科學發展觀引導下的高校檔案管理

夏文

（湖北師范學院 外國語學院，湖北 黃石 435002）

科學發展觀引導下的高校檔案管理

夏文

（湖北師范學院 外國語學院，湖北 黃石 435002）

高校科研檔案反映了一所大學的學術水平和實力.科學有序管理好科研檔案，充分挖掘其成果價值，有助于高校的持續發展和促進地方經濟社會的進步.堅持以科學發展觀指導檔案工作，是實現檔案事業又好又快發展的必然要求，也是解決當前檔案工作中的突出問題的現實需要.

高校檔案管理；科學發展觀；有效性；持續性

科學發展觀是胡錦濤同志在2003年4月10日至15日在視察廣東時首次提出的，2004年9月在黨的十六屆四中全會錦濤同志再次作了科學的闡述，全黨形成共識.科學發展觀是黨的十六大以來以胡錦濤為總書記的黨中央，高舉鄧小平理論偉大旗幟，全面貫徹“三個代表”重要思想，認真分析世界經濟政治發展趨勢，著眼全面建設小康生活的偉大實踐，提出的重要思想和觀點.科學發展觀是根據馬克思主義辯證唯物主義和歷史唯物主義的基本原理，總結了國內外在發展問題上的經驗教訓，吸收人類文明進步的新成果，站在歷史和時代的高度，進一步明確了新世紀新階段我國要發展、為什么發展和怎樣發展的重大問題.科學發展觀是我們黨對社會主義現代化建設規律認識的進一步深化，它的基本內涵是全面、協調、可持續發展.本文以堅持科學發展觀，促進檔案事業的發展談談自己的初步認識.

科學發展觀關鍵是科學發展和全面、協調、可持續發展.要發展檔案工作，沒有好的工作思路不行.高校學生檔案是國家人事檔案的組成部分，是大學生在校期間學習、生活及各種社會實踐的真實歷史記錄，是學生家庭社會關系、經濟狀況的主要原始材料，也是大學生就業及今后各級組織選拔、任用、考核的重要依據，更是每個學生由學校走向社會的重要人生履歷.在目前就業競爭激烈的情況下，高校學生檔案作為畢業生的一項重要憑證，有著難以替代的作用.黨和國家歷來重視檔案工作，始終將檔案工作看作是黨和政府的一項重要工作.胡錦濤同志曾經指出：“檔案是人們認識和把握客觀規律的重要依據.檔案事業是一項崇高的事業，是黨和國家事業發展的一個不可缺少的方面.借助檔案，我們能夠更好地了解過去，把握現在，預見未來.”胡錦濤同志的重要指示，深刻地揭示了檔案工作的重要地位、重要使命和重要意義.我們一定要切實按照胡錦濤同志的指示精神，進一步提高對檔案工作重要性的認識.

高校檔案是學校在教學、科研、黨政管理及其它各項活動中形成的原始記錄,是信息資源的一部分，具有考證歷史史實,提供存史查考的作用，是我們考察指導工作，總結經驗教訓，研究開發利用的重要依據，也是衡量教育質量和管理水平的重要尺度之一.隨著《中華人民共和國檔案法》和《普通高等學校檔案管理辦法》的貫徹落實，高校檔案工作的重要性已越來越被人們所認識，成為高校工作不可缺少的重要組成部分.在21世紀的競爭和挑戰中，高等教育必將有一個大的發展，伴隨著高等教育事業的發展，對檔案建設和管理工作提出了更高的要求，如何管理高校檔案和充分發揮其作用，是我們廣大高校檔案管理者共同關心的問題.因此，加強高校檔案管理已是十分迫切的問題.

高校學生檔案分為終身檔案和臨時檔案.終身檔案是指新生進校時由招辦提供的，以及學生畢業時由學校寄發到有關部門的對學生終身有效的檔案.臨時檔案是指學生在校期間臨時建立的檔案，包括學生各種表現情況的記載.臨時檔案的部分內容在學生畢業時將裝入學生終身檔案.學生終身檔案和臨時檔案是兩個不同階段的檔案，學生臨時檔案一般包括以下一些內容新生基本情況登記表，軍訓考核表，大學生各科成績總表，綜合測評評審表，評優評獎情況登記表，學生在校期間的政治思想表現及入團、入黨材料，學生受處分或撤銷處分的決定，以及有關認識、檢查等相關材料，畢業生登記表等.學生畢業時臨時檔案的有關內容要裝入終身檔案，例如學籍卡，軍訓考核表，評優評獎情況登記表，在校期間各科成績匯總表，入團、入黨有關材料，畢業體檢表，畢業生登記表等.

整理有序化的前提是制定科學的分類方案.確定高校檔案分類原則，必然要看這一種分類原則是否有利于維護文件之間的自然聯系和二級學院的歷史面貌.更重要的是，還要看其是否便于檔案檢索和利用.從高校檔案的完整性要求出發，根據《歸檔文件整理規則》和全宗分類原則，高校檔案的分類方式，在尊重按年度分類原則下，采用事由概念相對獨立劃分檔案類別的問題分類法.它更能實現機構內涵與職能表達的統一性、兼容性，“年度——問題分類”法實際上是按高校管理職能和邏輯關系進行分類.從高校傳統的按組織機構（結合問題）分類原則中進行優化組合，使高校檔案的分類更通俗易懂，通用性強，能夠很好地維護文件間自然聯系和單位歷史面貌，與現有機構名稱基本相同，因而不存在從校級檔案的組織機構分類過渡中形成障礙，同時還適合于檔案信息計算機模糊查詢，尤其便于手工檢索和利用.

高校體制的變革，高校檔案工作環境的變化，高校檔案管理實行分級管理模式將是其未來發展方向之一.在應用該管理模式的同時，高校檔案管理還需要母校檔案管理者以及機構的盡力扶持，在業務上給予幫助和指導，加快高校自身檔案管理建設，努力形成以分級管理為模式、有學院特色的檔案管理體系，使之更好地為學校的教學、科研、管理服務.

高校檔案工作者不僅要有熱愛檔案管理工作的事業心，有堅定正確的政治責任感、政治敏銳性和政治鑒別力.而且要有較強的檔案管理的意識，具備開發檔案信息資源，使高校檔案轉化為社會物質和精神財富，服務于現代化建設的能力.因此，要不斷加強管理人員的業務培訓與政治思想教育.

首先，要提高檔案工作者的政治素質.檔案工作既是科學性、學術性很強的工作，也是政治性、思想性、保密性很強的工作.檔案人員的學術水平、專業水平，特別是政治水平、思想水平的高低，直接影響檔案工作的質量.這就要求檔案工作者要以事業為重，無私奉獻；淡泊名利，甘為人梯；胸懷博大，志存高遠.有了這種奉獻的理念，才能有良好的心態，寬大的胸懷，才能使自己腳踏實地、兢兢業業地做好檔案工作.

高校檔案管理作為一項重要的工作，有其特點、內在規律和工作要求.要做好檔案管理工作，必須加強工作人員的業務培訓，把檔案培訓列入學校整個培訓計劃中，使每個專兼職檔案管理人員做到忠于職守，遵守紀律，具備相應的專業技能.一是有計劃有步驟地選派檔案人員參加培訓進修，或請有關專家學者來校作業務指導，學習檔案的收集、整理、立卷.熟悉材料的鑒別、分類、裝訂等整理方法，完整、準確、系統地分類管理檔案，不斷提高檔案管理人員的理論水平與業務水平，以適應檔案工作的需要.二是開展檢查評比，促進部門立卷.學校檔案收集工作主要是通過校內各部門歸檔案卷來實現的.高校應在全校范圍內舉辦檔案資料評比檢查工作，對檔案材料收集齊全、分類準確、案卷質量高、歸檔及時的部門(單位)或個人給予通報表揚，以促進高校檔案管理工作更好地為高校改革建設發展服務.

收集檔案要門類齊全、質量過關.要注意定期收集與平時收集相結合，按期歸檔與隨時歸檔相結合，收集與整理相結合.在收集歸檔時，檔案人員要嚴格把關，認真審查，不屬歸檔范圍的文件要剔除，發現檔案材料不完整或出現正文與附件不符等類似情況要妥善處理，及時補救.整理檔案要系統，科學分類，準確鑒定，合理組卷.在組卷時，要注意根據文件材料形成的特點來保持文件材料之間的歷史聯系，并適當照顧文件材料的保存價值.保管檔案要排列有序，妥善安全.立卷之后，應將案卷分門別類地編寫、排列、進櫥或上架，既要美觀整齊，又要科學有序，符合規范，便于利用，還要便于安全保管和檔案的保密.統計檔案要科學準確.檔案統計數字需準確真實，要注意及時登記，如實填寫、如實匯總、如實上報，不得漏記、錯記，不能隨意或任意改動，否則，就失去了檔案統計的意義.檢索工具要齊全，編研材料要豐富.為便于利用，應編制各種檢索工具，如案卷目錄、全引目錄、專題目錄、文件卡片等等，為全面反映全宗情況和彌補檔案的不足，還應做好檔案的編研工作，如全宗介紹、單位大事記、基礎數字匯編等匯編資料及參考資料.

在長期的實踐中，檔案工作形成了一套行之有效的工作方式、方法，必須長期堅持，很好繼承.檔案事業是一項不斷接力的永恒事業，永恒的事業必須不斷改革創新才能永葆青春活力.要堅持與時俱進，著眼新的實踐和新的發展，大力創新檔案工作管理體制、工作機制和服務手段、服務方法，在為各級領導和部門提供更多更好服務的同時，不斷拓展為人民群眾服務的廣度和深度.要重視傳統載體、傳統領域檔案資源建設，也要重視新型載體、新型領域檔案資源建設.要積極采用新技術、新手段搞好檔案工作的硬件建設，加快檔案工作信息化、標準化、規范化進程，提高檔案現代化管理水平，使檔案工作更好地體現時代性，把握規律性，富于創造性.

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