淺談新歷史時期下高校檔案管理建設

趙雪飛

（赤峰學院 遠程教育學院，內蒙古 赤峰 024000）

淺談新歷史時期下高校檔案管理建設

趙雪飛

（赤峰學院 遠程教育學院，內蒙古 赤峰 024000）

高校檔案形成于高校各個時期、各個方面，是反映學校歷史面貌和發展變化的真實記錄.實踐證明，高校檔案對于推動教育改革、提高教育教學質量、科學管理學校、開展教學研究、提高工作效率、維護學校權益、展示學校輝煌業績等具有重要作用.那么高校檔案事業作為社會主義文化建設的重要組成部分，務必迅速、有效地提供檔案材料，為學校的教學、科研和黨政管理等項工作服務，充分發揮學校檔案在教育事業中的作用.因此，高校檔案管理模式的創新及質量提高已是勢在必行.本文就新歷史時期下高校檔案管理工作中暴露出的問題做了分析，并針對問題結合新形勢提出了對高校檔案管理建設的建議.

高校；檔案；管理；建設

高校檔案管理工作是高校事業發展的重要組成部分,是高校履行人才培養、科學研究、社會服務功能和開展各項活動的直接記錄.隨著社會主義市場經濟的發展和我國高等教育事業的不斷發展,高校檔案管理工作也進入了一個新的歷史階段,面臨著許多新情況新問題,特別是隨著高校辦學規模的不斷擴大,改革的不斷深化,高校檔案工作在高校管理中的地位和作用日益突出.新的形勢要求高校檔案工作要與時俱進,不斷創新檔案管理,努力把傳統的、封閉的、靜態的檔案信息,開發成現代的、開放的、動態的信息資源,更好地服務于學校的建設和發展,服務于社會.本文就加強高校檔案管理談談個人的認識.

1 高校檔案管理工作的現狀及問題

《中華人民共和國檔案法》的頒布和《普通高等學校檔案管理辦法》的施行,為高校檔案工作的依法開展提供了法律依據,奠定了堅實的基礎,同時也創造了檔案事業健康發展的良好氛圍,高校的檔案建設也因此取得了很大的成就.在檔案管理工作上,學校的檔案意識在增強,各部門對檔案工作的重視程度有了較大提高;檔案隊伍在逐年壯大,素質也在不斷提高.但從整體上看,目前高校檔案管理工作無論是管理機制、管理手段、還是開發利用、人員素質都仍然存在著與高校事業發展不相適應的地方,需要不斷加強和改進.集中表現在:

一是檔案管理工作不規范.雖然部分高校按照檔案法的要求,加強了對檔案的領導和管理,并且按照國家檔案館建設標準,建立了規范的檔案館,但仍然有部分高校因各種原因,檔案管理工作還沒有完全規范,檔案管理沒納入法制管理、科學管理軌道.檔案大多分散到校內各單位多家管理,專兼職管理人員配備不到位,管理制度不健全;由于缺乏及時歸檔意識,導致一些基層單位檔案長期不整理、不裝訂,管理水平低,收集渠道不通暢.

二是檔案基礎設施建設相對滯后.新時期檔案工作的要求不斷提高,對基礎設施建設提出了新的更高要求.與發展的要求相比,部分高校檔案基礎設施建設投入不足,適宜安全保存檔案的專門庫房缺乏,防盜、防火、防漬、防有害生物的必要設施不足;適應檔案現代化管理需要的技術設備配置不到位.庫房面積較小、設備老化或損壞等現象仍然存在.

三是管理人員綜合素質有待提高.首先人員數量不足,檔案專業技術人員偏少.專職檔案員中具有專業技術職務的人數占總人數的比例偏低.其次,檔案管理人員隊伍的專業素質還不適應新時期開展檔案工作的需要,高校現有的檔案人員雖經過一定方式調整,改善了文化結構和職稱結構,大都具有大專以上文化程度,高中級職稱人員占有一定比例,但隨著高校檔案范圍的拓展,現代化管理要求在不斷提高,其人員素質不能滿足工作需要的矛盾仍然存在.管理人員存在檔案管理意識不明晰、專業知識不精通、知識結構不合理、創新意識不突出等諸多問題.特別是能進行檔案信息深層次研究和開發的復合型的檔案管理人才仍顯得十分匱乏.檔案人員素質制約了檔案現代化管理,影響了檔案的信息開發和編研工作.第三,基層管理人員多為兼職,且頻繁更換,造成檔案管理人員隊伍不穩定,素質參差不齊,為規范檔案管理工作增添了難度.

四是管理方式落后,信息化管理手段運用很少.目前許多高校的檔案管理仍采用傳統的手工管理方式,這種方式已經越來越顯得無能為力,難以適應信息化的要求;現代信息技術手段,如高校數據庫、校園網絡等沒有切實應用到高校檔案管理工作中.檔案管理難為學校的發展提供高質量、高水平的主動服務.有的學校盡管建立了檔案信息數據庫,但多僅限于簡單的數據統計,還沒有實現較高水平的數字化管理,難以開展整體信息資料的開發與利用.

高校檔案工作存在的這些問題,究其原因是多方面的,最主要的原因有二.一是認識不到位,重視不夠.表現在部分高校對檔案在學校工作中的功能和作用認識不足,沒有充分認識到檔案是一種具有特殊價值的信息資源,檔案工作是辦好學校的重要基礎工作之一.因而檔案意識不強,重視不夠.二是檔案建設投入不足,在高等教育快速發展的今天,各學校在發展過程中面臨許多困難,需要經費投入的地方很多,對檔案建設投入相對較少,致使檔案建設中許多應該解決的問題,得不到及時解決,檔案建設跟不上學校發展的步伐.

2 加強學校檔案建設的建議及措施

做好新時期高校檔案管理工作,需要進一步加強組織領導、夯實基礎,強化隊伍,規范管理,提升檔次,努力使檔案工作更好地服務于學校中心工作和建設發展.

2.1 加強組織領導,為檔案管理工作提供組織保障.《普通高等學校檔案管理辦法》第三條明確指出:“高校檔案工作是辦好學校的重要基礎工作之一,各高校必然把檔案工作納入學校整體發展規劃,加強對檔案工作的領導和管理.”高校檔案管理工作是高等學校事業發展的重要組成部分.高校各級領導要充分認識到檔案是一種具有特殊價值的信息資源.作為信息資源的重要組成部分,檔案信息資源對國家經濟社會發展具有重要的、全方位的、不可替代的綜合貢獻力.高校檔案資料對于學校來說,如同一面鏡子,它詳細真實地反映了一所學校逐步發展的整個歷史過程,它以各種不同的形式真實而客觀的記載著學校教學及管理過程中的每一個環節,它是廣大師生員工勞動智慧和經驗的結晶,是認識和把握高校發展客觀規律的重要依據,是學校的寶貴財富.學校各級領導應該給予高度重視,加大人財物的投入,特別是要把檔案現代化管理工作納入工作計劃和議事日程中,為檔案部門提供良好的工作條件,支持檔案部門參加學校的各項重要活動.同時,還要提高廣大教職工對檔案工作的思想認識.檔案工作是一個專門的學問,涉及部門和范圍極為廣泛,必須引起廣大教職工,特別是管理工作者對檔案工作的重視,只有在思想上統一認識,才能增強大家的檔案意識,使大家在各自的崗位上都對檔案工作給予高度重視,人人參與,共同做好檔案工作.

2.2 檔案管理規范化,完善管理體制和工作機制.做好高校檔案工作,在工作方式上必須遵循科學規范的原則,理順關系、健全制度,完善機制,規范管理.①工作體制上必須遵循集中統一、歸口管理的原則,部門形成檔案,學校集中管理,防止分散管理出現的弊端.②完善管理制度.建立健全學校、部門和單位的檔案管理制度,從檔案的鑒別整理、保管征集、分類歸檔、裁剪裝訂、建檔定級到查看借閱直至責任追究都要有完善的規章制度,推進檔案管理工作的制度化和規范化;特別要做好檔案的收集、整理和歸檔工作.一是嚴把收集關.要明確收集范圍,及時、準確、全面地收集學校教學科研和管理服務所形成的各類材料,對學校一些重要活動、重大事件要及時收集補充,確保檔案的完整性;二是嚴把鑒別關.要對收集來的歸檔材料進行認真的鑒別審核,做到取之有據、舍之有理.三是嚴把整理關.收集來的歸檔材料,要嚴格按照規范進行整理立卷,做到分類準確,編排有序,目錄清楚,綱目分明,裝訂整齊.四是創新工作機制,進一步提高服務水平.要創新檔案材料的收集整理機制,改變基層單位檔案長期不整理、不裝訂、管理水平低,收集渠道不通暢的問題.要適應管理信息化的需要,逐步轉變檔案管理職能.未來高校檔案館(室)的作用將由檔案的保管基地和利用中心轉化為檔案信息控制管理中心,其管理對象將逐步由案卷管理實體轉向信息內容管理.檔案人員也不再是整天埋頭守庫房,而是通過網絡來管理動態的檔案信息,維護其在運轉和利用中的安全性、完整性和可靠性,履行一個信息管理員的職責.四是實行責任追究.明確基層單位的主要負責人為檔案管理工作的第一責任人,專(兼)職管理人員為直接責任人,把檔案管理工作納入單位年度目標考核和干部個人評優考核,實行責任追究.

2.3 加強檔案管理人員隊伍建設,提高人員素質.檔案管理人員的素質對檔案工作的成效起著決定性作用.要通過各種形式和途徑,提高檔案管理人員的綜合素質.一是健全管理人員隊伍.建立一只專兼職相結合的檔案管理隊伍.學校檔案館(室)要按照國家要求配備相對穩定具有較高素質的專業檔案管理人員,確保檔案工作的持續性和完整性.要在基層單位確定素質高、原則性強和有一定工作經驗的人員負責檔案工作.并根據需要,及時補充調整管理人員,嚴格檔案手續移交,確保基層檔案工作的穩定性.二是不斷加強業務培訓.要按照“提高素質、精通業務、規范管理、優質服務”的要求,分階段、分層次、有計劃、有步驟地對檔案管理人員進行業務培訓,不斷提高管理人員的整體素質.要組織基層檔案管理人員到學校檔案館(室)或地方檔案館進行實習操作,讓他們了解和掌握檔案材料的鑒別、整理、分類、編號、裁剪、裝訂等全過程.要提高檔案管理工作者現代化意識,更新觀念,強化信息技術觀念.作為擁有一大批高科技人才和高科技設備的高校,完全有實力提高檔案現代化管理的水平.作為檔案管理人員應充分認識檔案管理現代化的必要性,積極參與學校的各項活動,主動、及時地為學校工作提供優質服務,切實加強對現代化管理技術的學習和研究,了解和掌握最新的現代化管理手段,提高業務素質,使個人的知識結構及業務水平適應高校檔案信息化建設和發展的需要.三是建立競爭激勵機制.要對工作任務進行細化,責任到人,實行量化考核,充分調動管理人員的工作積極性、創造性和能動性.

2.4 推進信息化建設,促成管理升級達標.信息化建設是新時期高校檔案工作的客觀需求,也是高校檔案工作服務創新和管理創新的重要標志.推進高校檔案館數字化、網絡化和檢索自動化建設,已成為高校檔案管理的大勢,也是高校檔案管理工作取得重要進展的突破口.學校應加大資金投入改善檔案館相關硬件設施,對檔案信息化進行重點建設.要以推進檔案的數字化進程為基礎,以電子文檔的歸檔和管理為重點,積極推進檔案管理從紙質化管理為主向數字化管理的轉變.要根據新形勢下檔案工作的新要求,充分利用網絡技術,對檔案信息進行征集、加工整理、分類儲存、使檔案信息成為能夠多角度檢索,自由提取的系統化信息資源,推進手動檢索向自動化檢索轉變.應充分利用校園網的優勢,堅持網絡化辦公,鼓勵各單位以電子文件的形式按規定格式和要求上報檔案材料,努力實現“無紙檔案”與“紙質檔案”相結合,這將有助于加強電子檔案管理和建設,提高檔案管理質量,使學校的檔案更好地服務于教學、科研和各項管理工作.

〔1〕朱祥.信息時代檔案管理工作者應具備的素質和能力.企業家天地（下半月版）2008（5）:145.

〔2〕鞠傳信.淺談檔案工作人員的基本素質.山東檔案2007(6):46.

〔3〕賀焱，改革學校人事檔案管理工作的思考[J].云南檔案，2008（3）.

〔4〕潘廷將，試論高校實施“人才強校”戰略對人事檔案管理工作的要求[J].右江民族醫學院學報，2008（4）.

〔5〕論文下載中心，http://www.studa.net/.

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