多文化團隊中跨文化溝通的解決模型
——以國際工程項目為例

王雪青,李詩嫻

(天津大學 管理學院,天津 300072)

●企業文化

多文化團隊中跨文化溝通的解決模型
——以國際工程項目為例

王雪青,李詩嫻

(天津大學 管理學院,天津 300072)

由于文化多元性和溝通對象復雜眾多的特質,使得多文化的國際團隊在溝通管理上具有更多的不確定性難以控制的因素。文章以國際工程項目為例,基于文化距離的角度研究,測量文化差異性對溝通造成的影響,搭建全方位的溝通管理,為跨文化溝通管理提供新的視角。

文化距離;全方位管理;溝通控制

國際工程項目團隊是全球化的產物,與虛擬企業是有一定類似性,其團隊成員分布于不同的地區,甚至國家,這就使得在團隊中充滿了文化的異質性,在溝通上于的團隊相比增加很大的難度,在溝通過程中極易出現溝通不暢,給建設項目運作帶來困難。本文將對國際工程項目中的文化測量展開研究,并提出全方位溝通管理模型,為國際工程項目的有效溝通提供方法。

一、國際工程項目多方溝通的復雜性

國際工程項目實施的過程當中,項目各成員的利益出發點不盡相同,利害關系者很多,指揮、協調和控制項目的實施過程,就必須與各個方面進行有效的信息溝通。沒有良好的信息溝通,對項目的發展和人際關系的改善,都會存在著制約作用。國際工程項目團隊具有一個核心小組,此核心小組負責該國際項目的全面管理,如建設項目的分配,外圍團隊成員的選擇,團隊激勵與監督,團隊協調等工作。而它的外圍成員則根據項目的具體需要進行組建。根據國際工程項目團隊的以上特點,我們認為國際工程項目團隊的結構是一種分層網絡結構。在項目的建設運作過程中,協調溝通不僅要在核心小組內進行,還要在核心小組與外圍小組與外圍成員間進行[1]。同時,由于國際間的大型建設項目一般建設周期長,資金需求量大,及牽涉方眾多等特點,建設項目還經常需要與銀行、項目所在地政府及環保組織等社會團體進行溝通協調。

溝通不僅在傳統同質性工程團隊成功運作中發揮重要作用,在國際工程項目團隊中也發揮著更為重要的作用。只是于國際工程項目團隊與傳統同質性工程團隊在運作模式的微弱差別,使得協調溝通的模式更為復雜,溝通更為重要復雜。

二、文化異質性引起的溝通障礙

國際工程項目最顯著的特點就是參與方眾多且來自不同的國家、種族和組織,由于他們的文化不同,其性格特質也往往不同,這種異質性的工程項目團隊相對于同質性工程項目團隊而言,面臨著額外的溝通障礙,導致協調難度加大,相對于同質性項目團隊而言,人們認為,異質性項目團隊仍將遭受更多的過程損耗。在以往文化測量的研究中認為,根據不同文化在文化現實、文化價值觀上的差異,可以測量出它們之間的文化距離[2],可能出現四種情況,如圖 1所示:Ⅰ理想型,這種類型中文化現實和文化價值觀距離均小,最易溝通和合作;Ⅱ可發展型,這種類型中文化現實距離大,文化價值觀距離小,但經過交流與磨合可以實現有效的溝通;Ⅲ隱患型,這種類型中文化現實距離小,文化價值觀距離大,短期溝通順暢,實際上卻隱含著不易察覺的分歧;Ⅳ難以調和型,這種類型中,文化現實和文化價值觀距離均大,雙方能認識到溝通上的明確困難,但難以做出讓步。現實距離愈小,來自于不同文化的人們在溝通中遇到的困難就越少,反之就容易產生摩擦。價值觀距離愈小,人們互相理解的難度就越小;價值觀距離大,人們就很難理解對方的思想,判斷對方的意圖。其中,I、Ⅳ的情形最為清楚明了,Ⅱ、Ⅲ則比較微妙:現實距離大,但價值觀距離小,就可通過積極的溝通,讓雙方認識到價值觀上的共識,經過一段時間的磨合,可能能夠超越現實障礙,讓溝通和交流變得相對容易;相反,如果價值觀距離大,現實距離小,短期來看溝通上不會有太大困難,但是長期來看往往會產生摩擦。這是一種很具迷惑性的跨文化情形,在平靜的表面下隱藏著深層的矛盾[3]。

圖1 文化距離對跨文化溝通的影響

此外,在國際工程項目中,關于文化間溝通為何總是未能達成相互了解,還存在六個特殊原因:想當然的相似性、語言障礙、非語言誤解、錯誤觀點和成見的存在、評估傾向以及文化間交流中經常存在的高度焦慮。溝通過程中的低精準性,非本族語言使用者的笨拙表達,以及翻譯問題都是有可能發生的溝通失誤;異質性增加了交流的復雜性、沖突性、紊亂性和模糊性,這對團隊成員提出了更為嚴峻的挑戰;異質性可能會造成團隊成員間對同一目標的理解產生差異;異質性團隊成員間由于文化差異性、種族優越感等問題,還會造成成員間的信任危機。這對團隊的領導和成員都提出了更為嚴峻的挑戰。

所以,文化多元性可能會削弱項目團隊的實際運作能力。文化多元的團隊會顯示出較低水平安息的整合性和凝聚力;它們未能共享使得團隊成員得以達成共識的同種心智模式[4]。這種中斷導致了團隊成員間的猜疑和溝通失誤,以及日益增長的偏見。團隊于是不能對想法和觀點進行論證,繼而不能達成一致意見,也不能做出決策,生產運作能力也可能因此而降低。

三、溝通過程的控制

在溝通過程中要進行有效的控制 (圖 2),才能保證溝通工作不偏不離,按時保質的實施最后達到整個溝通工作的總目標。

圖2 跨文化溝通全方位控制模型

(一)跨文化培訓

管理者要注意多利用跨文化培訓的渠道來實現溝通,培訓能夠使虛擬團隊成員了解異域的文化氛圍,理解異文化的價值觀和行為方式,提高成員的文化敏感性,對不確定性與模糊性的容忍度以及跨文化溝通的能力。要使成員了解語言的局限性,選擇合適的交流工具。學會尊重對方的文化,建立快速信任。在與團隊其他成員通過電話或者視頻會議交流的時候,盡量要有耐心,一再的審度自己對別人表達的意思的理解,切忌不要做出快速判斷。還應使成員了解高語境和低語境在不同民族中的區別。

同時要注重培養團隊的共享的價值觀。虛擬團隊由于成員來自不同的國家,有不同的文化背景和價值觀層面,如果能夠形成一種團隊內部成員所共享的價值觀,這樣就能解決虛擬團隊由于文化多元性而帶來沖突。團隊成員越分散,清晰的目標就顯得越重要,創造一種團隊內部獨有的身份標志可以鞏固團隊的結構,加強成員對團隊的歸屬感,以便增強團隊內成員的溝通愿望。

(二)時間控制

在溝通過程中要嚴格控制時間,需要溝通的環節需及時進行,以免影響下一個溝通環節乃至全局。在溝通過程中,各個溝通單元的成員應該嚴格按照溝通計劃實施,在溝通過程中由于意外事件的發生或者團隊成員因溝通能力的欠缺而嚴重影執行過程中的時間安排,溝通團隊的負責人應該及時向上反映,并立即研究溝通方案的調整和人員的更換。

(三)溝通渠道的控制

溝通復雜性表現在很多方面,如人數增加時溝通渠道過濾即信息丟失,產生過濾的原因很多,如語言、文化、語義、知識、信息內規范、名譽、權利、組織狀態等等。通過改進各種信息技術手段,如改進遠程會議系統或軟件系統,以提高團隊溝通、信息獲取等功能的有效性,增進技術手段的決策支持功能等。團隊成員之間的

交流不能僅僅依靠 E-mail或者是電話,還應該更多地使用遠程視頻、音頻等設備。團隊成員應該定期進行面對面的交流,這樣更有利于培養成員間的感情,消除隔閡。除此之外還出現由于工作背景不同而在溝通對某一問題的理解生產差異。要最大程度地保障溝通順暢,信息在媒介中傳播各種各樣的干擾,使得信息在傳遞中保持原始狀態。信息發送出去并接收到后理解情況做檢查和反饋,確保溝通的正確性。

(四)溝通質量的控制

溝通團隊的負責人應在整個溝通過程中對各溝通小組的溝通效果進行控制了解各小組在溝通中遇到的問題,避免出現由于出現溝通脫節、對外口徑不統一結果不明確等情況出現而給造成建設項目的實施造成被動的局面。溝通團隊的負責人應該將任務分解到各溝通小組并明確其責任定期或定通小組的工作進展和結果進行檢查,每次檢查的結果都應記錄在案。在檢查中查溝通小組的工作是否偏離溝通計劃的分目標,不允許敷衍、籠統的情況出現。各小組在匯報中要真實明確的匯報自己的工作進展,以免錯誤引導團隊對情況的準確判斷。溝通團隊的負責人還要經常綜合各方面的信息、,對事情發展的趨勢進行判斷,把有用的信息、發送到有需要的各溝通小組。如果把信息作為一項產品,它的傳輸過程也涉及質量問題。體現信息傳輸質量的標準有三條:準確性、完整性、及時性。

四、小 結

文化的多元性給跨文化團隊帶來了創造性,也帶來了前所未有的挑戰。由于溝通的地位和作用,目前每個國際工程項目團隊對其都給予了高度關注。跨文化溝通在整個組織中的位置決定了團隊目標能否有效實現.該文提出的跨文化有效溝通模型。為實現國際工程項目有效溝通提供了一種新視角。

[1]葉飛,陳春花.分布式科研團隊的動態協調溝通策略研究 [J].科研管理,2002,(7):6-10.

[2]Hofstede G.National Cultures in Four Dimensions[J].International Studies of Management and Organization,1983.(Sprtng-summer):79.

[3]蔣璐,程兆謙,林錕.儒家文化圈內的文化差異及其對組織間合作的影響研究 [J].中國軟科學,2007,(7):121-127.

[4]周海濤,任征,朱懷意.全球虛擬團隊中的文化多元性、沖突管理以及團對績效的關系模型 [J].河北科技師范學院學報 (社會科學版),2005, (12):102-104.

[責任編輯:程 靖]

The Solving Model of Cross-cultural Commun ication in Multi-cultural Team——An Example of International Projects

WANG Xue-qing,L I Shi-xian
(School of Managem ent,Tianjin University,Tianjin300072,China)

Diversified culture and complex communication make multi-cultural team that hasmore uncertainty factors,which are difficult to control in communication.This paperwill take the international engineering projects as an example,measure how cultural differences effect communication based on cultural distance studies,and build a full range of communication in management.This article provides a new perspective in cross-cultural communication management.

cultural distance;omnibearingmanagement;communication control

F271

A

1007—5097(2010)12—0115—02

10.3969/j.issn.1007-5097.2010.12.029

2010—01—15

王雪青 (1965—),女,浙江溫州人,教授,博士生導師,研究方向:建設監理,工程造價管理,建設項目投資控制;

李詩嫻 (1982—),女,山東煙臺人,博士研究生,研究方向:國際工程項目精益建造。