式中還有最為常用而且有效的方式，那就是會議。對于會議的規范管理，體現了一個專業管理團隊的水平，對會議的把握控制也能夠體現一個管理者的綜合管理水準。［4］

2.4 處理好施工過程現場工序交接間的溝通關系

在施工過程中，現場管理預算人員必須與施工技術人員、材料機械人員等密切結合，互相了解，以經營管理為核心，避免材料、機械使用的浪費，達到節約成本的目的。

（1）現場技術人員對于施工中的工程項目或工程量增減應及時與業主溝通，辦理變更委托手續；對于分包隊伍，現場技術要加強責任心，及時簽證，并熟悉定額內容或市場價格行情，減少費用的流失。

（2）材料人員在定貨數量上一定要根據技術人員提供的圖紙量略加損耗來控制，避免浪費，把握進貨時間，避免二次搬運，同時定貨單價要及時反映到經營部門，以便經營部門能夠調整預算價差。對于特殊材料價格嚴重超出預算的，要有業主部門認可，否則，將為結算帶來不便。

（3）機械部門在機械臺班安排上，要互相溝通，考慮現場工作量情況合理組織實施。

2.5 做好項目團隊溝通管理的合作伙伴關系［5］

（1）項目溝通管理包括保證及時和恰當地生成、搜集、傳播、存儲、檢索和最終處置項目信息所需的過程。做好溝通管理是項目團隊成本管理的關鍵因素，從項目團隊接手項目起，項目的信息就以各種方式傳遞給項目管理的各方，所有的項目參與者，包括項目的業主單位、設計單位、監理單位、施工單位、專業分包單位、質量監督站等，都希望能以各自的溝通能力、技巧來完成必要的溝通，以使項目建設順利進行，達到各自的目標。

（2）在工作中每個部門要根據職責說明書相互配合、相互支持地開展工作，每個人的行為都要服從該流程的要求，完成自己的目標功能。這樣才可能把業主單位、監理單位、施工單位等各部門、各崗位的功能融入項目整體管理的團隊體系中去，從而形成一個完整規范的運轉系統。

（3）加強團隊建設會議，通過團隊成員間的溝通與交流，增進團結，相互學習，取長補短，提高工作熱情和工作水平，共同參與項目的建設管理。

3 工程案例分析

3.1 工程概況

福建省公安指揮情報中心項目，位于福建省公安廳大院內，占地面積2 575 m2，總建筑面積16 354.4 m2，地上建筑面積9 485.6 m2，地下室建筑面積6 868.8 m2，建筑高度21.15 m，地上四層，地下二層。工程總投資約9 946萬元（其中：土建主體造價約2 525萬元）。設計耐火等級一級，甲類防空，核五常五級。項目于2009年1月開工，已經完成設計、監理、主體施工、地下室土方開挖及支護、電梯采購安裝、機房精密空調設備采購與安裝、消防工程施工、外墻石材采購、AV系統采購項目、機房機柜設備采購、變電所安裝工程及電氣設備采購調試等十一次招投標，以及大部分的施工任務。項目涉及的代理咨詢單位、設計單位、監理單位、施工安裝單位等二十幾家。項目已經安全建設近500 d，總體進展順利。

3.2 建立定期溝通的管理制度和合理的組織結構

福建省公安指揮情報中心項目的建設管理是從公安系統不同單位、不同部門調配人員，組成臨時建設項目管理辦公室進行管理，辦公室由工程組、綜合組、紀檢組、技術組等分工組成，由于是臨時組成的項目部組織，彼此之間比較陌生，所以，項目的各個工作組之間的溝通就顯得非常重要。而且由于項目的特殊性，涉及眾多分項工程先后交叉作業，參與單位復雜，所以在整個項目管理中對各參與單位進行溝通和協調也顯得非常必要。

項目建設開始在廳領導的高度重視和精心指導下，對項目建設進行統一部署，全面系統地考慮項目建設的實際復雜情況，分工合作，明確職責。尤其是在溝通管理上，統一協調，組成和諧的管理組織和統一的溝通渠道，安排合理的組織結構，以便于信息的溝通，同時減少中間溝通層次，避免信息傳遞失真、遺漏，加快信息傳遞的及時性和信息溝通的有效性。定期開展溝通會議，形成書面會議紀要。所以，項目開工建設一年多來，進展順利，沒有出現任何事故，項目造價和進度也控制在計劃內，這得益于有效的溝通管理和統一的協調組織。

3.3 建立有效的溝通方式方法

（1）明確溝通所希望達到的目標，做好工程項目的溝通安排。

（2）全面考慮溝通時的一切環境情況，包括溝通背景、社會環境、人的環境等，以便溝通的信息符合環境要求。

（3）確定進行溝通的方式，并注意使用和改進溝通的技巧。

（4）做好工作完成的信息處理。根據工程項目的實際完成情況報告，應用各種工程項目信息的報告方式和信息文檔化管理辦法，對工作完成信息進行處理，包括工程項目的隱蔽簽證工程，驗收完成成果，編制總結文件，使工程項目管理正規化、規范化。

4 結束語

（1）建立良好的溝通機制，構建參與項目各方通暢的溝通渠道，是項目有效溝通、成功管理的關鍵，也是項目取得圓滿成功必不可少的。

（2）有效的溝通，可以使上下人際關系和諧，左右之間矛盾緩和，能及時發現和解決施工中存在的問題，從而順利完成工作任務，盡可能達到各方的預期目標。

（3）明確分工，職責到位，可以減少窩工推諉現象，增強項目管理的效率，取得良好的經濟效益，促進關系融洽，和諧共處。

1 斯蒂芬·P·羅賓斯、瑪麗·庫爾特.管理學（第7版）（孫健敏、黃衛偉、王鳳彬等譯）.北京：中國人民大學出版社，2004：293～295

2 張 濤、韓膺南.有效的溝通是項目成功的關鍵因素.項目管理技術，2006.37（7）：56～57

3 王清波.項目管理中的有效控制問題研究［D］.南京：河海大學，2004

4 丁榮貴.項目管理思維與管理關鍵.北京：機械工業出版社，2004：156

5 張連營、王爭明、張 杰.伙伴關系模式的發展以及對中國建筑業的啟示.中國工程科學，2006.8（8）：7～11