項目管理軟件Project的管理效能初探

蔡 磊

（中國海洋大學，山東 青島 266003）

Microsoft Project是國際上享有盛譽的項目管理工具軟件，它不僅可以幫助項目管理者快速、準確地創建項目計劃，而且還可以實現項目完成時間、項目使用資源、項目成本的控制，幫助項目經理實現項目進度與成本的控制、分析和預測，是項目管理者對項目進行動態管理的有效工具。使用 Microsoft Project軟件可以使項目的實施進度與項目資源有效利用、和諧統一，既大幅度的提高了工作效率，又能夠最大限度的降低完成項目的成本，從而實現為企業提高經濟效益的目標。

1 項目管理軟件Project的版本及運行環境

Microsoft Project軟件是美國微軟公司研制的基于網絡計劃技術基本原理的項目管理軟件，該軟件在Windows操作系統支持下，具有窗口式圖形用戶界面，其功能較完善，操作簡便、靈活，并有豐富的圖形編輯、輸出功能。利用該軟件可深入分析項目計劃及資源配置的合理性，輕松繪制和更新統計圖表，以可視性的方式跟蹤項目進度，隨項目進展方便地調整進度計劃，協調設計單位、監理公司及現場施工單位之間的關系，大大提高管理工作的及時性和有效性。第一版微軟Project為微軟Project for Windows 95，發布于1995年，其后版本各于1998、2000、2003、2006和2010年發布，到目前為止最新版本為Project2010版。項目管理軟件Project的運行環境是在Windows9x/NT/2000/XP/Windows7等系統環境，兼容性強，功能強大。

2 在實際項目管理中運用Project軟件的效能展示

2.1 管理的項目工作任務明確

項目管理軟件的主要界面就是甘特圖界面。界面的左邊部分是軟件使用者或者是管理者所管理的各項工作，也就是工作任務。工作任務中包括很多方面：①任務名稱。也就是具體的任務是什么。這是首先要明確的東西，如果不知道任務名稱就無法工作；②工期。就是干這項工作所需要的時間。這對于一個項目的完成非常重要，有時對于一個項目會起到決定性的作用；③項目的開始時間。我們在一個項目的實施過程中首要的就是將項目的開始時間確定下來，只有確定了開始時間，這個項目才能進行實施，才能進行過程控制，才能進行評估等一系列工作；④完成時間，即項目的結束。一個項目的結束，對于項目來說是特別重要的事件；⑤前置任務；⑥項目可利用的資源名稱。甘特圖所顯示的這幾部分內容都是項目中所必不可少的。一個完整的項目從計劃到完成都要運用這些內容，見圖1。

2.2 對項目的進度管理科學有效

隨著項目的復雜度與難度的不斷上升，項目管理所涉及的范圍也越來越廣，無論是在技術的實現上還是任務的工作量上，在傳統的項目管理模式下對項目進度進行及時、有效的監控和評估難度越來越大。而計算機項目管理軟件在實效性和可操作性上的巨大優勢，使得引入計算機技術無疑成為改善、改進傳統進度管理的有效手段。Project軟件在進行項目管理時能夠有效地控制項目的進度。項目的進度管理是一個項目成功與否的重要條件，也是能否有效控制成本、提高資源利用效率、使項目獲得良好經濟效益與社會效益的重要保證。

Project軟件在進行管理操作中首先要確定項目的范圍，即對項目的精確描述，如項目所涉及的道路、管道、線纜、圍界等，同時還應補充界面內的功能描述，確保項目范圍能夠涵蓋項目內容。然后對工作包進行定義并對各項工作進行排序，排序的過程要進行工作時間的估算，根據工期的需要進行必要的時間壓縮，以獲得最佳的工期所需時間。Project軟件對所管理的工作進行統一規劃，統籌安排，可以科學的將前一項工作安排與后一項工作安排連接起來，并且使項目的進度完全不受其他因素的影響，保證了項目的完成進度，減少了因管理不利而造成的工期延長現象。

2.3 能夠有效配置與優化項目資源

項目資源就是完成項目所必需的各種實際投入，它包括完成任務的人員、設備、物資、資金以及完成項目的時間等。Project軟件能夠有效的優化與配置資源，使項目利用資源更加科學化、集約化。我們在完成某個項目時會利用各種資源，如人力資源、時間資源、資金、設備、原材料等資源，有的資源是可持續利用的，而有的資源就不能持續利用。因此我們在利用資源時，就要考慮資源的利用如何能夠高效、有序、節約，并且還要考慮利用資源與項目進度的關系，使項目的進度安排與資源利用達到和諧的統一。Project軟件不但提供了資源的名稱、類型、工時、標簽、單位、費率、成本等一系列資源的詳細信息，而且可以進行資源的調配與優化，還可以進行資源過度分配的調整，以達到最佳的配置效果。

2.4 能夠有效的防范與控制項目風險

我們在完成項目的過程中都會承擔風險。一般來講，項目越重大，需要承擔的風險也越大，無論在設計階段，還是在實施階段各種風險會不斷出現，它會伴隨項目的整個過程。我們只能不斷的防范各種風險，只能不斷的在項目的實施過程中控制風險，不能完全杜絕風險。Project軟件在防范與控制項目的風險方面具有很多優勢，并且從各個方面提供各種資料供管理者即決策者采取提前預防與應急策略，來達到項目的順利進行。

首先在項目的計劃或者項目的規劃階段，Project軟件在設計整個項目的實施計劃時，能夠從計劃的時間、人力資源狀況、資金狀況、材料準備、設備準備狀況等方面進行合理的計劃，并根據計劃來決定項目的實施是否可行，從源頭上降低了項目風險出現的幾率。再者在項目的實施過程中，項目的實施進度控制也在Project軟件中有很好的方法來解決，使項目的實施風險能夠及時的發現與防范。同時在項目的實施過程出現問題時，Project軟件的調整功能會根據項目的實際需要來調整項目的完成時間、資源利用、資源分配等問題，使項目的完成按照管理者的要求來進行，達到項目的既定目標。

3 結束語

現代項目管理軟件 Project在項目管理實踐中作用非常顯著，并且具有界面簡單、容易操作、跟蹤調整方便等特點，已得到了廣泛的應用。在實際項目管理過程中，應將管理理論與實踐操作結合起來，形成一種科學、可行的管理方法，正確的使用 Project軟件，避免出現將其視作“進度計劃軟件”，而不是完整意義的“項目管理軟件”的片面傾向，使其真正成為項目管理的科學助手。

圖1 某家庭裝修項目甘特圖