高職院—校—系級教學(xué)秘書職業(yè)倦怠探析以福建水利電力職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例

戴筱娟

（福建水利電力職業(yè)技術(shù)學(xué)院，福建 永安 366000）

〔高職教育與教學(xué)〕

高職院—校—系級教學(xué)秘書職業(yè)倦怠探析以福建水利電力職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例

戴筱娟

（福建水利電力職業(yè)技術(shù)學(xué)院，福建 永安 366000）

隨著高職教育的發(fā)展，高職院校的招生規(guī)模不斷擴(kuò)大，高職院校系級教學(xué)秘書所承擔(dān)的工作也越來越多，職業(yè)倦怠已經(jīng)成為高職院校教學(xué)管理人員隊(duì)伍建設(shè)中不容忽視的問題。文章分析了教學(xué)秘書職業(yè)倦怠的現(xiàn)狀，探討了職業(yè)倦怠產(chǎn)生的原因，并簡單提出了緩解職業(yè)倦怠的對策。

高職院校；教學(xué)秘書；職業(yè)倦怠；原因；對策

教學(xué)秘書，是教學(xué)管理隊(duì)伍中的重要組成部分，起著上傳下達(dá)、聯(lián)系左右的作用，既是領(lǐng)導(dǎo)的得力助手，又是聯(lián)系學(xué)院教務(wù)處和師生的橋梁，同時也是協(xié)調(diào)部門關(guān)系的紐帶。教學(xué)秘書的工作，是保證教學(xué)工作正常運(yùn)行的基礎(chǔ)，直接影響到學(xué)院教學(xué)管理的質(zhì)量和效率。目前，各個高職院校都在努力推行院系二級管理模式，這意味著教學(xué)秘書的工作量和壓力也隨之增加，很容易產(chǎn)生職業(yè)倦怠現(xiàn)象。

“職業(yè)倦怠”又叫“職業(yè)衰竭”，由美國著名心理學(xué)家于1974年提出，是指人們因?yàn)楣ぷ鲿r間太長、工作量太大、工作強(qiáng)度太高而引起的一種身心疲憊的狀態(tài)，是一種在職業(yè)環(huán)境中，對長期緊張?jiān)吹膽?yīng)激反應(yīng)而表現(xiàn)的一系列心理、生理綜合征。大部分學(xué)者認(rèn)為，職業(yè)倦怠是不能成功應(yīng)付各種負(fù)面壓力的結(jié)果。也有人認(rèn)為，這是個人過度追求不切實(shí)際的目標(biāo)所致。綜合來說，職業(yè)倦怠是指個體無法應(yīng)付外界超出個人能量和資源的過度要求而產(chǎn)生的身心耗竭狀態(tài)。

一、福建水利電力職業(yè)技術(shù)學(xué)院教學(xué)秘書職業(yè)倦怠問題現(xiàn)狀調(diào)研

為了了解福建水利電力職業(yè)技術(shù)學(xué)院系級教學(xué)秘書的職業(yè)倦怠狀況，筆者于2010年7—8月對該學(xué)院教學(xué)行政工作人員進(jìn)行了調(diào)查。由于該學(xué)院系級教學(xué)秘書人員配備不足，故本次調(diào)查的對象還包括其他教學(xué)行政人員，如各部門的其他行政人員。調(diào)查采用談話的方式進(jìn)行，內(nèi)容包括：被調(diào)查人的基本情況、職業(yè)倦怠感程度以及產(chǎn)生職業(yè)倦怠感的因素。該次共調(diào)查行政人員80名，其中男性占45%，女性占55%；本科以上學(xué)歷占78.75%，專科學(xué)歷21.25%。調(diào)查表明：20%的行政人員出現(xiàn)較為嚴(yán)重的職業(yè)倦怠；32.5%的行政人員出現(xiàn)中度職業(yè)倦怠；33.75%的行政人員出現(xiàn)中度職業(yè)倦怠；僅有13.75%的行政人員無職業(yè)倦怠感。

對調(diào)研的結(jié)果進(jìn)行對比分析得出：

1.該學(xué)院教學(xué)秘書群體總體職業(yè)倦怠程度堪憂，有嚴(yán)重職業(yè)倦怠感的教學(xué)秘書占秘書總數(shù)的66.67%。

2.在職業(yè)倦怠的各個指標(biāo)中，成就感低落反映的效果最為理想。

3.在教學(xué)秘書群體中：男性職業(yè)倦怠高于女性，這或許是由傳統(tǒng)的男性在社會上承受的壓力高于女性造成。高學(xué)歷職業(yè)倦怠高于低學(xué)歷，這也許是因?yàn)楦邔W(xué)歷者對工作抱有更高的期待所造成。

二、職業(yè)倦怠原因分析

（一）教學(xué)秘書工作的性質(zhì)及特點(diǎn)

1.工作涉及面廣，突發(fā)事件多

教學(xué)秘書需服從教務(wù)處和系部的雙重領(lǐng)導(dǎo)，直接參與教學(xué)活動的組織安排，并根據(jù)教務(wù)處的要求，對系部的工作進(jìn)行日常的管理。以筆者所在院系教學(xué)秘書為例，主要包括以下幾個方面的工作：教務(wù)教學(xué)管理、學(xué)籍管理、考務(wù)管理、成績管理、教學(xué)檔案管理等等。教務(wù)方面就有如日常教學(xué)秩序的維護(hù)，排課、調(diào)停課，期初、期中、期末的教學(xué)檢查，教師相關(guān)講義、資料的打印、登記、收集等等。工作涉及到整個教學(xué)過程的方方面面，而且突發(fā)事件特別多。無論學(xué)生、教師、教室、教學(xué)設(shè)備、教學(xué)資料等等哪一方面出現(xiàn)問題，第一個找到的就是教學(xué)秘書。學(xué)院各部門布置工作任務(wù)，第一個找的也是教學(xué)秘書。

2.工作瑣碎而繁雜，壓力大

教學(xué)秘書日常要花費(fèi)大量的時間從事各種事務(wù)性的工作。和教師、學(xué)生打交道，人際關(guān)系非常復(fù)雜。每個人的性格要求都不一樣，要服務(wù)好每一位師生、合理安排好日常教學(xué)、維持正常的教學(xué)秩序，難度很大。對于領(lǐng)導(dǎo)的安排，既要保質(zhì)保量地完成，又要使多方面的工作不相沖突，壓力很大。

3.工作的連貫性、時限性、動態(tài)性等

教學(xué)秘書的很多工作，是以學(xué)期為周期長期連續(xù)的。經(jīng)常大量的工作，卻必須在短時間內(nèi)完成。如專業(yè)教學(xué)計(jì)劃的制訂，這一工作不及時完成，就將影響到后續(xù)的排課、教材征訂等工作，下個學(xué)期的教學(xué)工作就無法順利開展。因此，工作中容不得半點(diǎn)失誤，否則就會造成被動的工作局面，甚至教學(xué)事故的發(fā)生。

4.成就感無法體現(xiàn)

教學(xué)秘書大多時間都投入到教學(xué)管理工作中，幾乎沒有學(xué)習(xí)深造的時間。一般學(xué)校對于這一崗位又不夠重視，忽略其培養(yǎng)。此外，教學(xué)秘書對于學(xué)校的貢獻(xiàn)不像教師那樣可以直接體現(xiàn)，這使其對付出與回報(bào)的關(guān)系產(chǎn)生疑惑，失去工作積極性。因此，很少有教學(xué)秘書愿意長期從事這一崗位的工作。

（二）教學(xué)秘書工作角色定位

教學(xué)秘書這一平凡的崗位，卻要在教學(xué)管理工作中擔(dān)當(dāng)多種角色，且每個角色都是有機(jī)統(tǒng)一的，其壓力之大可想而知。

1.管理者的角色

作為一名教學(xué)秘書，教學(xué)管理者是其最基本的角色。教學(xué)秘書需要管理的材料種類多樣，例如各級下發(fā)的文件資料、學(xué)生成績、試卷檔案、學(xué)科建設(shè)、專業(yè)建設(shè)等資料，都需要對此進(jìn)行分門別類，不可雜亂無章，把各種資料歸類存放得有條不紊，是種職責(zé)，更是種能力。同時，教學(xué)秘書還要協(xié)助進(jìn)行科學(xué)合理地排課、調(diào)停補(bǔ)課、督促老師按時上課、合理安排考務(wù)等，對教學(xué)資源優(yōu)化配置、對教學(xué)工作整體規(guī)劃、對教學(xué)行為全面調(diào)控，才能使學(xué)校的中心工作，即教學(xué)工作得以正常運(yùn)行。

2.藝術(shù)者的角色

教學(xué)秘書藝術(shù)中最重要的是待人的藝術(shù)。對于領(lǐng)導(dǎo)，要善于領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，規(guī)矩而不拘謹(jǐn)，著眼做好自己的工作。對于教職員工，則要樹立合作的意識，必須加強(qiáng)和組織部門教員之間的團(tuán)結(jié)，增強(qiáng)凝聚力。教學(xué)秘書必須做到：明辨是非、見賢思齊、相互溝通、互相支持。另外，如何提高工作效率，也是一門藝術(shù)。這些就要求教學(xué)秘書具備富有創(chuàng)造性的工作方法及靈活運(yùn)用各種方法和原則的能力和技巧，把科學(xué)與藝術(shù)相結(jié)合，才能協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)克服學(xué)校發(fā)展道路上的各種難關(guān)，順利實(shí)現(xiàn)部門管理預(yù)定的目標(biāo)。

3.參謀助手的角色

新出版的秘書上崗資格考試全國通用秘書學(xué)教材中，重新給秘書下了定義。狹義秘書定義是：“專門從事辦公室程序性工作、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)及日常事務(wù)并為領(lǐng)導(dǎo)決策及其實(shí)施服務(wù)的人員”。此定義明確秘書是為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的。就當(dāng)參謀助手而論，既要參與政務(wù)，又要辦理事務(wù)；既要萬無一失地做好辦文、辦會、辦事等日常工作，確保領(lǐng)導(dǎo)工作日常運(yùn)轉(zhuǎn)，又要做好信息調(diào)研、督查檢查、協(xié)調(diào)綜合，為領(lǐng)導(dǎo)決策及其實(shí)施服好務(wù)。就服務(wù)方式而言，既要緊緊圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作為領(lǐng)導(dǎo)提供智力服務(wù)，出謀獻(xiàn)策，又要為具體事務(wù)工作付出大量的勞動。可見，高校教學(xué)秘書要養(yǎng)成勤于思考的習(xí)慣，把有用的、可行的、急需的信息情況和深思熟慮的想法、建議提供給領(lǐng)導(dǎo)，這樣才能想領(lǐng)導(dǎo)之所想、急領(lǐng)導(dǎo)之所急，超前地、有效地為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好參謀、做好助手。

（三）教學(xué)秘書不良心理狀態(tài)及職業(yè)倦怠表象

1.壓抑、煩躁心理

教學(xué)秘書的工作基本上是以學(xué)期或?qū)W年為一個工作周期，按慣例做事，機(jī)械地重復(fù)著同樣的工作。這樣，一二個周期后就逐漸喪失了對工作的積極性，缺乏工作的興趣。工作的繁雜，尤其是學(xué)期初、學(xué)期中、學(xué)期末，這使教學(xué)秘書在工作中也特別容易出現(xiàn)急躁心理，特別是多件事情碰一起的時候。其表現(xiàn)為：總是感覺疲憊不堪，即使是悉心休養(yǎng)后也不見起色。

2.緊張、焦慮心理

教學(xué)秘書工作要求有高度的責(zé)任心和耐心，要有嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作態(tài)度，稍有不慎，便會有教學(xué)事故發(fā)生。為了不出事故，教學(xué)秘書對每件小事會慎之又慎，會一遍一遍不厭其煩地核對，就怕出意外，精神高度緊張。另外，教學(xué)秘書的工作性質(zhì)決定了他們必須處理、協(xié)調(diào)好上下左右的關(guān)系，有時往往一件小事處理不當(dāng)、一句話說得不妥，便造成誤解，影響工作的相互支持，導(dǎo)致人際關(guān)系緊張。其表現(xiàn)為：疑惑憂慮、怨天尤人、喪失應(yīng)付事變的能力等。在生理上則表現(xiàn)為：常常唉聲嘆氣，甚至出現(xiàn)胸悶、心悸、頭昏、呼吸困難等異樣感覺。

3.自卑、失衡心理

教學(xué)秘書工作很重要，但教學(xué)秘書的成長、待遇卻很少有人關(guān)心。長期以來，人們對教學(xué)秘書的工作往往缺乏正確的認(rèn)識和定位，認(rèn)為什么人都可以做，誰做都一樣，都是簡單的事，不需要任何的技術(shù)。加之他們待遇低、不被重視，評獎評優(yōu)、進(jìn)修提高機(jī)會少，甚至有此老師學(xué)生還不理解他們的工作，不尊重他們的勞動，久而久之，產(chǎn)生自卑感和失衡心理。

三、對策與建議

1.樹立高校教學(xué)秘書的職業(yè)道德和敬業(yè)精神。教學(xué)秘書只有牢固地樹立愛崗敬業(yè)、樂于奉獻(xiàn)和吃苦耐勞的精神，牢固樹立起職業(yè)道德觀念，才能主動熱忱地為師生服務(wù)，為學(xué)校的教學(xué)工作服務(wù)，高質(zhì)量、高效率地完成各項(xiàng)教學(xué)管理任務(wù)，從而在教學(xué)管理實(shí)踐過程中體現(xiàn)出自身所應(yīng)該具備的基本素養(yǎng)。

2.加強(qiáng)對教學(xué)秘書崗位的重視，將教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)納入“兩支隊(duì)伍建設(shè)”范疇。充分認(rèn)識教學(xué)秘書崗位的重要性，高度重視教學(xué)秘書隊(duì)伍的建設(shè)，將其納入“教師隊(duì)伍”或“管理隊(duì)伍”建設(shè)規(guī)劃，提高教學(xué)秘書在管理體系中的地位。

3.落實(shí)待遇，穩(wěn)定教學(xué)秘書隊(duì)伍。教學(xué)秘書的崗位津貼應(yīng)該比一般干事的崗位津貼系數(shù)高，才能提高教學(xué)秘書對職業(yè)崗位的認(rèn)同感。

4.加強(qiáng)高校秘書的崗位技能培訓(xùn)，提高其專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力。在教學(xué)秘書人員培訓(xùn)和知識更新方面，學(xué)校要加大投入，并在政策和經(jīng)費(fèi)上保證落實(shí)。制定切實(shí)可行的中、長期的培訓(xùn)計(jì)劃，多渠道、多形式地加強(qiáng)教學(xué)秘書人員的培養(yǎng)，長期培養(yǎng)才能建設(shè)穩(wěn)定的隊(duì)伍。

5.加強(qiáng)對教學(xué)秘書的崗位考核，引入激勵機(jī)制。必須明確教學(xué)秘書的崗位職責(zé)，進(jìn)一步完善崗位責(zé)任制，努力做到責(zé)、權(quán)、利相結(jié)合。完善對教學(xué)秘書的考評標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)競爭，實(shí)行崗位責(zé)任制、聘任制，將考核與評職稱、晉級、增資、聘用等實(shí)質(zhì)性措施掛鉤。

6.創(chuàng)新職業(yè)發(fā)展機(jī)制，解決教學(xué)秘書職業(yè)發(fā)展問題，幫助教學(xué)秘書設(shè)計(jì)職業(yè)生涯。要建立完善教學(xué)管理人員的輪崗與升遷制度，研究開辟除教學(xué)管理系列外的多種職業(yè)發(fā)展渠道，如行政管理系列、技術(shù)職務(wù)系列、實(shí)職領(lǐng)導(dǎo)崗位等。

教學(xué)秘書是個平凡的工作崗位，但在高校工作中卻十分重要。由于工作壓力、社會地位、待遇水平等原因，職業(yè)倦怠現(xiàn)象相當(dāng)普遍而且嚴(yán)重，是一個急需重視和解決的問題。目前，諸多的院校都對教師的職業(yè)倦怠問題進(jìn)行了很多的探索，專門研究教學(xué)秘書職業(yè)倦怠的很少，尚未研制出較為成熟的教學(xué)秘書職業(yè)倦怠測查工具。從當(dāng)前形式來看，很有必要加強(qiáng)對教學(xué)秘書職業(yè)倦怠現(xiàn)狀的探究。有很多的問題，尤其是深層次的體制和機(jī)制方面的問題，仍需以此為基礎(chǔ)進(jìn)行更深入的探索研究。

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