探析會計電算化發展過程中存在的問題及對策

■錢薇

〔河南工業貿易職業學院，河南鄭州450012〕

探析會計電算化發展過程中存在的問題及對策

■錢薇

〔河南工業貿易職業學院，河南鄭州450012〕

會計電算化雖以其高效、自動、方便、準確、及時等優點受到廣大會計人員的歡迎，但在其實行的過程中也出現了不少新問題。本文就電算化實行現狀中存在的問題進行了分析，并有針對性地提出了相應的對策。

會計電算化；內部控制；檔案管理；對策

近年來隨著網絡技術的普及和推廣，會計電算化已發展到了一個新的階段。但仍有不少企業的電算化只是用來代替手工核算，還尚未真正認識到建立完整的會計信息系統對于企業的重要性，致使現有的會計信息不能及時、有效地為企業決策及管理服務。同時，企業在軟件更新及硬件投入等方面支持力度不夠，根本沒能力利用信息技術優勢來提高企業運作效率。再加上政策的缺失、行業監管不力和企業內部控制制度的不健全，導致電算化在安全性、保密性等問題上存在一些不容忽視的問題。所以，如何確保會計電算化信息安全和有效使用，充分發揮會計在企事業單位決策和管理的作用，已成為各電算化單位亟待解決的問題。

一、會計電算化發展過程中存在的問題及分析

（一）企業外部問題

1.法制建設有待完善。要推動企業會計信息化的發展，既需要企業自身完善內部環境，還需要國家的法律、法規、政策作保障。

2．缺乏行業管理。總體來看，我國會計電算化行業還缺乏統一的規劃和組織協調，尚未形成良好的監管一體化體系。一些地方的行業主管部門對待會計電算化工作，要么關心支持不夠，要么過問、約束太多。作為管理、監督機構的相關主管部門，并沒有真正本著公開、公平、開放、自由競爭的原則，以認真負責的指導思想和態度來創造有利于會計電算化實施和發展的良好外部環境，在一定程度上造成了我國會計電算化缺乏統一協調、各自為戰的局面。

3．軟件本身的問題。企業的應用軟件主要是外購的，自行研發的比較少。外部軟件開發人員在研制過程中，所考慮的問題不是十分全面和切合實際，致使實行過程中難免出現一些問題。而犯罪分子是無孔不入的，所以，即使軟件存在的是微小差錯，他們也會趁機運用高科技手段進行犯罪活動。

（二）企業內部問題

1．管理層對會計電算化重要性的認識還不到位。很多管理層僅僅滿足于為財務部門配齊計算機硬件設備、自行開發或購置一套應用軟件便完事大吉，對會計電算化的升級改造、全面推廣和后續管理等沒有設計一個長期戰略來加以計劃、部署和落實。

2.會計電算化人員的計算機水平亟待提高。隨著電子信息技術的不斷發展和創新，會計信息系統硬件、軟件本身的科技含量的不斷提高，勢必會給會計電算化安全控制帶來諸多不確定因素。如果計算機專業知識匱乏，即使會計人員的會計業務經驗再豐富，也仍然難以勝任會計電算化工作，操作中一旦出錯，很可能就會前功盡棄，導致系統數據丟失，系統不能正常運行，甚至造成系統崩潰等。

3.沒有真正邁向企業信息化的道路。有些人認為會計電算化就是由手工記賬演化為計算機記賬，這種認識上的誤區導致了對會計電算化工作淺嘗輒止，使得當前的會計信息系統既不能通過網絡向外發布財務綜合信息和明細信息，也不能通過網絡向財政、稅務、銀行等管理部門提供信息，更不能有選擇地披露相關的人事、技術等其他信息。

4.內部控制制度薄弱。會計電算化系統數據處理集中化、自動化，數據可以轉入、拷貝，因此一個業務的數據錯誤往往會重復出現幾次，從一個環節蔓延至其他環節，導致整個系統數據失真，使得錯誤的嚴重程度放大。另外，企業使用會計電算化系統后，在減少了某些風險的同時也增加了許多在手工會計系統中很少出現的風險，如計算機不具有人所特有的對異常事項的判斷和處理能力，會使不合法的業務和數據游離于企業內部控制之外；電算化系統的數據處理與存儲都呈現高度集中的特點和趨勢，儲存在計算機的數據容易被篡改，甚至可以不留任何痕跡，未經授權的人員可能通過計算機瀏覽全部數據文件，復制、偽造、銷毀企業重要的數據等等。

5．內部審計沒有做到與時俱進。在傳統審計中，審計人員是通過調閱大量的紙面信息、專業判斷來尋找漏洞，揭露矛盾，查錯防弊，獲取證據。然而，在應用計算機處理會計信息后，紙面信息變成了磁性介質上的代碼。這種審計可視性線索的消失，導致的直接后果就是會計核算電算化程度越高，利用計算機進行犯罪的可能性和隱蔽性就越大。而審計人員對會計電算化、信息化工作本身不是太了解，對計算機系統的運行不熟悉，對遠程審計等手段陌生，因此對出現的問題無法做出正確的職業判斷。

6.會計檔案管理水平偏低。

電算化會計檔案使用更加方便、快捷、高效的優勢，大大提高了工作效率，但也暴露出不易保管、易泄密、易損壞的弊端。如在收集會計檔案過程中，由于時間觀念不強，沒有定期把計算機系統中的所有會計資料備份到存儲介質上，沒有脫離原計算機系統進行保存，因此，一旦因意外或人為錯誤造成數據丟失或系統被破壞，就不能在最短時間、最小損失下恢復原有的會計資料，電算化系統就不能正常工作。

二、解決會計電算化問題的對策

（一）管理走向規范化、制度化，增強電算化信息的安全性

會計電算化的規范化、制度化管理，是會計電算化安全正常運行的制度保證。規范化、制度化管理主要是通過具體會計準則、會計制度、管理辦法來指導會計業務處理，達到規范會計行為的目的。對于原有的會計工作規范、管理辦法、會計制度，根據電算化的要求，應做出相應的調整。

（二）加強軟件購置及開發的管理

選擇好的財務軟件，從源頭上進行控制。計算機軟件包括系統軟件和應用軟件，而會計電算化工作所運用的系統軟件 （包括部分應用軟件）多是從外部購置的系統軟件，應是經過實踐應用并被證明是安全可靠的。購置的會計電算化應用軟件必須是經財政部門評審通過的，并應有詳細的操作說明。自行研發的系統軟件則必須進行全面、深入的調查，科學系統的分析和設計，研發過程一定要規范，研發出的軟件必須符合財政部發布的 《會計核算軟件基本功能規范》的要求，而且在投入運行前必須經上級有關部門的評審、鑒定，軟件的有關文檔資料必須齊全。在正式運用前，應經過一段時間的試運轉，對相關數據進行驗證，防止研制人員因考慮問題不全而出現的偏差。

（三）提高會計、審計的執業水平，提高職業素質

1．增強會計電算化人員的法制觀念，強化職業道德教育。人是最主觀最能動的因素，是所有利益的載體，是內部控制的根本。歸根結底，內部控制政策的制定者是人，內部控制的執行者是人，內部控制的對象也是人。所以，為使各個內控點的措施到位，企業應首先注重影響“人”的企業軟環境建設。管理層要身體力行，起表率作用；治理層要積極參與，起監督作用。同時，建立道德行為規范，在企業上下對誠信和道德價值觀念進行溝通與落實；建立企業文化，加強員工培訓，強化法制觀念。

2.提高會計電算化人員的計算機應用水平，逐步走上企業信息化的道路。實現會計電算化后，要求財務部門不僅能全面、及時、準確地提供會計信息，提高會計人員素質，促進會計工作規范化，而且需要在會計電算化的基礎上參加企業信息化的構建，即通過對企業人事、財務、采購、設備、生產、銷售、運輸、庫存等需求做全面的分析，整合原有的信息資源，建立全局共享的數據模型。目前，新準則、新制度不斷地推陳出新，這就更加需要會計人員加強學習、接受培訓、更新知識。所以，企業應盡快培養一支具有高素質的“會計+計算機+管理”型的復合型會計人才隊伍。

3.強力推行計算機內部審計。由于會計電算化采用了“人機對話”的特殊形式，因而對內部審計也提出了更高、更嚴格的要求。內部審計必須包括以下幾個方面：對會計資料定期進行審計，檢查電算化會計賬務處理是否正確，是否遵照《會計法》、《企業會計準則》和相關會計制度的規定，審核簽字是否符合公司內控制度、憑證附件是否規范完整；審計機內數據與書面資料是否一致，如查看賬冊內容，做到賬證、賬賬、賬表相符，對錯報、漏報的應及時調整；檢查會計數據保存方式是否合法、安全，杜絕非法、違規修改數據的情況出現；對系統運行的各個環節進行審查，及時發現是否存在漏洞。

（四）建立健全內部控制制度

企業在建立了會計電算化系統后，企業會計核算和會計管理的環境發生了很大的變化，建立一整套適合電算化會計系統的內部控制制度就顯得尤為重要。如建立嚴格的管理規章、崗位職責、崗位手冊、操作流程、權限劃分和各項控制制度。做到不相容職責分離，系統設計、軟件開發等技術人員與實際業務操作人員相互獨立；計算機系統的日常維護和管理人員獨立于會計、交易等部門，禁止同一人同時掌管操作系統口令和數據庫管理系統口令等。建立健全上機操作登記制度，會計檔案管理制度，定期檢查制度等各項控制制度。尤其要重視檔案管理工作：一是及時歸檔，會計電算化系統購買、使用的全套文檔資料及軟件程序，都應作為會計檔案進行歸檔。二是安全保管，選擇優質的存儲介質進行會計檔案數據備份，備用盤與儲存盤分別由會計人員和會計檔案管理人員異地保管。三是查閱要辦手續，查閱會計檔案需經領導批準，按照檔案管理的有關規定辦理查閱手續，檔案管理人員、相關會計人員全程參與查閱過程。

企業會計電算化變革任重而道遠，政府、行業、企業、社會各組織以及會計人員都應加強合作和互動，共同推進我國會計電算化健康快速的發展，力爭早日踏上企業信息化的大道。