財務視角下的民辦高校固定資產低成本信息化管理規劃

[摘 要] 民辦高校的快速發展為其積累了大量的固定資產，也帶來了很多亟待解決的問題。財務部門較強的專業技術性，決定了以價值管理為主線，走低成本之路，重點從財務維度對民辦高校固定資產信息化建設進行管理目標、設計思路、關鍵因素規劃，是解決民辦高校固定資產管理問題的有效方案。

[關鍵詞] 民辦高校;固定資產信息化管理;低成本;財務視角

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2010. 18. 013

[中圖分類號]G475;G648.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673 - 0194(2010)18- 0032- 03

我國民辦高校辦學歷史不長，但是發展速度很快，民間資金投入社會公益事業，彌補了國家財政資金在提供公共產品上的不足。民辦高校在為國家培養人才的同時，積累了數百億元的固定資產，進行信息化建設，加強固定資產管理，注重教育成本的核算，可以最大限度地集中財力，合理優化教育資源配置，充分發揮資源的有效性，是民辦高校真正落實法人財產權、完善內部法人治理結構、建立現代學校制度、實現可持續發展的重要保障。

隨著“數字化”校園概念的提出，各高校越來越認可信息化的作用和重視信息化建設，投入力度也逐漸加大，與此同時，由于信息化建設存在著高投入、更新快、效益評價難等一系列問題，管理者不得不考慮信息化建設成本管理、控制與優化問題。高校信息化往往只停留在教學教輔、宣傳、圖書資料利用等方面，很少應用于資產管理。國家在電子政務實施意見中，提出了“低成本、高質量”建設方針。因此，民辦高校針對自身特點，根據管理現狀，制訂較低成本且行之有效的固定資產信息化管理方案，既切合實際又意義重大。

一、民辦高校固定資產的特點

我國民辦高校是以“民間性”和“非營利性”為基本特征的公益性組織，與公辦高校相比，具有投資主體多元化、資本所有者結構復雜化的特點，投資性質既不同于公辦高校，又與商業投資有很大的差別，其投資的特殊性質決定了民辦高校“出資人可以從辦學結余中取得合理回報”①，具有公益性與回報性的雙重屬性。固定資產作為重要的物質資源要求會計提供其可帶來未來效益的情況，如果像公辦高校那樣以固定基金反映固定資產的來源，就會虛增資產總額和凈資產，因此，客觀上要求按照企業會計的處理方法予以核算和報告。這就需要將固定資產購入時的歷史成本作為資本性支出入賬，并將固定資產使用過程中的折損價值通過計提折舊予以反映，從而提供固定資產現有價值及凈資產的真實信息。上述特點無疑給民辦高校固定資產管理提出諸多新的要求。

二、民辦高校固定資產的管理現狀

1.數據不同步，信息不對稱，沒有形成閉環控制

民辦高校固定資產管理大多沿用公辦高校的管理模式，即條塊分割、多頭管理，資產部門進行資產賬管理，財務部門負責固定資產價值核算，資產使用部門進行實物管理，各部門間信息不共享形成信息孤島，互相缺乏有效的牽制，與公辦高校一樣，賬賬不符、賬實不符、賬卡不符現象普遍存在。

2.管理體制不完善，資產配置不合理，核算不科學

由于辦學時間短，一些高校固定資產管理機構和人員配備不到位，也沒有建立和健全各項規章制度。缺乏統一的調度和配置，忽視對固定資產利用效果的考核，存在重錢輕物、重購置輕維護、重復建設等現象。固定資產在回收、轉讓、出售過程中，程序不規范，處置隨意，造成資產的流失。一些學校在會計核算上對折舊手工提取，造成折舊入賬不準確、工作效率低，有的甚至不計提折舊。

3.管理理念和方法陳舊，管理手段落后

一些學校信息化管理并未運用到行政管理領域，也有一些學校進行了有益的探索，開發或購買管理軟件，開始使用計算機管理固定資產，技術上有了一定的進步。但這些軟件往往是對原來手工勞動的簡單替代，孤立服務于高校內部各個管理部門，不能為其他系統提供信息輸出與輸入，完成的僅僅是單一業務或專門用途資產的管理，并未實現真正意義上的信息化管理，因而無法滿足高校管理方面的信息需求。

三、民辦高校固定資產低成本信息化管理的實現

民辦高校一般無財政撥款完全依賴學費收入辦學的現實，決定了民辦高校必須走低成本高效率辦學之路，因此并不適合購買或自建大型的信息管理系統來進行固定資產管理。以較低成本，充分利用民辦高校現有軟硬件資源，建立簡單實用的固定資產管理信息系統，對固定資產管理信息進行收集、傳遞、儲存與處理，形成多用戶共享，更符合目前民辦高校低成本辦學的實際。

(一)管理目標和設計思路

管理目標是以較低成本解決固定資產分布散亂、難以統一管理、責任不清的現狀，要能夠真正實現資產的源頭管理、全生命周期管理:實現購入、調撥、處置資產的跟蹤管理;有效管理大量低值儀器設備;快速準確地計提折舊;減少盤點工作量，提高盤點效率;實現全校固定資產信息實時交互，便于固定資產優化配置，盤活存量;便于查詢與分析，管理層可以全面掌握全校的資產信息，滿足決策信息需求。

財務視角下民辦高校固定資產管理信息化設計的基本思路:以價值管理為主線，以財務管理為統領，多個部門分工協作，相互牽制，對固定資產從申購到處置進行全過程動態控制。

(二)財務視角下的民辦高校固定資產信息化低成本解決方案

1.依托現有資源，通過遠程通訊和網絡連接解決數據不同步的問題

大多數民辦高校的財務管理軟件并不提供對外接口，一般高校都是對固定資產實行計算機管理，但僅局限在資產管理部門使用。民辦高校可以依托教育網，也可以通過內部局域網或專線將固定資產管理信息系統從資產管理部門延伸到高校管理層、財務部門和資產使用者。通過將用戶劃分為不同等級進行權限控制，固定資產的申請、購置、驗收、領用、內部轉移、處置等日常業務的處理都必須在系統中反映。

2.發揮財務內控職能，解決賬賬不符問題

充分發揮財務部門的監督作用和內控職能是解決民辦高校固定資產賬賬不符問題的關鍵。通常認為資產管理部門管物，財務部門管賬，各司其職，在這種模式下，財務部門并未參與到固定資產管理全過程，只是被動地根據資產管理部門提供的購買、處置等單據進行賬務處理，難免出現賬賬不符的問題。因此，財務人員不僅要依據有關單據，還應以系統中的資產增加、減少、價值變動作為會計處理的前提，避免核算上的遺漏和重復，實現賬賬相符。

3.利用現代信息技術，通過先進軟硬件設備實現快速自動化盤點

一般民辦高校財務制度要求學校定期或不定期地對固定資產進行盤點清查，年度終了前進行一次全面清查盤點。而在實際工作中，由于盤點工作量較大，很多高校最多每年盤點一次，盤盈盤虧往往由于時間過久無法查找原因。管理信息系統應將固定資產條形碼標簽打印粘貼于實物上，使用標簽條碼閱讀器進行盤點，將閱讀器中的數據與數據庫中的數據進行自動核對，對正常或異常的數據做出處理，得出固定資產的實際情況，并按部門或使用者生成盤盈、盤虧明細表和盤點匯總表，這樣就會大大降低盤點工作量，提高準確度，為民辦高校加強資產清查工作提供了實際操作上的可能性。

4.實現財務部門間接參與實物管理，彌補其提供固定資產管理決策支持職能的缺失

系統要為各類管理人員的規劃、控制和決策等功能提供支持。較強的專業技術性，決定了財務部門在所有部門中最適合對固定資產管理提供下列分析和決策支持:結合財務狀況、資產存量和效益預測進行固定資產購建的可行性分析;對固定資產購建的預算執行情況進行監控;對固定資產投資效益進行分析考核;對經濟原因造成的資產減值從財務管理的角度予以確認;對盤虧固定資產進行核銷和經濟責任追究等。

5.實現固定資產折舊準確計提

對民辦高校固定資產計提折舊，有利于真實反映固定資產凈值，正確核算教育成本，有效防范財務風險。手工提取折舊費時費力差錯率高，管理信息系統應根據固定資產原值和預設的使用年限、折舊方法、預計凈殘值快速準確地計提折舊。

6.優化業務流程是管理信息系統建設的關鍵

明確了價值管理的設計主線后，確定業務處理流程是了解信息系統需求和識別關鍵數據需求的基礎。民辦高校的固定資產管理信息系統應該實現資產使用者、資產管理部門、財務部門、高校管理層等各控制中心的全過程閉環控制，如圖1所示。管理者應根據各自特點，將原有的業務流程做進一步的精簡和改進，消除明顯的瓶頸，必要時進行業務流程重組(BPR，Business Process Reengineering)，在戰略上精簡分散，職能上糾正錯位，執行上刪除冗余，使業務流程既適合民辦高校的特點，又能提高自動化的效率，滿足管理和決策需要。

(三)固定資產信息化管理的財務成本與效益分析

系統建設可能發生的費用有:硬件設備費、軟件購置費用、人員培訓費、數據加工費、軟硬件日常維護費用等。

一套固定資產管理信息系統解決方案的成功應用，可以幫助組織實現的如下效益:減少庫存備件，降低重復采購成本;增加保修申請，降低維修成本;減少設備閑置率，延長設備運行壽命，提高資產利用效率;減少設備盤虧，降低設備“失蹤”風險;降低定期清查、審計和清產核資成本。

四、總 結

民辦高校固定資產管理信息化建設應從民辦高校的實際出發，系統成敗的主要因素并不取決于是否采用了最新的計算機硬件、軟件技術及通信技術，只有滿足管理需要的技術才是最好的技術，在進行固定資產信息化管理規劃時，如果僅僅盲目地關注購買多么高級的軟件、配置多少計算機、安裝什么網絡，以為計算機軟硬件平臺越先進越好，就會造成不必要的人力物力的浪費。信息系統規劃是信息系統建設的起點，民辦高校固定資產管理信息系統規劃要確保低成本，其首要任務就是確定關鍵因素，設計合理的信息系統結構。因此，高校在進行系統建設時，應該把系統規劃擺到重要的戰略位置上，而系統規劃的意義遠遠不在于系統建設本身，它對民辦高校的發展、管理水平和核心競爭力的提升都具有深遠的意義。

主要參考文獻

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