成人院校檔案工作探討

[摘要]學校檔案是反映學校最基本的職能活動，評價學校綜合辦學水平的“窗口”，是從事教育教學活動、學校管理、教科研工作和教育督導評估必不可少的資料。學校檔案工作經過多年的努力基本走向制度化、規范化的軌道，但還有不盡人意的地方，本文從檔案管理現狀，闡述進一步提高檔案工作的管理水平。

學校檔案是廣大教職員工在長期教育教學工作、學校管理和學生學習等活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、音像等不同形式的材料。檔案不僅記載著學校的辦學歷史，而且記載著全校師生員工的德、能、勤、績。這對于我們全面貫徹黨的教育方針，深化學校內部體制改革，優化教師隊伍，提高辦學水平都具有重要的參考價值。

成人院校起步晚，檔案工作歷史短，檔案管理缺乏應有的重視，檔案材料收集不全，檔案現代化建設進程緩慢，這些無疑會影響成人院校檔案工作自身的進一步發展，影響成人院校檔案的完整、準確，影響檔案信息的開發、利用。本文僅就如何提高成人院校檔案工作作一探討。

一、成人院校檔案工作存在的問題

1、檔案管理經費不足。成人院校建院時間短，辦學規模小，辦學經費有限，由此，使檔案管理設備陳舊，現代化建設進程緩慢。

2、檔案人員專業水平不高。目前，從整體上看，檔案管理人員平均學歷不低，但現有學校檔案工作人員學歷中，檔案專業學歷所占比例過低，大多數人對計算機及其網絡技術等知識的掌握尚嫌不足。

二、提高成人院校檔案工作的對策

(一)充分認識學校檔案在學校管理中的重要作用

1 學校檔案是領導決策的重要依據

學校檔案是在學校各項活動中形成，具有憑證和參考作用。如會議記錄、工作計劃、工作總結、方針政策性文件和規章制度等材料，都是各級領導了解情況、解決問題的依據材料。實踐證明，學校檔案所提供的數據和信息，是學校領導者進行科學決策的必要條件之一。

2 學校檔案是提高教學質量的參考依據

學校檔案中的教學檔案蘊藏著比較豐富的教學經驗和智慧，只要注意挖掘和開發利用，就可以有效地獲得改進課堂教學、實驗教學等教學活動的信息和知識。每當進行教學質量評估時，凡是學校檔案規范齊全的單位，該項工作便可以順利進行，反之則會困難重重，無處著手?？梢?，教學檔案是一個學校教學質量的最真實的寫照和反映，是改進和提高教學質量的重要參考依據。

3 學校檔案是有效開展教學管理活動的必要保障

學校檔案可以為學校管理工作的正常進行，提供有關教育工作法規制度、方針政策、統計數字等方面的信息材料。學校的管理部門或機構，只有真正獲得了上述信息的支持，才能夠做到“依法管理”。因此，學校檔案是各項管理工作實現合理化的重要條件。

(二)加大宣傳力度，強化全體教職工的檔案意識

學校檔案工作涉及面廣，工作量大。涉及到每位教職工，若沒有全體教職工的密切配合，單靠一兩個檔案工作人員是做不好學校檔案工作的。

要增強全體教職工的檔案意識，首先，各級領導要提高認識，重視學校檔案工作，把檔案工作列入學校工作的議事日程，在布置、檢查、總結工作時要強調學校文件材料的歸檔；并在經費上給予支持。其次，在全體教職工中要廣泛宣傳《檔案法》和檔案工作的重要性；宣傳檔案的利用情況和檔案工作的社會效益，要深入持久地組織好《檔案法》學習，把檔案法制建設納入普法宣傳計劃。通過學習與廣泛宣傳，使全體教職工充分認識到檔案是黨和國家的寶貴財富，是社會各項事業得以延續和發展的重要條件，是不可再生和替代的信息資源，形成人人重視檔案，支持檔案并自覺地維護學校檔案。以我院為例，2009年8月，為迎接國家安全質量監督局對我院安全培訓資質評估所設置的“辦學情況展示”，檔案提供了很大一部分資料做展品，也為諸多統計指標提供了可靠依據，受到評估組和學院師生的好評，也做了一次很好的檔案工作重要性的宣傳。

(三)健全制度，規范管理

沒有規矩不成方圓。提高學校檔案管理水平必須建立健全各項規章制度，使檔案管理工作有章可循。比如：《檔案管理制度》、《檔案保密制度》、《檔案借閱利用制度》、《檔案銷毀制度》、《檔案人員工作職責》等等，這些制度涉及到檔案的收集、整理、鑒定、立卷、歸檔、保管、利用、銷毀等各個方面，它可以促使各科室人員都重視檔案工作，認真研究落實本部門的檔案工作任務。明確了檔案的管理范圍、管理原則和管理方法，做到了歸檔有范圍，立卷有標準，借閱有規定，保密有條例，管理有措施，開發利用有目標，這樣就能使學校檔案工作保質保量限期完成。我認為：建立完善的檔案管理工作制度，是進一步提高檔案管理水平的有力措施和可靠保證。

(四)建立學校檔案的收集網絡

學校檔案包括：黨政、工會、團委、保衛、基建、教學、財會、人事、學生等等，而這些檔案材料是在各個部門形成的，要想收集齊全完整，就要建立健全收集網絡，從組織上給予保證。

建立學校檔案的收集網絡，首先要確定立卷單位。各成人院校情況不一，有資料室兼管的，也有辦公室管的，從現階段成人院校的規模和辦學體制來看，每個部門單設立卷單位不甚合適。因為，這些部門形成的文件材料不多，人員少，不宜設專職專管，而采取文件材料形成相對集中和專業性強的部門作為立檔單位較為合適。學校檔案的收集網絡(以核工業管理干部學院為例)，如下圖所示：

學院綜合檔案室設專職檔案員，負責全院的檔案收集歸檔工作，各處室設兼職檔案員，負責收集本部門本專業的檔案，定期向院綜合檔案室移交。學校文件材料的歸檔工作納入各業務部門的職責范圍，各處室有一名領導分管，科室由科長負責督促，使學校文件材料的歸檔與學校的各項工作協調發展。

各部門應把學校文件材料的歸檔工作納入崗位責任制落實到每個教職工，布置、檢查、總結工作的同時布置、檢查、總結文件材料的歸檔工作。有重要教學、教研活動時通知專兼職檔案人員參加，保證材料及時收集。

專、兼職人員應定期、不定期地收集好每個辦學環節和教職工中形成的文件材料。做到三勤：腿勤、嘴勤、手勤。即要勤跑，經常深入科室掌握學?；顒忧闆r，爭取主動；嘴要勤問，督促教職工做好文件材料的積累歸檔；手要勤歸整，在辦學活動中產生的文件材料應及時收集，避免丟失和損壞，確保檔案完整、準確、系統。

(五)科技興檔，加快檔案工作現代化建設的步伐

檔案匯集著大量的指示，也記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣，重復勞動多，勞動強度大。而利用計算機等現代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。在高科技情況下的檔案管理可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發揮計算機的管理優勢，減少了手工操作，提高了工作效率。通過構建網上檔案服務平臺，把已有的檔案目錄數字化，建成目錄查詢系統為更多的用戶提供服務。把部分紙質檔案轉化為數字檔案信息，建成各類全文數據庫和多媒體數據庫，有利于學校檔案的開發和利用，實現資源共享。加快檔案現代化建設的進程，實現檔案與現代技術有機結合，使檔案管理提高到一個新水平。

(六)穩定隊伍，提高檔案管理人員的能力

我們知道，學校檔案管理水平的提高關鍵是要有一支高素質的專業隊伍。為此，檔案隊伍要穩定，特別是各部門兼職檔案人員，檔案管理工作專業性強，經常換人不利于檔案的系統管理。在選擇檔案人員時，一定要選擇高學歷、高素質、精通計算機和現代信息技術的專業人才。要為在職檔案工作者的知識更新、業務水平的提高創造條件，提供機會，加強在職培訓。

作為學校的檔案管理者，必須努力研究檔案管理業務，深入系統地了解和掌握檔案學的業務知識，學習有關計算機、網絡等先進的科學技術，用多方面的現代化科學知識武裝自己，運用現代化管理知識和先進技術設備，提高管理水平，使學校的檔案工作跟上辦公自動化步伐，為學校教學、科研和其他工作服務。因此，加強檔案人員的業務能力培養，提高檔案工作者素質，是加速檔案科技進步，推動檔案事業發展的關鍵。

綜上所述，只有使廣大職工具有良好的檔案意識，抓好檔案管理網絡建設，完善各項制度，實現檔案與現代技術有機結合，學校檔案管理一定會更上一層樓。

參考文獻：

[1]馮強，檔案管理

[2]李強，文書秘檔案管理

[3]吳廣平，向陽，檔案工作實務