淺議電子檔案的管理

趙淑英

（赤峰學院 職教部，內蒙古 赤峰 024000）

淺議電子檔案的管理

趙淑英

（赤峰學院 職教部，內蒙古 赤峰 024000）

在經濟迅猛騰飛的時代，檔案的電子化管理，是檔案工作中的一個新課題，它是在檔案工作初步實踐中的一個新生物，雖然還存在一些有待解決的問題，但我們不能不承認，電子檔案的管理，在檔案現代化管理中不僅減輕了勞動程度，而且檔案管理軟件系統的不斷開發，電子文件檔案的管理將在現代的檔案管理工作中發揮出它應有的作用.

檔案管理；電子檔案；電子文件

或公文性電子文件.由此引起的對電子文件和電子檔案的管理，是檔案工作者面臨的新問題.電子文件被廣泛地認識和應用，成為勢不可擋的潮流.計算機的普遍應用、電子文件的大量產生、信息高速公路的建成，為縮小檔案保存空間，快捷傳遞交流信息，搞好信息服務，實現信息共享，無疑將會帶來極大的方便，同時也給檔案工作帶來了一系列的新情況新問題.

1 電子檔案形成過程的特殊性及其分散管理模式

電子檔案形成過程的特殊性對檔案管理工作如何保證電子檔案的完整性和保證電子文件與電子檔案之間的可逆性兩個方面提出了新的要求.

1.1 未來的電子檔案管理模式中，保證電子檔案的完整性和可讀性必須首先依賴電子檔案的運行系統，需要各種專門的軟硬件支持.如果再按照傳統載體檔案的管理模式，由機關檔案室將電子檔案移交給檔案館接收，則必須由檔案館安裝和保管各機構電子檔案的運行設備，檔案館則由于資金和技術的困難難以長期有效地管理好這些電子檔案.

1.2 傳統檔案學認為，歸檔和集中保存是文件轉化為檔案的一般標志和界限，而以文件生命周期理論為基礎.電子文件轉化為電子檔案不是單一的不可逆的線性過程，也沒有明確的標志.因此在《電子文件管理教程》中，甚至已經不采用“電子檔案”這一詞語.而是采用：“失去效用的電子文件”概念.

1.3 就我國檔案工作的現狀而言，管理模式的問題不應該一概而論，應該分兩個層次來考慮：一個層次是單獨的機構，另一個層次就是檔案館可與電子文件的生成機構之間形成合作關系，實行以分散管理為主，集中與分散相結合的管理模式.

2 電子檔案的利用與管理

電子檔案的利用與傳統檔案相比，會更快捷、更方便.但必須建立在電子檔案所依賴的技術上，且必須滿足必要的條件和采取相應的管理措施才能夠實現.

2.1 電子檔案提供利用的方法.對于檔案部門來說，提供電子檔案利用主要有以下方法：一是提供物質載體的拷貝，檔案部門可以向利用者提供記錄在特定載體上的電子檔案，提供載體拷貝時，應將文件轉換成通用標準文檔存儲格式，由利用者自行解決恢復和顯示的軟、硬件平臺.當利用者不具備利用電子文件的軟、硬件平臺時，也可以向這些用戶提供打印件和縮微品.二是用數字網絡傳輸電子檔案，這一方法比較適合館際之間的信息資源互相交流及向相對固定的查檔單位提供檔案資料，可以通過點對點轉換數字通訊或互聯網絡來實現.三是通過電腦直接提供利用.利用者通過檔案部門或另一檢索機構的部門，在檔案部門網絡上直接查詢.其特點是：可為利用者提供技術資源；同通訊傳輸相比減少了大量的管理工作；可以使更多的讀者同時利用同一份電子檔案成為可能.但是，這種可能性取決于檔案館網絡系統中可供直接利用的信息資源的多少.可以采用根據利用者需求定期向系統加載數據的方法，并將加載的內容或時序向利用者通報.從利用者的角度出發，可建立利用者預約內容申請文檔，通過系統對這些申請的處理，及時將相關的檔案數據加載到檔案部門的網絡查詢系統，共利用者使用.

2.2 電子檔案的利用管理.由于電子檔案提供利用方式的多樣化與所依賴技術的多重化，使得加強電子檔案的利用管理顯得更加重要.電子檔案的利用管理應從建立與各個工作環節相對應的措施、辦法、規程、規范入手，并在工作中嚴格執行、有效監督.其實現方式，可通過行政手段或技術手段來完成.

3 電子檔案工作面臨的問題

3.1 電子檔案原件的真實性問題

電子文件很容易被刪改，且改后不留任何痕跡.在使用計算機形成文件材料的過程中，擬稿者無法留下自己的筆跡，單位負責人也無法在形成的文件材料磁盤上簽發，日后難以確定該份材料是否具有真實性和權威性.即使有人出于自己的目的將軟盤中存的內容進行了刪改，也難以發現和確定.

3.2 電子檔案內容的保密性問題

用網絡的任何終端設備都能索取到存儲在網絡某一個設備上的電子文件。另一方面，一個終端上的電子文件也可同時發給若干個網絡終端.這對于在一段時間需保密的內容或限制提供利用的內容的安全保密問題，帶來了極大的威脅.

3.3 電子檔案保留的長久性問題

隨著辦公自動化的不斷深人，好多單位將會實現無紙辦公，所有的情況、決策、信息存儲在網絡中，人們只要操作一下鍵盤就可以得到所需的信息.這種方法確實為檔案的歸檔存儲簡化了程序，也方便了利用，但是一旦網絡突然癱瘓或被毀，如出現“黑客”問題，遇到病毒問題或其它方面的故障，電子文件可能會在一瞬間同時消失，造成難以彌補的損失.

3.4 檔案管理軟件的統一性問題

計算機軟件研制大大落后于硬件的發展，遠不適應各方面存儲的需要.檔案系統各地區之間、單位之間不使用統一的軟件，勢必會影響到互相之間的利用以及全國的聯網.

4 建議采取的對策

4.1 盡快培養精通計算機技術的檔案專業人才

培養一批既懂檔案業務又精通計算機專業知識的人才已是檔案部門的當務之急.當前要在加強全員計算機知識培訓的同時，通過招考、送出去深造等渠道選拔、培養高、精、尖計算機管理應用人才，使他們不僅精通計算機技術而且熟悉檔案業務，熱愛檔案事業;不僅會操作而且會設計程序，能夠開發軟件.

4.2 建立健全維護電子文件真實和安全的法規

在電子文件的形成、處理、歸檔，電子檔案的保管、利用等各個環節，信息都有被更改、丟失的可能性，即使擁有完善的信息安全技術，也需要有相應的管理措施來保證其得以實施.因此，建立健全相關法規和管理制度，對于維護電子檔案的原始性、真實性，保證其安全具有重要的意義.要通過法律形式將電子檔案的保管和利用標準規定下來，使人們能夠自覺地遵守這些規定.同時要通過立法確認電子文件、電子檔案的法律憑證作用，確保國家檔案行政管理部門依法管理電子文件和電子檔案.

4.3 制定科學、合理、嚴密的電子檔案工作標準和規范

隨著電子文件的大量產生，迫切需要建立一套科學、合理、嚴密的電子檔案管理標準和規范.將電子文件的形成、積累、整理、鑒定、歸檔工作和分類、排列、保存方式，用標準和規范確定下來，使電子檔案從誕生之初就得以科學、有序、規范地管理，這是擺在檔案部門面前的一項重大課題，也是迫切需要解決的基礎性工作.

4.4 研制開發數據格式標準統一、可以互相兼容的檔案管理軟件

辦公自動化的廣泛實現，信息高速公路的建成，對傳統的檔案工作是一次巨大的沖擊，必將促使檔案工作從管理方式和管理手段上進行一次徹底革命.檔案部門要盡快認清形勢，采取有力措施，從工作重點和方式上來一次大轉變，從人才和技術力量上來一次大儲備，以勇敢地應對信息時代的挑戰.

5 電子檔案保護存在的問題

5.1 電子檔案的不安全因素

5.1.1 在電子檔案的輸入、存儲、傳輸和提供利用過程中都存在信息失控、污染、干擾、過剩、丟失、竊取、病毒侵犯、人為破壞等不安全因素.在計算機支持下的信息網絡、信息高速公路、多媒體技術、傳真技術、光盤技術等都面臨著安全防護問題.

5.1.2 傳統的紙質檔案強調原件才具有法律的憑證作用，而電子檔案由于技術原因，強調原件就毫無意義，那它的法律憑證作用靠什么來體現.

5.1.3 檔案的信息會因沒有及時管理而丟失.這是因為，電子檔案存儲的形式是由數字代碼組成的而不是文字形式，并且是通過一套特定的程序來控制的，這樣對數據的改動就非常容易，只要能接觸到計算機的人都有條件對其刪改；儲存電子檔案信息的載體為磁盤、磁帶、光盤等，這些介質抵抗外界不利因素的能力都比較差，往往因為保存不善而造成破碎、形變或其他物理或化學的損壞.

5.1.4 依賴性問題.離開了計算機及相應的軟件，電子檔案就無法生成、傳遞、識別，決定其設備依賴性的因素有：數字編碼因素、硬件因素、軟件因素、設備更新因素、加密因素等.僅設備更新因素，就會給電子檔案的長久保管帶來很大困難.

5.1.5 電子檔案非實體歸檔的可能性.不論電子檔案實際存在什么位置，都可以做到在不改變其物理存儲位置的情況下進行邏輯歸檔.也就是說，人們認為是“集中”歸檔保存的電子檔案，實際上可能分布在計算機網絡的各個角落，甚至相距十萬八千里.由此而來的問題是一旦網絡毀壞，電子檔案就可能永遠丟失了.

5.2 電子檔案管理上存在的安全隱患

5.2.1 網絡是電子檔案的生存基礎也是引起不安全問題的根源.電子檔案之所以涉及范圍迅速擴展、數量急劇增加，最主要的原因就是計算機網絡化的快速發展.計算機網絡的發展在短短幾年中就深入到世界的各個角落，多數檔案工作者又對計算機網絡了解甚少，缺少參與的能力.可以想像，這樣建成的網絡中，對電子檔案的歸檔管理不可能完全符合檔案管理的要求，存在的問題不會少.

5.2.2 技術發展和更新過快，造成電子檔案長久保管的困難.日新月異的多媒體技術使電子檔案的技術環境及存儲結構更加復雜.如果只限于單純的字處理范圍，電子檔案信息處理的標準化程度還比較高，技術環境的復雜程度也有限，但是伴隨著多媒體化，電子檔案就成了很復雜的多種信息的混合物.

5.2.3 保證電子檔案的真實性、完整性、可靠性的技術難題很多.影響電子檔案的真實性、完整性、可靠性的因素很多，而能有效解決問題的方法卻很少.實際工作中，影響這些性質的因素有，從電子檔案的生成到歸檔缺少規范的程序化管理；收集電子檔案時，忽略采集背景信息和元數據；一些草稿性電子檔案處于自生自滅的狀況；多數電子檔案與其相對應的紙質文件之間未建立統一的管理方法；還有部分電子檔案已實現無紙化，只對其進行了邏輯歸檔；存儲電子檔案選用的載體不耐久；保證電子檔案真實性的技術過于復雜，難以采用等.

6 電子檔案保護采取的措施

6.1 電子檔案的制作過程要責任分明

制作人員應該對其制作的文件負有全責，在合作制作的文件或大型設計項目中，要注意劃清參與人員的責任范圍.一般來說，不相關人員不能進入其他人的責任范圍，需要時可以允許用只讀形式調閱，以防由于誤操作、有意刪改等原因造成文件信息的改變.

6.2 建立和執行科學的歸檔制度

歸檔時應對電子檔案進行全面、認真的檢查，在內容方面檢查歸檔的電子檔案是否齊全完整，真實可靠；電子檔案與相應的紙質或其他載體文件的內容及相關說明是否一致，軟件產品的源程序與文本是否一致等.

6.3 建立和執行嚴格的保管制度

歸檔電子檔案應使用光盤作為存儲介質，對所有歸檔的電子檔案應作保護處理，使之置于只讀狀態.對電子檔案要定期進行安全性、有效性檢查，發現載體或信息有損傷時，及時采取維護措施，進行修復或拷貝.

6.4 加強對電子檔案利用活動的管理

電子檔案入庫載體不得外借，只能以拷貝的形式提供利用.對電子檔案的利用實行利用權限控制，防止無關人員對電子檔案系統的非法訪問，防止利用過程中的泄密和損傷.

6.5 保證電子檔案歸檔的質量

生成電子檔案的專用軟件必須一同歸檔；作為檔案長期保管的電子檔案應與相同內容的紙質文件或硬拷貝一同歸檔；為確保歸檔電子檔案的完整性和有效性，應當從電子檔案形成起，就進行妥善的管理；定期把符合歸檔條件的電子檔案信息聯機傳送，在計算機網絡上集中，并按檔案管理要求的格式存儲到可長期保存的脫機載體上.具有保密要求的電子檔案，上網時必須符合國家或部門的規定，要有必要的安全保密措施.涉密電子檔案嚴禁上開放網絡.

6.6 對電子檔案真實性問題的解決

由于電子檔案可以隨時變換載體，或被不留痕跡地改動，所以為保證電子檔案的真實性要采取專門技術措施.

對電子檔案的利用與利用的管理，將是我們遇到的新課題，做好這方面的工作，不僅可以更準確、快捷、安全、完整地向用戶提供各種方式的服務，滿足用戶的需求，也可以及時發現利用系統的弱點與不足，調整和改進工作方法或技術措施.達到既能使檔案信息最大限度的利用，又能使這些資源得到可靠、安全、有效的保護.總之，對電子檔案和電子檔案的安全問題，已經引起了很多檔案工作者的重視，有關的研究工作正在逐步地深入進行，相信會有更多的經驗和技術產生.

〔1〕傅榮校.認識數字檔案館——兼論數字檔案館與虛擬檔案館的區別.中國檔案，2001（5）.

〔2〕張曉.特色檔案館淺論.檔案管理，2002（3）.

〔3〕蔡學美.穩步推進數字檔案館建設.中國檔案，2003（3）

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1673-260X（2010）09-0143-03信息技術的飛速發展和廣泛應用使人類生活的各個方面發生了巨大的變化.計算機應用于辦公自動化和自動化工程設計，己產生了大量的CAD