財務軟件在企業管理中的應用

煙臺宏達建筑設計咨詢有限公司 顏忠麗

財務軟件在企業管理中的應用

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一、財務軟件在企業中應用現狀

財務軟件在企業中應用最初的目的是為了減少會計核算中大量繁雜重復的手工勞動，并使信息處理的速度和效率大大提高，可靠性更強，將人的主要精力從算賬、記賬、匯總等事務性處理工作中解放出來，充分發揮財會人員的職能，參與企業的決策與經營管理。經過十幾年的不斷完善和改進提高，財務軟件在會計核算方面的開發與設計日臻成熟，我國財務軟件的發展在技術上走過了PC單機→PC局域網→廣域網幾個階段，正在邁向互聯網時代。

在PC單機階段，財務軟件的模型是手工模式，主要解決會計核算重復繁雜的手工勞動，成為會計電算化的第一個改革浪潮，這一階段促進了會計工具和介質的改變，如從算盤到鍵盤，從賬本到磁盤文件，在過去的一段時間內起到了非常重要的作用，為財務軟件的發展積累了豐富的經驗及大量的數據；局域網是計算機通信網的重要組成部分，它是指在一個局部地區范圍內，把各種計算機、外圍設備、數據庫等相互連接起來組成的計算機通信網。局域網的建立，其主要目的就是為了更好地實現資源共享與內部信息的迅速有效地進行傳輸。在這一階段，財務軟件實現了在一定范圍內數據的共享，在不同臺微機上，只要正確輸入并打印完成憑證，那么，記賬、轉賬以及報表的生成均由計算機自動完成，財務部門能夠及時掌握各項資金運轉情況。在廣域網可以實現集中式財務管理，集團型企業可以利用網絡財務系統對所在分支機構實現集中記賬，集中資金調撥。

現運行的財務軟件采用結構化設計，開發工作直接面向用戶，軟件設計靈活，計算準確，查詢方便，人機截面清晰，易于操作。它的主要功能模塊有：賬務處理系統，報表處理系統，工資處理系統，固定資產管理系統，采購管理系統，庫存管理系統，銷售管理系統，財務分析，成本分析，領導查詢等相對獨立的模塊。

但是現行會計核算軟件存在以下不足：

(1)現行的財務軟件是基于手工模式而來，體系封閉，由于產生的技術背景落后，無法實現網絡化管理或只支持局部網絡應用，更無法支持電子商務，不能適應網絡時代企業的需求。

(2)會計信息單一，財務協同無從談起。一方面會計核算強調會計信息的真實性和可靠性，只是核算已經發生的歷史會計信息；另一方面，由于技術方面的限制，傳統財務軟件無法做到會計信息的實時動態處理，事前預測。

(3)對管理會計考慮較少。現行財務軟件主要強調核算功能，而分析管理功能薄弱。在財務會計與管理不斷融合的今天，企業的經營管理者將越來越關注于通過財務軟件獲取對企業生產經營管理真正有用的信息，財務軟件應重視管理會計的應用。

(4)財務軟件中提供“反記賬”、“反結賬”功能，本人認為不妥。所謂“反記賬”就是將已記賬的憑證通過記賬的“逆向”過程，使已經完成結賬處理的會計期間恢復到未結賬狀態。這項功能設計迎合了某些財務軟件使用者的歡迎，但是卻給企業的財務會計系統帶來了巨大的隱患。

二、財務軟件發展的趨勢

1、轉型

財務軟件的發展應從“核算型”向“管理型”發展，實現財務會計與管理會計有機結合，完善對企業經營活動的計劃和控制功能，特別是在預測，決策，控制分析，財務管理與業務管理密切結合等方面有所改進與提高。

企業的管理基礎和技術水平決定了企業能夠監理和應用怎樣的信息系統，信息系統應該與企業的管理基礎和技術水平相適應，企業管理理論和實踐及信息技術的發展不斷推動著信息系統的模式、結構和功能的發展。企業通過科學決策、規范工作流程來優化員工行為，使人財物等資源有效結合，提高全要素生產率。

以所在企業為例，隨著計算機技術的發展，公司在其他的一些方面已經應用開發了如物資管理，認識管理，業務管理等子系統，但是這些小系統都是在獨立環境下開發的，雖然財務管理系統，業務管理系統和物資管理系統中都有許多共同的信息，但是這些共同信息之間卻沒有任何關聯，即使從一個系統更改了共同信息卻不能反映到其他系統之中。造成這種局面的原因是這些軟件系統是由不同的職能部門組織開發和應用的相互之間沒有通訊渠道，不能保持數據的唯一，成為不能共享的信息“自動化孤島”，無法協調工作，使各種功能子系統不能有機地集成在一起，組成企業整體優化的信息化系統。

財務子系統作為ERP（企業資源規劃系統）的一個組成部分，實現財務子系統與ERP其他子系統之間的信息集成，是我國財務軟件發展規律的必然趨勢。

核算型財務軟件之所以發展迅速，很快被推廣應用，主要是因為它是建立在會計復式記賬的理論基礎上，采用的核算方法，核算程序包括對外提供會計報表的格式有比較明確的規定。而作為管理型的財務軟件因各行各業管理方式不同，因而對應提供管理信息具體內容的要求也不同，這就給管理型財務軟件的設計及開發增加了難度。本人認為管理及決策貫穿于企業的整個管理過程，決策是組織及其活動的基礎。即企業的管理本是一個完整的決策過程，而在會計核算基礎上增加的一些查詢功能，報表分析功能，雖然對管理人員進行企業管理能夠起到一定的輔助支持功能，但是充其量不過是決策過程中的情報活動而已，無法進行有效的事前預測和事中預測。

從決策過程的四個階段分析來看：

(1)情報活動——探查環境，掌握作出決策的條件。

(2)設計活動——制定分析可能采取的行動方案。

(3)抉擇活動——從可資利用的方案中選出一個適當的特別行動方案。

(4)審查活動——對過去的決策進行評價。

管理型軟件也應該根據決策過程的四個階段為用戶提供從財務預測——財務決策——編制財務預算——控制與分析一個完整的功能系統，協助管理者進行日常例行事物的管理。

因此財務軟件可劃分為會計核算系統，財務管理系統和決策支持系統，各系統之間及系統內部都存在著數據傳遞關系。

核算系統要完成會計數據采集和加工處理，同時要向管理系統和決策支持系統提供有關的數據和資料。

管理系統在對數據進行進一步加工處理的同時，也要向決策支持系統提供有關的分析資料和管理信息，以便決策支持系統作出相應的分析預測，并且給出各決策方案。

2、網絡化建設

經濟的發展和社會變革的需要，產業結構調整，企業并購、重組已成為我國近年來經濟生活中常見之事。并購重組使企業結構的形態發生了巨大的變化和呈現出極大的動態性，為此，需要企業走信息化的道路來加強動態管理。

網絡技術的發展，已對社會經濟的各個方面產生了重大影響，管理的數字化、實時化、遠程化等新的生活生產方式不斷涌現，社會環境決定了會計的發展，同時對財務軟件的應用產生了深遠的影響，經濟全球化影響國際貿易和國際投資規模不斷擴大，以國際互聯網為代表的信息技術在生產、流通、消費等領域廣泛應用。因此財務軟件也應順應網絡趨勢的發展。

網絡財務主要體現在財務管理空間、時間和效率三個方面的改變，從空間上看財務管理從企業總部走向企業全部，從企業內部走向企業外部，企業事務可以遠程處理，便于整合整個企業的采取資源，全面提高企業的競爭力；從時間上看使得會計核算從事后到實時，財務管理從靜態走向動態，企業的一切活動均可以實時報告，便于企業進行在線管理，從而顯著提高企業的工作效率。這幾個方面的改變帶來了財務工作介質和工作方式的改變，本質上都極大地延展了財務管理的能力和質量，使財務管理達到了一個嶄新的水平。

(1)遠程處理：在互聯網之前對異地機構的財務管理由于受傳統方式的空間局限，其技術強度或管理成本都是高昂的，基于互聯網的財務管理系統突破了這一空間局限，使物理距離變成鼠標距離，使管理能力能夠延伸到全球任何一個節點，眾多的遠程處理功能得以輕易實現，大力強化主管單位對下屬機構的財務監控。特別對于集團型等多分支機構的企事業單位具有重要現實意義。

(2)動態核算：如果說PC時代的財務系統主要解決了工作量的問題，那么網絡財務管理將在此基礎上顯著突出速度問題，網絡財務下的會計核算將從事后的靜態核算達到事中的動態核算，極大地豐富會計信息內容并提高會計信息的價值。

(3)集中式管理：隨著市場競爭的加劇，企業為了整合財務資源，提高競爭力，因而越來越多地采用集中式的財務管理模式，網絡化財務是集中式財務管理的理想模式。集團公司型企業可以利用網絡財務系統對所有分支機構實現集中記賬，集中資金調配。

三、安全防御

1、電子商務蓬勃發展，計算機技術和通信技術兩者結合，形成一種全新的商業模式，隨著電子商務的發展，傳統的財務管理也演化到網絡財務時代，網絡財務的最顯著的特點是實時報告，企業可以進行在線管理，網絡財務的前景是誘人的，因為企業的經營管理活動幾乎依賴于網絡系統，如果企業對網絡的管理和維護水平不高或疏于管理監控，一旦網絡系統癱瘓將嚴重影響企業的整體運作。它引起的安全問題應注意以下幾個方面：

(1)系統的功能是否恰當、完備，能否滿足用戶商務活動的需要。

(2)系統的數據流程處理方法是否符合有關貿易法規。

(3)系統是否建立了恰當的程序控制，以防止或發現無意的差錯或有意的舞弊。

(4)系統的安全保密措施和管理制度是否健全，能否保證系統安全可靠地運行。

(5)系統的文檔資料是否全面完整。

(6)財務報告的內容拓展及形式創新所引發的安全隱患。

2、對于安全性防御解決的途徑。

(1)制度保障

在法律上建立電子商務法律法規，規范網上交易支付核算行為，制定網絡財務準則，只有建立一套行之有效的法律，才有可能保障會計信息反映的完整性和真實性。

健全內部控制制度，制定上機操作規程，建立計算機資源訪問授權和身份認證制度，建立安全稽核制度和檢測預警系統。加強工作流程如數據的準備環節、系統運行環節、財務管理環節、檔案管理環節的制度控制。

(2)技術防范

防火墻：建立在企業內部網和外部網絡接口處的訪問控制系統，它對跨越網絡邊界的信息進行過濾，目的在于防范來自外部的非法訪問，又不影響正常工作，從而為企業設立了一道電子屏障。

加密技術：數據加密技術對網絡服務及開放性影響較少，是保護信息通過公共網絡傳輸和防止電子竊聽的首選方法。

數字簽名：在INTERNET環境下，電子符號代替了會計數據，磁介質代替了紙介質，財務數據流動過程中的簽字蓋章等傳統手段將完全改變，為驗證對方身份，保證數據完整性，在計算機通信中采用數字簽名這一安全控制手段。

安全協議：是一組規則，詳細說明報文如何“偽裝”，以保證它們的安全。

四、財務人員業務及技術水平的提高

電子商務的應用，財務軟件的發展及網絡技術將全面改變企業經營模式，改變財務人員的工作和生活方式，在新的形式下財務人員依然是企業經濟活動反映和控制的主力軍，這就給會計人員自身的能力和素質更高層次的復合型要求，既要懂會計，又要懂管理；既要有原則，又要靈活創新；既要熟悉會計業務的操作，又要掌握網絡知識。因此財務人員必須不斷更新觀念，完善自我，才能在激烈的競爭中勝任本職工作。

1、加強學習，不斷更新知識

電子商務模式財務與企業管理信息系統不僅要求軟件的設計者具有很高的會計企業管理、計算機和網絡技術等交叉學科知識，同樣也要求財會人員掌握這些知識，并能夠在更復雜的硬件和軟件環境中有效的應用系統，完成企業在電子商務環境下各種經營業務的核算和管理功能。

2、轉變職能

在傳統的財務及企業管理信息系統環境下，財務人員注重對會計交易業務的處理；在電子商務模式下，財會人員要改變傳統觀念，不僅要關注信息的處理，而且要把注意力轉向會計的管理智能上，充分參與企業的決策活動，為企業發展提供可靠的信息來源。

3、培養財會人員良好的職業道德與自律性

財會人員要面對各種數據并對其進行處理，而這些數據都是反映企業財務狀況和經營成果，具有實際價值的數據。因此，要求財會人員必須保證數據的合法安全，并具有良好的自律意識，法律意識和職業道德，保證自身不會危害企業經濟信息的安全。

總之，財務軟件的應用及發展與企業的管理水平緊密聯系，網絡財務既要充分滿足企業的動態管理，集中決策等方面的需求，還要和電子商務的發展密切聯系，以求得最大的經濟效益。計算機在企業管理中的應用開發，盡管目前還面臨著不少的問題和困難，但管理人員在這方面的認識和需求日趨增長，在計算機網絡化的環境下，財會人員必須學習和研究計算機信息系統，不僅熟悉計算機網絡會計的一般知識。而且懂得計算機網絡會計的分析與設計技術。人們逐漸認識到計算機在企業管理中的應用是生產經營發展的需要，是能在激烈的市場競爭中取勝的需要，也是對外開放，依靠科技進步促進企業管理的需要，有著廣泛的發展前景。

（責任編輯：張彬）