財務業務一體化的實施淺見

　　摘 要:財務業務一體化是現代企業管理發展的必然趨勢。文章分析了我國企業財務業務一體化的現狀，指出實現財務業務一體化是企業發展的客觀需要，同時探討了企業財務業務一體化的具體步驟。
　　關鍵詞：現代企業管理 財務業務一體化 實現步驟
　　中圖分類號：F234.4 文獻標識碼：A
　　文章編號：1004-4914（2010）12-152-02
　　
　　財務業務一體化是指利用利用網絡、管理軟件平臺等要素的IT環境下，將企業經營中的三大主要流程，即業務流程、財務會計流程、管理流程有機融合，實現數據資源共享。財務業務一體化的思路是基于實現ERP(Enterprise Resource Planning，企業資源計劃)為前提條件的，ERP是提高企業管理效率的重要手段，既是軟件系統的應用，更代表了一種全新的管理理念。它以供應鏈為核心，基于流程的管理思想，與傳統的基于職能崗位的管理思想完全不同，流程的規范化是企業成功實施ERP的必備條件，企業進行業務流程重組以后才能實施ERP，產生預期的效益。
　　一、財務業務一體化的現狀
　　目前許多企業設置有財務、銷售、生產、采供部、行管部門等許多部門，除了財務部數據外，其他部門提供的數據與財務數據不相符或財務核算數據滯后。而財務部除了已開票數據外，其他數據提供不及時。財務除了會計核算工作外，并未真正參與企業管理工作。受傳統的企業財務影響，企業很難及時處理數據，無法做到實時監控和決策，在很大程度上影響了企業財務業務一體化的實現，影響企業的長期發展。目前大多數企業不能充分有效利用軟件，無法使業務部門和財務部門協同工作。業務部門與財務部門各自采用一套軟件處理其數據，不能及時溝通信息和協同更正信息。造成業務與財務各自使用自己的軟件和數據，數據沒有在業務與財務間互相傳遞和審核，數據的真實準確性難以保證。而且造成許多崗位的重復工作，增加了出錯的幾率，沒有充分利用數據的共享的好處。
　　目前真正實現財務業務一體化的企業占的比重很小，但是許多企業一旦認識到財務業務一體化能給企業發展帶來很大的效果：人員重復勞動減少，數據傳遞及時有序，財務發揮審核監督的作用，數據分析真實有效，業務績效考核準確、及時等優點，就愿意積極實現財務業務一體化。可是許多企業卻苦于沒有合適的渠道和人才來真正實現財務業務一體化，下面筆者簡要分析實現財務業務一體化的條件和步驟。
　　 二、實現財務業務一體化是企業發展的客觀需要
　　1.企業管理遇到了瓶頸，需要財務業務一體化。目前，許多企業都延續金字塔式集中管理模式，在企業發展初期起到了良好的效果。但是隨著企業的發展，競爭越來越激烈，企業的決策和管理難度加大。信息滯后帶來了很大的問題，資源的浪費和不合理配置影響了企業的發展。有的企業兼并了很多領域、很多地區的企業，管理的人為化現象嚴重。需要使用先進的管理工具解決，財務業務一體化的管理方式是解決這些問題的很好渠道。
　　2.企業發展遇到管理先進的競爭對手，需要財務業務一體化。面對日趨激烈的市場，許多企業產品走向國際市場，需要和很多國際大公司競爭，看見其他公司管理先進，成本低，就自然會意識到自己的企業也需要財務業務一體化，從而降低成本、節約費用。
　　3.企業成立集團公司，需要財務業務一體化。集團化公司的成立帶來了許多管理的新問題，集團決策部門需要及時掌握分公司的資金、收入費用、庫存成本情況。需要監控經營成本和資金流向，提高企業對市場反應的靈活性和財務效率。這些都需要財務業務一體化來實現，集團才能及時獲得準確的財務業務信息。
　　財務業務一體化作為ERP管理中很重要的一環，已經越來越受到企業的關注，企業已經將其作為解決企業發展中遇到問題的重要手段。
　　三、實現財務業務一體化的步驟
　　1.選擇合適的財務業務一體化軟件。目前實現財務業務一體化的ERP軟件有很多，國內知名的財務軟件都支持財務業務一體化的實現，企業應根據自身情況謹慎選擇使用。選擇能符合企業發展需要，售后服務和實施團隊過硬的軟件。可以去相類似的已實現財務業務一體化企業考察學習，對比各個軟件的優缺點后擇優選擇。
　　2.選擇實施財務業務一體化項目組成員。選擇良好的公司項目組成員非常關鍵，配合良好的項目組是實現財務業務一體化的關鍵所在，公司項目組熟悉公司內部的業務流程，配合軟件的實施小組進行實施工作。筆者認為財務部門作為財務業務一體化中的核心部門，財務負責人應該為項目小組的核心成員，任命為組長最好。
　　只有項目組成協調公司內部的資源，各個部門全力配合，才能為最終實現財務業務一體化打下良好的基礎。
　　3.設計實施流程圖。這個環節相當重要，相當于工程的圖紙，是財務業務一體化的實施成功與否的關鍵。這個環節軟件的實施小組要了解公司的各個環節需求，達到實施的目的，結合財務業務一體化軟件的功能，與公司項目組配合搞好流程圖，選擇業務經營中的一些合適選項。
　　例如：銷售時采取發票生成發貨單的模式，還是采取發貨單生成發票的模式，公司的項目組要謹慎選擇，一般情況下批發企業選擇采取發貨單生成發票的模式，主要是因為批發企業銷售開發票滯后的原因。而零售企業銷售與開發票同步，選擇發票生成發貨單的模式。
　　4.培訓。實施過程中，培訓永遠是第一位的。相對于手工管理，財務業務一體化是一項全新的管理模式，要弄懂全新和不熟悉的知識，只有靠培訓。所有的上崗人員，都必須事先接受培訓，一定要經過考核，持證上崗。也就是要嚴肅認真地對待培訓，決不走過場。
　　企業必須建立自己的培訓隊伍，要有結合企業特點和問題進行培訓，對鞏固軟件成功實施至關重要。聯系企業實際，解決實際問題，軟件公司講課不能全面了解企業的實際情況，聽上去總是覺得太理論了，甚至太教條了。企業自己的培訓人員用自己編制的教材，生動具體，理論聯系實際，更容易深入人心，為企業的員工所接受。培訓中要從企業的全部業務流程入手，每一個子系統都不能獨立存在，相互之間既有依存關系又互相影響，每一項業務處理都要從上游獲取信息，又把信息傳送給下游。培訓后必須結合企業實際，嚴格考核，持證上崗。
　　5.實施財務業務一體化軟件。首先，要建立期初數據，按照實施流程圖逐步實施。這是財務業務一體化中關鍵的步驟，需要全體相關人員大力配合，加班加點，除了正常工作外，還需要進行軟件中的單據設置、數據錄入、核對等工作，繁瑣而復雜，中間還要進行流程的修改、設置的優選等工作。企業人員開始都很不適應，許多人覺得還不如以前手工或分部門軟件好用，這需要過程和時間，慢慢大家就會覺得財務業務一體化的好處。其次，試運行軟件及二次開發，經過前期艱苦的工作，企業的財務業務一體化已初見雛形，需要3~6個月的試運行，完善和修正軟件與實際工作不銜接的部分。對于一些企業需要的功能，軟件不能滿足，還需要二次開發軟件，盡可能節約手工，真正實現財務業務一體化的工作。第三，正常使用財務業務一體化軟件，各個環節和部門按照要求權限和流程順利操作。部門之間有了良好的銜接，數據傳遞及時準確，企業高層掌握信息，合理決策，圓滿完成財務業務一體化工作。
　　企業實現了財務業務一體化后，企業展現了比以往任何時候都強的競爭力，在經營和競爭力上都發生了巨大的變化。一是企業經營管理理念得到全面更新和提升，員工素質不斷提高，企業競爭力不斷加強。二是現代化的管理信息平臺使基于流程管理的業務處理過程逐步規范化，管理信息透明化，管理控制的有效性得以提高。三是財務業務一體化改變了業務處理方式和管理方式，促進企業管理的變革和創新。四是財務業務一體化促進了企業基礎工作的加強，實現了信息高度集成與共享。五是業務流程的優化、財務業務一體化以及信息傳遞方式的改變極大地提高了業務和管理工作的效率，管理控制和效率的矛盾得到改善，業務處理的同時自動產生會計信息，使業務與財務有機銜接。六是企業決策支持能力和持續發展能力得到增強，為管理者特別是中高層管理人員提供了多角度查詢、統計和分析功能及手段。對于目前國內大中型企業，實施ERP工程是大勢所趨，良好的財務業務一體化，可以大大節約企業的資源，提高企業的管理水平，對于企業的發展有巨大的好處，希望得到大家的重視。
　　（作者單位：山西省印刷物資總公司 山西太原 030012）
　　（責編：若佳）