管理信息系統在大型企業實施的解決方案

[摘 要] 目前，很多大型企業通過實施管理信息系統提高企業管理效率，如何保障管理信息系統順利實施，使其安全準確高效運行成為亟待解決的問題。本文以中國石油推行HSE管理信息系統的過程為例，對HSE管理信息系統的實施流程及方法進行闡述和總結，并歸納為非生產管理信息系統在大型企業實施的方法論。

[關鍵詞] 管理信息系統; HSE信息系統; 大型企業; 實施

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2010 . 18 . 032

[中圖分類號]F270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673 - 0194(2010)18- 0075- 02

網絡的出現不僅給全球經濟和社會帶來了巨大變革，也給企業管理水平的提升創造了前所未有的契機，隨著網絡時代的到來，推動大型企業管理方式從傳統方式向信息化、自動化方式轉變已成為歷史發展的必然趨勢。管理信息系統的有效運用可以整合企業資源、提高企業管理水平，但是管理信息系統的推廣也面臨很大的困難，比如基礎數據不準確、員工對系統推廣持消極或抵制態度等，如果處理不好，不但不會提高企業管理水平，而且還會給企業管理帶來很大的災難。尤其像中國石油這樣的超大型企業，機構龐大、業務復雜，對于信息系統實施提出了更高的要求。

1系統實施面臨的問題

中國石油天然氣集團公司(以下簡稱“中國石油”)是一家集油氣勘探開發、煉油化工、油品銷售、油氣儲運、石油貿易、工程技術服務和石油裝備制造于一體的綜合性能源公司，屬于超大型國有企業。

HSE信息系統是根據國際先進的HSE(職業健康、環境、安全)管理體系設計開發，用于記錄并統計企業內安全、環保、職業健康業務數據，并為管理者提供決策支持的管理信息系統。中國石油自2005年起開始在企業內部實施HSE信息系統，采用先試點再推廣的方式，經歷了4年時間，完成了中國石油所有單位的推廣實施，系統已進入正常運行階段。在HSE信息系統實施過程中主要遇到以下問題:

(1) 觀念問題。中國石油推廣實施HSE管理體系已有10年時間，集團所有分公司都成立了相應的體系管理部門，因此一聽說HSE系統就自然想到體系部門或信息部門。事實上，HSE信息系統的目標用戶是HSE管理的業務部門，體系和信息部門在實施過程中主要扮演的是協助角色。

(2) 業務管理差距。中國石油按業務分為勘探與生產、煉油化工、銷售、天然氣與管道、工程技術、工程建設和裝備制造7個專業公司，每個專業公司業務重點不同，因此HSE管理重點也不盡相同，而每個專業公司又根據地理區域劃分為地區公司，因此HSE業務管理存在很大差距。

(3) 部門協調。HSE管理范圍涵蓋了企業幾乎所有部門，集中體現在對人員、設備和物料的管理，這幾項內容在企業內均由獨立的部門負責管理，導致部門間權責產生重疊，而企業長期以來形成的“本位觀念”加大了HSE系統實施的難度。

(4) 人員計算機水平參差不齊。很多基層單位用戶尚無使用計算機化管理系統的經驗，計算機化管理系統要求既熟悉業務又能懂得計算機系統的高素質員工，這樣的要求在系統建設初期很難達到。

2實施步驟和實施方法

為了保證實施效果，HSE信息系統實施采用分階段、分步驟、按業務功能區域(子系統)分頭推進的實施策略，并制訂嚴格的實施計劃，實施工作主要按如下步驟進行:

(1) 前期準備。進行業務調研，了解擬實施單位的實際業務情況和管理水平，根據實際業務情況確定實施的系統功能，并收集基礎信息如組織機構、用戶信息等。

(2) 系統宣傳。主要通過召開實施啟動會的方式，向實施單位的領導及相關業務人員介紹系統基本情況、主要功能，使目標用戶了解新的工作方式，通過系統宣傳有效解決系統實施過程中遇到的觀念問題和部門之間的協調問題。

(3) 基礎數據收集及導入。組織機構、用戶等基礎數據是管理信息系統推廣的基礎，實施人員根據事先準備的數據收集模板，將基礎數據收集整理并導入系統，同時解決基礎數據不規范的問題。

(4) 制定系統運行的規章制度和業務規范。完整的數據責任體系、數據授權等級表和系統運行維護規范等規章制度是保證實施后系統正常運行的管理條件。

(5) 數據標準建立及稽核、整理錄入。數據是HSE信息系統的核心，沒有全面正確的數據，系統將無法運行。通過實施過程管理，建立嚴格的數據編碼標準，用戶可以順利地將以往零散、紙面的數據，按照規范的輸入、稽核過程，轉換到數據庫中，形成精確、完整的具有管理價值的信息。

3保證成功實施的關鍵

3.1 引起領導的重視

在實施單位成立以企業一把手或安全總監為項目經理的項目實施組織是保證信息系統成功實施的前提。HSE信息系統的實施涉及多個部門，而且系統的實施增加了相關部門工作量，難免會遇到實施阻力，因此需要企業的高層領導進行協調，從企業高度對系統實施加以肯定，轉變相關部門的管理觀念。

3.2 科學的組織體系

建立合理系統實施的組織體系是保證系統順利實施的基礎。HSE信息系統的推廣建立了以總部組為核心，技術組、實施組、運維組為支撐的組織體系。總部組負責了解集團公司的業務需求，并將實施組了解到的一線需求反饋給相關部門領導，起到橋梁作用;實施組負責各企業現場的信息系統實施，并了解第一手資料，及時反饋業務需求;技術組則根據實施組提供的需求進行開發，使系統功能在推廣過程中不斷提升;運維組對已經實施單位進行技術支持和應用考核，保證系統的正常運行。

3.3 詳細的實施計劃

制訂詳細的實施計劃是管理信息系統在中國石油這樣大型國有企業如期實施的保障。實施人員應提前與實施企業溝通，提前將實施過程中數據收集、整理、數據導入、用戶操作培訓、現場操作培訓等關鍵節點的時間明確，嚴格按照實施計劃進行，保證系統的順利實施。

3.4 進行交互式培訓

培訓是保證管理信息系統實施成功一個重要步驟，培訓方式采取交互式，培訓的對象分3個層次:決策層、執行層和操作層。

(1) 決策層的培訓。對決策層的培訓內容主要是:信息系統能做什么，提供的信息能否滿足決策者的需要;系統對工作流程定義是否符合實際工程管理組織模式;提出系統實施難點和實施方案，以獲得領導者的支持。

(2) 執行層的培訓。對執行層的培訓應按功能子系統分組進行，主要講授:本功能子系統對工程項目的專業管理是怎么做的，看是否符合或滿足業務處理的需要;認真聽取業務人員建議，不斷增加和完善系統功能。

(3) 操作層的培訓。HSE信息系統的應用是全員的，對操作層的培訓是在系統操作使用層面上對全員進行培訓，培訓內容主要是信息管理制度、計算機軟硬件基礎知識、相關功能子系統操作使用等。

4結語

管理信息系統實施是一個涉及多個單位和部門、多管理目標和業務、多項復雜動態因素的過程。結合HSE信息系統的推廣實踐，總結如下幾點:

(1) 管理信息系統不是一個單純的計算機軟件系統，而是業務管理、人、計算機的集成。成功的管理信息系統必須在科學規范的管理基礎上才能建立起來。

(2) 管理信息系統的建設過程不僅是計算機軟件開發過程，重要的是業務管理逐步完善深化的過程，信息系統建設與業務管理完善相互促進。

(3) 管理信息系統的核心是數據而非軟件，真實可靠的數據是管理信息系統發揮作用的必要條件。

(4) 管理信息系統是輔助管理決策的工具，而非解決所有體系管理問題的靈丹妙藥，系統輔助管理決策而不能代替管理決策的過程。

主要參考文獻

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