醫(yī)院固定資產(chǎn)信息化管理模式探討與研究

[摘 要] 醫(yī)院固定資產(chǎn)管理手段落后，信息化程度低，直接影響了數(shù)字化醫(yī)院建設(shè)。本文對醫(yī)院固定資產(chǎn)條形碼管理技術(shù)、電子賬簿、電子檔案、自動查詢、運用PB和Excel科學(xué)計算折舊費用等問題進行探討與研究。

[關(guān)鍵詞] 醫(yī)院固定資產(chǎn);信息化管理模式;探討;研究

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2010 . 18. 017

[中圖分類號]F273，4;R197.324 [文獻標(biāo)識碼]A [文章編號]1673 - 0194(2010)18 - 0040 - 02

固定資產(chǎn)是醫(yī)院醫(yī)療、教學(xué)、科研、行政、后勤管理工作的物質(zhì)基礎(chǔ)，三級綜合醫(yī)院，設(shè)備齊全，種類繁多，擁有大量的固定資產(chǎn)，管理好固定資產(chǎn)，可以使固定資產(chǎn)得到優(yōu)化配置，避免資源浪費，提高使用效益，降低運行成本，減少流失浪費，甚至還可以杜絕腐敗違法現(xiàn)象。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，醫(yī)院信息化建設(shè)步伐加快，但固定資產(chǎn)管理手段相對滯后，固定資產(chǎn)信息化管理制度和機制不健全，固定資產(chǎn)管理缺乏網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的支撐，日常工作處于手工或半手工狀態(tài)，工作效率低下，工作繁重，信息化程度低，缺少查詢、統(tǒng)計、分析和動態(tài)管理功能，差錯率高，對賬困難，造成監(jiān)管不力、管理效能不高和資產(chǎn)利用率低下，跑冒滴漏現(xiàn)象嚴(yán)重;加之固定資產(chǎn)管理人員缺乏信息化專業(yè)知識和技能，影響了醫(yī)院固定資產(chǎn)信息化管理工作的開展，也制約著醫(yī)院整體信息化建設(shè)的進程。

臨沂市沂水中心醫(yī)院針對固定資產(chǎn)管理中存在的問題，在固定資產(chǎn)管理模式上進行了創(chuàng)新。首先優(yōu)化整合固定資產(chǎn)管理機構(gòu)，在不增加人員的情況下，將財務(wù)科和總務(wù)科中從事固定資產(chǎn)管理的人員分離出來，成立了專門管理固定資產(chǎn)的組織機構(gòu)——固定資產(chǎn)管理科，并與北京方正眾邦計算機有限公司聯(lián)合開發(fā)了固定資產(chǎn)信息管理系統(tǒng)，對固定資產(chǎn)實行了計算機網(wǎng)絡(luò)化管理，提高了固定資產(chǎn)管理信息化水平。該系統(tǒng)經(jīng)過近幾年的運行，取得了較好的管理效果。

1 對固定資產(chǎn)實施條形碼管理技術(shù)

固定資產(chǎn)條形碼管理系統(tǒng)是以固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)為核心，以無線手持式條碼識別器和條碼打印機為輔助工具，形成的一套完整的固定資產(chǎn)實物管理系統(tǒng)。條形碼是固定資產(chǎn)的身份證，是強化固定資產(chǎn)動態(tài)管理、便于準(zhǔn)確詳細了解固定資產(chǎn)信息的科學(xué)手段[1]。

(1)系統(tǒng)打印條形碼標(biāo)簽。取消手工書寫或普通打印機打印的固定資產(chǎn)標(biāo)簽，通過固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)打印條形碼標(biāo)簽。在原有固定資產(chǎn)編碼的基礎(chǔ)上，用條形碼符號把固定資產(chǎn)編號表現(xiàn)出來，使用專用的條形碼打印機打印出特殊介質(zhì)的固定資產(chǎn)標(biāo)簽。專用的條形碼打印機可打印防水、防油污、防撕裂的薄膜類特殊介質(zhì)，保證固定資產(chǎn)標(biāo)簽長期保存和保持清晰。

(2)利用手持終端盤點固定資產(chǎn)。將帶有條形碼信息的標(biāo)簽粘貼在對應(yīng)的固定資產(chǎn)上，給盤點清查帶來極大的方便，盤點人員不必通過記錄資產(chǎn)編碼、核對固定資產(chǎn)賬的方式進行盤點，只須通過專門的條形碼識別器對固定資產(chǎn)上的條形碼進行閱讀，條形碼信息就自動存儲在條形碼識別器中。特別是對來源不同的同一種固定資產(chǎn)有了準(zhǔn)確界定。通過條形碼識別器與計算機無線連接，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)上傳與同步，上傳固定資產(chǎn)清查現(xiàn)場采集的數(shù)據(jù)到固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)中，迅速獲得資產(chǎn)的實際清查情況，通過組合查詢可立即發(fā)現(xiàn)資產(chǎn)盤盈、盤虧、報廢等情況，還可根據(jù)清查情況自動更新系統(tǒng)中數(shù)據(jù)，從而確保固定資產(chǎn)賬實相符。

2 對固定資產(chǎn)實行電子賬簿管理

以往，科室主要通過管理卡片和手工賬對固定資產(chǎn)進行管理，由于卡片更新不及時，記賬與固定資產(chǎn)的變化不同步，常常出現(xiàn)卡片、賬簿、實物不符。實施固定資產(chǎn)信息管理系統(tǒng)以后，根據(jù)固定資產(chǎn)的性質(zhì)，對固定資產(chǎn)進行科學(xué)分類，利用計算機編制固定資產(chǎn)分類代碼和國際代碼，在分類編碼的基礎(chǔ)上，建立了一套完整的固定資產(chǎn)電子賬簿體系，全面反映固定資產(chǎn)的使用、保管、維護、折舊情況，并通過計算機進行快速記賬，快速檢索，自動匯總生成資產(chǎn)報表。了解每一個環(huán)節(jié)和過程的運行狀況，對每一件資產(chǎn)做到了來源清、去向明，通過動態(tài)管理和監(jiān)控，把握固定資產(chǎn)驗收、增加、分布、變動、處置、清查、統(tǒng)計、分析、單據(jù)填寫和上報數(shù)據(jù)全過程，真正做到賬、物、卡相符，同時還能掌握資產(chǎn)保管人員的變動情況，落實資產(chǎn)責(zé)任人。

3 對固定資產(chǎn)實施電子檔案管理

由于醫(yī)院固定資產(chǎn)數(shù)量龐大，種類繁多，固定資產(chǎn)檔案資料的收集、錄入、整理、檢索、借閱、銷毀等工作不僅管理復(fù)雜而且工作量大，實施固定資產(chǎn)信息化管理后，取消了紙質(zhì)檔案，固定資產(chǎn)檔案全部儲存在系統(tǒng)服務(wù)器中，不僅安全可靠，還節(jié)約了紙質(zhì)檔案的儲存空間，減少了管理成本。

4 自動查詢固定資產(chǎn)相關(guān)信息

過去醫(yī)院大部分科室對本科室的固定資產(chǎn)心中無數(shù)，主要原因是固定資產(chǎn)卡片不便于保管，加之更新不及時，科室也不重視固定資產(chǎn)卡片的管理，所以固定資產(chǎn)卡片基本失去了作用。新增、調(diào)入固定資產(chǎn)沒有入賬，報廢、調(diào)出固定資產(chǎn)沒有減賬，這些情況時有發(fā)生，科室也不知道，造成賬實不符，管理上容易出現(xiàn)漏洞。

啟用固定資產(chǎn)信息管理系統(tǒng)后，科室可以隨時在醫(yī)院局域網(wǎng)上瀏覽查詢本科室固定資產(chǎn)購入日期、價格、產(chǎn)地、品牌、折舊等相關(guān)信息，發(fā)現(xiàn)賬實不符或其他信息出現(xiàn)錯誤時能夠與相關(guān)部門及時溝通，并及時糾正解決，實現(xiàn)固定資產(chǎn)全面、動態(tài)、實時管理與監(jiān)控，決策者和資產(chǎn)管理者可以全面了解資產(chǎn)數(shù)據(jù)變化和流動情況。

5 運用PB和Excel科學(xué)計算折舊費用

以前，很多醫(yī)院由于固定資產(chǎn)計提折舊方法不合理以及其他管理措施不到位，影響了設(shè)備管理的積極性，降低了設(shè)備的利用率，甚至部分醫(yī)療設(shè)備的折舊費未能在使用年限內(nèi)回收就批準(zhǔn)報廢，使得設(shè)備的價值得不到充分利用，同時也造成了設(shè)備經(jīng)費的浪費。

PowerBuilder(PB)，是數(shù)據(jù)庫應(yīng)用開發(fā)工具，能方便快捷地調(diào)取后臺服務(wù)器中數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)。Excel具有強大的智能計算功能，可以執(zhí)行計算、分析信息并管理電子表格或網(wǎng)頁中的列表。

該院對計提折舊費用的固定資產(chǎn)采用了不同的折舊方法。非電子類設(shè)備按平均折舊法計提折舊費用，電子類設(shè)備采用加速折舊法——雙倍余額遞減法計算。該院將所有固定資產(chǎn)折舊費用列入科室成本核算，增加了科室管理固定資產(chǎn)的積極性，提高了設(shè)備儀器的使用率。雙倍余額遞減法計算方法:年折舊率=2/折舊年限×100%，年折舊額=固定資產(chǎn)賬面凈值×年折舊率，月折舊額=年折舊額÷12，固定資產(chǎn)賬面凈值=固定資產(chǎn)原值-已提折舊額。

計提折舊的步驟:

第一步:利用PB提取信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)。

(1) PowerBuilder7.0 sql語句:

Select select a.equip_code，b.equip_name，a.specification，a.inner_acct_no，

c.acct_name，a.buy_price，a.use_date from sb_main_equipment

a，sb_zd_equipname b，wz_zd_inner_acct_no c where a.equip_code=b.equip_code

and a.inner_acct_no=c.acct_no order by c.acct_name，a.equip_code

(2)在PB下選“save row as”之“Excel 5 with headers”選項。

第二步:利用Microsoft Excel計算折舊值。

在Microsoft Excel中把上述設(shè)備折舊計算公式轉(zhuǎn)換為粘貼函數(shù)，對應(yīng)全年12個月單元格，計算出全年各月的折舊值，并做成數(shù)據(jù)透視表，為醫(yī)院成本核算提供可靠數(shù)據(jù)，并為科室查詢提供方便。

6管理成效

(1)提高了工作效率。實施固定資產(chǎn)信息化管理后，手工填寫固定資產(chǎn)卡變成了系統(tǒng)打印，人工查詢變成了網(wǎng)絡(luò)查詢，電子賬簿取代了手工賬簿，電子檔案取代了紙質(zhì)檔案，人工折舊計算被軟件取代，大大節(jié)約了勞動力，提高了工作效率。

(2)實現(xiàn)了固定資產(chǎn)信息共享。通過實行基于同一數(shù)據(jù)庫的固定資產(chǎn)網(wǎng)絡(luò)化管理，將固定資產(chǎn)使用部門、歸口管理部門、財務(wù)部門連接在一起，固定資產(chǎn)從購入到報廢整個過程的信息都在同一數(shù)據(jù)庫中予以體現(xiàn)，從而杜絕了以前由于數(shù)據(jù)傳遞的時間問題而造成的誤差，保證了固定資產(chǎn)信息與實際情況的一致性。

(3)實現(xiàn)了固定資產(chǎn)的全程監(jiān)控管理。固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的高度集成化，使固定資產(chǎn)前、中、后期的管理工作融為一體，保持良好的連貫性，能夠克服以前固定資產(chǎn)管理中采購、維修、報廢等相互脫節(jié)的弊病，真正實現(xiàn)了固定資產(chǎn)的全方位、全程跟蹤管理，杜絕了跑冒滴漏現(xiàn)象。

(4)實現(xiàn)了固定資產(chǎn)的可追溯管理。通過建立固定資產(chǎn)唯一的條形碼標(biāo)識，建立固定資產(chǎn)管理部門、使用部門等對應(yīng)關(guān)系，實現(xiàn)了固定資產(chǎn)的一一對應(yīng)管理。同時通過建立永久的電子檔案，即使固定資產(chǎn)報廢，也能隨時查詢固定資產(chǎn)相關(guān)基礎(chǔ)信息，確保了固定資產(chǎn)的正向、反向追溯，對防止固定資產(chǎn)流失起了很大作用。

主要參考文獻

[1]郝培來，武雁，等.淺談醫(yī)院經(jīng)濟管理機制創(chuàng)新[J].衛(wèi)生經(jīng)濟研究，2008， 27(10) :46-48.