企業物資采購過程中的質量管理

陳鐵建

(武漢冶金管理干部學院 管理教研部,湖北武漢430081)

企業物資采購過程中的質量管理

陳鐵建

(武漢冶金管理干部學院 管理教研部,湖北武漢430081)

企業物資采購過程中的質量問題主要表現為物資本身的質量問題和供應商的質量問題。為了減少和消除企業物資采購過程中的質量問題給企業帶來不良影響,采購方企業應從健全企業采購管理體系和建立良好的供應商管理體系兩方面采取措施,加強物資采購全過程的質量管理。

供應商;物資采購;質量管理

企業物資采購過程中的質量問題主要來自兩個方面:物資本身的質量問題和供應商的質量問題。物資本身的質量問題主要體現在產品的品質和交貨方面。原材料的品質問題表現在兩方面:一是購入的原材料本身品質低劣,某些性能指標不能達到采購方的規格要求。二是由于客戶或采購方變更采購要求,而使現有的元器件無法滿足新的質量標準。在產品交貨方面,質量問題主要表現在:運輸過程中造成的產品損壞、來料包裝破損、來料標識破損或缺失、貨物錯發和來料混裝。供應商的質量問題則主要包括四個方面:一是供應商運作不良導致供應物資品質及交貨期不穩定。二是供應商背棄誠信,違反采購合同。三是供應商的投資方或合作方改變投資方向,導致轉產或退出采購方所需物資的生產。四是供應商經營不善導致破產,致使物資供應終斷。以上各種類型的問題一旦發生,都會給采購方帶來麻煩和損失。

但在實際采購過程中,質量與成本之間存在著矛盾:采購方希望在滿足質量要求的前提下,盡可能降低采購成本。然而采購成本的一味降低卻導致供應商選用質量較差的原材料,質量問題頻繁發生,成本增加。如何在采購中平衡成本與質量的關系、如何保證采購物資的質量成為了采購經理們必須面對的挑戰。

為了減少和消除企業物資采購過程中的質量問題給企業帶來不良影響,采購方企業應從健全企業采購管理體系和建立良好的供應商管理體系兩方面采取措施,加強物資采購全過程的質量管理。

一、建立健全企業采購管理體系

1.建立分工明確的組織機構。目前,越來越多的大型OEM公司把供應商開發和供應商管理職能從采購管理中分開,分別成立獨立的資源開發與資源管理部門,并設置專人對供應商質量進行管理。供應商質量管理包括與供應商績效相關的原材料品質、成本、交貨期及服務等各項指標的管理。明確的分工帶來明確的職責:供應商開發工程師負責對供應商的產品符合性及技術工藝能力進行初步評估;供應商質量工程師會在生產過程中運用各種系統工具對供應商的質量績效進行有效的管理和定期的評估。這樣的管理結構有效地控制和預防了采購質量風險的發生。

2.提高采購人員的素質。高素質的采購團隊能使供應管理具有高效率,并能在追求成本降低的同時,科學地判斷和預防采購風險。良好的溝通能力、對原材料市場的熟悉程度及市場敏感度決定了采購人員能否有效控制風險的發生。有些采購人員為達到降低成本的目的,沒有針對現有成本進行認真分析,而采取一味打壓供應商價格的方法,往往迫使供應商選擇未達標準的廉價材料進行生產,或降低生產過程中的質量控制標準,結果導致質量事故頻繁發生,這使采購方用來處理質量問題的成本遠遠超過了原材料降價帶來的成本節約,得不償失。因此,培養和提高采購人員的素質,建立高效率的采購團隊是非常重要的一環。

3.加強采購文件的管理。市場經濟為采購工作增添了許多不穩定因素,故而一定要嚴密采購文件,堵塞管理漏洞。在與分承包方建立業務關系時,必須在所有的采購資料中把各項技術要求毫不含糊地用文字形式在訂貨合同或技術協議中表達。包括執行的標準或技術條件,質量驗收標準,抽樣檢驗方法及判定原則,不合格品的處理辦法,質量問題的責任和權限,關鍵質量特性的控制,產品質量問題的仲裁和索賠,產品的標識、包裝、運輸與交付。所有采購資料都須經過嚴格的審批方可生效。

4.加強采購物資倉儲管理。在物資倉儲管理程序中明確規定供應部負責對物資入庫、貯存及出庫日常業務的管理工作。各庫房均設立待驗區、隔離區。物資在未驗收前存放于待驗區。不合格物資要放置隔離區進行隔離,及時辦理退貨及退修處理,杜絕未經檢驗或檢驗不合格品流入現場。物資貯存嚴格按其特性、類別分庫、分區域定置存放,其中危險品、貴金屬設專庫存放。庫存物資要做到三清(數量清、材質清、規格清)、兩齊(庫容整齊、堆碼整齊),保持庫內通道暢通和存放現場整潔。做到帳卡物“三一致”,“日清月結”。要定期組織采購物資盤點,同時檢查質量狀況,并做出有效處理。

二、建立良好的供應商管理體系

1.選擇合適的供應商。最合適的供應商應具備很多條件,能提供合適的品質、充分的數量及準時交貨,合理的價格以及熱情的服務,應該是共同的要求。為了更好地選擇供應商、選擇合適的供應商,遵循以下的步驟,則能甄選到較合適的供應商:

(1)成立評選小組。成立調查小組,對合格供應商各項資格或條件進行分析審議。小組成員由采購部門、工程部門、使用部門、質檢部門、財務部門等人員組成。

(2)決定評審的項目。不同的供應商的條件必定不同,因此,必須有客觀的評分項目。成立的評選小組應對供應商以下各項進行評估:a.一般經營狀況。b.制造能力。c.技術能力。d.管理能力之績效。e.品質能力等。

(3)設定評審項目的權數。針對每個評審項目,權衡彼此的重要性,分別給予不同分數。

(4)合格供應商分類分級。依據分數按各專業程度予以分類,分級是將各采購的合格供應商按其能力劃分等級。分類的目的避免供應商包辦各種采購物資,預防外行人做內行事;分級的目的,防止供應商大小通吃,配合采購的需求,選擇適當的供應商。

2.執行清晰的供應商認證程序。對潛在供應商進行認真的審核與認證是全面了解供應商能力的最好手段。通過供應商的現場審核,采購方可以全面了解供應商的生產運營狀況、技術水平、研發能力、管理體系及信息化程度,這為避免采購風險的發生奠定了基礎。審核的內容包括質量認證體系、設備與工藝能力、研發能力、生產流程及過程控制、生產能力及生產飽和度、財務狀況、訂單管理、客戶管理及客戶服務、原材料管理、員工素質和環保措施等。

3.定期評估供應商的績效。對供應商進行定期評估可以使采購方及時了解和把握供應商各方面的情況變化,以便隨時對其技術能力、管理能力、供應能力及各種風險做出科學的推斷。科學地考評供應商的業績,首先應建立科學的指標體系,企業可依據自身的需要合理運用這些指標,進行科學的評審。主要評估的指標包括供應能力、國際化與本土化能力、研發與創新能力、主動性與靈活性、信息化能力、品質績效、運送績效、倉儲優勢、服務績效、價格方法、財務優勢、利潤與庫存周轉率及潛在風險。這些指標真正發揮作用在于歷史數據的收集、整理及數據的真實性。所以,維護供應商績效資料的工作量比較大,但這些資料對采購決策的支持,起著重要的作用。在當前激烈的全球性競爭中,物料質量問題不僅帶來質量成本,更重要的是他讓企業在隨之而引發的加工成本、有效利用資本、停工成本、風險成本、周期成本、轉換成本、非增值成本、后置所有權成本等等方面付出了比質量成本本身更為嚴重的代價。因此,評價供應商質量時,要站在戰略的高度看到質量問題引發的這些帶來所有權總成本的方方面面,而不僅僅是看到眼前的利益。

4.監控供應商的質量保證能力,協助供應商改善產品質量。清晰明確的需求是與供應商溝通過程中的關鍵。在很多時候,標準不清楚是導致采購物資質量問題的主要原因,造成了修改和更新費用的增加及交貨期延遲。采購方應該制定明確的質量標準,并及時傳達給供應商。企業在與供應商合作的過程中,為確保供應商所提供物資的質量,防止供應商的質量保證能力出現下降,企業應對供應商的質量保證能力實施必要的監控。而且企業在供應商遇到質量、技術難題時,應與供應商共同尋找質量改進的切入點,在更高層次上創造價值。在很多情況下,采購方派出質量控制或技術人員與供應商共同探討改善產品質量的途徑,能有效提高質量改進的效率。雖然,這種做法表面上增加了一些成本,但它卻加快了產品質量的改善速度,使企業的整體質量成本得以下降。

5.保持供應商之間適度競爭。傳統采購管理往往傾向于一種物料有多個供應商,感覺上比較保險。而現代管理的趨勢是減少供應商,并建立互信、互利、互助的長期穩定合作伙伴關系。這樣做帶來好處是:簡化采購計劃及調配;可以形成經濟采購批量,爭取優惠;減少供方的專用工藝裝備費用;簡化運輸管理;減少庫存,從而有利于控制質量,降低成本。對于供應商的選擇,可以獨家供應,也可多家供應。獨家供應易于管理,也能以大批量的優勢增強自己的談判能力,以獲得更優惠的價格。但不容易把握市場動態,供應商也會因為沒有競爭的壓力而形成惰性,不去提升產品品質、提高自身管理。對供應商實施動態的選擇、比較和淘汰機制,可從本質上提高整個供應鏈的能力,提升供應鏈的競爭優勢。

6.構建與戰略供應商的合作伙伴關系。采購管理的貢獻并不是采購中價格方面的節省,更重要的是還可以使企業與戰略供應商建立聯盟,以縮減新產品開發成本與時間。傳統采購管理傾向于一種物資有多個供應商,而現代采購管理的趨勢是減少供應商,并建立穩定的合作伙伴關系,從戰略高度認識供應商、管理供應商。由于企業競爭已從企業之間的競爭,發展到供應鏈之間的競爭,這就要求企業實施有效的供應商管理,同供應商建立長期良好的伙伴關系,實施一定程度的縱向整合,形成“虛擬企業聯盟”,使企業得到長期穩定的物資供應和及時回饋的市場信息,這是企業物資采購過程中質量管理的更高境界。

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責任編輯:雷三容

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1009-1890(2010)03-0022-03

2010-08-28

陳鐵建(1979-),男,河北唐山人,武漢冶金管理干部學院管理教研部講師。