淺談如何做好人事檔案管理工作

宋奇芳

【摘 要】由于人事檔案真實的記載和反映干部個人經歷、政治、思想、品德作風、業務能力等,是干部個人自身成長歷史的真實記載,為學校和企業黨的組織工作、人事工作的決策提供了可靠的依據,為學校和企業合理分配使用人力資源提供了可靠的信息。隨著我國政治、經濟體制改革的不斷深入,學校和企業人事檔案管理出現了許多新的情況,新的問題。人事檔案工作面臨了不少新的挑戰,人事檔案工作如何與時俱進,如何加快發展,更好的為黨的組織、人事工作提供服務提出一些意見。

【關鍵詞】人事檔案;管理

中圖分類號:G270文獻標識碼:A 文章編號:1009-8283(2010)07-0125-01

1 人事檔案的定義

人事檔案是組織人事部門按照黨的干部政策在培養、選拔和任用干部等工作中形成的記載干部個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作業績等內容的文字材料,按照有關規定進行整理后組成的,是考察了解和正確選拔使用干部的重要依據。

2 人事檔案管理存在的問題

人事檔案制度自20世紀50年代產生以來,作為一項常規性的公共管理工具對中國的信用建設、干部管理、國家安全、福利分配等方面作出了不可磨滅的制度性貢獻,但隨著改革開放的進程加快和社會主要市場經濟的縱深推進,傳統的人事檔案制度的身份和體制性弊端也顯露無遺。“死檔棄檔”、“虛假檔案”、“人檔脫節”、等現象也日益增多,其“二元化人事體制結構”所形成的“人才壁壘”、“單位封閉”、“制度交易”、“身份阻隔”等負面功能愈加顯現,在一些人的心目中人事檔案已經淪為“雞肋”——食之無味卻棄之可惜,其制度性生存愈發尷尬。因此,傳統人事檔案制度必將走向終結,新的、科學的人事檔案制度必將走向前臺。根據全國人才工作會議精神,要促進人才的合理流動,必須進一步消除人才流動中的城鄉、區域、部門、行業、身份、所有制等限制,發展人事代理業務,改革戶籍、人事檔案管理制度,放寬戶籍準入政策,推廣以引進人才為主導的工作居住證制度,探索建立社會化的人才檔案公共管理服務系統。人事檔案及其制度的公共政策創新必須沿著契約化、社會化、電子化和法制化的方向發展,也就是說契約化、社會化、電子化、法制化是人事檔案制度創新的必然路徑。

內容上,立卷不夠規范,案卷質量不高。一是檔案材料內容填寫前后不一。“三齡一歷”(年齡、工齡、黨齡、學歷)記載多樣,個別干部的“年齡越填越小,參加工作時間越填越早,文化程度越填越高”。二是檔案用紙規格不一。雖然規定檔案材料要統一使用16開辦公紙,但現行的公文材料大部分都是A4紙,紙張大小不同,致使有些表格制作超過了裝訂線,給裝訂歸檔工作帶來了不便。三是材料歸類不準確。有的不該歸檔的材料歸了檔,而應該在歸檔范圍內的零散材料去沒有及時歸檔。四是檔案材料短缺。如表彰和處分的材料散失較多,有少量的履歷表、自傳等未蓋人事部門公章。另外,隨著時代的發展,干部人事檔案中有些陳舊的信息內容已不能滿足企業發展的需要。如記載個人履歷、社會關系、政治面貌等基本情況的內容多,而反映個人工作能力、技術特長等方面的內容少,這些都會直接影響到檔案質量。

使用上,技術手段滯后,運行效率較低。在整理檔案過程中,有的單位沒有啟用干部人事檔案電子信息化管理技術,大部分是靠手工操作,費時、費力,效率低,與企業整體的現代化、信息化、科學化管理水平不相適應。

3 關于人事檔案管理的建議

保持人事檔案工作的高質量,就必須要有科學的管理辦法。傳統的管理辦法在一定時期有它的科學性,但隨著形勢的發展和干部工作對人事檔案管理工作要求的變化,就會顯現出它的局限性。因此,目前的人事檔案的管理必須緊跟干部工作的需求,實現管理的規范化和信息化。

(1)實現檔案材料收集、歸檔和鑒別的規范化。干部人事檔案管理質量的提高,重要的一條就是要及時收集和補充檔案材料,而材料收集、歸檔、鑒別是否規范化將直接影響進檔材料的質量,對收集到的檔案材料,從手續是否完備,表達是否準確、精煉,觀點是否明確等方面進行認真細致的鑒別,對于不符合要求的及時退回,限期糾正再歸檔,對于不屬于歸檔范圍的材料,及時推給相關單位、做到不散失、不積壓。

(2)改進檔案的檢索與查閱方法,實行計算機管理,提高檔案管理的信息化。對于干部人事檔案的檢索,無論是采用“四角編碼”法還是“筆形編號”法均是利用姓氏檢索的方式進行,這兩種方法均有一定的科學性,但用起來比較繁瑣,工作效率低。為提高效率,可以采取英文字母的順序進行編排,便于記憶,利于查找,提高速度。

(3)分類管理。國家公務員的檔案由組織人事部門按管理權限建立并管理;其余人員的檔案,則打破身份、學歷、職稱、行業、地域等各種限制,由政府人事部門所屬的人事機構建立并統一管理。

(4)人事檔案管理機構實行許可證并年檢制度。制度硬件、軟件標準,并加強執法檢查;同時,檔案管理人員也要進行培訓并實行資格證制度,并定期考試更新知識。統一服務標準和收費標準。

(5)利用現代化管理手段。人事檔案管理制度也要與時俱進,不斷學習掌握現代檔案管理理論與新技術的運用,開拓創新,開發新手段,加大投入,對人事檔案實行動態化管理和維護,開發研制人事檔案管理軟件,建立數字檔案和多媒體檔案,并實行聯網,通過現代化手段建立人才信息收集、反饋和跟蹤系統。

只有與時俱進,注重檔案的服務性,才能提高檔案的利用價值,牽一發而動全身,人事檔案管理制度的改革、信用業績檔案的建立必將使人事檔案煥發新的生機與活力,必將使社會生活中的諸多問題不攻自破、迎刃而解,必將為社會經濟的發展提供強有力的保障。

げ慰嘉南:

[1] 王云慶 苗壯《現代檔案管理學》青島:青島出版社2002年

[2] 傅華 《聚焦人事檔案》《中國檔案》2003年第4期

[3] 吳建美《高校人事檔案管理淺議》《江蘇廣播電視大學學報》2006年第6期