科技期刊編輯做好退稿工作的基本原則及技巧

2010-08-15 00:49:10謝雙顯

長江大學學報(社會科學版) 2010年6期

謝雙顯楊洪高婕

(武漢軍械士官學校《軍械士官》編輯部,湖北武漢 430075)

謝雙顯楊洪高婕

(武漢軍械士官學校《軍械士官》編輯部,湖北武漢 430075)

針對當前部分科技期刊編輯因思想上麻痹輕視,行動上草率敷衍導致不當退稿現狀,闡述了不當退稿帶來的負面影響,探討了做好退稿工作須遵循的“三字原則”,并結合工作實際,提出了因“人”制宜、因“稿”制宜、因“式”制宜做好退稿工作的基本退稿技巧。

科技期刊編輯;退稿工作;退稿原則;退稿技巧

退稿,就是對作者所投稿件不擬刊用,將其退回。隨著出版業的迅速發展,期刊之間的競爭日益激烈。如何出精品,創名牌,從而提高期刊的可持續發展,這就需要期刊編輯從各個環節考慮突破點[1]。

一、不當退稿的常見表現

對于退稿,大多數編輯都是很認真、負責的,但也有部分編輯在思想上麻痹輕視,行動上草率敷衍,其不當退稿主要表現在三個方面:一是以期刊征稿簡則上已注明“由于人力有限,來稿一律不退,請勿兩投,三個月后未收到刊用通知,作者可自行處理”字樣為由拒絕履行退稿義務。二是給作者千篇一律的“論文經專家評審未獲通過,現予以退稿,請自行處理”等格式化退稿回執。三是編輯收到論文后,不給任何回音,論文猶如石沉大海,作者只能等待。

二、不當退稿帶來的負面影響

不當退稿,會給期刊帶來嚴重的負面影響。

(一)為“一稿多投”“推波助瀾”

作者寄出稿件后,久久收不到來自期刊編輯的有關稿件“命運”的回音,也不敢“責問”,但為了提高論文的命中率,以期成果早日公之于眾,有時只好“違心(內心深處對‘一稿多投’也是持否定態度)”地抱著東方不亮西方亮的心態四處探路,尋找各種機會、各種路徑進入出版過程。于是,在便利的網絡條件下,作者的論文便飛向天南地北[2]。這樣不僅浪費了編輯部的人力、物力和財力,有時也會使作者陷入“難以取舍”的兩難境地,還會損壞作者聲譽,甚至是給期刊建設帶來不利影響。

(二)“退稿拒人”使作者隊伍流失

作者是出版業的第一資源,是精神生產的主體,是精神生產第一線上的勞動者,沒有作者不斷提供各種作品(稿件),編輯勞動就會成為“無米之炊”[3]。任何成熟的期刊都有其穩定、扎實、忠誠的核心作者隊伍。一個閱稿不嫌煩、談稿不馬虎,改稿不隨意,批稿不粗疏,發稿不將就的“編輯匠”是不會只把目光盯在少數名家身上,為他們“開綠燈”、付“高稿酬”,應本著“準確審稿、誠懇待人、講究方法、秉公辦事”的原則,認真對待每一位投稿人,做好退稿工作。退稿原因復雜多樣,但對于作者來說,退稿總是一件令人不愉快甚至是傷心的事。如果作者收不到稿件“命運”回音或者只是收到一紙冰冷的拒人千里的格式化的退稿函,既沒有說明稿件為什么被棄用,更沒有針對來稿內容如實詳細地指出文章存在的不足,不能給作者任何改進和提高,長此以往,必然會“退掉”期刊在作者心目中已有的“地位”。“稿件不用是暫時的、一次性的,而作者的寫作并不止這一回,與編輯出版機構的聯系是長期的、經常性的”,[4]只要編輯做到“退稿不退人”,以人為本,以真誠對待作者,他們終究會以高質量的稿件進行回報。

(三)“疏于業務”使能力提高受限

“上山容易下山難。”做好退稿工作往往要比處理可用稿件難度更大。要使退稿有理,有據,所提意見讓作者信服,編輯不僅要有高度的責任感和奉獻精神、高尚的情操和良好的涵養,還要具備深厚的知識功底、開闊的知識視野并掌握最新的學科信息。

三、做好退稿工作須把握的“三字原則”

做好退稿工作是編輯職業的崇高責任和使命[5],是作者成長進步的階梯,正如葉圣陶先生所說:編輯同志在審稿子的時候,既要嚴格,又不宜求全責備,不要錯過一篇有希望的作品,不要錯過一個有希望的作者[6](P77),以今天認真負責的退稿函換來明天的可用稿,以自身良好的職業形象做旗幟,指引人、感召人,因為作者今天遭遇的“失敗”,會成為明天進步與成功的階梯[7]。我認為要做好退稿工作必須把握“快、公、明”“三字原則”,“快”即退稿及時、迅速,“公”即堅持質量標準,不偏不倚,公平公正退稿,“明”即退稿意見細化明確,理、據充分。

(一)及時迅速退稿,關心作者進步

稿件經過審核確定要退,那就要退得快,退得利索,不要積壓、敷衍,因為這樣可以盡快地安撫作者惴惴不安的心,為作者或盡快的改投他刊或修改后另作安排贏得時間,還能贏得作者對編輯的稱贊。快速退稿看似簡單,但有時易被不懂作者投稿心理的編輯忽視,不能及時給作者有關稿件“命運”的回音,或讓稿件無期限的自動淘汰,讓作者“望穿秋水”仍不知稿件歸宿,這樣處理作者稿件本身極不規范,也迫使急于讓成果早日公之于眾的作者另想辦法。而“一稿多投”,既損壞了作者的聲譽,也給期刊帶來了不利的影響,同時在某種程度上反映出了編輯的工作效率和工作態度,在客觀上成為“一稿多投”的“推手”。

(二)公平公正退稿,穩定作者隊伍

退稿,集中地反映了編輯與作者間的矛盾關系,即作者接到退稿函后,很難認識“有用必有退”的用稿規律,心理難以承受[8],如果編輯退稿不公,便極易打擊作者的投稿積極性和寫作熱情,甚至丟掉期刊在作者心目中已有的“地位”,使作者隊伍流失。實行公正退稿就成為解決這一矛盾的關鍵,它能促進期刊發展,能促進編輯潔身自好,樹立良好職業道德,還能促進作者不斷總結創新,走向成功。在出版界過分忽視作者地位,在文稿評審、取舍和發表先后上常行不正之風的今天,作者很容易對編輯產生反感,從而導致編輯與作者關系變壞[9]。“退稿不退人”要求期刊編輯既要對來稿進行嚴格審查,不降低刊用標準,又要認真履行退稿手續,穩定作者隊伍,編輯只有信守公正的客觀標準,合理合情地向作者指明文稿的不足之處,幫助作者分析原因,理清思路,使作者獲得新的發現和突破,讓作者從內心深處覺得在退稿面前是人人平等,才會得到作者的理解和尊重,為期刊留住更多作者的“心”,進而提高作者對期刊的信任度,穩定作者隊伍。

(三)細化明確退稿意見,樹立作者意識

細化、明確退稿意見,不僅對作者有利,編輯也在全心全意為作者服務的過程中樹立了良好的形象,同時也為期刊的發展開辟了一個宣傳的窗口。在科技創新與拓展領域的氛圍中,增強服務意識,不僅培養了作者,贏得了作者的信賴,也使科技期刊有了更加廣泛的作者群,為期刊的生存和發展提供了原動力。[10]目前科技期刊的退稿率都比較高,這涉及到大部分作者群,退稿工作如果處理不好,很可能會影響到很大一批科技工作者的創作活動,期刊編輯必須處處為作者考慮,準確寫好退稿意見,增強為作者服務意識,做到“退稿不退人”,使期刊擁有穩定的作者群體,進一步為期刊發展拓展空間。退稿意見細化、明確,編輯在服務作者,使作者直接了解所投稿件的問題所在,少走彎路的同時,也培養了大批作者,他們根據退稿意見總結經驗,改進工作方法,將文章進行修改和完善,在實踐中不斷提高。

四、做好退稿工作的基本技巧

退稿是一門藝術。做好退稿工作,編輯除必須把握“快、公、明”“三字原則”外,還應注重操作技巧。我認為最基本的技巧就是因“人”制宜、因“稿”制宜、因“式”制宜。稿件被退,任何時候對作者來說都不是一件高興的事,是一種特殊的心理體驗。“良言一句三春暖,惡語傷人六月寒。”那種以推托心態、高傲心態、拖延心態、鄙視心態來對待退稿工作的編輯,即使他抽時間為作者寫了退稿函,其退稿函的內容和所取得的效果也是可想而知的。編輯撰寫退稿函時要用編輯角色語言使用的規范和法則來調節自己的言語交際行為[10],以充分的退稿理由說服作者,憑情感力量打動作者,否則會造成嚴重的負面影響。

(一)因“人”制宜,區別退稿

年輕作者與年老作者、新作者與舊作者,他們的投稿傾向不同,他們對待退稿的感受有別,應該區分對待,但他們的支撐是編輯出版工作的源頭活水[7]。名家、教授他們學識淵博,有一定的身價,是期刊作者隊伍的領軍人物。對于他們的稿件,編輯經過慎重考慮確定必須退稿時,退稿函語言要謹慎,既要維護其藝術地位、名作者身份,又要恰當、委婉地說明稿件不用的原因,還要說些關切的話,衷心感謝他們對期刊的信任,誠望他們一如既往地支持、厚愛期刊工作等。新作者、年輕的作者,他們思路敏捷,接受新事物快,寫、投稿熱情高,但因為是第一次寫作或寫作時間不長,心情激動又緊張,非常希望自己的作品通過編輯能出版,如果他們的稿件被退,其心理震動和挫傷往往比較大。對這類作者,編輯在寫退稿函時,更要注意把握語言分寸,首先應肯定其長處和為此而付出的努力,鼓勵他們鍥而不舍,委婉地指出尚需改進的地方和存在的不足及不予錄用的原因,不損傷其自尊,又不作無原則的讓步,使作者期待的心理平和地轉變為對文章不能發表的認同心態,心服口服,還能感到通過繼續努力,文稿有被錄用的希望,從而達到兩者的和諧、同一。

(二)因“稿”制宜,“人本”退稿

退稿原因多種多樣,如果退稿函是千篇一律的格式化“公函”,不要說達不到使作者明確退稿原因,知道稿件的不足之處,以便今后改進研究方法和方向,提高實踐技能和寫作水平的目的,同時也是對評審專家和期刊的極大的不負責。退稿時編輯應綜合審稿專家的評審意見,明確指出論文存在的主要問題,具體寫明退稿的主要理由和修改建議,以幫助作者總結經驗教訓[5]。初學寫作的作者來稿中選題落后,缺乏創新性的比較常見,由于他們查找資料少,學科動態信息了解少,未掌握文獻檢索方法等,處理這類稿件,編輯在退稿函中應說明所觀察的及所得的結果并不是新的發現,而是一般常見的現象,并指出此選題今后研究的大致方向,并建議作者在課題研究前應進行文獻檢索。對沒有明確的目的,隨意性、盲目性很大,缺乏必要的實驗觀察項目,遺漏論證過程中必需的數據,甚至數字計算錯誤的實驗設計不合理,論證不嚴密,缺乏科學性的這類稿件,編輯在退稿函中應建議作者重新設計實驗方案。對因實驗設計缺陷或是由于作者通過實驗獲得一些數據后,以偏概全,任意推論的論據不足,評價不一的稿件,編輯應該在退稿函中建議作者進一步補充實驗,獲得充足論據后再行文[11]。

(三)因“式”制宜,靈活退稿

退稿函不可千篇一律,退稿方式也要因“式”制宜,靈活多變。通行的退稿方式主要有書信退稿、電話退稿、網上退稿和當面退稿。書信退稿是傳統的退稿方式,雖很古老,但編輯親自手書退稿函,緊貼稿情闡明不用的理由,并輔以溫暖、鼓勵的話語,作者是很容易接受的,有時甚至會將編輯的親書手稿奉為珍品。馬克斯韋爾·珀金斯被譽為“美國編輯的元老”,就是一位“天才的編輯”,他一生的大部分時間都在為別人提供一副熱情的肩膀和一副同情的耳朵,他與作者建立了深厚的友誼,培養了像福·司各特·菲茨杰拉德、厄內斯特·海明威、托馬斯·沃爾夫這樣的一些文學大家,他與作者保持著長時間的通信聯系,成了作者的終身朋友和強有力的支持者,他的許多要求作者修改稿件或給作者退稿說明的信件,總是熱情洋溢,傾注情感,表現了一種難得的編輯職業精神和境界,而且這些信件本身便是一件件藝術品,值得作者珍藏[3]。信息時代,電話退稿、網上退稿就顯得更加便捷有效。電話退稿較書信退稿雖不省力,但與作者直接交流,相互之間能聽到彼此的聲音,感情上更近了一些,更能讓作者感受到編輯的尊重和重視。網上退稿也很時尚,寫上幾句知心話,提出幾點建議,同樣會起到團結作者、留住作者的重要作用。當面退稿,編輯與作者之間沒有時空的距離,感情上更近,交流起來能更深入。

[1]陳燦華,張曾榮,王璐.話說退稿[J].編輯學報,2002(2).

[2]李春英.編輯工作中的退稿處理流程探微[J].出版發行研究, 2007(7).

[3]柳曉麗.做好退稿工作,穩定作者隊伍[J].農業圖書情報學報, 2007(8).

[4]周國清.理解·尊重·穩定:編輯退稿的作者意識論[J].株洲工學院學報,2004(3).

[5]岳建華,李小萍,尤偉杰等.科技期刊退稿工作中的人文關懷[J].編輯學報,2007(2).

[6]徐登明.編輯出版家葉圣陶[M].北京:中國書籍出版社,1994.

[7]周國清.編輯退稿時如何穩定作者隊伍[J].編輯科學,2005(2).

[8]唐燕玉.退稿時應注意的幾個問題[J].安慶師范學院學報(社會科學版),2002(2).

[9]雷珙.科技期刊編輯的公正退稿[J].編輯學報,2007(4).

[10]柏晶瑜.細化退稿意見,增強服務意識[J].編輯實務,2007(10).

[11]夏偉.論科技期刊編輯流程中的退稿工作[J].中國科技期刊研究,2001(4).

責任編輯胡號寰 E-mail:huhaohuan2@126.com