民營企業與國有企業檔案工作的比較

□趙展春

隨著改革開放的不斷深入，民營經濟作為我國社會主義國有經濟的有益補充得到了迅速的發展，民營企業如雨后春筍般地涌現出來，在國民經濟中發揮了越來越重要的作用。民營企業檔案管理是民營企業管理的一部分，做好企業檔案管理工作對于提高企業管理水平、促進企業持續穩定健康地發展和參與世界競爭起著舉足輕重的作用。然而與民營企業蓬勃的發展相比，民營企業的檔案工作卻顯得相對比較滯后。本文試圖通過與國有企業檔案工作的比較，來了解民營企業檔案工作的特點與現狀，并為檔案行政管理部門開展民營企業檔案工作提出一些建議。

一、民營企業與國有企業檔案工作的不同點

1、所有權不同

國有企業檔案所有權歸國家，是國家財富。民營企業檔案所有權歸民營企業，是私有財產。

2、產生背景不同

1953年我國開始執行發展國民經濟的第一個五年計劃，進行了大規模的社會主義經濟建設。隨著經濟建設的進行，在國營企、事業單位內，形成了大量的文件資料，數量之大、內容之新、價值之重要，都是過去不曾有過的。國家為了適應形勢需要，要求建立企業檔案工作，妥善保管和利用這些重要的檔案資料。由此，企業檔案工作建立并逐步發展起來。民營企業檔案工作是應民營企業要不斷發展壯大的需求而產生的。改革開放20多年來，我國民營經濟從無到有、從小到大，人們對其在社會主義建設事業中地位的認識也在不斷地深化。黨的“十五大”提出了“以公有經濟為主體，多種所有制經濟共同發展，是我國社會主義初級階段的一項基本經濟制度”的科學論斷。九屆全國人大二次會議又把“個體私營經濟等非公有制經濟，是社會主義市場經濟的重要組成部分”在憲法中確立下來，從法律上肯定了民營企業的合法地位，也為民營企業的發展掃清了障礙。民營企業數量巨增，市場競爭日益加劇。尤其是我國加入世貿組織之后，民營企業開始參與國際競爭，面對國內、國際兩個市場，企業要在市場競爭中立于不敗之地，客觀上要求業主在經營理念和信息觀念上轉變思路，要善于捕捉和利用信息為企業發展服務。檔案是企業信息資源重要組成部分，在這種激烈的競爭環境下，其對企業所具有的憑證依據、法律依據、決策依據作用很快顯現出來。許多有志于把企業做大、做強的民營企業業主深刻地認識到：企業不斷擴大再生產的同時，檔案工作必須緊跟其上，甚至要走在前頭。民營企業建檔工作被提上了日程。

3、檔案行政管理部門的監管手段不同

《檔案法》規定，各級檔案行政管理部門主管本行政區域內的檔案事業，并對本行政區域內機關、團體、企事業單位和其他組織的檔案工作實行監督和指導。檔案行政管理部門依法對國有企業實施行政監督、指導、檢查權。長期的實踐證明這種行政管理體制是行之有效的，對我國檔案事業的發展起了重要作用。

而民營企業和檔案行政管理部門不存在直接的行政關系。檔案行政部門雖然對民營企業的檔案工作有依法監管權利，但由于其私有的性質，是不能直接對其使用行政手段的，如發指示、下命令、處罰等，而只能不斷提高為民營企業服務的水平，創造良好的法律環境、政策環境和服務環境，不斷引導民營企業檔案工作邁向新臺階。

4、管理模式不同

目前，我國國有企業檔案管理已形成較為統一、完善的管理模式。各個單位基本上都設有檔案管理機構，專、兼職檔案人員負責本單位檔案業務工作，履行企業檔案工作的檢查、監督、指導及各種檔案集中統一管理職責。檔案基礎業務分為收集、整理、鑒定、保管、統計、檢索、提供利用、編研等八大環節，工作流程和內部機構分別圍繞八個工作環節開展和設置。

民營企業的所有制形式和經濟成分特殊，獨立性和自主性較強，企業經濟活動種類廣泛，因此，民營企業檔案管理模式是因企而異的。一些大、中型規模的民營企業，自覺或者不自覺地采用或者參考了國有企業的集中統一管理(綜合管理)模式，而絕大多數企業則采取分散管理模式。無論民營企業采用哪種管理模式，都要根據本單位實際情況出發，如規模大小、檔案數量多少、檔案的保密程度以及單位駐地的集中與分散等來合理選擇，都要符合民營企業的自身特點和精簡、高效要求。

5、法律制度保障不同

我國已形成了以《檔案法》為核心，由若干檔案行政法規(如：《中華人民共和國檔案法實施辦法》)和檔案行政規章(如《企業檔案管理規定》等)組成的相互聯系與協調統一的檔案法規體系。有了不同層次、不同級別法規體系作為保障，國有企業檔案工作有法可依，能夠形成良好的檔案工作秩序。各級檔案行政管理部門依法治檔，通過嚴格執法、監督，使不合法的檔案行為得到及時制止，違法、違規人員受到應有懲處，從而保障國有企業檔案工作的健康、順利發展。

民營企業檔案雖歸私人所有，但其中有一部分檔案對國家和社會有保存和利用價值，如企業知識產權、高新技術、商業秘密、稅收等方面的檔案，不僅涉及企業的利益，而且關系到國家、社會及人民群眾的利益，這部分檔案理應受到國家法律的保護。《檔案法》第三條、第十六條、第二十二條和第二十四條對這部分檔案在保管、利用、公布、法律責任等方面做出了明確規定。而對民營企業所有的其他檔案，《檔案法》則沒有涉及。

目前，關于民營企業檔案工作的條款大都散見于相關法律規范中，既不系統，原則性、可操作性也不強，加之對“對國家和社會有保存價值”的檔案認定模糊，導致檔案行政管理部門的監管力度和民營企業的檔案司法保護存在較大的問題。許多素質不高的民營企業業主視企業檔案為私人所有，無視《檔案法》等相關法律規范的存在，作為檔案管理部門，雖然法律賦予了權利，但由于沒有強有力的法律依據，在開展民營企業檔案工作時有種“名不正言不順”之感，從而陷入被動。而民營企業一旦其檔案受到不法侵害，他們只有尋求諸如《企業法》、《合同法》、《專利法》、《商標法》等非檔案領域法律來進行自身利益保護，這不能不說是檔案界的一大憾事。

6、檔案意識強弱不同

我國開展檔案工作50多年，檔案意識已在國有企業中基本樹立起來，大多數國有企業員工能夠按照檔案工作的原則和要求辦事并保守檔案秘密。相比之下，民營企業檔案意識就弱得多。除少數企業具有一定的檔案意識之外，相當數量的民營企業存在著“檔盲”思想。平時工作中只收集、保存一些自認為重要的文件材料，而把一些在生產、經營、管理過程中形成的大量原始依據和憑證不當一回事，甚至隨手丟棄。一旦出現糾紛，需要檔案作為證據時又找不到，致使企業蒙受巨大損失，這時后悔平時沒有收集、整理好檔案已經晚矣。

二、民營企業與國有企業檔案工作的共同點

雖然國有企業與民營企業檔案工作存在著眾多差異，但二者之間仍有著由檔案本質屬性所決定的共同點，這主要體現在以下兩個方面。

1、檔案在企業中所發揮的作用相同

無論在民營企業中還是國有企業中，檔案發揮的作用主要有以下幾個方面：(1)它是企業科學研究、技術改造順利進行的必要條件；(2)它是企業日常生產、經營、管理的參考依據；(3)它是維護企業及其所有者權益的法律憑證，尤其近年來國內企業應對國外企業的反傾銷訴訟以及企業各種認證過程中檔案的舉證作用；(4)它是進行企業教育和精神文明建設的有效載體；(5)它是企業參與市場競爭并取得成功的有利保障。

2、檔案工作的目的相同

企業檔案工作的目的就是收集好、保管好企業檔案資料，使檔案資源系統化、有序化，通過對檔案信息的不斷開發，多形式、多層次、多渠道地提供給企業的經營決策部門利用，發揮檔案價值，促進企業的可持續發展。

這兩個共同點決定了不管是國有企業還是民營企業都必須重視檔案，搞好檔案工作。

三、檔案行政管理部門應采取的對策

l、轉變角色，引導服務

由于與民營企業不存在直接行政關系，檔案行政管理部門必須轉換角色，從監督者、檢查者轉為服務者和引導者，建立有效的服務機制，誠心誠意幫助民營企業做好檔案工作，只有這樣，才能為民營企業所歡迎，才能與其建立起順暢的溝通渠道。

2、增加宣傳力度，提高檔案意識

由于民營企業檔案意識較為薄弱，檔案行政管理部門應注意采取靈活多樣的方式加強檔案的宣傳工作。利用新聞媒體(如：報紙、電臺、電視)、檔案網站以及走上街頭宣傳咨詢等方式，營造氛圍，吸引民營企業關注，提高其檔案意識，使其從“要我建檔”變為“我要建檔”。說到底，民營企業是檔案工作的主體，建立和發展檔案工作，他們有最終的決策權。只有檔案意識切實提高了，民營企業才會將其轉變為自覺的檔案行為，檔案工作發展也就有后勁了。

3、加強研究，探索管理模式

從目前情況看，選擇具體哪種檔案管理模式是民營企業自己的權利，檔案管理部門沒有強制權。但筆者認為，不管何種性質的民營企業，它們都具有“企業”這個最本質的共性，因此，民營企業檔案工作還是能夠找到檔案管理的一般模式的。即使如果不能在全國范圍內找到統一模式，在從事同一行業或領域的企業范圍內還是應該有通用的檔案管理模式的。比如，孫衛東曾提出：民營企業檔案管理發展方向之一將是模式上集中統一，實體則要分部門保管利用。在模式上集中統一，即企業各部門所保管的檔案都要復制一套目錄歸檔案部門備份保存，這樣會使企業法人更清楚地掌握企業檔案這個無形資產，同時也能為檔案利用提供便利條件；實體分部門保管，一方面使專業人員方便快捷地使用專業檔案，另一方面民營企業商業機密保護程度較高，如果由檔案管理人員統一保管檔案材料也絕非企業法人所能接受。筆者比較贊同這種模式，既有利于檔案工作的開展，也符合民營企業實際。

總之，各級檔案行政管理部門要拓寬思路，針對民營企業的特點，深入調查研究民營企業檔案工作的新情況、新問題，不斷探索民營企業檔案工作的新路子。