科技查新工作效率及服務質量的提高

新疆科技情報研究所 黨彥龍

科技查新工作效率及服務質量的提高

新疆科技情報研究所 黨彥龍

據統計，我國科研課題的重復率高達40%，而另外60%中部分重復、與國外重復的也很多，甚至還有與國外公開技術重復的。這造成了科研經費和科研人員的嚴重浪費，而只有通過科技立項查新，才能把重復研究、低水平研究杜絕在立項之前，把有限的人力、物力、時間、經費都用在關鍵項目上。我國的科技查新始于20世紀80年代中期，是科研管理部門為適應改革的需要、保證科研質量，對科研立項和科研成果鑒定等實行監控的一種手段。它以科研文獻為基礎，以文獻檢索為手段，以檢索出的文獻結果為依據，運用綜合分析和對比方法，寫出科技查新報告，為科研立項、科研成果的新穎性和先進性提供客觀事實依據。那么，怎樣做才能提高科技查新工作效率及服務質量呢？

一、文獻資源建設是提高科技查新質量的基礎

要使科技查新達到理想的查全率和查準率，就必須有巨大的文獻支持系統。文獻資源建設應包括：國外和國內文獻數據庫的建設、開通和利用，綜合性數據庫和專業性數據庫相結合的建設和利用，自建庫和網上數據庫的建設和開通，機檢庫和手檢文獻資源相結合的建設和利用。

二、努力提高查新人員的素質

1.要求查新人員具有認真扎實和勇于負責的工作態度。查新是原則性和技術性非常強的工作，查新人員必須非常認真地對待每一個查新課題的每一個環節，努力提高查全率，避免漏檢漏查。

2.要求查新人員具有較好的專業知識基礎。要安排查新人員參加專業培訓，熟悉掌握查新的新技能和新方法；鼓勵查新人員對自己感興趣或者熟悉的特定專業進行繼續深造。

3.要求查新人員有較好的文字水平。查新結論的獲得是建立在對相關文獻進行分析對比的基礎上的，查新人員只有具有較好的文字寫作水平，才能對相關文獻進行全面透徹地分析。

三、檢索策略的制定是提高科技查新質量的關鍵

要制定出理想的檢索策略，從接受用戶查新委托起就應有意識地做好制定檢索策略的前期準備工作。檢索策略的制定主要有以下程序：

1.加強與委托用戶的溝通與交流。在接受課題委托時：首先，要引導用戶按要求填寫規范化的《科技查新委托書》，同時要提供有關詳細的項目背景材料及項目課題的技術內容、技術指標、參數及配方等情況。其次，查新人員要與委托用戶作深入的溝通交談，要了解委托課題的創新點所在及委托者的查新意圖，在透徹分析了解課題的基礎上，掌握課題查新的方向和重點。

2.確定檢索方式和準確選擇檢索工具。為保證文獻檢索的全面性和準確性，應先考慮好檢索方式，確定有關專業領域必查的基本數據庫或檢索工具書。除了依據項目學科專業特點確定的數據庫外，查新對象的特點也可作為考慮因素之一，如，當查新項目涉及某種方法、設備、產品時，專利數據庫也可作為重點檢索的數據庫之一。

四、確定合理的檢索年限

對于檢索年限，按《科技查新規范》要求，一般從查新委托之日起前推10年以上，但同時主要以查新項目專業的發展情況和查新目的為依據，如，檢索與計算機相關的軟件、硬件等項目，數據庫中的檢索前推年限應酌情縮短，通常檢索最近5年的文獻即可滿足查新需要。

五、堅持以機檢為主，手檢為輔，二者優勢互補

實際工作中，不少查新單位不重視手檢，甚至完全放棄了手檢。忽略了手檢，等于忽略了一些可能含有相關內容的文獻資料，容易造成漏檢，從而影響查新質量的全面與客觀。具體表現為：

1.漏檢早期文獻。一些早期使用過的技術后來因種種原因沒有繼續使用，這就可能出現近期文獻沒有報道而早期文獻有報道的情況，如，電子化文獻，尤其是中文文獻，回溯期比較短，進行機檢時就檢索不到相關文獻，從而容易導致老技術被誤當作新技術。

2.漏檢特殊類型的文獻。像匯編、專家通訊、研究簡報及一些帶有保密性的文獻，一般不被收入電子文獻數據庫中，單純靠機檢檢索不到，需要進行手工檢索。

3.查新對象若為跨兩個或兩個以上大學科的綜合研究，由于機檢缺乏廣泛聯想功能，會查不出所需文獻，就需要查新人員通過手檢，發揮聰明才智，進行綜合分析比較才能完成。

六、重視網絡信息

要重視對網絡信息的利用。網絡的發展與普及，特別是網絡數據庫、全文電子期刊、搜索引擎的發展，使查新人員能更方便地利用互聯網進行信息檢索，更全面且準確地了解該查新項目在國內外研究中所處的地位，從而更客觀、公正地對查新項目進行評價。

七、建立規范的規章制度

查新工作人員應嚴格遵守規章制度，撰寫的查新報告應實事求是，拋開一切感情，使查新工作更加公平、公正，為上級領導提供良好的決策支持。優秀的查新人員應具備學科專業、計算機和外語3方面的知識。另外，查新人員的知識面雖然寬，但不可能對每個專業都很精通，在目前情況下，宜采用優化組合方式聯合完成一項查新任務——“單兵作戰”(檢索與報告)+專家審核。因此，必須加強和完善專家審核制度，進一步提高科技查新工作的質量。