從流程分析企業(yè)財(cái)務(wù)崗位設(shè)置中ERP系統(tǒng)建設(shè)研究

[摘 要] ERP以財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理為核心，對(duì)企業(yè)可利用的所有內(nèi)部和外部資源進(jìn)行綜合運(yùn)營(yíng)的管理系統(tǒng)。本文分析實(shí)施ERP系統(tǒng)后給企業(yè)財(cái)務(wù)管理和業(yè)務(wù)流程帶來(lái)的影響，從局部流程分析入手闡述推進(jìn)ERP系統(tǒng)在企業(yè)財(cái)務(wù)管理和業(yè)務(wù)流程會(huì)計(jì)崗位設(shè)置管理中應(yīng)用的細(xì)節(jié)與需要關(guān)注的問題。對(duì)現(xiàn)代企業(yè)推進(jìn)ERP管理和信息化建設(shè)具有普遍指導(dǎo)意義和實(shí)際應(yīng)用價(jià)值。

[關(guān)鍵詞] 財(cái)務(wù)流程分析;會(huì)計(jì)崗位;ERP建設(shè)

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2010. 18 . 002

[中圖分類號(hào)]F232 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673 - 0194(2010)18- 0005- 03

以財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理為核心的企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)(Enterprise Resource Planing，ERP)，是一個(gè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)導(dǎo)向的全面企業(yè)集成系統(tǒng)，管理整個(gè)供需鏈上的各個(gè)實(shí)體的價(jià)值，實(shí)現(xiàn)對(duì)制造、財(cái)務(wù)、客戶、分銷和供應(yīng)商的業(yè)務(wù)流程管理。ERP依托信息技術(shù)等手段，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部資源的共享和協(xié)同，克服企業(yè)中的官僚制約，使得各業(yè)務(wù)流程無(wú)縫平滑地銜接，從而提高管理的效率和業(yè)務(wù)的精確度，提高企業(yè)的盈利能力，降低交易成本。

在信息化系統(tǒng)建設(shè)過程中，企業(yè)管理層借助ERP系統(tǒng)管理軟件引入先進(jìn)的理念來(lái)助推企業(yè)管理升級(jí)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)資源的優(yōu)化配置，為企業(yè)應(yīng)對(duì)市場(chǎng)變化提供及時(shí)、準(zhǔn)確的信息支持。實(shí)踐中，企業(yè)資源與軟件流程相融合的程度是企業(yè)信息化建設(shè)和企業(yè)內(nèi)控制度建設(shè)水平的最直接體現(xiàn)。僅限于應(yīng)對(duì)流程，不求實(shí)際工作與流程相協(xié)調(diào)，無(wú)疑是應(yīng)用先進(jìn)的軟件系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)企業(yè)現(xiàn)有管理的計(jì)算機(jī)化、模擬化，沒有發(fā)揮ERP系統(tǒng)管理軟件的功能優(yōu)勢(shì)，而且由此可能產(chǎn)生一系列新問題、新障礙，更有甚者會(huì)影響企業(yè)業(yè)務(wù)的順暢運(yùn)轉(zhuǎn)，延緩企業(yè)推進(jìn)信息化建設(shè)的進(jìn)程。筆者通過實(shí)際調(diào)查，結(jié)合A、B公司實(shí)施ERP系統(tǒng)后現(xiàn)金業(yè)務(wù)和銀行業(yè)務(wù)處理流程的特點(diǎn)，分析企業(yè)在信息化建設(shè)中需關(guān)注的問題。

一、A、B公司現(xiàn)金業(yè)務(wù)和銀行付款業(yè)務(wù)流程描述及特點(diǎn)

(一)A、B公司現(xiàn)金業(yè)務(wù)和銀行付款業(yè)務(wù)流程描述

1.A公司的現(xiàn)金付款流程描述

業(yè)務(wù)辦理流程:現(xiàn)金付款業(yè)務(wù)—經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)、部門領(lǐng)導(dǎo)簽批—部分業(yè)務(wù)直接經(jīng)財(cái)務(wù)部現(xiàn)金出納審核、付款，部分業(yè)務(wù)經(jīng)會(huì)計(jì)審核后，出納辦理付款(如圖1所示)。

結(jié)算中心系統(tǒng)單據(jù)處理流程:現(xiàn)金出納付款后報(bào)賬中心錄入單據(jù)—銀行出納審核單據(jù)—結(jié)算中心系統(tǒng)經(jīng)辦、支付(實(shí)現(xiàn)計(jì)劃回寫、控制)—銀行出納編制憑證—會(huì)計(jì)人員審核、記賬。

2.B公司的現(xiàn)金付款辦理流程

業(yè)務(wù)辦理流程:現(xiàn)金付款業(yè)務(wù)—經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)、部門領(lǐng)導(dǎo)簽批—會(huì)計(jì)審核—現(xiàn)金出納付款(如圖2所示)。

結(jié)算中心系統(tǒng)單據(jù)處理流程:會(huì)計(jì)人員錄入分管業(yè)務(wù)單據(jù)—會(huì)計(jì)人員(專職)審核、委托—結(jié)算中心系統(tǒng)經(jīng)辦、支付(實(shí)現(xiàn)計(jì)劃回寫、控制)—會(huì)計(jì)人員(專職)編制憑證—會(huì)計(jì)人員審核、記賬。

3.A公司銀行付款業(yè)務(wù)流程描述

業(yè)務(wù)人員辦理流程:銀行付款業(yè)務(wù)—經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)、部門領(lǐng)導(dǎo)簽批—會(huì)計(jì)審核—銀行出納確定付款方式及金額并辦理(如圖3所示)。

結(jié)算中心系統(tǒng)中業(yè)務(wù)處理:現(xiàn)金出納付款后報(bào)賬中心錄入單據(jù)——銀行出納審核單據(jù)——結(jié)算中心系統(tǒng)經(jīng)辦、支付(實(shí)現(xiàn)計(jì)劃回寫、控制)——銀行出納編制憑證——會(huì)計(jì)人員審核、記賬。

4.B公司銀行付款業(yè)務(wù)流程描述

業(yè)務(wù)人員辦理流程:銀行付款業(yè)務(wù)—經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)、部門領(lǐng)導(dǎo)簽批—會(huì)計(jì)審核—銀行出納付款(如圖4所示)。

結(jié)算中心系統(tǒng)中業(yè)務(wù)處理:會(huì)計(jì)人員根據(jù)業(yè)務(wù)分類錄入分管業(yè)務(wù)單據(jù)—會(huì)計(jì)人員(專職)審核、委托—結(jié)算中心系統(tǒng)經(jīng)辦、支付(實(shí)現(xiàn)計(jì)劃回寫、控制)—會(huì)計(jì)人員(專職)編制憑證—會(huì)計(jì)人員審核、記賬。

(二)A、B公司現(xiàn)金業(yè)務(wù)和銀行付款業(yè)務(wù)流程的特點(diǎn)

1.A公司核算流程特點(diǎn)

(1)結(jié)算業(yè)務(wù)集中在現(xiàn)金、銀行出納崗位，業(yè)務(wù)分工不均衡;

(2)部分業(yè)務(wù)未經(jīng)會(huì)計(jì)審核即辦理付款，會(huì)計(jì)后續(xù)補(bǔ)審核，有一定的風(fēng)險(xiǎn);

(3)未能實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)相關(guān)功能應(yīng)用的相互牽制或稽核。

2.B公司核算流程特點(diǎn)

(1)結(jié)算業(yè)務(wù)分工較均衡;

(2)業(yè)務(wù)辦理準(zhǔn)確程度有可靠保證，避免出現(xiàn)重、漏、錯(cuò);

(3)會(huì)計(jì)全面參與系統(tǒng)應(yīng)用，推進(jìn)系統(tǒng)功能應(yīng)用不斷健全、完善。

A、B公司所屬集團(tuán)ERP系統(tǒng)管理軟件上線運(yùn)行時(shí)間近3年，系統(tǒng)各模塊運(yùn)行平穩(wěn)，且公司的規(guī)范化和流程化管理、供應(yīng)鏈管理、庫(kù)存管理、銷售管理、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的動(dòng)態(tài)反映等經(jīng)營(yíng)各環(huán)節(jié)都得到了較好的體現(xiàn)。

A、B公司現(xiàn)金、銀行付款流程是其所屬集團(tuán)應(yīng)用ERP系統(tǒng)管理軟件的一個(gè)縮影，從側(cè)面反映出企業(yè)集團(tuán)在推進(jìn)ERP系統(tǒng)管理軟件建設(shè)中，基層單位根據(jù)自身實(shí)際匹配系統(tǒng)流程，突顯業(yè)務(wù)功能應(yīng)用方式上的差異，注重?cái)?shù)據(jù)流、信息流，而對(duì)應(yīng)用系統(tǒng)是否合乎企業(yè)內(nèi)控及相關(guān)制度要求關(guān)注不足。A、B公司有一定的信息化基礎(chǔ)和管理基礎(chǔ)，但也存在著管理粗放、隨意性大的地方，業(yè)務(wù)人員的習(xí)慣或經(jīng)驗(yàn)、不同的企業(yè)文化可能會(huì)影響對(duì)新方法和新理念的接受。

與A、B公司相比，在實(shí)際工作中有相當(dāng)數(shù)量的企業(yè)應(yīng)用ERP系統(tǒng)管理軟件財(cái)務(wù)管理，囿于財(cái)務(wù)人員崗位設(shè)置、財(cái)務(wù)人員素質(zhì)、財(cái)務(wù)部門發(fā)揮作用的程度、主管領(lǐng)導(dǎo)的重視程度等，財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)流于形式，憑證的填制、審核在系統(tǒng)中一般是程序性的，多數(shù)財(cái)務(wù)人員只在月末幾天進(jìn)行業(yè)務(wù)補(bǔ)錄工作，把平時(shí)的工作堆積至月底，由于部門間推諉扯皮等原因，給企業(yè)推進(jìn)信息化建設(shè)增加了一些障礙，影響了信息化建設(shè)的推進(jìn)效率。

A、B公司功能模塊未實(shí)現(xiàn)與財(cái)務(wù)模塊對(duì)接，原因是數(shù)據(jù)口徑不一致，可靠性差。在ERP系統(tǒng)管理軟件中，財(cái)務(wù)核算管理模塊是企業(yè)推進(jìn)信息化建設(shè)的重要部分，從一定程度上來(lái)說(shuō)，企業(yè)信息化各功能模塊的應(yīng)用，最終結(jié)果都體現(xiàn)在財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)上，財(cái)務(wù)模塊功能的應(yīng)用有助于對(duì)上游環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督乃至進(jìn)行業(yè)務(wù)追溯或倒推，所以關(guān)注財(cái)務(wù)核算管理系統(tǒng)的應(yīng)用廣度和深度有利于企業(yè)充分挖掘信息，為企業(yè)科學(xué)決策提供支持。

二、企業(yè)推進(jìn)ERP系統(tǒng)管理軟件建設(shè)工作中需關(guān)注的問題

眾所周知，企業(yè)實(shí)施ERP系統(tǒng)管理軟件是“一把手”工程，這也是基于企業(yè)的管理層次、管理權(quán)威來(lái)推進(jìn)的一項(xiàng)工作。在企業(yè)推進(jìn)ERP系統(tǒng)管理軟件建設(shè)過程中管理層要關(guān)注以下問題:

(1)企業(yè)ERP系統(tǒng)管理軟件建設(shè)必須有長(zhǎng)期規(guī)劃，并有相關(guān)的制度作保障。企業(yè)實(shí)施ERP系統(tǒng)管理軟件是一項(xiàng)投入大、耗時(shí)長(zhǎng)的管理工程，必須有科學(xué)的總體規(guī)劃作指導(dǎo)，系統(tǒng)建設(shè)才能達(dá)到預(yù)期目的。否則，把ERP系統(tǒng)管理軟件作為單純的軟件來(lái)用，僅應(yīng)用某些功能，ERP系統(tǒng)管理軟件就會(huì)成為原有工作的計(jì)算機(jī)化、模擬化，有可能還不如原有業(yè)務(wù)流程處理順暢，降低新系統(tǒng)功能效用。與規(guī)劃相配套的是制度規(guī)定，企業(yè)在推進(jìn)ERP系統(tǒng)管理軟件過程中，要不斷制定、完善規(guī)章制度，確保ERP系統(tǒng)管理軟件在應(yīng)用中不斷完善。

(2)企業(yè)“一把手”重視，各職能部門負(fù)責(zé)人主抓。企業(yè)規(guī)模擴(kuò)大、業(yè)務(wù)延伸、組織變化等可能引起企業(yè)核算管理流程的變化，且ERP系統(tǒng)管理軟件在應(yīng)用中會(huì)出現(xiàn)流程設(shè)計(jì)與現(xiàn)實(shí)不匹配、數(shù)據(jù)錯(cuò)誤等情況，各職能部門尤其是主管領(lǐng)導(dǎo)只有本著發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，極力完善系統(tǒng)應(yīng)用，提升系統(tǒng)的功能效應(yīng)的宗旨來(lái)處理消極事件，才能充分推進(jìn)系統(tǒng)應(yīng)用。企業(yè)管理層選擇應(yīng)用ERP系統(tǒng)管理軟件一般來(lái)說(shuō)是經(jīng)過充分分析企業(yè)發(fā)展及管理需要而做出的決策，是企業(yè)提升管理水平的助力平臺(tái)，需要各職能部門在日常工作中積極、主動(dòng)配合，不扯皮、不推諉。

(3)適應(yīng)管理流程，不斷更新觀念，增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)。ERP系統(tǒng)管理軟件蘊(yùn)含了先進(jìn)的管理思想，能滿足目前國(guó)內(nèi)企業(yè)的應(yīng)用需求，且流程設(shè)計(jì)經(jīng)過嚴(yán)格的測(cè)試和論證，存在問題的概率較小。企業(yè)應(yīng)放棄對(duì)軟件的質(zhì)疑心理，學(xué)習(xí)先進(jìn)，辨別習(xí)慣做法，進(jìn)行取舍。同時(shí)，強(qiáng)化企業(yè)各級(jí)管理人員的責(zé)任心。

(4)有計(jì)劃重點(diǎn)培養(yǎng)精通財(cái)務(wù)、計(jì)算機(jī)應(yīng)用的管理人員。實(shí)踐證明，培養(yǎng)懂財(cái)務(wù)、微機(jī)基礎(chǔ)的管理人員，成為企業(yè)與軟件公司溝通的橋梁，是最便捷的最有效的解決系統(tǒng)問題的途徑。應(yīng)根據(jù)組織軟件應(yīng)用對(duì)關(guān)鍵崗位人員進(jìn)行培訓(xùn)，提升功能應(yīng)用水平。

(5)與軟件實(shí)施公司保持良好的合作關(guān)系，及時(shí)支付服務(wù)費(fèi)用。

總之，企業(yè)實(shí)施ERP系統(tǒng)，系統(tǒng)的實(shí)施及后續(xù)技術(shù)支持工作、最高管理層的堅(jiān)定決心、員工觀念的轉(zhuǎn)變和積極參與、強(qiáng)有力的項(xiàng)目實(shí)施隊(duì)伍、明確的需求和目標(biāo)、嚴(yán)格的項(xiàng)目控制、建立良好的合作關(guān)系等有效措施是項(xiàng)目取得成功的關(guān)鍵。

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