大中型水電站設備招標及合同執行中的注意事項

張冰雪, 張雅娟

(四川圣達水電開發有限公司,四川樂山 614900)

1 大中型水電站設備招標采購的特點

(1)大中型水電站設備采購的種類繁多。主要包括水輪發電機組及附屬設備、金屬結構設備、公用設備、變壓器、斷路器、開關柜等電氣一次設備,計算機監控、繼電保護、輔機控制等電氣二次設備等。

(2)設備采購技術含量高。每項設備都有其特定的參數和性能指標,需要精準理解每一個指標的含義,嚴格界定設備之間的接口,準確地與建筑物進行匹配,確保所采購的設備安得下去,用得起來。

(3)設備采購程序復雜。包括招標計劃的擬訂、招標文件的編審及修定,投標單位的資格審查,標書發放、補遺通知及答疑通知審查和發出,開標、清標、評標、決標,合同談判、合同文本的會簽。整套程序如果準備充分,一般而言設備采購至少需要 2個半月時間,大型設備和技術復雜的設備采購所需時間則更長。

(4)設備招標管理模式復雜。一般來講實行分級管理、分級負責制,形成公司、子公司兩級招標管理模式。公司設立招標管理中心,下設招標管理辦公室;子公司設立招標管理小組,下設招標管理小組辦公室。招標組織機構常設計劃合同管理部門,根據招標工作需要,還設有招標委員會、評標委員會及決標委員會等。

(5)招標采購時間緊迫。由于種種原因,從開展招標工作到設備采購到貨的時間要求都非常緊張,導致設備招標時間短,設備生產制造時間短,在一定程度上將影響招標工作的質量,進而影響設備生產制造質量。

2 設備招標環節的注意事項

(1)注意綜合考慮影響招標計劃編制的各種因素,做到科學合理。

大中型水電站設備種類繁多,招標計劃不但要考慮設備的安裝進度、設備生產制造周期、招標投標周期、合同談判及會簽周期,還要考慮到廠家的生產任務飽滿情況,考慮整個工程進度計劃、實際進展程度以及不可預見因素的影響,否則很容易造成設備生產廠家的貨物積壓,進而影響廠家生產的積極性;或者因設備到貨不能滿足現場工程進度要求而影響整個工程建設進度。

(2)注意平衡商務和技術權重,不宜過分控制價格。

從工程建設投資的角度講,招標控制價格往往受到設計概算或單位內部執行概算的制約并定有投資指標考核,因此,主要著力于控制設備的采購價格。但從設備運行管理的角度考慮,設備采購價格的高低勢必影響設備后期生產運行的維護成本,一般成反向關系 。

大中型電站的大型設備往往傾向于技術成熟、設備運行維護成本低、設備故障率小的產品,這類產品往往價格較高。但一般設備及元器件由于在招投標和合同簽定過程中未合理權衡價格與品牌質量,過分注重投資控制,以概算投資決定產品的取舍,以價格較低作為首要選擇因素,從而導致所選擇的設備雖然能基本滿足使用要求,但性能并不優越、可靠性差。

如何處理這一問題呢?一是從全壽命周期成本考慮,選擇全壽命費用最低的產品;二是考慮設備運行維護期間故障率高低對生產運行造成的影響和損失,這比設備本身的維護費用甚至設備本身價格還要高;三是對于投標商的投標報價盡量不要過分壓低價格;四是在設計概算階段就要全面考慮,從全壽命費用角度做投資概算,在概算中提高設備造價的比重。這樣處理既能采購到價格合適、技術可靠、運行穩定的產品,又能不突破概算。

(3)注意充分研究設備招標文件的技術標準和技術要求。

一些水電工程項目往往將可研報告設計與初步設計合為一個階段進行,而這個階段的主要目的是為了獲得項目的批復,設計深度往往不夠。在工程實際實施過程中,由于各種各樣因素的影響,工程招標階段的設備選型以及參數和性能要求在可研階段設計的基礎上均會有所變化。在招標實際操作過程中,由于設計工作量大,時間緊張,招標完成、甚至在合同簽定后又發現有些技術條款和參數需要進行修改,有的甚至在第一次設計聯絡會召開后、準備正式進行投產時,還會出現需要修改技術條款的事情,既影響設備生產進度、從而影響整個工程進度,也給設備的生產質量帶來隱患,同時,也不利于設備投資控制。因此,必須注意充分認真地研究設備招標文件的技術條款,既不能簡單照搬其他電站或項目的技術條款,更不能將國家和行業標準照抄了事,一定要結合工程特點和設備性能參數要求,認真研究討論每一個技術條款,才能保證所選設備的可靠性。同時,在招標文件發出后,也要充分利用投標單位對招標文件技術問題的澄清要求,組織相關技術人員和專家對相關技術問題再次進行討論確認;同樣,在評標階段、合同談判階段都要抓住機會,對技術含混不清的問題進行明確。

(4)注意現場踏勘安排。

對于大型設備采購招標,筆者建議應組織現場踏勘。因為大型設備的運輸涉及到道路和橋梁限制、超寬超高等問題,需要投標單位自行承擔責任并測算相關費用。同時,組織現場踏勘要按照相關規定登記,避免暴露投標人身份,以免引起招標中的其他問題。若不組織,一定要求投標者自行踏勘。

(5)注意開標和清標安排。

投標截止時間、開標時間要充分考慮實際的道路堵車和天氣狀況,不要因為時間原因無謂浪費投標資格,甚至引起招標失敗。對于大型設備或參數復雜的設備,要認真組織清標,按照技術要求、參數、性能等項目列出對比表格,以便于評標對比。

(6)注意合同談判階段的有關事項。

合同談判階段要認真梳理合同條款,就設備接口、供貨范圍、交貨時間進行明確。由于在實際實施過程中,對于一些新增設備及零部件,廠家往往要先談價格、再處理問題,并且質量保證期一過廠家可能就不管了,對設備生產運行非常不利。故在合同談判階段要特別注意以下問題:①對于設備質量保證,如果由于廠家設計等引起的質量問題,既使過了質量保證期,仍然需要由廠家來承擔相關責任;②對于設備供貨中屬于本設備專用配套的、或緊密相關的零部件,但屬于合同供貨范圍之外,仍然由設備廠家提供,并按照合同內貨物的條款執行,而且需要先供貨滿足現場要求后再完善手續,價格按照合同價格或市場價執行;③對于合同價格:按照規定是不能協商價格的。但在實際操作過程中,大多數招標項目,無論是招標人還是投標人都或被動或主動的進行價格協商,但作為招標人,一定要考慮投標人的實際狀況,一旦價格過低,將直接影響產品質量,一方面給設備安全運行帶來隱患,另一方面則增加后期運行維護成本。

3 合同執行階段的注意事項

大型水電站的設備生產制造進度直接影響整個工程的建設進度,哪怕是一個小零件不到位,都有可能推遲電站投產發電,從而給投資方造成損失。為盡量避免此類情況出現,在招標完成簽定合同后,需密切關注合同執行階段的各個環節,認真監督合同實施情況。

(1)及時開好設計聯絡會并認真落實會議要求的各項內容。

設備生產制造設計聯絡會作為設備設計的關鍵環節,一定要認真對待;要求所供審查的設計圖紙資料必須經過廠家內部審查程序后才能提交。應注意積極協調各方認真落實會議內容,確保各方在最短時間內解決實際問題。

(2)及時采取多種措施,確保設備按計劃生產。

成立催貨工作小組,明確設備催貨分工范圍,對口聯系廠家,協調相關事項。對重要設備采取駐廠監造的方式,根據廠家反饋的信息和現場進度要求,及時派人深入廠家生產基地進行巡視,了解設備生產動態;及時組織供貨協調會,根據工程建設的實際進度和廠家生產的實際情況,組織廠家、設計、監理、施工單位就交貨進度進行溝通協商,調整交貨時間,以確保供貨滿足現場安裝進度。如遇重大自然災害和不可預見因素、交貨進度確有困難而影響現場安裝進度時,需及時向上級主管單位反饋,請求出面協調溝通。

(3)認真組織設備驗收,及時協調處理設備缺陷。

根據合同和設計聯絡會以及設計實際變更情況,及時組織進行設備生產制造的關鍵環節及出廠驗收,對發現的問題和缺陷及時要求整改,不能影響現場的安裝進度。設備到貨后,根據到貨清單和相關要求,認真組織到貨驗收,對所發現的缺陷要求廠家及時進行處理,必要時返廠處理,同時提交相關報告。遇到緊急情況時,在與廠家溝通后,直接委托安裝單位進行處理,并由業主、監理、安裝單位共同簽證,費用由廠家支付安裝單位,如果廠家支付不及時則直接從結算款中扣除后轉付安裝單位。

(4)及時進行合同結算,確保生產資金的使用。

要確保設備按時交貨,還需要發包人按照合同要求及時進行合同結算,確保將合同預付款、投料款、進度款、驗收款足額按時支付給廠家,以便廠家及時啟動項目、采購原料、投入生產。從合同條款上講,合同簽定生效后并不等于合同自動履行,合同一般約定在合同生效后一定時間內發包人需要先支付首筆預付款,設計聯絡會開后需要付投料款,到貨后需要付進度款。而在實際操作中,由于各種各樣的原因,發包人并沒有按照合同要求及時支付相關款項,從而使得承包商有足夠的借口推遲交貨,進而給發包人催貨帶來難度。

4 招標管控責任探討

目前,大中型水電站的建設管理實行現代企業制度,涉及到管理機構包括本級公司(簡稱子公司)經營班子、董事會、股東會,還有上級公司(簡稱母公司)及各職能部門等多層關系。在電站設備招標管控方面涉及到的管理機構主要有:子公司招標評標領導小組、招標辦公室、計劃合同管理部門,母公司招標管理領導小組、招標辦公室、計劃合同管理部門、評標委員會、決標委員會。招標評標及報批程序非常復雜。一般規定,在一定金額范圍內的設備招標由子級公司自主進行招標并報母公司備案,超過一定金額標準后則由母公司組織招標。

對于由母公司組織的招標,如果母公司全部負責招標過程的所有事務,承擔招標的所有責任,待簽定完合同后交由子公司執行,這樣運作招標環節責權分明,辦事順暢;但在實際招標操作中,往往是某些環節由母公司負責,而有些環節又由子公司負責,從而導致每級公司都要對相應環節進行流程報批,而且由子公司負責的環節還得上報母公司批準,無形中增加很多流程,在招標環節上就需要花費很多時間和精力。同時,還容易在非招標環節造成責任不清的問題,比如,工程建設投資進度和質量管控責任均由子公司(法人)承擔,但由于母公司組織招標引起的設備采購對現場進度投資和質量造成影響的責任如果仍由子公司承擔并對子公司進行考核就有些不合理。這種管控方式需要不斷完善和總結。

5 結 語

大中型水電站設備招標及合同執行過程中有很多需要注意的事項,筆者只是談了一點個人體會,僅供參考。