轉換為金盤系統后期刊管理遇到的問題和解決思路

于清華

（黑龍江中醫藥大學圖書館,哈爾濱 150040）

轉換為金盤系統后期刊管理遇到的問題和解決思路

于清華

（黑龍江中醫藥大學圖書館,哈爾濱 150040）

由于現代化管理發展的要求,圖書館需要更新管理系統來提高服務的質量和效率。在管理系統轉換過程中,針對 GDL IS.NET系統在期刊管理系統的設置、功能欠缺和黑龍江中醫藥大學圖書館實踐中發現的問題,進行探討并提出改進建議,以期提高高校圖書館期刊管理質量和服務水平。

金盤系統;系統轉換;期刊管理

隨著網絡技術的迅猛發展,圖書館對軟件管理的要求日益增加。圖書館集成管理信息系統不僅要有傳統的管理功能,而且要適應時代的發展,與網絡化、數字化接軌,滿足讀者深層次的要求。我館現有的集成系統由于使用時培訓不到位,后續升級緩慢、操作不便捷等原因導致很多工作難以開展。因而對于圖書館的系統轉換勢在必行,旨在:1）提高圖書館的工作效率和服務品質、降低工作成本;2）加強館藏控制;3）加速信息的收集、整理和共享[1]。

金盤公司是一家主要研發圖書館自動化管理系統的高新技術企業。該公司的軟件在國內的很多高校,特別是醫學院校使用比較普遍。目前最新的產品就是第五代 GDL IS.NET圖書館集成管理系統,2008年投入市場,它除了具備常規的圖書館業務管理功能外,還可對視聽資料、光盤等非印刷資料進行自動化管理。編目時它可根據分類號自動生成主題詞;采購時可通過移動、掌上電腦實現外部數據的采集;從功能、性能、安全性、易用性等方面得到了提升。

我館在廣泛調研、認真考察之后確定將現有軟件更換為金盤第五代 GDL IS.NET圖書館集成管理系統,并在 2010年1月進行新舊系統的轉換。

在新舊系統轉換及三個多月新系統的試用過程中,我們體驗了新系統在期刊管理上的優勢所在,同時也發現了系統轉換出現的一些問題,本文結合我館實踐,對金盤系統期刊模塊中存在的問題進行探討并提出改進建議。以期對其他館的系統轉換工作起到一定的借鑒作用并敦促金盤公司能夠盡快解決。

一、期刊系統數據丟失現象

在系統更換時,由金盤公司將原有的圖書館管理系統中的數據全部轉到新的系統中來。數據轉換一般說來都存在著不同程度的數據丟失,而數據丟失必須要通過系統運行過程中的檢測來發現。因此在新系統試運行階段,我館期刊部對 2010年新訂購期刊進行了逐條復核,在新訂刊中有1 100余種為續訂期刊。在復核中對照原系統進行比對,發現至少有 60種期刊在金盤系統中無法找到,約占復核量的 5%以上。在復核中,我們采取了刊名、標準編碼等多種方式進行查找,標準編碼項目內又以 ISSN、CN、郵發代號等為檢索點均未找到相應MARC數據。而期刊不同于圖書,期刊連續出版的性質決定一條期刊的MARC記錄在以后每年的訂購、簽到、裝訂、驗收入藏等圖書館期刊自動化管理工作流程中要長期使用[2],一條MARC刊目數據下,有連續數年的訂購記錄以及簽到記錄。基礎數據的丟失使館藏期刊數據不準確,對整體期刊工作造成影響。

如果由金盤公司將丟失的數據進行再次轉換,需要圖書館統一將丟失的數據信息集中上報,再由當地工作人員交給總公司進行轉換,這樣一來存在處理周期長、時間緩慢的問題。而隨著 2010年新刊到館,訂購、簽到已經陸續進行,所以為了不影響期刊工作業務的開展,我館采取了手工補全的方式。對照原管理系統的原始數據將缺失的MARC書目記錄逐條找到,然后回到金盤系統進行補著錄,并依據訂購記錄按年度補齊。具體的記到記錄不補,待今后作期刊回溯時統一進行。

二、轉換后的簽到記錄部分存在加期現象

進入期刊管理中的簽到模塊查看簽到記錄時,我們發現了一個現象,以 2009年期刊為例,如果刊期全部簽到,則簽到記錄不變,反映實際的刊期情況。但是如果期刊還有未到的期,例如月刊正常頻率為 12期,只簽到了 11期,第 12期還沒有簽到。在系統數據轉換后,就會出現在 12期后自動增加了第 13期。同樣的情況在季刊、雙月刊等各種出版頻率上進行檢驗,均出現在原出版頻率后增加一期的問題。

2010年 3月金盤公司的技術人員針對該問題在服務器上進行批量修改,目前基本上修改過來。但又出現新問題,若多余期被系統默認為簽到狀態,則進行上述操作后,系統會自動將出版頻率改為“日刊”即 365期,如圖 1所示。

該問題應由金盤公司的技術人員通過修改系統設置將不正常的期刊頻率“日刊”恢復到正常出版頻率。

三、維護數據時窗口切換頻繁,影響工作效率

圖書館建立期刊書目數據庫的方式一般來說有兩種方式:1.自己按定義字段著錄 2.套錄現成的 MARC數據。金盤五代系統支持 Z39.50協議的 Internet聯機編目,使得編目工作變得簡化。只要是聯機能查到的書目數據。

但是通常期刊的書目數據不可能在訂購、編目的時候一次性完成,需要在日常管理中逐步根據刊社給予的信息進行補充添加、修改完善。一般來說新訂的期刊,在著錄時根據訂購清單上提供的刊名、ISSN、郵發代號等信息,進行簡單著錄。如有質量可靠的MARC數據,可先利用此MARC數據進行著錄,在新刊到館后再進行詳細完整的復核著錄,把期刊的年卷期、價格、頻率等自然信息補全。遇到刊名、出版頻率發生變更,以及停、復、分刊等情況出現時,還需要在相應的MARC字段作填加和調整,因而期刊管理始終處于動態變化之中。

金盤系統的期刊模塊中,有期刊訂購、簽到、裝訂、驗收、數據維護等子系統窗口,各子系統的窗口相對獨立。作期刊維護時需要在各個子系統窗口間頻繁交替進行,不能在一個窗口下完成[3]。如驗收簽到時某期刊價格發生變化,在“簽到”窗口只能完成對當期期刊的簽到,價格變化需要進入“數據維護”窗口或“訂購”窗口的“MARC編輯窗”對 MARC數據進行修改。再進入到“訂購”窗口左側期刊“訂購記錄詳細窗口”下的“填充項”里修改單價與總價,再返回到簽到窗口。這樣頻繁地退出或進入子系統,多次選擇檢索項和輸入同一檢索條件,勢必降低工作效率。因此,建議在“簽到”窗口中設置“數據維護”功能,以減少各子系統窗口之間的切換。特別像年卷期、價格等簡單的信息應和頻率設置一樣在簽到窗口中間的信息欄內 （如圖 2所示）變成可修改狀態,避免煩瑣操作。從而加強書目數據管理維護,避免差錯,提高工作效率。

四、訂購年信息揭示不夠直觀

在金盤系統中期刊的訂購年信息,可以通過訂購窗口和數據維護窗口看到詳細的訂購年份。而在簽到窗口,默認為當前訂購年。如要查到具體的訂購年,則需在頁面上方工具欄里找到“訂購年”按鈕通過翻動上下箭頭的方式實現。

期刊作為連續性出版物,每家刊社的出版時間不盡相同,到刊時間也都參差不齊,因而每年年末,次年年初交集的四五個月內,當年刊與第二年刊同時到館。通過點擊工具按鈕找到相對應的年份進行簽到,在使用上極為不便,影響了簽到的效率。

在一些圖書館集成系統的期刊記到子系統中則采取了用分欄的方式顯示“訂購列表”和“記到總記錄列表”窗口,以便一目了然地看到具體訂購年份,有利于實現快速簽到,而且對于相應年份的簽到信息,查找便捷、直觀地揭示。

還要注意的是,在新系統運行過程中,需要經常回到舊系統查找原始記錄進行比對、校驗,因而原有系統在短時間內不能完全停止使用,兩個系統還應并行半年以上時間,以便在工作中逐漸發現問題。

金盤 GDL IS.NET系統的使用無疑使期刊書目數據庫建設日趨完善,進一步促進了期刊工作流程規范化、書目數據系統化。同時我們也認識到在新系統使用的過程中還要加強圖書館工作人員的業務培訓,并及時地發現問題,提出解決問題的方法。與系統的設計者溝通配合,使圖書館的集成管理系統更加完美、便捷、人性化。

[1]許忻,李艷芬.圖書館自動化系統轉換過程中的問題與對策[J].情報理論與實踐,2005,（3）:290-292.

[2]金梅.淺議貴州部分高校圖書館金盤系統期刊自動化管理[J].貴圖學刊,2006,（3）:47-48.

[3]孫來克,程海星,李修杰,吳力平.金盤圖書館集成管理系統期刊模塊的應用問題[J].中華醫學圖書情報雜志,2003,（6）:56-57.

（責任編輯:陳 樹）

G250.7

A

1001-7836（2010）11-0190-02

10.3969/j.issn.1001-7836.2010.11.076

2010-05-25

于清華 （1972-）,女,黑龍江哈爾濱人,副研究館員,碩士研究生,從事現代化期刊管理研究。