檔案管理中的安全管理啟示

段 永，賀曉東

云南省腫瘤醫院、昆明醫學院第三附屬醫院，云南昆明 650118

醫院檔案綜合管理是指按照集中統一管理的原則，對醫院工作中形成的文書、病歷、科研成果、人事、會計、基建、設備、聲像等檔案進行收集、整理、鑒定、保管、開發、利用，并對這些工作進行綜合協調管理。隨著醫院網絡信息資源的出現，醫院檔案管理獲得巨大發展，突破庫房，跳出固定場所，主動接觸臨床，在信息的采集、加工、組織、服務方面，面向網絡環境，以新的方式為醫院建立開放的服務系統。同時，檔案安全也成為新的研究領域，在提供檔案信息利用優化的情況下，保障檔案安全管理顯得尤為重要，而我院在這個方面做到了一步一步完善。通過多年來各級領導和職工的努力，我院申報檔案管理五星級證書已經成功。這標志著我院檔案管理已經上了一個新的臺階，在檔案安全管理、信息資源優化等方面有重大提高。

在保障檔案安全管理的前提下，推行醫院全部檔案綜合管理，既體現了集中統一管理原則，又有利于醫院統籌安排人、財、物，完善醫院檔案管理體制，改善醫院檔案保管條件，更利于醫院檔案作用的發揮，便于醫院檔案信息資源的綜合開發利用，為醫院各項建設事業服務。借鑒近年來國際國內先進的醫院檔案管理經驗，我們云南省腫瘤醫院從以下多個方面做到了嚴格保障檔案的安全管理。

1 管理層重視，從機制上保證檔案安全管理的實施

從1998年12月起，我院加強檔案機構建設，開始規范化、制度化、科學化的管理。成立管理機構、加強組織領導。做到機構、人員、經費三落實，明確了檔案工作由院領導總管、院辦公室主管、綜合檔案室負責組織實施、各相關科室專、兼職檔案員具體完成立卷的工作職責。按照《檔案法》要求成立了綜合檔案室、干部人事檔案分室、病歷檔案分室。各種門類、栽體檔案由綜合檔案室集中統一管理。凡是有檔案的地方我院都配備了相應的檔案管理人員，所有科室專兼職檔案人員由醫院檔案領導小組統一領導，統一培訓，統一考核，統一管理，確保了檔案工作的協調發展。檔案工作從2005年起就列入我院年度工作重點、科主任責任目標管理，作為年終考核內容之一。這些政策和措施是強化檔案管理的先決條件，作為管理機制的首要保證。

2 經費支持和硬件設備上予以保障

檔案管理不僅僅保障通常的安全性，更要應對如火災、坍塌等突發事件，應對危機下重點檔案搶救修復。除了從管理制度上加強和完善，首先要從檔案館的設計建設、硬件設施做起。主要體現在檔案存放地點的選擇和日常維護上。要避開地下室等易受澇地點，避開周圍有易燃易爆品的地方;平日注意通風除濕，驅蟲滅鼠等。我院為檔案管理增加資金投入，加強硬件建設。醫院于2006將近450平方米的場地全部撥給綜合檔案室作為辦公用房，并投資數48.5萬元對房屋進行了裝修改造，購買電腦、辦公桌等辦公用品，改善了檔案管理的條件。做到了檔案庫房、辦公室和閱覽室三分開，檔案用房、裝具已能滿足我院未來20年的發展需要。檔案庫房內配備了密集架、遮光窗簾、溫濕度計、除濕機及防火、防 蟲、防盜等必要設備，檔案的安全、技術保護和庫房管理符合國家要求。歸檔電子文檔的載體及保管條件符合國家標準和要求。良好的硬件設備和物質保障使得檔案管理能夠順利進行，安全性大為提高，應對突發事件的保障也大為加強。

3 提高檔案管理人員的業務水平和專業技能

檔案管理人員的能力直接關系到檔案管理的優劣，近年來國內外機構都注重了加強對檔案管理人員的選撥和培訓。我院相當注重加強檔案管理員人員培訓工作，連續兩年舉辦檔案培訓班，邀請了省檔案局專家和省衛生廳有關領導授課，院領導及相關職能科室的負責人和專、兼檔案員全部參加了培訓，大大提高了檔案管理人員的業務水平和專業技能。我院綜合檔案室共有專兼職檔案員共28人，其中專職檔案員8人，兼職檔案員20人，專兼職檔案員的配備適應工作需要。其中大學本科15人、?？?人，大專以上檔案管理人員占總數的85.7%，具有中級專業技術職務的人員占總人數的53.5%。從學歷和職稱上保證了檔案管理員的素質，也進一步保證了檔案管理的高效性和安全性。

4 完善檔案管理制度保障，并嚴格執行

嚴格的制度是保障高效管理的重要條件，凡是檔案管理做得好的機構，其必不可少的就是制度保障。在國家《檔案法》精神指導下,檔案管理必須有各種行之有效的制度予以保證,應制定本單位的《檔案管理細則》及各種制度，形成完整的管理體系,做到有法可依,有章可循,確保檔案的完整、安全、保密。我院在省檔案局、省衛生廳領導和專家的幫助指導下，制訂了《云南省腫瘤醫院檔案管理暫行辦法》等21項檔案管理規章制度和檔案管理網絡以及檔案分類編號實施細則。建立健全了檔案移交接收、整理、保密、查借閱、保管、統計、鑒定銷毀、庫房管理、崗位職責、文書立卷整理標準、檔案考核評比辦法等等，保證了檔案工作規范、順利地開展。我院檔案的歸檔率、完整率達100%。

以上幾項措施使得我院檔案管理水平大為提高，順利獲得五星級認證。在保證檔案管理安全性的基礎上，我院檔案信息化的利用也大為提高。醫院信息化管理為醫院檔案信息資源的開發利用提供了科學的保障, 從而進一步提高醫院的管理水平,提高醫院醫療、教學和科研的能力。我院將檔案資料信息的開發列為檔案工作的重點之一， 已將資料信息的現代化管理納入本單位的信息化建設之中，使用浩瀚檔案管理軟件進行管理。檔案管理信息化建設與單位信息化建設同步， 取得了很好的效果。我院開始利用計算機進行檔案管理、查找，部分檔案可以進行全文檢索。

5 做好數字檔案信息安全的防范措施

面對當今信息時代復雜的信息安全形勢，越來越多的人認識到維護醫院檔案信息安全的重要性。醫院檔案管理在信息化利用越來越大的情形下，數字檔案信息安全也受到了廣泛的關注。根據國內外文獻報道，目前威脅數字檔案信息安全的幾種主要因素有，計算機病毒、黑客惡意入侵、對計算機上的檔案信息資料隨意存放，計算機軟硬件故障等等。我院對電子檔案的網絡化管理，并未達到全程化，目前還缺乏遠程利用；有專用于檔案管理的計算機，但目前沒有與網絡連接。在注重數字檔案信息安全方面我院仍需要加強。

5.1 要建立網絡安全思維意識

建立網絡安全思維意識是解決醫院檔案信息安全問題的根本所在。首先，要在計算機上安裝具有實時監控功能的防病毒軟件，并隨時打開，注意及時進行防毒升級，需要定期檢查計算機，定期對計算機進行主動查毒。設置適當權限，確保擁有權限的人只能看到該權限的檔案信息。

5.2 采取多種技術手段防范風險

防病毒，不要從網絡上下載來路不明的軟件，不打開電子郵件中可疑的附件，特別是可執行文件。防網絡人侵，安裝防火墻，操作系統要及時下載、安裝補丁程序等。使用數據備份和數據恢復技術。主要方法有離線數據備份，以及為防止火災、地震等自然災害以及人為破壞，在異地建立數據備份中心等。數據恢復技術是近幾年發展起來的數據保護技術，它作為數據保護的最后一個環節，在醫院檔案信息保護中具有不可替代的作用。

總的說來，經過全院多年的努力建設，我院的檔案管理做得相當不錯，很多方面能夠為國內同行提供借鑒和啟示，同時也需要發揚優勢，改進不足，做到進一步的優化和完善，提高信息的網絡利用度和注重數字檔案信息安全。除了日常的制度化管理和硬件維護,同時還要強化安全保衛機制，搞好防火、防盜、防泄密等工作。查閱檔案必須嚴格覆行程序，防止事故差錯發生。在檔案安全得以保障的情況下，開發檔案有效信息、促進資源利用。

[1]醫院檔案管理制度.

[2]陳奇星.對檔案管理的探討[J].科技情報開發與經濟，2005，15(24).

[3]易利華，胡敏敏.創新理念在現代醫院管理中的應用與價值[J].現代醫院管理，2005(3).

[4]郭方.論病案在醫院管理中的價值[J].中國水電醫學，2010(1).