協(xié)同軟件中的工具軟件

在協(xié)同軟件大類中，協(xié)同工具軟件是品類最豐富、應(yīng)用最廣泛的一類。其實，在軟件平臺化、軟件即服務(wù)(SaaS)的趨勢下，幾乎人人都已成為協(xié)同工具軟件的用戶。也許人們感覺不到自己是在使用協(xié)同軟件，只是在使用信息平臺或網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的一種或多種服務(wù)，甚至可能認為自己是在使用信息平臺的基本功能。但事實上，這些協(xié)同工具軟件的功能特點具有很大的不同，溝通和促進協(xié)作的能力和效率也有很大的不同。它們又分別適合于不同的人群和場合，實現(xiàn)不盡相同的目的。了解它們的區(qū)別并在不同的需求下選擇使用合適的協(xié)同工具，將會大大提高協(xié)同和溝通的效率。

協(xié)同軟件的概念和分類

“協(xié)同軟件”這個概念和分類方法都和中國企業(yè)信息化的特色密不可分，是中國的軟件企業(yè)創(chuàng)造了這個概念，而不是直接將“Collaboration Software”直譯為“協(xié)作軟件”。這樣就給所有的協(xié)作和具有協(xié)作促進功能的軟件(即IDG或Gartner統(tǒng)計口徑下的Collaboration Software)定義了上位概念，并從產(chǎn)品功能的角度將協(xié)同軟件分為三種類型:協(xié)同工具軟件、協(xié)同平臺軟件和協(xié)同應(yīng)用軟件。

這樣的術(shù)語定義本身有兩個問題:第一，與協(xié)同學(xué)(Synergetics)一詞產(chǎn)生術(shù)語混同現(xiàn)象。這會導(dǎo)致中英文文獻研究中的混亂，特別是對于技術(shù)術(shù)語所指的客體的理解的錯位。比如，中國軟件產(chǎn)業(yè)統(tǒng)計中所講的協(xié)同軟件，并不包括西方的協(xié)同軟件——Collaboration Software口徑之下的典型軟件范疇，如電子郵件、即時通訊(像MSN、QQ等)。這必然使我們在論及協(xié)同軟件的市場規(guī)模的時候與IDC等機構(gòu)發(fā)布的數(shù)據(jù)完全不是一回事。在IDC的統(tǒng)計口徑中，像電子郵件的收發(fā)服務(wù)器軟件等都是歸類到“Collaboration Software”之下的。

第二，對協(xié)同軟件產(chǎn)業(yè)群的溝通和協(xié)作帶來不方便。這種不便還表現(xiàn)在企業(yè)營銷傳播的解釋成本上。比如，如果你要是問“什么是協(xié)作”，大家都會明白;而要解釋清楚“什么是協(xié)同”，那就很需要費一番周折。

關(guān)于“協(xié)同軟件”這個術(shù)語，有一個現(xiàn)象引起我的關(guān)注。幾年前，中國軟件產(chǎn)業(yè)界創(chuàng)造了“協(xié)同軟件”這個概念，并且獲得了業(yè)界、媒體和市場的接納與認同，從此，軟件產(chǎn)業(yè)就有了協(xié)同軟件這一類。由于當(dāng)時的主導(dǎo)廠商的技術(shù)特點、產(chǎn)品定位和市場取向，“協(xié)同軟件”的倡導(dǎo)者傾向于把協(xié)同軟件詮釋為企業(yè)級應(yīng)用軟件，通俗地說就是管理軟件。這在很大程度上有別于西方的Collaboration Software，因為后者涵蓋了很大分量的個人的和社會化的協(xié)作及協(xié)作促進與管理軟件。那么接下來的問題就是國際軟件廠商是否接受和認同“協(xié)同軟件”的說法和分類解釋了。我們注意到，當(dāng)時的IBM的確接受并使用了這樣的術(shù)語，并且宣稱自己是協(xié)同軟件的開山鼻祖。IBM接受它的原因我們不得而知。但據(jù)我的推斷，應(yīng)該是基于以下幾個理由:一是IBM的確是組織協(xié)作工作系統(tǒng)的開創(chuàng)者，有Lotus Notes系統(tǒng)的成功擺在那里;二是IBM的軟件市場定位從來就是組織級的，不是個人化的，也不是社會化的。這與微軟和谷歌有明顯的區(qū)別;三是IBM在軟件上還沒有成熟的對個人化和社會化軟件及服務(wù)的盈利模式。但是，接下來我們注意到一個頗有些戲劇性的現(xiàn)象。2009年后半年開始，IBM絕口不再提協(xié)同軟件了，也不說“協(xié)同”了，而是回到了“協(xié)作”。如今你看IBM的宣傳資料，就會發(fā)現(xiàn)它仍然大力倡導(dǎo)和推進Collaboration，但不再說“協(xié)同”。這說明它只是在中文環(huán)境下“改換了”術(shù)語。

Web2.0與企業(yè)2.0

還有一個值得關(guān)注的趨勢是Web2.0，IBM、谷歌、微軟都高度重視Web2.0的傳播和滲透力，并且都戰(zhàn)略性地宣稱在自己的企業(yè)級應(yīng)用中接納和利用Web2.0。這種趨勢并非初現(xiàn)端倪，而是潮流滾滾，不可阻擋。它有一個名字叫做“企業(yè)2.0”(Enterprise2.0)。事實上，Web2.0的本質(zhì)就是協(xié)同(也許更應(yīng)該叫“協(xié)作”)工具，是個人化和社會化的協(xié)作工具。個人化協(xié)作工具的社會化需要的是一種支撐平臺和環(huán)境，比如chat-room(聊天室)和Facebook。個人使用騰訊QQ聊天工具的時候，我們認同那是協(xié)作工具。大家也都認同即時通訊就是協(xié)同工具。而事實上，騰訊運營的是一個協(xié)同平臺。如果騰訊把這個服務(wù)系統(tǒng)裁剪一下成為適合企業(yè)的“私有”應(yīng)用，形成企業(yè)內(nèi)部的QQ，服務(wù)器也歸企業(yè)私有或私用，那就是一個協(xié)同平臺。

為什么這種模式?jīng)]有發(fā)展起來呢?因為這種模式中沒有組織特征，沒有適合于組織的管理控制設(shè)計。如果設(shè)計出來了，那就是真正的協(xié)同應(yīng)用，是企業(yè)級應(yīng)用軟件。基于任何協(xié)同工具(當(dāng)前形勢下指的當(dāng)然是基于網(wǎng)絡(luò)的)都可以構(gòu)造成協(xié)同應(yīng)用。比如，基于電子郵件(經(jīng)典的協(xié)同工具軟件系統(tǒng))和工作流的IBM Lotus Notes和大量的OA系統(tǒng)，這還要區(qū)別于微軟Office一類的辦公軟件。雖然在Office中也包括了協(xié)同工具，如Outlook類電子郵件、日程安排等協(xié)作功能都集成在其中了。但Office還是沒有能成為企業(yè)級協(xié)同應(yīng)用軟件(系統(tǒng))，原因是它沒有組織管控功能，沒有組織特征。

在中國市場上的協(xié)同軟件一般是指協(xié)同應(yīng)用軟件，發(fā)展比較成熟并具有廣泛市場的有協(xié)同OA系統(tǒng)。對于協(xié)同軟件廠商而言，他們中間有很多的產(chǎn)品并非僅僅是OA，而是達到了真正意義上的協(xié)同管理平臺的層次和高度。這完全超越了協(xié)作的概念，真的可以稱為協(xié)同平臺了。我們在市場上就可以看到很多被認為是OA系統(tǒng)的產(chǎn)品中，已經(jīng)集成了知識管理系統(tǒng)、項目管理系統(tǒng)和競爭情報系統(tǒng)。

在考察一個協(xié)同管理系統(tǒng)的時候，有一個關(guān)鍵要素就是它所提供的協(xié)同工具如何。比如在IBM的Lotus Notes中，其協(xié)同工具主要是文檔共享系統(tǒng)和電子郵件。明顯地存在協(xié)同及時性和溝通有效性不足的問題。這就難怪有的企業(yè)要用協(xié)同OA來取代原來基于Notes的辦公系統(tǒng)了。IBM也充分認識到了這個問題，而大力推進Web2.0的企業(yè)級應(yīng)用。

在協(xié)同管理平臺或應(yīng)用系統(tǒng)中集成進去的協(xié)同工具，主要有文檔共享系統(tǒng)、電子郵件、即時通訊或統(tǒng)一通訊、工作流。在對這些協(xié)同工具的研究中，我們發(fā)現(xiàn)了一種新的具有獨創(chuàng)性的信息結(jié)構(gòu)體——協(xié)同，它的發(fā)明者致遠軟件是這樣稱呼它的。它具有獨特的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和運行邏輯，在處理上關(guān)聯(lián)著組織結(jié)構(gòu)特征。明顯地區(qū)別于電子郵件、即時通訊和傳統(tǒng)的工作流，在溝通的維度和效率上都有突破性的進步，溝通了協(xié)同工具的一個新品類。與此同時，我們關(guān)注到許多管理軟件廠商正在將Web2.0技術(shù)和工具混搭或集成到系統(tǒng)之中，這也是哈佛出版社的新書《企業(yè)2.0》(該書即將由機械工業(yè)出版社翻譯出版)的核心內(nèi)容。這實際上就使得協(xié)同管理平臺或者應(yīng)用中的協(xié)同工具有了很大的創(chuàng)新和突破，甚至有可能導(dǎo)致協(xié)同軟件的革命性升級。