淺談如何做好醫(yī)院的藥品審計

張艷紅

【摘 要】隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)改革的深入和管理模式的更新以及醫(yī)院審計職能的轉(zhuǎn)變,加強醫(yī)院藥品進銷存的管理成為醫(yī)院經(jīng)濟管理和審計工作的重點,只有對藥品管理流程進行全方位的審查和監(jiān)督,才能使醫(yī)院實現(xiàn)持續(xù)健康發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】藥品;藥品審計;盤點

中圖分類號:F239 文獻標識碼:A 文章編號:1009-8283(2010)07-0110-02

1 前言

藥品做為醫(yī)院流動資產(chǎn)的重要組成部分,它的購銷存活動是醫(yī)院資金運動的重點環(huán)節(jié),藥品管理工作既關(guān)系到醫(yī)院經(jīng)濟效益,還關(guān)系著社會效益。隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)改革的深入和管理模式的更新以及醫(yī)院審計職能的轉(zhuǎn)變,加強醫(yī)院藥品進銷存的管理成為醫(yī)院經(jīng)濟管理和審計工作的重點,筆者結(jié)合多年醫(yī)院財務管理工作的實踐,談談如何做好醫(yī)院的藥品審計工作。

2 藥品審計的目的和范圍

由于藥品的購銷存活動是醫(yī)院經(jīng)濟管理的重點,所以對藥品管理審計的目的就在于監(jiān)督醫(yī)院藥品的購進、領(lǐng)用、調(diào)撥和儲備活動,檢查采購供應計劃的執(zhí)行情況以及內(nèi)部控制制度的完善程度,審查監(jiān)督藥品進銷存過程中制度以及合同的執(zhí)行情況,揭發(fā)和防止各種錯弊,保證醫(yī)院藥品管理工作的順利進行。

藥品審計的重點既包括藥品的采購、銷售和流通的全過程,又包括與藥品有關(guān)的預算計劃、采購審批制度、采購合同,以及藥品的驗收、保管制度及相關(guān)的倉儲管理和盤點制度、藥品的財務報表和賬冊等。

3 藥品審計的內(nèi)容

藥品審計一般都是依據(jù)藥品的購進、入出庫、銷售的業(yè)務流程進行,這種做法的好處在于既可以縱向的了解藥品的整個業(yè)務流程,又能合理利用審計資源,更有效地進行符合性測試,提高審計效率。按照業(yè)務流程,藥品審計的內(nèi)容大致分為三方面:

3.1 針對醫(yī)院藥品的購進流程的合法性、合規(guī)性核算管理和內(nèi)部控制す芾斫行審核和評價

具體審計內(nèi)容包括:

(1)審查醫(yī)院是否設立了由業(yè)務院長、紀檢部門、藥品管理部門、財務等相關(guān)部門成立的“藥事委員會”,該委員會是否對擬引進的新品種進行審核、審查;是否依據(jù)醫(yī)院權(quán)力機構(gòu)的決策,擔當起調(diào)查供貨單位的資信程度的責任,醫(yī)院對“藥事委員會”提報的購藥數(shù)量及供貨單位是否進行集體研究,批準前是否經(jīng)過認真審查。

(2)審查醫(yī)院的招標組織機構(gòu)是否健全,組成人員履行職責的能力和負責程度,是否能嚴格按照招標程序做到“公平、公正、公開”, 審查招標采購合同的合規(guī)合法性,重點審查招標的方式、原則與條件。

(3)審查藥品管理人員請購藥品是否依據(jù)醫(yī)院實際需求和庫存做到科學采購,是否定期實施藥品庫存盤點。

(4)審查藥品質(zhì)量檢測組織是否健全,每批藥品入庫前是否有真實反映藥品質(zhì)量的檢測報告。

(5)審查采購合同簽訂的合法性,采購行為是否規(guī)范,供應商的選擇是否合理,是否嚴格遵照合同約定的采購數(shù)量、質(zhì)量和規(guī)格執(zhí)行。

(6)審查會計監(jiān)督是否到位,重點審查財務部門是否對采購資金的使用進行審查和核實采購計劃,應付賬款的定期核對和支付環(huán)節(jié)對合同、發(fā)票的核對等。

3.2 針對醫(yī)院藥品收支核算流程的規(guī)范性和內(nèi)部控制管理進行審げ楹推蘭邸＞嚀逕蠹頗諶蒞括

⑴ 審查醫(yī)院藥品管理是否按照《醫(yī)院財務制度》及《醫(yī)院會計制度》進行核算,并遵循“計劃采購、定額管理、加速周轉(zhuǎn)、保證供應”的原則進行藥品管理。

⑵ 審查醫(yī)院是否設立了完善的藥品內(nèi)部控制管理制度,包括:

藥品定額與計劃管理制度

藥品請購制度

藥品采購驗收制度

藥品出庫制度

藥品儲備制度

藥品進貨憑證和付款制度

藥品調(diào)撥和報損制度

藥品收,發(fā),存設賬控制制度以及其他制度

⑶審查藥品核算是否按照“金額管理、數(shù)量統(tǒng)計、實耗實銷”的方式進行,是否按照藥品品種、數(shù)量、單價設置數(shù)量金額明細賬。藥品管理部門是否定期與財務部門的有關(guān)賬簿進行核對,做到賬賬相符、賬實相符。

⑷ 審查是否有明確的職務分離制度,在采購部門、財務部門、藥庫、藥房、臨床科室之間進行了明確分工相互制約;藥品的購入和領(lǐng)用是否有完善的出、入庫制度,藥品領(lǐng)用及售出手續(xù)是否完備、反映準確。

⑸ 醫(yī)院藥品核算是否按照要求設立“藥品”、“藥品進銷差價”及相應的二級科目進行明細核算,是否實行收費處計算機“藥品收入”科目與藥房藥品發(fā)出金額的核對制度,確保藥品收入和藥品收支結(jié)余的正確性。

3.3 對醫(yī)院藥品的實物管理及定期盤點制度進行實地核查,具體審ぜ頗諶蒞括

⑴ 審查醫(yī)院藥品是否本著維護醫(yī)院經(jīng)濟效益最大化的原則采用少量、多次的采購方式使庫存壓縮到最低限度。

⑵ 審查醫(yī)院是否設立庫存藥品明細賬、本月藥品消耗匯總表、本月領(lǐng)用藥品匯總表、盤點清冊及未付款進藥明細表等,對特殊藥品是否實行單獨保管重點統(tǒng)計,是否進行藥品處方統(tǒng)計管理,定期編制藥品消耗統(tǒng)計表等,以保證藥品核算的真實性。

⑶ 審查醫(yī)院是否有定期盤點制度,是否認真組織,建立專人負責制度 ,是否將賬物的查對工作分類分柜責任到人,藥品管理部門是否建立抽查、巡查相結(jié)合的監(jiān)督機制。

⑷ 審查醫(yī)院是否建立了臨時盤點制度,在相關(guān)的庫房保管人員變動及藥房負責人變動時組織盤點,藥品調(diào)價時,對需調(diào)價藥品進行盤點、不定期檢查庫房賬實是否相符時,抽盤部分藥材、根據(jù)工作需要對部分藥品材料進行臨時性盤點等。

4 藥品審計中應重點注意的問題

繁瑣的審計工作方式經(jīng)常是通過檢查資料和調(diào)查來完成,由于受提供資料的真實性、審計環(huán)境、審計項目的性質(zhì)、以及審計者的主觀因素和客觀因素等多方面因素影響,審計結(jié)果可能與客觀事實存在偏差,為了盡可能地避免偏差,做到審計工作的“合理保證”,在藥品審計工作中應重點注意以下問題:

(1)在審計過程中重點對醫(yī)院內(nèi)控制度內(nèi)容的完整性和方法的可行性進行判斷,對醫(yī)院現(xiàn)有的內(nèi)控制度進行符合性測試,通過組織結(jié)構(gòu)、風險評價、業(yè)務流程等內(nèi)部控制審計評價指標對醫(yī)院的內(nèi)控制度進行綜合評價,核查醫(yī)院內(nèi)控制度的有效性。

(2) 審查藥品管理部門和財務部門的職責分離,藥品管理控制系統(tǒng)中的采購員、藥庫保管員、會計等相關(guān)人員都應建立明確的崗位責任制.采購員與保管員,采購員與藥品檢驗員等職務必須分離.審計中尤其要對藥品采購付款業(yè)務及驗收入庫等流程的執(zhí)行情況進行實地調(diào)查,審查入出庫單及驗收單,確認不同崗位的分工負責及相互制約是否有效,確認在藥品流通環(huán)節(jié)是否存在因職務分離不清而導致的舞弊行為。

(3) 科學安排盤點時間,對藥品的盤點時間最好選擇在每月財務結(jié)賬的最后1天,同藥品管理部門的盤點及財務部門的會計核算同步,通過計算機系統(tǒng)隨機抽查庫存商品數(shù)量,在剔除少量的出入庫藥品后便可準確的進行賬實核對,可大大減輕藥品盤點的難度。

(4) 審查財務部門對藥品進銷差價的核算方法,匯總計算藥品進銷差價明細表,并與總賬、明細賬核對,做到數(shù)額相符,避免醫(yī)院多保留藥品進銷差價,由于藥品進銷差價屬于過渡性會計科目,該科目核算的準確和期末在庫存藥品余額和當期已售藥品的分攤直接影響到醫(yī)院當期藥品支出的準確性和當年藥品收支結(jié)余的準確性。

(5) 對藥品供應商進行審查,尤其是對更換頻繁的供應商要嚴格審查相關(guān)資質(zhì),對藥品購銷合同進行合規(guī)合法性審查,避免不必要的風險。

5 結(jié)論

近年來發(fā)生的同藥品相關(guān)的諸如價格虛高、醫(yī)院腐敗等各類事件,對醫(yī)院的經(jīng)濟管理監(jiān)督工作提出了更高的要求。做為醫(yī)院經(jīng)濟管理中的重點,藥品的審計工作貫穿了醫(yī)院的整個經(jīng)濟管理活動,只有對藥品管理流程進行全方位的審查和監(jiān)督,才能夠及時針對發(fā)現(xiàn)的問題提出相應的改進措施、經(jīng)營意見和建議,才能夠很好的“防患于未然”,將醫(yī)院的風險降到最低,確保醫(yī)院各項經(jīng)濟管理工作的順利進行,實現(xiàn)醫(yī)院的可持續(xù)健康發(fā)展。

げ慰嘉南:

[1]朱秀琴 曹偉 對醫(yī)院藥品實施審計監(jiān)督的幾點思考 經(jīng)濟技術(shù)協(xié)作信息2006(17)

[2]馬祺.淺談市場經(jīng)濟條件下的醫(yī)院審計風險 科技與經(jīng)濟2006(2)

[3]高建中. 醫(yī)院內(nèi)部審計熱點問題探討.衛(wèi)生經(jīng)濟研究2006(2)

[4] 王英 淺談藥品和衛(wèi)生材料的盤點 中華現(xiàn)代醫(yī)學管理雜志 2009(7)