科技檔案管理中存在的問題與對策探討

　　[摘要]目前科技檔案管理中存在著一些問題。改進科技檔案管理，要把檔案利用價值與憑證作用結合起來，把科技檔案材料的系統性和完整性結合起來，把加強檔案編研與提高檔案資源的集成管理能力和利用能力結合起來，把檔案管理的組織創新、方法創新和服務一創新結合起來。
　　[關鍵詞]檔案管理；問題分析；對策措施；檔案資源
　　[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1005-6432(2010)27-0026-02
　　
　　1　科技檔案管理中存在的問題
　　
　　1.1　重憑證文件收集，輕技術文件歸檔
　　檔案的價值包括憑證作用和利用價值。傳統的檔案管理與檔案工作似乎更注重憑證作用，科技檔案都講究真憑實據。技術參考利用價值是科技檔案的最根本的屬性，然而，在各種歸檔管理要求中都毫無例外地要求歸檔原件，如果有人歸檔的文件材料為復印件，在檢查、審核中被發現，就是工作失誤，導致人們為了符合歸檔要求，歸檔材料非原件不要。這似乎滿足了歸檔要求，但卻使一些重要的非原件的技術文件不能歸檔，影響了檔案材料的內在質量，使檔案資源的參考利用價值大打折扣。
　　
　　1.2　重管理文件收集，輕檔案資源建設
　　科技檔案作為一種信息資源，具有獨特的應用價值，但必須通過應用開發才能實現。檔案信息的完整、系統、準確是檔案資源開發利用的基礎。完整，要求歸檔文件材料要齊全、要成套。系統，要求所收集的反映科研活動過程的文件材料輸入／輸出因果清晰、層次分明，項目系統文件構成完整，整理有序。準確，要求文件材料必須客觀反映科研活動的真實過程，保證項目的依據充分、方法正確、試驗科學、結論正確。歸檔技術文件的完整性主要落實在歸檔收集過程中，在以往的歸檔管理實踐中，由于歸檔管理人員理工科和工程技術知識的欠缺以及對歸檔項目整體了解的不足，往往使其在歸檔中不能很好地把握歸檔文件的完整性，導致歸檔文件不少技術類文件有遺漏，最終導致所歸檔文件不能反映科研項目的技術全貌、進程，造成技術路線的不連續。
　　
　　1.3　檔案分類不完善影響了檔案資源數據庫構架
　　科技檔案資源的利用程度與作用發揮，取決于檢索查詢體系的效率，檔案分類是建立檢索目錄體系的基礎。在以往的檢索利用中，經常發生這樣的現象，例如：知道館藏里有某一份技術文件或資料，而不知道放在什么位置；或者要找一份內容非常具體的技術文件或資料，而不知道歸于哪一類，不知道屬于哪一個型號或項目，導致無法索取到需要的文件資料。這都是由于檔案管理中分類不合理導致館藏排架混亂造成的。分類是一個看似簡單實際卻較為復雜的問題，其復雜性主要體現在分類在很大程度上影響檔案業務管理和資源利用。
　　
　　1.4　編目不完善影響了檢索利用
　　科技檔案資源的利用率、檢索效率高低在很大程度上取決于對檔案文件所進行的編目是否完善。如無法找到需要的館藏文件資料的現象，與檔案文件的編目有關。檢索是檔案資源利用的基礎，而檔案編目是檢索利用的基礎，通過編目，建立多種查找檢索檔案文件資料的途徑，編目著錄項的多少、標引深度是影響檔案資源檢索查全率和查準率的主要因素，檔案編目是檔案資源能否得到充分利用的重要前提。目前，信息資源檢索多采用主題詞檢索，檔案資源檢索也是如此。而一些檔案文件編目中卻缺少了主題詞標引，這是檔案資源檢索利用的明顯缺dFScnZ9vQ+gTGfnO+Hc1nVkoDbEUgm5vXpfyFQFFzt0=陷。
　　
　　2　改進科技檔案管理的對策
　　
　　2.1　把檔案利用價值與憑證作用結合起來
　　完善檔案管理制度，制定切實可行的檔案資料收集、歸檔、分類和編目的程序與方法。在日常歸檔過程中，要按照歸檔要求，保證歸檔文件原始性要求。在管理上，應給歸檔復印件“松綁”，在原件尚未收集到的情況下，考慮用復印件替代，應對字跡清晰可供利用的復印件暫時收集歸檔，待原件收集到后再作替換，以保證檔案材料的完整性和準確性，使相關的技術文件材料之間既互相對應，又彼此協調一致，真實地記載和反映科研生產活動的過程和結果。
　　
　　2.2　把科技檔案材料的系統性和完整性結合起來
　　檔案人員應當采取前端界人、過程控制的方法，根據各類檔案的歸檔范圍，結合項目、課題的實際，與項目、課題負責人共同完成該項目的歸檔文件清單，清單應細化地反映出在每一個不同階段，應該形成哪些文件，比如，在立項階段，應形成調研報告、立項申請報告等類文件，而在項目結束時，應形成技術總結、工作總結等類文件，使技術人員和檔案人員對該項目、課題所要形成、歸檔的文件材料做到心中有數，并做到邊形成邊歸檔，從根本上保證科技檔案技術文件材料的系統性和完整性。要完善檔案管理辦法，建立完整的分類體系，使檔案的管理、歸檔做到標準化和規范化。根據國家或行業分類標準，制定具體的分類類目，體現自己的資源特色和管理特色。
　　
　　2.3把加強檔案編研與提高檔案資源的集成管理能力和利用能力結合起來
　　在檔案資源開發利用中，充分了解用戶需求，針對各類不同用戶的需求，查閱館藏檔案資料，進行二次整理綜合，使檔案資源信息從零散到綜合，從無序到有序，方便各類人員對檔案編研成果的利用。必須更新觀念，提高認識。牢固樹立檔案編研工作為單位長遠發展服務的指導思想，圍繞領導決策、科研生產管理、綜合管理等重點工作，有針對性地開發研究。檔案人員要善于從全局去觀察、思考，提供有效的檔案編研資料，及時主動地了解單位科研生產與經營狀況，了解需求，圍繞中心工作確定編研題目，提供編研成果，有效地發揮服務保障作用。
　　
　　2.4　把檔案管理的組織創新、方法創新和服務創新結合起來
　　在檔案機構建設上，企業要設置專門的綜合檔案室，配備配齊專職檔案工作人員，建立健全檔案工作規章制度，將科技檔案管理作為一項重要內容抓好。在檔案人員隊伍建設上，要大力引進檔案、計算機應用等相關專業管理人才；要加強檔案人員的繼續教育，開展計算機應用能力培訓，使檔案人員熟練掌握計算機基本知識、網絡知識和操作技術，不斷提高檔案人員的知識水平和業務素質，實現科技檔案管理手段由手工型向技術型轉變。
　　在管理體制上，企業科技檔案工作要實行“統一領導、分級管理”的體制。在管理方式上，要做好科技檔案規范化、標準化、科學化管理，大力加強科技檔案信息化建設，應用現代化計算機網絡信息技術，對科技檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務，使科技檔案管理模式由傳統的檔案實體保管，逐步轉變為現代化的檔案實體的數字化、網絡化信息管理。
　　在檔案服務上，通過局域網為本單位各部門提供科技檔案查詢服務。開展科技檔案在線服務，可以跨越時空，突破地域限制，實現科技檔案信息資源高度共享，充分保證科技檔案的安全性和保密性，有效預防和杜絕網上泄密、侵權或違法行為，更好地保護和利用科技檔案，促進溝通交流，提高工作效