煙機檔案管理淺見

檔案工作的基本原則是按照統一領導分級原則保管檔案，維護檔案的完整與安全，便于我們企業的設計生產和經營建設等各方面工作的利用。

檔案工作者應該清醒我們耕耘的辛苦是為了換來收獲的喜悅，我們今天保存它是為了企業的發展建設。面對這豐厚的檔案資源，我們多了一分使命感和責任感，也多了一些深厚的嚴肅的思考。

1、堅持檔案工作的基本原則，就要維護檔案的完整。在檔案的數量上要求齊全成套、準確系統，不能割裂分散。

作為煙機企業的具有真實性以及有參考憑證作用的歷史記錄，企業發展的許多特點集中體現在檔案中。煙機生產經營是一種面向卷煙廠的、生產周期短，售后服務及時的生產活動，在單機生產的整個過程中，一般要經過決策—勘察設計—組織生產—檢驗出廠—竣工交付使用幾個階段，每個階段又包括許多環節，每個階段和環節有各自特殊的內容和任務，這就要求煙機檔案數量齊全，要有整體性，在具體的生產線項目和某些分類的檔案中，強調完成和系統使之保持成套性。成套性是衡量科技檔案質量的重要指標，每項生產線都有一定的生產程序，各個階段都會產生反映生產程序的文件材料，例如:前期文件是在與卷煙單位簽定辦理的合同手續的過程中形成的所有文件材料，而設計文件是指技術中心在設計過程中所形成的所有記錄材料，這要求煙機檔案要完整、成套、系統。準確性是煙機檔案的重要特點，它包括檔案的可靠程度和檔案的精度要求，這樣，接收和保存有法律效力的檔案原件和內容真實可靠，數據精確可信的煙機檔案就有了重要的意義，這是煙機檔案能否發揮自身價值的重要條件和保證。因而，前期文件必須是圍繞該項過程形成的文件材料，不能張冠李戴;設計和生產過程中形成的技術通知的文件材料也必須要如實地反映生產活動的客觀情況，嚴格按生產圖紙和現行技術標準、質量檢驗標準、整機檢驗規范及產品零部件，件件做到有詳細明確記錄，各項記錄印章簽字俱全，試化驗有報告，不得后補，竣工圖的修改要有手續、設計變更要有依據，圖物相符，不得擅自更改、偽造及事后補做。只有這樣，一份完整齊全成套系統的檔案材料才能產生。

為了維護檔案的完整，業務指導人員就要有相應措施避免接收不合格的檔案材料，首先要有明確的歸檔制度并嚴格遵照執行，也要實現設計生產過程與檔案管理同步進行，了解生產計劃，做到心中有數，還有與技術生產部門密切聯系，相互配合，深入現場檢查指導，主動對相關部門的文件材料進行指導，檢查技術和生產部門是否有專人負責檔案的收集積累工作，已形成的檔案材料是否完整正確、系統成套、有無遺漏、與實物是否相符，并及時提出修改意見和方法，與質量保證部門相互配合共同把關，如質量保證部一般都要檢查生產部門形成的技術材料。還應采用經濟干預手段和經濟處罰手段，強化保證金制度。

2、堅持檔案工作的基本原則，就要維護檔案的安全，維護檔案的安全一方面從物質上力求改善保管條件，提高保管技術，防止因自然因素和人為因素，對檔案物質載體的損壞，最大限度地延長檔案壽命。另一方面要健全保密制度，加強管理，使檔案不丟失、不泄密，維護檔案的機密，確保檔案的安全。

庫房位置的選擇應權衡考慮，因為庫房是保存檔案的基本，是在檔案保護技術中長期起作用的因素，是最基本的物質條件，在此還要重申防火的事宜。為了防火安全，庫房與周圍建筑之間應保持在30-50米的防火距離，以防火患，不能緊緊相連。空調設備也應因地制宜，像秦皇島這樣的北方溫帶海洋性氣候的城市需要安裝空調，將庫房內溫度和相對濕度控制在14~20攝氏度，50%~60%除去空氣中有毒有味有害的氣體即可，檔案裝具是存放檔案的基本設備之一，由于檔案裝具用量大，并以能存放檔案為最主要的目的，可以結合合理的裝訂方法在形式、用料、結構、規格上合理制作，以降低成本。

要延長檔案壽命還要從限制文件材料、圖紙的書寫材料和制成材料上入手，在檔案材料中不少是用圓珠筆寫的，也有不少復印件。由于記錄內容的檔案字跡材料存在一個耐久性的問題，紅墨水、純藍墨水最易褪色，鉛筆易被磨擦掉，復寫紙、圓珠筆易擴散模糊，印臺油易褪色、變色或滲透化模糊，它們均為不耐久的字跡材料。紙張材料要慎重選用，在化學成分上，物理性能上符合檔案保護要求的紙張，如需加固托裱，應使用淀粉打糨糊加上防蟲藥劑，不能用膠水。

在無需加固的情況下檔案裝訂時不定期要托裱，這為我們應用科學合理可行的整理方法提供了一點有益的啟示。另外聲像檔案包括影片、照片、錄音帶、錄像帶、磁帶、唱片、縮微片、計算機軟盤光盤等，這些載體的制成材料不同于紙張，化學成分不同，保護條件不同，應分別進行保管。過去我們將照片檔案放入一般紙制檔案材料中同庫保管的方法顯然是錯誤的。為了防止紫外線的照射，庫內使用人工照明時以用白熾燈為好，不宜使用日光燈。庫房內還應保持清潔、減少塵土，做好檔案入庫前的檢疫和消毒處理工作，防蟲防霉、確保檔案財富的安全。

3、堅持檔案工作的基本原則，還要便于各項生產線和設計經營各方面的利用。這是煙機檔案工作的根本目的。大量的人力、物力、財力投入到保存和保管檔案的工作中，就是為了使煙機檔案服務于煙機規劃、建設、管理、能否實現煙機檔案充分而有效的高效利用是衡量和檢驗檔案工作地位的標志。為了實現煙機檔案有效的全面利用，除了做好收集、整理、保管、統計、鑒定等基礎工作外，還應著手做好開發利用工作，編制各種科學的，符合需要的檢索工具，如編制煙廠生產線、重點項目目錄、索引等，要多科檢索，充分利用計算機優勢，實現高速檢索。同時還要從生產活動的實際出發，積極進行信息資源的開發，有效主動超前地為生產建設工作提供各項服務，如公布一些館藏檔案，開放部分檔案，獲取更大的利用效益。