高職院校人事檔案管理的相關(guān)問題探析

王敏芝

廣東省陽江職業(yè)技術(shù)學(xué)院，廣東廣州 516600

1 高職院校人事檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題

1.1 高職院校領(lǐng)導(dǎo)重視不夠、檔案管理人員的人事檔案意識薄弱

多年來，一些高職院校的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為學(xué)習(xí)和科研是高校的主要目標(biāo)，認(rèn)為其他都是輔助性的資源可有可無，因而就降低了對人事檔案管理的資金和人才，這就使得高職院校的人事檔案管理水平低下，資源利用效率令人擔(dān)憂。而高職院校現(xiàn)有的人事檔案管理人員缺乏人事檔案管理的專業(yè)意識，放松了對人事檔案工作的管理，淡化了人事檔案工作的地位和作用。片面地認(rèn)為人事檔案只要不丟失，不泄密，便于干部調(diào)動或提拔干部的時候查檔工作就可以。因此，人事檔案管理在一定程度上，缺乏相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的支持和重視。同時，也缺少人事檔案管理從業(yè)人員的認(rèn)真對待。

1.2 高職院校人事檔案管理體制不健全

當(dāng)前有些高職院校人事檔案管理體制還不完善，具體表現(xiàn)在以下幾個方面：沒有制定相應(yīng)的人事管理制度，缺乏系統(tǒng)、完整的規(guī)則和明文規(guī)定；有的雖然制定了規(guī)則規(guī)章制度，但由于管理不夠規(guī)范，在實際工作中不能得到嚴(yán)格貫徹落實，給人造成“形同虛設(shè)”的局面；更有甚者，一些虛假檔案、以權(quán)謀私的現(xiàn)象屢屢發(fā)生，使得原本就薄弱的人事檔案管理制度的嚴(yán)肅性、安全保密性屢受挑戰(zhàn)。這嚴(yán)重影響了檔案管理工作朝著制度化、規(guī)范化方向發(fā)展 。

1.3 高職院校人事檔案管理人員的整體素質(zhì)不容樂觀

隨著部分高職院校合并，師資隊伍也越來越大，教職工人員的人事檔案也相應(yīng)增加，但目前一些高職院校的人事檔案室專職的檔案管理人員很少，并且缺乏必要的檔案理論知識來指導(dǎo)他們的檔案工作實踐，人事檔案工作水平不高；有的人事檔案管理人員是兼職人員，不能保證有足夠的時間和精力應(yīng)對人事檔案工作，這不僅影響了管理水平，而且也影響了工作的積極性。這些都導(dǎo)致了高校人事檔案建設(shè)滯后，不能適應(yīng)新時期對人事檔案工作提出的更高要求。這將不利于高校人事檔案管理工作水平的提高。

1.4 高職院校人事檔案信息化體系沒有建立完善

目前，許多高校人事檔案管理工作僅限于紙張文件和存儲水平，管理中心還是傳統(tǒng)的實體管理，并沒有隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展而實現(xiàn)人事檔案的電子化。有些雖然使用現(xiàn)代化設(shè)備，但僅限于用電腦打印人事檔案的目錄，至于人事信息的查詢和檢索還要具體翻閱原來的紙質(zhì)檔案，檔案管理人員在對人事信息進行收集、分類、整理的時候還要采取傳統(tǒng)的手法，這就使得檔案管理的信息化水平相對偏低。這些問題的存在將嚴(yán)重影響我國高職院校人事的制度改革。

2 加強高職院校人事檔案管理的幾點建議

1）高職院校領(lǐng)導(dǎo)要加強對人事檔案管理工作的重視，人事檔案管理人員提高人事檔案管理意識。高職院校各級領(lǐng)導(dǎo)要高度重視，加強領(lǐng)導(dǎo)，了解檔案工作中存在的問題；同時在組織上、制度上給予保證，并在人力，物力和財力給予大力支持，使得人事檔案管理工作得以順利進行。人事檔案管理人員要增強服務(wù)意識，積極開發(fā)利用新的人事檔案管理信息化系統(tǒng)，發(fā)掘利用人事信息，為高校人事制度改革、人才評聘等重大人事決策提供具有前瞻性、參考性的人事檔案信息，真正把人事檔案部門轉(zhuǎn)變成具有較強綜合服務(wù)職能的人事檔案信息中心。最大限度地發(fā)揮人事檔案管理工作的優(yōu)勢，為高校長久穩(wěn)定的發(fā)展提供源源不斷的人才；

2）要建立健全高職院校人事檔案的管理體系。建立高職院校的人事檔案管理體系，就要對不適應(yīng)新形勢的規(guī)章制度,進行改革, 及時建立新的、更為科學(xué)合理的人事檔案管理制度。使得檔案工作按規(guī)范化，標(biāo)準(zhǔn)化，科學(xué)化的軌道運行。高職院校要結(jié)合自己實際，制定出一個統(tǒng)一的科學(xué)化的管理制度。同時明確責(zé)任和分工，建立一個嚴(yán)格的檔案管理制度和問責(zé)制度，避免人事檔案的丟失、破損、改動。另外嚴(yán)格人事檔案的轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、查閱、借閱程序，對接收材料要有登記，也要制定相應(yīng)的管理系統(tǒng)。這樣高職院校人事檔案管理工作可以變得更為制度化、規(guī)范化。檔案管理人員必須嚴(yán)格遵守有關(guān)制度，不斷規(guī)范人事檔案管理，使得檔案管理工作有章可循，促進人事檔案管理工作朝著更加制度化、規(guī)范化的方向發(fā)展；

3）加強對專業(yè)人事檔案管理人員的引進和不斷提高現(xiàn)有人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。首先，高職院校要大力引進一些有文化專業(yè)知識，有專業(yè)技術(shù)、技能的人事檔案管理的專業(yè)性人才；其次，要加強對現(xiàn)有人員的培訓(xùn)，提高他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)。安排現(xiàn)有人事檔案管理人員進行不同形式的再繼續(xù)教育，不斷拓寬他們的專業(yè)知識面，及時掌握相關(guān)領(lǐng)域的知識和技術(shù)，開闊視野，從而不斷提高自身的政策水平和業(yè)務(wù)技能。充分應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)來推進人事檔案管理工作的科學(xué)化和規(guī)范化；

4）加快高職院校人事檔案管理的信息化建設(shè)。依靠現(xiàn)代化技術(shù)手段，加快高職院校人事檔案信息化建設(shè)，提高高職院校人事檔案管理的數(shù)字化管理水平。充分借鑒國內(nèi)外較先進的人事檔案管理經(jīng)驗，選用適合本校實際的人事檔案管理軟件的類型，實現(xiàn)人事檔案管理的信息化。作為人事檔案管理的專業(yè)人員要利用自己的專業(yè)知識和計算機技術(shù)對人事檔案進行動態(tài)管理。實現(xiàn)人事檔案的借閱、查閱、歸檔、統(tǒng)計全部微機化操作。在此基礎(chǔ)上，建立人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，以便全面記錄和反映人事的基本信息，以便在人事職務(wù)和技術(shù)職稱變化時，能夠及時更改，確保人事檔案信息的時效性、真實性和準(zhǔn)確性。此外，在檔案管理信息化的實施過程中，要注意充分利用計算機加密技術(shù)，既保證檔案使用部門方便人事信息的搜索，又要注意信息公開程度，確保人事檔案信息不被泄密修改。

3 結(jié)論

總之，在計算機技術(shù)不斷發(fā)展的今天，高職院校應(yīng)以信息技術(shù)為依托，采用現(xiàn)代先進的信息技術(shù)、解放思想、開拓創(chuàng)新、更新觀念、整合資源、與時并進，爭取早日實現(xiàn)較完整意義上的全面的高校人事檔案工作信息化、現(xiàn)代化和資源共享，這樣才能更好地推動人事檔案工作更好的發(fā)展，才能真正實現(xiàn)人事檔案管理的價值和意義。

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