基于EPC模型的銷售與收款內(nèi)部控制設(shè)計

[摘 要] 銷售是大部分企業(yè)業(yè)務(wù)的起點，是企業(yè)利潤和現(xiàn)金流量的直接源泉，是企業(yè)經(jīng)營活動中的重要環(huán)節(jié)。銷售與收款內(nèi)部控制將引導(dǎo)企業(yè)加強對銷售與收款業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制，規(guī)范銷售與收款行為，防范銷售與收款過程中的差錯和舞弊。搞好銷售環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制對整個內(nèi)部控制系統(tǒng)來說至關(guān)重要。建立銷售與收款的內(nèi)部控制，應(yīng)首先明確銷售與收款內(nèi)部控制的目標(biāo)，并從銷售與收款業(yè)務(wù)的流程中提煉出關(guān)鍵控制點，針對關(guān)鍵控制點進行內(nèi)部控制的設(shè)計。

[關(guān)鍵詞] 內(nèi)部控制目標(biāo);關(guān)鍵控制點;銷售管理內(nèi)部控制

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2010 . 18. 018

[中圖分類號]239.45 [文獻標(biāo)識碼]A [文章編號]1673 - 0194(2010)18 - 0042 - 03

在市場經(jīng)濟中，內(nèi)部控制(internal control)是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的自我調(diào)節(jié)和自我制約的內(nèi)在機制，對于加強企業(yè)經(jīng)營管理，維護財產(chǎn)安全，提高經(jīng)濟效益，具有重要的現(xiàn)實意義。銷售是大部分企業(yè)業(yè)務(wù)的起點，是企業(yè)利潤和現(xiàn)金流量的直接源泉，是企業(yè)經(jīng)營活動中的重要環(huán)節(jié)。銷售與收款內(nèi)部控制將引導(dǎo)企業(yè)加強對銷售與收款業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制，規(guī)范銷售與收款行為，防范銷售與收款過程中的差錯和舞弊。搞好銷售環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制對整個內(nèi)部控制系統(tǒng)來說至關(guān)重要。

一、銷售與收款的內(nèi)部控制目標(biāo)

銷售是指企業(yè)對商品和勞務(wù)的訂貨、審批、發(fā)貨、收款等行為。銷售是企業(yè)業(yè)務(wù)的起點，是企業(yè)的“物流”和“資金流”的重要組成部分。銷售管理是企業(yè)管理的重要內(nèi)容，銷售商品的質(zhì)量和價格、客戶的選擇、銷售合同的訂立、物資的運輸、發(fā)貨、收款等狀況，在很大程度上決定了企業(yè)的生存與可持續(xù)發(fā)展。

銷售業(yè)務(wù)需要由銷售、倉庫、財會等部門共同協(xié)作完成。有效的銷售內(nèi)部控制目標(biāo)是確保單位經(jīng)營活動的效率性和效果性、資產(chǎn)的安全性、經(jīng)濟信息和財務(wù)報告的可靠性。根據(jù)銷售業(yè)務(wù)的特點，銷售環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的目標(biāo)是:

(1)客戶信用管理，合理授信降低企業(yè)應(yīng)收賬款風(fēng)險;

(2)銷售合同管理，控制企業(yè)合同所引發(fā)的經(jīng)濟和訴訟風(fēng)險;

(3)定價管理，保護企業(yè)經(jīng)濟利益;

(4)應(yīng)收賬款管理，實現(xiàn)經(jīng)營現(xiàn)金流入的最大化;

(5)客戶檔案管理，與客戶建立長期友好的合作關(guān)系。

二、從業(yè)務(wù)流程中提煉關(guān)鍵控制點

銷售與收款的內(nèi)部控制是針對企業(yè)的銷售與收款業(yè)務(wù)流程的各個環(huán)節(jié)的關(guān)鍵控制點的控制，企業(yè)應(yīng)以防范風(fēng)險為導(dǎo)向，準(zhǔn)確抓住內(nèi)部控制的關(guān)鍵點，及時防范企業(yè)運營中的各類風(fēng)險隱患，以實現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)，提高企業(yè)的競爭能力和生存能力。

1.銷售與收款的業(yè)務(wù)流程

銷售與收款的業(yè)務(wù)流程分為賒銷和現(xiàn)銷兩種情況。在賒銷的情況下主要包括:處理客戶訂單，批準(zhǔn)賒銷信用，發(fā)送貨物，開具銷售發(fā)票，記錄銷售與收款業(yè)務(wù)，定期對賬和收回賬款，審批銷售退回與折讓，審批壞賬的注銷等。如果是現(xiàn)銷業(yè)務(wù)則可以在發(fā)出貨物后直接收到現(xiàn)金。

2.采用EPC模型提煉關(guān)鍵控制點

EPC模型即事件驅(qū)動的過程鏈模型(Event-driven Process Chain)，主要用來描述企業(yè)事件與經(jīng)營過程。通過EPC模型先確定銷售與收款的業(yè)務(wù)流程，在確定了銷售與收款的業(yè)務(wù)流程的基礎(chǔ)上，結(jié)合現(xiàn)行的企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范，找出銷售與收款業(yè)務(wù)的關(guān)鍵控制點是什么，以實現(xiàn)銷售與收款流程的內(nèi)部控制。采用EPC模型，從企業(yè)的“銷售與收款業(yè)務(wù)流程”中提煉出關(guān)鍵內(nèi)部控制點，如圖1所示。

三、銷售與收款管理內(nèi)部控制

根據(jù)銷售與收款的內(nèi)部控制關(guān)鍵點，應(yīng)建立并有效地執(zhí)行銷售與收款的內(nèi)部控制。使企業(yè)上上下下統(tǒng)一思想，真正地重視內(nèi)部控制，將“要我進行內(nèi)部控制”變?yōu)椤拔乙M行內(nèi)部控制”，以保護企業(yè)財產(chǎn)的安全，確保企業(yè)健康快速地發(fā)展。銷售與收款管理的內(nèi)部控制主要包括將銷售與收款的不相容崗位相分離、建立健全審批制度、建立客戶資信制度、收款控制和監(jiān)督檢查制度等。

1.銷售與收款的不相容崗位

為了保證銷售與收款業(yè)務(wù)的有效性和可靠性，應(yīng)按各相關(guān)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進行明細分工，以加強內(nèi)部牽制，防止錯誤和舞弊行為的發(fā)生。為此，企業(yè)應(yīng)該明確各部門的和崗位的職責(zé)、權(quán)限，確保辦理銷售與收款業(yè)務(wù)的不相容崗位的相互分離、制約和監(jiān)督。不相容崗位主要包括:

(1)客戶信用評估與銷售合同的審批簽訂。

(2)銷售合同的審批、簽訂與辦理發(fā)貨。

(3)銷售業(yè)務(wù)經(jīng)辦與發(fā)票開具、收款。

(4)銷售發(fā)貨的確認(rèn)與賬務(wù)處理。

(5)銷售退回貨品的驗收、處置與賬務(wù)處理。

(6)壞賬準(zhǔn)備的計提與審批、壞賬的核銷與審批。

2.審批制度

授權(quán)審批是指每一項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的執(zhí)行必須經(jīng)過一定形式的授權(quán)或批準(zhǔn)。有效的授權(quán)審批應(yīng)明確授權(quán)的責(zé)任和建立經(jīng)濟業(yè)務(wù)授權(quán)審批的程序。審批制度主要包括:

(1)銷售計劃審批制度。

(2)定價或調(diào)價審核制度。

(3)銷售折扣、銷售折讓審核制度。

(4)合同審批制度。

(5)銷售通知審核制度。

(6)賒銷商品審核制度。

3.客戶資信控制制度

企業(yè)應(yīng)正確制定信用政策，加強現(xiàn)有客戶維護，開發(fā)潛在目標(biāo)客戶，對有銷售意向的客戶進行資信評估，確定信用標(biāo)準(zhǔn)、信用條件和收賬政策。銷售部門應(yīng)對每一個客戶進行信用調(diào)查，并根據(jù)信用情況提出信用期限和信用額度，并經(jīng)企業(yè)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。企業(yè)應(yīng)根據(jù)銷售及資金回籠情況對客戶的資信額度進行動態(tài)管理。 由與銷售部門相對獨立的信用管理部門對客戶付款情況進行持續(xù)跟蹤和監(jiān)控，提出劃分、調(diào)整客戶信用等級的方案。有效的信用控制可以極大地預(yù)防銷售業(yè)務(wù)中應(yīng)收賬款的安全風(fēng)險。

4.收款控制

收款是指企業(yè)經(jīng)授權(quán)發(fā)貨后與客戶結(jié)算的環(huán)節(jié)。企業(yè)應(yīng)按照《現(xiàn)金管理暫行條例》、《支付結(jié)算辦法》、《內(nèi)部會計制度規(guī)范——貨幣資金》等規(guī)定，及時辦理銷售收款業(yè)務(wù)。企業(yè)應(yīng)當(dāng)明確規(guī)定禁止銷售業(yè)務(wù)人員收取現(xiàn)金貨款。對賒銷業(yè)務(wù)的應(yīng)收賬款或應(yīng)收票據(jù)必須及時分戶登記，定期進行應(yīng)收賬款賬齡分析。企業(yè)應(yīng)當(dāng)按照客戶設(shè)置應(yīng)收賬款明細賬，分別登記每一個客戶的應(yīng)收賬款增減變動情況和信用額度情況，定期與往來客戶通過函證等方式核對往來款項。企業(yè)內(nèi)控人員、財務(wù)主管以及銷售業(yè)務(wù)主管應(yīng)當(dāng)定期對銷售回款進行監(jiān)督檢查，抽查核對與客戶的往來賬務(wù)，預(yù)防舞弊行為的發(fā)生。

5.監(jiān)督檢查制度

企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立對銷售與收款的內(nèi)部控制的監(jiān)督檢查制度，明確監(jiān)督檢查機構(gòu)或人員的職責(zé)權(quán)限，進行定期或不定期的檢查。特別是要對關(guān)鍵控制點進行嚴(yán)格的管控。主要檢查是否存在不相容職務(wù)混崗的現(xiàn)象;是否嚴(yán)格執(zhí)行了相關(guān)的審批制度，特別是是否嚴(yán)格執(zhí)行了合同審批制度;是否建立并執(zhí)行了信用管理制度、建立了客戶信用動態(tài)檔案;是否嚴(yán)格執(zhí)行了銷售確認(rèn)制度;發(fā)票管理制度是否健全并嚴(yán)格執(zhí)行;對收款管理是否嚴(yán)格，檢查應(yīng)收賬款的正確性、時效性和合法性;檢查憑證的登記、領(lǐng)用、傳遞、保管、注銷手續(xù)是否健全，保管是否有漏洞。

一個企業(yè)發(fā)展到一定的規(guī)模后，必須要有嚴(yán)密的控制體系。企業(yè)制定銷售與收款內(nèi)部控制制度時，要因地適宜，根據(jù)本企業(yè)的實際情況制定切實可行的銷售與收款內(nèi)部控制制度，依靠部門之間相互牽制、監(jiān)督，依靠固化的流程去控制運行。在爭取銷售得到發(fā)展的同時，加強銷售收款及貨幣資金的內(nèi)部控制，防范銷售收款過程中的差錯和舞弊，規(guī)范銷售收款行為，避免壞賬損失，完善貨幣資金控制，以防出現(xiàn)管理漏洞，已經(jīng)成為每個企業(yè)應(yīng)嚴(yán)肅對待和認(rèn)真解決的重要問題。建立和健全銷售環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制制度，是企業(yè)加強管理的有效途徑，這樣才能保證總體風(fēng)險最小，整體運營質(zhì)量最高，使企業(yè)具有更強盛的生命力， 在激烈的市場競爭中保持優(yōu)勢地位。

主要參考文獻

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