國外電子文件管理標準研究及啟示

對 于作為證據(jù)價值來保存的電子文 件來說，標準和指南（尤其是文件保管標準和要求）顯得非常重要。從國際范圍來看， 各國在檔案信息化進程中， 都十分重視電子文件管理的標準化建設(shè)， 相關(guān)的國際標準和國家標準都迅速發(fā)展。

電子文件管理標準歸類

1.文件管理

《ISO 15489：信息與文獻-文件管理》（Information and Documentation – Records Management），是如今最知名的電子文件管理標準，由國際標準化組織于2001年發(fā)布。該標準分為兩部分。第一部分稱為“通則”，提供用于文件保存的頂層架構(gòu)。重點強調(diào)了電子文件管理的益處，調(diào)整因素對電子文件管理工作的影響以及正式指定一個機構(gòu)負責電子文件管理的重要性。還有文件管理要求、優(yōu)質(zhì)文件保存系統(tǒng)的組成部分和涉及文件管理的真實過程，例如文件捕獲、分類、利用、存儲、訪問等等都有描述。結(jié)尾部分為文件管理審計操作分析和相關(guān)的培訓(xùn)要求。第二部分稱為“指南”，針對第一部分描述的框架提出更為詳盡的指導(dǎo)。例如，描述了文件管理政策的元素和責任聲明，總結(jié)了設(shè)計和實現(xiàn)有效的文件管理系統(tǒng)的步驟。也提供了文件處理和控制發(fā)展相關(guān)的實際指導(dǎo)，例如創(chuàng)建標準術(shù)語辭典、開發(fā)利用方案、創(chuàng)建文件的安全和訪問控制、存儲和處置。最后對創(chuàng)建監(jiān)控和審計文件系統(tǒng)的程序，對員工文件管理培訓(xùn)提供了指導(dǎo)。

此外，其它正在被使用的文件管理標準還有，澳大利亞的AS ISO 15489、英國的BS ISO 15489等。

2．功能需求

（1）美國：DOD 5101.20

DOD 5101.20是美國國防部(簡稱：DOD)于1997年發(fā)布的正式文件管理標準，2007年升級后，命名為DOD 5015.02-STD，即《電子文件管理軟件應(yīng)用設(shè)計評價標準》。該標準闡述了用于美國國防部的文件管理應(yīng)用軟件的功能需求，包括對系統(tǒng)接口的需求和文件管理應(yīng)用必須支持的搜索條件，描述了文件管理最低限度的要求，也就是必須遵照執(zhí)行美國國家檔案和文件管理（NARA）的規(guī)定。

DOD標準并沒有集中于綜合性的文件管理規(guī)范，而是具體提出選用電子文件管理軟件必須遵守而又合乎需要的功能需求。因此，該指南特別專注于計算機化的文件保管環(huán)境。DOD標準所包含的寶貴信息是案卷計劃或是卷宗、捕獲文件的基本元數(shù)據(jù)信息和對機密或是受保護文件作為證據(jù)之用時應(yīng)該捕獲到的具體證明信息。如今，美國或是國際上的公共部門或私營部門創(chuàng)建文件管理軟件和程序的技術(shù)規(guī)范均以DOD為基準。

（2）歐洲：MoReq2

《電子文件管理模型需求》（簡稱為 MoReq）出版于2001年，描述了用于管理電子文件的合適要求。2008年，MoReq升級為MoReq2，主要關(guān)注電子文件管理系統(tǒng)應(yīng)當能夠?qū)崿F(xiàn)的功能，為的是實現(xiàn)電子文件的真實證據(jù)價值。例如，MoReq2要求任一被選用的軟件都能夠履行若干重要文件管理功能。表1列出了MoReq2標準中確認的重要功能需求。為了確保電子文件的真實可靠性，文件管理機構(gòu)必須能夠履行這些要求。與美國DOD標準不同的是，MoReq2并非僅僅關(guān)注計算機系統(tǒng)的操作方面，而且還描述了電子文件管理操作時應(yīng)該遵循的基本要求，目的是確保電子文件能夠妥善管理，不管何時均能保證存取，然后妥善處置。

3．檔案元數(shù)據(jù)

數(shù)字檔案館的元數(shù)據(jù)是用來描述數(shù)字檔案的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及背景特征的數(shù)據(jù)，目的是對數(shù)字檔案信息資源進行組織、管理、發(fā)現(xiàn)、識別、選擇、定位、開發(fā)、利用和評價，追蹤檔案在管理和使用過程中的變化，有助于實現(xiàn)數(shù)字檔案信息資源的憑證價值、集成整合與長期保存。

目前常見的檔案元數(shù)據(jù)標準主要有：

（1）ISAD（G）

ISDA（G）即《國際檔案著錄標準（總則）》，由國際檔案理事會（ICA）于1993年制定發(fā)布，并于2000年發(fā)布了第二版。ISDA（G）的目標是通過建立準確、恰當?shù)臋n案著錄項目，將它們組織在一個具有一致性的預(yù)設(shè)模型中，達到對檔案背景和內(nèi)容的鑒定和解釋，并使這些檔案具有較強的可用性。對檔案的相關(guān)著錄過程開始于文件形成之前，并且連續(xù)貫穿于文件的整個生命周期，從而確保文件的可靠性、可信性、可理解性和可持久性。ISAD（G）第二版為多級著錄。檔案多級著錄的原則是以檔案的尊重全宗理論為基礎(chǔ)。

（2）EAD

EAD即《檔案編碼著錄》主要用于著錄檔案和手稿資源，包括文本文檔、電子文檔、可視材料和聲音記錄。最早是美國伯克利加利福尼亞大學(xué)圖書館發(fā)起的伯克利檢索工具項目中提出的，1998年完成了第一版EAD標準，主要有四部分組成，其中EAD DTD是該標準的主體部分。EAD DTD是基于ISAD(G)之上的一部檔案著錄交流標準。它是以通用標準語言(SGML)和擴展標記語言(XML)文件類型定義(DTD)的形式存在的。EAD2002版在第一版的基礎(chǔ)上新增了“實體技術(shù)”這個元素，由EAD DTD1.0版的145個元素變?yōu)?46個元素。

（3）ISAAR(CPF)

ISAAR(CPF)即《法人、個人及家庭背景信息國際檔案規(guī)范文本》。修訂和完善1996年第1版ISAAR（CPF）是ICA著錄標準委員會2001年至2004年間的主要任務(wù)，它為描述形成檔案的法人、個人以及家庭提供了一個標準工具。在著錄系統(tǒng)中創(chuàng)建既相互分離又互有聯(lián)系的檔案形成者的描述，為獲取以及管理最有助于發(fā)現(xiàn)、利用和理解檔案的背景信息提供了一個有效而靈活的手段。

（4）ISDF

2008年，ICA發(fā)布了ISDF即《職能著錄的國際標準》第一版。其目的是為法人團體履行職能提供一致性的認定標準。職能著錄意在對根據(jù)ISAD（G）產(chǎn)生的文件和按照ISAAR（CPF）產(chǎn)生的官方文件補充著錄，因此可獲取文件創(chuàng)建者與完成工作相關(guān)擴展信息，而不管他們是否法人團體、個人或是家庭。

（5）ISDIAH

2008年，ICA發(fā)布了ISDIAH《檔案保存機構(gòu)著錄的國際標準》。該標準的發(fā)布意在將其與ISAD（G）和ISAAR(CPF)聯(lián)合使用，從而捕獲有關(guān)檔案保存機構(gòu)的信息并使該信息標準化，從而支持用戶訪問檔案館藏。

4．數(shù)字保存

用于數(shù)字保存的最重要的規(guī)范是OAIS即《開放檔案信息系統(tǒng)參考模型》，起初是由空間科學(xué)團體開發(fā)，目的是為電子檔案館的組織和管理提供通用架構(gòu)。次后，該模型被全世界信息管理共同體用作數(shù)字保存的有效方法。OAIS模型提出了全方位的檔案功能，包括攝取、存儲、管理和訪問文件。該模型也描述了數(shù)字資源歸檔要求。OAIS作為國際標準《ISO 14721：2003：空間數(shù)據(jù)和信息轉(zhuǎn)換系統(tǒng)：開放檔案信息系統(tǒng)-參考模型》，其術(shù)語和概念如今被檔案和信息專業(yè)人士廣泛接受。為了支持電子文件的保存，OAIS規(guī)定如下：

（1）用該模型的框架強化檔案專業(yè)人員或其他專業(yè)的人員對數(shù)字資源保存和訪問相關(guān)檔案概念的認知程度。

（2）對描述信息結(jié)構(gòu)和數(shù)字檔案操作的術(shù)語給出明確的定義。

（3）保存信息時有必要對不同的長期保存策略和技術(shù)進行比較。

此外，OAIS也用于可信賴數(shù)字倉庫的認證。美國國家檔案和文件管理署（NARA）、聯(lián)機計算機圖書館中心（OCLC）和研究圖書館集團（RLG）合作開發(fā)基于TRAC（可信賴倉儲的審計及認證）列表的認證方案，用于對可信賴數(shù)字倉庫創(chuàng)建和管理的認證。該認證方案就是以O(shè)AIS為基礎(chǔ)。以審計機制來設(shè)計的TRAC，用于評估創(chuàng)建可信賴數(shù)字倉庫來長期安全可靠地存儲電子文件的能力。TRAC列表不僅提出技術(shù)性問題，也提出與組織機構(gòu)和存儲策略相關(guān)的問題，提供了一整套用于評價數(shù)字倉庫的標準，可用作制定保存政策的指南。

對我國電子文件管理標準研制的啟示

1．加大我國在電子文件領(lǐng)域的科研力度

在標準制定和實踐過程中，必須重視相關(guān)標準的制定和技術(shù)攻關(guān)。ISO 15489綜合了世界各國文件管理的先進經(jīng)驗， 吸收了國際公認的最優(yōu)化文件管理方法， 與ISO系列標準和ICA國際標準有較好的互操作性、連貫性， 反映了文件管理的國際化最佳實踐， 具有較強的先進性、前瞻性和實用性， 適用于指導(dǎo)紙質(zhì)、電子和網(wǎng)絡(luò)工作背景下的一切文件的管理。對文件管理專業(yè)的發(fā)展有積極的推動作用。例如，英國采用了《政府文件管理實用規(guī)程》和ISO 15489這兩個國際標準以規(guī)定政府機構(gòu)必須履行的文件管理責任和制定政策約束和規(guī)范用戶的文件管理事務(wù)。為了支持這兩個標準，英國國家檔案館出版了若干指南，內(nèi)容范圍從“業(yè)務(wù)分類方案和案卷計劃設(shè)計”到“建立電子郵件管理政策”都有涉及。為了確保當前電子文件捕獲和管理，英國采取了兩個措施，一是制定文件保管協(xié)議，二是開發(fā)PRONOM（支持文件格式和其他技術(shù)信息長期保存的數(shù)據(jù)庫）支持工具，對文件格式和文件遷移提供服務(wù)。在支持工具中，有國家檔案館開發(fā)的DROID（電子文件對象識別）軟件作為鑒定文檔格式之用，還有為PRONOM數(shù)據(jù)庫內(nèi)的文件格式提供長久、唯一和明確的標識符的服務(wù)模塊。

2.強調(diào)全面、全程管理

美國的《電子文件管理軟件應(yīng)用設(shè)計評價標準》特別強調(diào)了對電子文件生命周期的全程管理，從前端的電子文件生成到最后文件歸檔及文件銷毀，對每一步驟的管理和操作都有明確的規(guī)定，并以電子文件歸檔為界限，將電子文件的相關(guān)信息進行整合而后形成新的元數(shù)據(jù)，然后通過文件、案卷、類別三個級次對電子文件進行分級管理，從而實現(xiàn)了對電子文件在其整個生命周期以內(nèi)的全程管控。這種全面、全程管理的思想對我國電子文件管理流程的研究及其相應(yīng)標準的制定，從而形成我國電子文件管理的標準體系具有一定的啟示和指導(dǎo)作用。

3．細化電子文件管理的功能需求

國際上已經(jīng)制定了許多面向文件的指南和需求報告，其中多數(shù)提供的是電子文件有效管理的功能需求。所謂“功能需求”指的是計算機系統(tǒng)需要執(zhí)行的具體操作，然后獲得所期望結(jié)果。功能需求通常很具體、很明確。例如，許多指導(dǎo)報告指出電子文件管理系統(tǒng)必須提供審計能力。在需求報告中不僅要規(guī)定這種功能，還必須為程序員和軟件開發(fā)者提供審計功能所必備的足夠詳細的技術(shù)說明。功能需求必須細化審計過程中的每一元素。

4．制定出適用的檔案元數(shù)據(jù)標準體系

數(shù)字檔案的文件類型非常復(fù)雜。為了實現(xiàn)對各類型檔案信息資源的充分描述和揭示，在我國數(shù)字檔案館的建設(shè)過程中，需要充分吸收國外檔案元數(shù)據(jù)的優(yōu)點，結(jié)合我國的實際情況，制定出適用的檔案元數(shù)據(jù)標準體系。

5．研發(fā)電子文件長期保存技術(shù)

OAIS模塊功能劃分和信息模型的定義闡述了檔案數(shù)字信息保存功能的全過程，包括加工、檔案存儲、數(shù)據(jù)管理、訪問和發(fā)布。同時它也闡述了數(shù)字化信息向新媒體及格式遷移、表述信息的數(shù)據(jù)模型、信息保存時軟件的角色、以及檔案部門間數(shù)字信息的交換。由于IT環(huán)境快速變化的本質(zhì)與數(shù)字文件存儲的目的不同，最終需要將大多數(shù)文件信息遷移至不同的介質(zhì)或者遷移到一個硬件或者軟件環(huán)境中來保證其可用性。根據(jù)成本效益、用戶需求和介質(zhì)衰退等因素，OAIS提出了更新(Refreshment)、復(fù)制(Replication)、重新打包(Repackaging)、轉(zhuǎn)換(Transformation)等四種遷移方式。因此，OAIS參考模型為我們實施電子文件長期真實性保存起到了很好的指導(dǎo)作用。

6．開發(fā)電子文件管理系統(tǒng)，不斷改進用戶操作界面

電子文件管理系統(tǒng)有狹義和廣義之分。狹義的電子文件管理系統(tǒng)是指為滿足組織的文件管理需要而設(shè)計的，具備對業(yè)務(wù)過程中產(chǎn)生的有證據(jù)價值的文件進行捕獲、歸檔、著錄、鑒定、處置、檢索、提供利用、審計、轉(zhuǎn)載等功能的信息系統(tǒng)。廣義的電子文件管理系統(tǒng)則是一個以保證文件的科學(xué)管理和高效利用、保證電子文件的行政有效性和法律證據(jù)性為目的，包括所有與文件管理有關(guān)的技術(shù)、管理、法律、標準、人員等因素在內(nèi)的文件管理體系，其主體是電子文件管理軟件。

由于電子文件管理是個長期變化的過程，因此需不斷地改進用戶操作界面：（1）減少用戶必須輸入的元數(shù)據(jù)和增加系統(tǒng)自動生成的元數(shù)據(jù)；（2）分類方案既要簡化又要具有邏輯性；（3）提高檢索性能，并鼓勵更多用戶積極使用電子文件管理系統(tǒng)，提倡無紙化辦公。

在檔案管理中，正式地執(zhí)行標準及其要求是提高機構(gòu)業(yè)務(wù)水平的一個途徑，可增強信息資源有效管理的能力，機構(gòu)由此會獲得更大的效率和效益。比較切實可行的辦法是，根據(jù)機構(gòu)的實際情況，參考國家或行業(yè)已有的標準，與軟件供應(yīng)商一起將現(xiàn)在正在使用的某些標準進行修改，將機構(gòu)的某些業(yè)務(wù)流程進行重組和優(yōu)化，以提高我們的工作效率和效益。

（作者單位：江銅集團德興銅礦檔案館）