淺議如何提高公文處理的時效性

方玉軍

淺議如何提高公文處理的時效性

方玉軍

一、公文時效性概述

公文是指行政機關在行政管理活動中產生的，按照嚴格的、法定的生效程序和規(guī)范的格式制定的具有傳遞信息和記錄作用的載體。任何公文都是有時效性的。所謂公文的時效性就是要求受文單位一定時間內必須按其要求遵照執(zhí)行的效力。為此，《國家行政機關公文處理辦法》（以下簡稱《辦法》）還特別規(guī)定“緊急公文應當根據緊急程度分別標明‘特急’、‘急件’。其中電報應當分別標明‘特提’、 ‘特急’、 ‘加急’、‘平急’”。既然公文有如此重要的時效，那么，接收到這些公文后就必須在規(guī)定的時間內處理完畢，而且越早越好，花費的時間越短越好，否則就會貽誤時機，造成不可估量的損失。對此，《辦法》中也明確規(guī)定：“公文處理應當堅持高效的原則，做到及時、準確、安全。”目前，有許多單位專門制定了一些規(guī)定，明確了辦文的時限和具體做法，應該說對提高公文的時效性有一定的指導意義。但由于許多不可預見的突發(fā)事件、不同的辦文環(huán)境以及辦文人員的素質良莠不齊等等因素的影響，使得執(zhí)行這些規(guī)范、制度大打折扣，進而在一定程度上降低了辦文的時效。為此，筆者將結合自己的工作實際，對如何提高辦文時效做一粗淺的探討。

二、提高公文處理時效性所具備的主要能力

（一）迅速判斷事情輕重緩急的能力。文書人員接收到公文后，要根據文件內容迅速做出是否及時處理的判斷，這是提高辦文實效性的第一步，也是關鍵一步。實踐證明，這種能力在公文處理中是最實用的。比如，當年周總理正在人民大會堂主持會議，突然接到林彪摔死于溫都爾汗的消息后，立即意識到事情的嚴重性，于是馬上中斷正在召開的緊急會議，并打破以往的慣例，在第一時間向主席做了緊急匯報，為以后處理此事贏得了寶貴的時間。試想，如果周總理沒有這種迅速判斷事情輕重緩急的能力，而是按部就班地按正常程序去做，還能有如此的理想效果嗎？這種迅速判斷事情輕重緩急的能力，在古代和戰(zhàn)爭年代尤為重要。如諸葛亮使用空城計、錢壯飛快速報告顧順章叛變的情報等。如今，和平時期也會經常發(fā)生各種不可預知的意外事故、災難等，如果接收到類似的文件后，能立即做出快速處理的判斷，就能為解決問題贏得先機。當然，這種能力并不是先天具有的，而是靠強烈的責任心和多年的經驗積累形成的。

（二）快速的辦文能力。這是考驗一個辦文人員能力高低的具體體現。下面，我們按照辦文程序一一說起。

1.靈活登記。來文登記雖然是一個例行的程序，但靈活的登記方法將有助于進一步提高辦文的時效。所謂靈活就是登記時根據文件內容設置不同的提醒方式。比如，可把緊急的公文登記欄目設置成紅色，并將時限要素單獨標出。又如，會議通知類文件可將開會的時間、地點、上報名單、材料的截止日期等信息醒目地標記出來，有條件的話還可配上跳躍的動畫。這樣的登記一目了然，處理起來就能分清先后，做到得心應手。

2.立即主動聯(lián)系辦公室主任提出擬辦意見。登記后，要附上辦文單，立即呈送主任簽批擬辦意見。如果辦公室主任不在，可立即電話聯(lián)系并迅速告之文件內容，或請授權的其他辦公室副主任簽批；如果經授權的辦公室副主任也聯(lián)系不上，就再請其他辦公室副主任簽批；如果都聯(lián)系不上（這種情況幾乎不大可能），也不能消極等待，而應直接呈送領導閱示，事后再向辦公室主任匯報。

3.及時呈領導閱批。辦公室主任提出擬辦意見后，應立即呈送有關領導閱批。如果領導出差在外，可主動聯(lián)系領導并簡要告之文件內容，領導有批示意見時，要馬上在辦文單上記錄下來。如果一時無法同領導取得聯(lián)系，可馬上匯報辦公室主任，由其他領導閱示。

4.快捷地落實領導批示意見。領導批示后，應立即按領導批示辦理。需要有關部門辦理的馬上通知部門取文，部門不方便來取的，可發(fā)傳真或郵件；需要多個部門辦理的，可立即復印多份分送各部門；領導簽批傳閱的，可立即復印多份呈送領導或通過網絡傳輸。另外，轉到有關部門辦理的文件，根據登記提示，需要限時上報的材料、名單等要及時催問，逐項落實，完成一項就刪掉一項的圖標。這樣，就能做到心中有數，忙而不亂了。

（三）其他能力。辦文人員除了以上能力外，還應具備以下幾種能力。

1.熟悉并操作計算機的能力。現代化的辦公大都依托計算機來完成，因此，辦文人員必須熟悉計算機。對于一些常用的辦公軟件、郵件的接受與發(fā)送，OA系統(tǒng)的應用等要會熟練應用，并且排除一般性的故障，其他辦公設備如傳真機、掃描儀、打印機等也要熟練操作。另外，辦文人員打字速度也要快，因為現在大部分公文處理工作如登記、打印辦文單等都需要打字，如果打字速度慢，就會直接影響辦文效率。

2.安排好領導出行的能力。領導經常外出開會，去哪兒，怎樣去，選乘什么樣的交通工具，哪條路線最佳等等這些問題辦文人員都是要面對的，如果不熟悉就會影響事情的順利進行。另外，辦文人員還要經常關注修路改線的情況，領導遠行時還要關注本地的天氣以及到達目的地的天氣狀況等等。這些看似普通的事情，稍有差錯往往會影響工作的順利進行。筆者有次陪同領導外出看望受暴風雨襲擊的前線石油工人時，本來按以前的路線很快就會到達，可由于暴風雨沖垮了道路，臨行前又沒有充分考慮到這一點，和附近的同志也無法取得聯(lián)系，致使我們不得不多次改變行走路線，白白耽誤了時間不說，而且一定程度上影響了職工群眾的心情，事后受到了領導嚴厲的批評。雖說這是一次意外，可如果我們事先考慮周全，做到未雨綢繆，領導就能在第一時間看望受災職工，這對職工的心理是莫大的安慰。

3.其他綜合能力。具備了以下能力對提高辦文時效來說會錦上添花、如虎添翼。（1）要有概括事件的能力。比如，領導在外地，你與領導聯(lián)系并匯報文件內容時一定要言簡意賅地將事情講清楚，如一份會議通知，你必須把開會的時間（包括報到的時間以及開會所需的時間）、地點、參會人員以及是否需要準備材料等等要素向領導說明白，如果講了半天領導還不清楚，甚至越聽越糊涂，就會直接影響辦文效率。（2）語言表達能力。當你向領導或者主任匯報文件內容時，語言表達一定要清楚明白，最好用標準的普通話，還要注意盡量不要使用那些讀音相同而意思不同的詞語，如“沒有”和“煤油”，“石油”和“食油”等等，以免造成領導的誤解。另外，語速也不能太快，保持正常的說話速度就可以。（3）書寫能力。如今使用計算機已十分普及，但有些場合還是需要手寫。比如，領導在外地，你向領導匯報文件內容后，領導要批示意見時，你必須認真地記錄下來。如果字跡規(guī)范標準，那么其他領導或者部門看到記錄的內容就會清楚明白，相反，如果字跡潦草，事后自己都不認識，那就會耽誤工作。

三、要有強烈的保密意識

我們既要強調提高辦文時效性，也要做好保密工作，一絲一毫也不能松懈馬虎。特別是一些重大事件，在一定時間內是有知曉范圍的，如果隨意地擴大范圍，就會給以后的善后處理工作造成很大的被動。因此，辦文人員一定要有自覺的保密意識。即使向外地領導匯報文件內容時也要慎重，能不在電話中說的就不說，涉及保密的事項要直接請示辦公室主任由其他領導簽批，然后等領導回來后再予以匯報。在網上傳閱文件也是如此，凡涉密文件一律不準網上傳閱。轉到有關部門辦理的密級公文，一定要告誡部門派專人取送，并告之注意事項等。

要提高辦文的時效性，辦文人員在辦理公文時就要把握原則，即在有效的時限內，辦文應用的時間越短越好，這是對辦文人員素質的最好檢驗。

(作者單位：山東東營勝利石油管理局辦公室)