如何規范醫院物資采購的經濟管理

山東省濰坊市益都中心醫院 孫學玲 賈利 張寶剛

采購在醫院經濟運營中顯得尤為重要，醫院的采購環節包括藥品的采購、醫療設備的采購和物資的采購。其中，物資的采購又分為醫療器械耗材的采購(普通耗材、高值耗材、骨科耗材、眼科耗材與化學試劑)和后勤物資的采購等。由于醫療耗材的大量被應用，醫院物資采購工作的好壞將直接影響到醫院的醫療質量和診療安全。另外，它還是醫院全部支出的主要組成部分，是醫院成本控制的重點和核心。筆者就常見于采購環節中的問題，結合實際工作談一些體會。

一、醫院在物資采購環節中存在的主要問題

在醫院的成本核算中，造成醫院成本松弛的主要原因是我們對醫院的物資采購管理工作不到位。一般表現在以下幾個方面：（1）沒有設立專門的科室對醫院的物資采購環節進行全面的控制，而主要依靠后勤物資供應中心、醫療器械科等科室內部的自我控制，外部雖然有監察、審計等科室監管，但由于人員不足，控制力度并不強。（2）對醫院的物資采購工作流程進行規范和約束的力度不夠，制度還有待于進一步完善。（3）沒有制定出完備的申請采購計劃，現有的申請采購計劃沒有被相關科室很好地執行。

二、醫院物資采購管理方式建議

（一）成立醫院物資采購監督管理部門

醫院一般沒有設立專門的科室對所有的物資采購活動進行監督，監察科、審計科雖然參與了監督，但由于人力資源比較少，對眾多的物資采購活動的監督是十分有限的。規模比較大的醫院，三級以上的醫院，可以采用設立專門的物資采購管理中心或由獨立的審計部門來加強對醫院的物資采購過程進行全面監督和全程控制，對中小醫院來說，包括所有二級以下的醫院，由財務科對醫院的物資采購活動進行全面監督和管理控制是比較合適的，也比較容易落實。

（二）制定和落實好物資的采購管理制度

（1）明確物資采購管理職責。明確好物資采購人員對要對產品的供應商、物資采購產品的質量和采購數量等負全部責任。（2）規范好醫院的采購流程。計劃申請—審批—采購—驗收入庫—報賬。（3）嚴格執行物資采購審批權限。所有的物資采購計劃必須執行審批制度，有批準權限的是分管物資采購的副院長。對于普通日常物資應實行計劃采購。禁止未經批準的任何采購活動，但突發性或臨時性急救物品可以由相關領導確認后，先由物資采購部門負責采購，但請購單上必須注明急購字樣并說明理由，事后由分管副院長再補批并簽字。（4）制定物資采購的必要條件。一是物資采購活動必須具備完整的采購程序。二是物資采購用品必須是必需的、合理的、有效的，并且經確認已經沒有庫存或現有庫存已經不能滿足科室需要而必須購進的。三是物資采購的產品必須適量，有計劃性。四是物資采購的產品價格必須要合理。（5）建立穩定的供貨渠道。（6）明確內部采購職責，并將責任落實到相應的人員身上。（7）把驗收環節作為重點。所有物品購入后都要由采購員本人與保管員一起進行驗收登記入庫，并在相應的發票或者是隨貨通行上簽字，以留存備查。采購員與保管員必須認真核實購入物品是否與計劃申請相符，有無不夠或發錯的現象，并對相符性負責，只有完全合格的物品才準驗收入庫。（8）規定好退貨或索賠條款。為減少醫院損失，降低醫院的物資采購成本，購入的物品由于質量、規格不符，不能用于臨床科室應用的，采購部門必須聯系供應商辦理退貨或換貨處理。物資采購約定中必須明確索賠條款，對因供應商原因產生的費用，采購部門應該根據實際情況寫出調查報告，然后書面通知供貨公司向他們索賠，或者通知財務科在相應的貨款中予以扣除。（9）制定貨款的結算制度。所有物資采購均要求以電匯的方式付款，嚴禁采用現金結算或支票支付，特殊情況除外。為防止采購物品的質量等原因而給醫院帶來不必要的經濟損失，醫院物資采購部門應盡量避免當月全額付款，即對大金額、大批量的采購保留一定的付款金額。在不影響醫院信譽的前提下，適度延長付款時間是醫院提高資金周轉率的好辦法。

（三）制定和加強物資采購環節的經濟管理

1、建立完整的物資價格檔案。為有效控制醫院的物資采購成本，減少費用支出，醫院采購員應收集和管理好所有的價格情況，并及時了解和分析好市場行情。 2、建立和健全好供應商檔案。供應商檔案應有公司名稱、公司地址和聯系人員、聯系電話、郵箱地址、業務范圍、服務好壞和賬號開戶銀行等資料，并定期或不定期地檢測更新，由采購員負責管理。 3、加強物資采購人員的職業化培訓，提升采購人員的綜合素質，保證國有資產安全不受侵犯。 4、選擇合理的物資供應方式。由于耗材的性質不同，用途也各不相同，如何選擇合適的采購方式，這是降低采購成本的關鍵環節。（1）公開招標。對于大量的材料采購，實行公開招標的方式，以達到采購成本最低、質量最好的目的。（2）邀請招標。只能從有限范圍的供應商采購的，或采用公開招標方式所需時間不能滿足緊急需要的，可以采用這種招標方式。（3）競爭性談判采購。招標后無供應商投標或沒有合格標的，招標文件的準備時間較長，技術復雜不易確定詳細規格或者具體要求的，才用此法（4）詢價采購。（5）單一來源采購。

（四）對物資采購工作進行嚴格的日常控制

1、事前批準，并嚴格按采購審批程序執行。 2、規定采購物資的結算時間。從醫院總的物資采購實踐來看，要想完善醫院物資采購環節的管理，做好整個醫院的物資采購工作，就要嚴格執行醫院現有的物資采購管理制度，加強物資采購環節的內部控制，不斷地提高采購人員的思想素質和業務素質，并在實踐中不斷總結經驗、完善制度并落實到位，才能把好醫院的物資準入關，才能將醫院有限的資金用在刀刃上，才能提升醫院的核心競爭力。

[1]沙志平.加強成本控制建設節約型醫院.中國醫院管理，2007；27(4)：32

[2]劉煥芳.如何做好醫院內部采購比價審計.中國衛生經濟，200；24(8)：76