如何做好學(xué)校檔案管理工作

學(xué)校檔案是廣大教職工在長(zhǎng)期教育教學(xué)工作、學(xué)校管理和學(xué)生學(xué)習(xí)等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、音像等不同形式的材料。檔案不僅記載著學(xué)校的辦學(xué)歷史，還記載著全校師生員工的德、能、勤、績(jī)。這對(duì)于我們?nèi)尕瀼攸h的教育方針，深化學(xué)校內(nèi)部體制改革，優(yōu)化教師隊(duì)伍，提高辦學(xué)水平都具有重要的參考價(jià)值。學(xué)校檔案還是學(xué)校教育教學(xué)活動(dòng)的真實(shí)記錄，它全面反映了學(xué)校最基本的職能活動(dòng)，是評(píng)價(jià)學(xué)校綜合辦學(xué)水平的“窗口”，是從事教育教學(xué)活動(dòng)、學(xué)校管理、教科研工作和教育督導(dǎo)評(píng)估必不可少的資料。因此，學(xué)校檔案管理是學(xué)校管理工作的一個(gè)重要組成部分。一個(gè)學(xué)校的管理水平、發(fā)展軌跡、文化積淀、辦學(xué)特色，常常可以從檔案中反映出來(lái)。下面就如何做好學(xué)校檔案管理工作做粗淺的交流。

一、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，健全機(jī)制

領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案工作的關(guān)鍵。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)班子應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到，學(xué)校檔案工作是學(xué)校管理工作重要組成部分，應(yīng)納入學(xué)校工作日程之中。增強(qiáng)教職工的檔案意識(shí)，加強(qiáng)《檔案法》宣傳，建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，使檔案工作有目標(biāo)、有獎(jiǎng)懲，構(gòu)成有效的管理體系和管理機(jī)制。使檔案工作做到有章可循，有法可依。增加投入力度，建立專用庫(kù)房，配備專職檔案員，明確一名領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，解決檔案工作中存在的各種實(shí)際問(wèn)題，多為檔案工作創(chuàng)造良好條件。

二、夯實(shí)基礎(chǔ)，規(guī)范管理

1.狠抓業(yè)務(wù)建設(shè)。一是注重材料的收集和積累。學(xué)校檔案材料是領(lǐng)導(dǎo)正確決策、研究工作、處理重大問(wèn)題的依據(jù)。搞好文件材料收集是確保檔案材料齊全完整的前提和基礎(chǔ)，也是直接反映本單位工作實(shí)績(jī)的有力證明。應(yīng)著重收集本單位形成的文件材料，上級(jí)針對(duì)本單位制發(fā)的文件材料，本單位在公務(wù)活動(dòng)中形成的重要會(huì)議材料、協(xié)議書等。二是加強(qiáng)整理工作。文件材料收集齊全后，要根據(jù)不同門類、不同載體按年度、類別分別整理歸檔。結(jié)合實(shí)際制定本單位各類檔案的分類方案和保管期限表，嚴(yán)格按照分類方案進(jìn)行立卷，統(tǒng)一案卷標(biāo)準(zhǔn)，確保案卷質(zhì)量。三是做好檔案鑒定工作。檔案鑒定的好壞直接關(guān)系到檔案本身的利用價(jià)值，提高檔案鑒定質(zhì)量是檔案工作應(yīng)該永遠(yuǎn)追求的目標(biāo)。開展對(duì)現(xiàn)有學(xué)校檔案進(jìn)行價(jià)值鑒定，使其“去粗取精，去偽存真”是非常必要的，是進(jìn)一步做好學(xué)校檔案管理工作的基礎(chǔ)。

2.規(guī)范檔案管理。檔案管理最根本的要求就是實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。建立完善的檔案管理工作制度，是檔案工作逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的有力措施和可靠保證。各科室做到職責(zé)明確，使歸檔有范圍，立卷有標(biāo)準(zhǔn)，借閱有規(guī)定，保密有條例，庫(kù)房管理有措施，開發(fā)利用有目標(biāo)，這就在細(xì)節(jié)上保證了檔案管理的順利開展。同時(shí)，實(shí)行全部檔案集中統(tǒng)一管理，使檔案的管理工作進(jìn)一步規(guī)范化。

3.提高人員素質(zhì)。檔案工作是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作，質(zhì)量的好壞在很大程度上取決于檔案管理人員的素質(zhì)高低。目前學(xué)校檔案管理人員的整體素質(zhì)仍處于中下游水平，基本能勝任本職工作，但離檔案工作科學(xué)、規(guī)范、系統(tǒng)等要求還相去甚遠(yuǎn)。科學(xué)技術(shù)和信息產(chǎn)業(yè)的飛速發(fā)展，現(xiàn)代化手段越來(lái)越多地應(yīng)用于檔案工作中，特別是數(shù)字信息、電子文件等的出現(xiàn)，文檔一體化管理手段的應(yīng)用等，對(duì)我們檔案人員提出更高的要求。這就要求我們不斷加強(qiáng)自身的學(xué)習(xí)，利用一切機(jī)會(huì)充實(shí)自己，開闊眼界，拓展思路，有所創(chuàng)新，跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，掌握更多的理論知識(shí)和現(xiàn)代管理技能。

三、更新觀念、開拓創(chuàng)新

加強(qiáng)學(xué)校檔案管理現(xiàn)代化，提高檔案信息利用率，借助學(xué)校管理網(wǎng)絡(luò)化的條件和優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案管理由傳統(tǒng)型向現(xiàn)代型，由重藏輕用向管用結(jié)合的轉(zhuǎn)變，充分發(fā)揮檔案在學(xué)校管理中的作用。一是要對(duì)學(xué)校檔案科學(xué)管理和有效利用的規(guī)律和方法進(jìn)行探索和研究，提高學(xué)校檔案管理工作的水平；二是立足于高質(zhì)量、高效率和方便實(shí)用的原則，對(duì)非紙質(zhì)檔案，尤其是電子文檔的收集、整理、歸檔和管理；三是要在檔案管理和利用中引入網(wǎng)絡(luò)化、信息化管理模式，為學(xué)校管理工作提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

四、開發(fā)利用，發(fā)揮效能

加強(qiáng)學(xué)校檔案管理是一種手段，而開發(fā)利用檔案才是學(xué)校檔案管理工作的終極目標(biāo)。規(guī)范化的檔案管理，為學(xué)校的決策者確定正確的決策提供準(zhǔn)確的信息依據(jù)。因此，檔案人員必須積極主動(dòng)開展服務(wù)工作，充分發(fā)揮檔案功效，堅(jiān)持按規(guī)章制度辦事，注重改善服務(wù)態(tài)度，提高服務(wù)質(zhì)量，做到熱情、主動(dòng)、準(zhǔn)確、迅速。強(qiáng)化學(xué)校檔案室的服務(wù)功能，努力開發(fā)其教育功能，使檔案由過(guò)去的以藏為主轉(zhuǎn)化為以開發(fā)利用為主。健全檔案的檢索工具，匯編各種能反映學(xué)校特色的有較高利用價(jià)值的編研材料，利用多媒體輔助檔案管理，使管理方法科學(xué)化、管理機(jī)構(gòu)高效化、檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化，不斷增強(qiáng)檔案室的綜合服務(wù)功能，讓檔案信息資源更好地為教育教學(xué)服務(wù)。

總之，學(xué)校檔案管理工作是學(xué)校基礎(chǔ)工作的重要組成部分，我們?cè)谧龊脵n案的收集、整理、歸檔工作的同時(shí)，又做到主動(dòng)提供服務(wù)，使檔案的價(jià)值得以充分體現(xiàn)。檔案人員既要熟悉室藏檔案資料，注重檔案的收集質(zhì)量，提高檔案的利用率，還要及時(shí)對(duì)利用的反饋信息進(jìn)行綜合性的分析、研究，找出工作中的不足，以科學(xué)的態(tài)度，把學(xué)校檔案工作做得更好，使之發(fā)揮出更大的作用。

(責(zé)任編輯 武之華)