基于ERP系統的全面預算管理

□文/趙永艷

基于ERP系統的全面預算管理

□文/趙永艷

全面預算管理作為一種管理方法，已經實施很多年了，但仍有一些問題存在于實施的過程當中，其中最主要的是對編制財務預算的相關數據的搜集。要全面了解企業內、外部的歷史資料、財務發展狀況和未來的發展趨勢，而且要應用時間數列分析和比率分析對企業所有資產運作程度和運轉效率進行研究分析，來斷定相關經濟指標數據的相互依存關系和未來增減變動的走勢，進而計算出預算值，實行ERP系統將是一個重要支撐。

一、全面預算管理的概念

“全面”是全面預算管理的重點，全面預算管理有著全員、全額、全程三個特點。“全員”有著兩層涵義，表示的是預算時發動全員，一層是層層分解“預算目標”，每個人都有責任，使所有參與的人都擁有“成本”和“效益”的概念，并且學會算賬；另一層是指在各部門間協調和合理分配企業資源的過程。“全額”表示的是預算金額的總體性，包括財務預算和更為重要的業務預算、資本預算。如今的企業經營管理既關注日常的經營發展狀況，又注重投資和資本運營的狀況；既要考慮供給資金、控制成本的情況，又要顧及市場需求、生產能力、原材料和勞動力等資源之間合理的協調分配。必須依據銷售預算、生產預算和資本預算形成的資金預算和提前估計出的財務報表，才可以對企業的資源進行預測和配置安排，把資源的使用情況和其他的相關活動相結合來實現有效控制，進而達到目標。“全程”表示的是預算管理過程的全程化，也就是預算管理要經過預算的執行和監控、分析和調整、考核與評價，發揮預算管理的權威性和指導日常經營活動的作用，不能只停留在下達預算指標、編制和匯總預算上面。企業的預算管理必須與會計核算系統進行緊密的配合，所有的反常現象都應在執行預算時由會計核算表現出來，使用預算預警制度，恰當適時地發現并解決預算執行時所發生的經營問題以及預算目標問題，然后運用預算的考核與評價制度，推進日常經營管理活動依據計劃可以順利地進行。

編制預算的過程中，可以先擬出一個使用資金的規模（也就是企業的現有資源）當作編制預算的依據，進而決定公司的日常經營活動和要實現的目標；也可以依據上一年的會計報表修改比例，進而決定今年的預算指標和要進行的經營活動。公司發展目標和戰略計劃是預算編制的起點，進而提出企業要進行的經營活動和應采取的措施，確定需要什么資源和需要多少來實現這些目標和進行這些活動。全面預算管理是用目標利潤作為指引，是公司的預算管理與目標管理的合理恰當聯合，它依據公司的固定目標利潤對預算平衡點進行描述，明顯的表述了公司用目標利潤作為基點、為達到目標利潤和增加銷售及消減成本來實現超目標利潤的過程，對公司找到達到目標利潤的方法有著很好的指引作用。公司在全面預算管理的體系下，需要對完成目標所要進行的活動和發展潛力進行合理、恰當的計劃，對資產與負債的狀況和其他相關成本費用的狀況恰當地進行預計和分配，減少“待攤”或“預提”科目對執行預算所帶來的影響，進而通過預算與現實的差異分析提供更多好的信息來服務于管理控制。

二、ERP和全面預算管理的關系

ERP可以集合全企業的有用信息，擴充公司內部系統到外部，進而實現公司全過程控制的管理活動，是一個現代企業管理的重要管理方法。全面預算管理關聯到公司每個方面的數據資料和全部流程的指標。而ERP可以將數據資料和財務活動的流程進行整合，能滿足全面預算管理所需要的要求，也可以全面表現出預算管理的基本涵義，并成為全面預算管理的載體，這兩者可以達到完美融合的效果。

ERP系統下，公司的財務人員可以動態全面地聚集財務資料，獲得動態的現實數據資料，而且可以及時和預算管理系統的數據資料進行對比，改變了之前預算控制的事后控制，應用了事前和事中控制。在一般情況下，ERP可分成以下三種類型的數據：（1）靜態數據（也可以叫作固定信息），它表示的是要在生產活動前收集準備的各種數據資料，比如物料清單（BOM）、成本參數、工藝路線、倉庫貨位代碼、會計科目的設定等；（2）動態數據（也可以叫作流動信息），表示的是生產活動過程中產生的數據資料，它們一直產生和變動，比如客戶合同、庫存記錄等；（3）中間數據（也可以叫作中間信息），它依據客戶對管理活動的需求，用ERP系統綜合靜態和動態這兩種數據的資料，通過計算形成的數據資料或報表，比如生產計劃和物資需求計劃等都是以靜態和動態數據資料為依據進行加工處理后所產生的中間數據。

三、ERP系統在全面預算管理中的應用

ERP系統包括的產品構造圖與物料清單間的數量關系、物料文件記載的采購成本的金額、工作中心記錄的所有小時費率、工藝路線中的標準時間等數據資料能夠滿足全面預算成本的數據來源。比如，產品銷售的成本費用能夠由滾動計算的方法從下向上累計得到。

ERP中一個十分重要的組成部分是會計的核算功能。因此，ERP也能夠滿足全面預算的財務活動的數據來源，即ERP能夠給出以前年度的賬務和報表數據以及所有重要的預算數據資料。公司發生實際業務時，ERP可以記載和業務相關的各種數據資料，比如財務會計和管理會計的數據資料。所以，ERP能適時提供全面預算所需要的數據來源，通過比較當期預算的數據資料，對不同性質的量化差異進行分析行為，進而發現產生的問題并且應用合理的管理方法。

從ERP系統中的數據資料能夠發現，ERP并沒能夠提供出預算所需要的政策性數據資料來源，例如回收銷售貨款和對貨物采購的付現政策以及分配制造費用的辦法等等，這類數據雖然是全面預算所必需的，但ERP僅僅基于企業資源計劃的需要而沒有提供。

ERP能通過制作預測模型預測將來的計劃銷售量，但是全面預算需要的經濟模型應該具備下面的作用：一是以以前年度的數據資料和一些調整的信息預測將來的信息；二是比較分析現實中的財務業務數據資料和預算數據資料。通過以上分析可知，ERP軟件并不能提供全部的全面預算需要的銷售預測數據資料來源。

四、基于ERP系統的全面預算的基本措施

由于ERP系統不能滿足全面預算的全部數據來源，要用ERP進行公司的全面預算應該加強以下措施的應用：

1、如果要得到全面預算的全部數據來源，就必須在ERP數據資料的設置中添加錄入數據資料這一功能，來供之后的預算年度重復地使用，也可以對它進行定期的補充更新。取得全部數據資料來源，提供全面、清晰、明確的信息，在ERP系統中要提供一些經常使用的經濟的模型，也可以讓用戶自定義經濟的模型，然后取舍經濟模型的數據資料并作為預算數據資料。

2、基于全面預算編制十分復雜，就應在ERP中提出以下功能來使全面預算得以實現：（1）為了根據保留往年預算編制滾動預算，可以把現實的數據作為比較數據存在不同的預算版本中，在進行對比的同時做出計劃；（2）預算數據還應該可以在不同的預算版本間拷貝。另外，又基于全面預算數據來源各種各樣，就應在ERP中添加穿透分析數據的功能，也就是從一個匯總數據出發，層層追溯，從而得到各明細數據，進而獲取原始的數據資料。這樣就能夠揭開匯總數據資源的真實情況。例如，對預計利潤表中的銷售收入實施穿透分析，進而能夠得到依據不同標準分類的明細數據的狀況，通過比較公司的現實和預算的數據資源，找到差異和解決問題的途徑。綜上所述，我們能夠充足地利用ERP系統集成性，分析它對編制全面預算存在的缺陷，并進行完善，使它能更好地編制出適用的全面預算，促進公司恰當地做出適當正確的抉擇。

中鐵十九局一公司）