高職院校人事檔案管理信息化探析

摘要:隨著高職院校跨越式的發(fā)展和人事制度改革的不斷深化，對人事檔案工作提出了更高的要求。管理信息化是高職院校人事檔案管理的必由之路，是信息時(shí)代人事檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。為適應(yīng)信息時(shí)代檔案事業(yè)的發(fā)展和高職院校自身改革的需要，必須加快人事檔案信息化建設(shè)的步伐。為此，應(yīng)通過加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、規(guī)范管理、建立完備翔實(shí)的人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)化管理體系、建設(shè)高素質(zhì)的人事檔案管理人才隊(duì)伍等有效途徑，推進(jìn)人事檔案管理信息化進(jìn)程。

關(guān)鍵詞:人事檔案;管理; 信息化; 高職院校

中圖分類號:G647文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A文章編號:1673-291X(2010)18-0269-02

高職院校人事檔案是高職院校在人事管理活動(dòng)中形成的，記述和反映教職工個(gè)人經(jīng)歷、思想品德、學(xué)識能力、工作業(yè)績的，以個(gè)人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。它歷史地、全面地記載著教職工的綜合信息，能客觀準(zhǔn)確、真實(shí)完整地反映個(gè)人成長過程的全貌，是教職工個(gè)人人生閱歷的濃縮。是合理用人、選人的重要基礎(chǔ)，是人才開發(fā)的重要信息資源。人事檔案管理是組織人事工作的重要組成部分，是干部工作、人才工作的基礎(chǔ)性工作和重要環(huán)節(jié)，是一項(xiàng)政策性和服務(wù)性很強(qiáng)的工作。它的好壞直接影響組織人事工作的效率和質(zhì)量。隨著高職院校跨越式的發(fā)展和人事制度改革的不斷深化，對人事檔案工作提出了更高的要求，為適應(yīng)信息時(shí)代檔案事業(yè)的發(fā)展和高職院校人事制度改革的需要，必須加快人事檔案信息化建設(shè)的步伐。

一、高職院校人事檔案信息化管理的必要性

1.高職院校人事檔案管理信息化是人事檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。隨著網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來，信息技術(shù)及信息產(chǎn)業(yè)的高速發(fā)展，信息資源已成為人類經(jīng)濟(jì)、社會活動(dòng)的戰(zhàn)略資源。而檔案作為原生的信息資源，檔案信息化建設(shè)已成為國家信息化建設(shè)的重要組成部分。檔案信息化是指運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)加強(qiáng)檔案信息資源的收集、整理、開發(fā)、利用。檔案信息化建設(shè)是一個(gè)信息數(shù)字化建設(shè)的過程，，也是同一種信息的存貯、檢索、管理形式和載體變化的過程，《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》中明確提出了全國檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)和主要任務(wù)。因此，管理信息化是高職院校人事檔案管理的必由之路，是信息時(shí)代人事檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。

2.高職院校人事檔案管理信息化是人事制度改革和發(fā)展的客觀要求。隨著高職院校跨越式的發(fā)展和人事制度改革的不斷深化，教職工人數(shù)快速增加，人才流動(dòng)日益頻繁、人員類別日趨復(fù)雜，推行干部聘用制度，實(shí)行競爭上崗，實(shí)現(xiàn)人事管理由身份管理向崗位管理轉(zhuǎn)變，由行政任用向聘用關(guān)系轉(zhuǎn)變，全面實(shí)行崗位聘用制度等。人事制度改革的推進(jìn)和信息化浪潮的涌現(xiàn)，人事檔案材料大量增加，對人事檔案信息的利用日益頻繁，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能滿足新形勢的需要，也不適應(yīng)現(xiàn)代信息社會快節(jié)奏的要求。因此，必須加快人事檔案管理信息化建設(shè)的步伐，以適應(yīng)時(shí)代和高職院校改革發(fā)展對檔案工作創(chuàng)新的客觀要求。

3.高職院校人事檔案管理信息化是實(shí)現(xiàn)人事檔案自身價(jià)值的需要。高職院校人事檔案的真正價(jià)值在于利用，在于為學(xué)院中心工作、領(lǐng)導(dǎo)決策、教職工提供全方位的人事信息服務(wù)。這是人事檔案工作永恒的主題和根本目的，檔案管理的最終目的是為了把檔案的潛在價(jià)值轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)價(jià)值，作為人才信息“縮影”的人事檔案，是人才開發(fā)的重要信息資源，能為人才資源的合理使用提供信息參考。為此要有效地開發(fā)和利用人事檔案信息資源。為實(shí)現(xiàn)“人盡其才，才盡其用”提供有力保障和有效服務(wù)。人事檔案管理分為檔案實(shí)體管理和檔案信息管理兩部分，實(shí)體檔案信息的原始性、唯一性和法律憑證作用決定了實(shí)體檔案的重要存在價(jià)值，但實(shí)體檔案的查閱比較煩瑣，利用效率低下。檔案信息化管理為檔案信息的充分利用提供前所未有的便利條件。能大大提高人事檔案工作的質(zhì)量和利用效率，能最大限度地發(fā)揮人事檔案的功能，實(shí)現(xiàn)人事檔案的價(jià)值。

二、實(shí)現(xiàn)高職院校人事檔案管理信息化的有效途徑

1.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高認(rèn)識。“說起來重要，排起來次要，用起來需要，忙起來忘掉”是當(dāng)今社會人們對于人事檔案工作態(tài)度的生動(dòng)寫照。為此，要加大宣傳力度，增強(qiáng)各級領(lǐng)導(dǎo)和教職工的檔案意識，爭取他們對人事檔案工作的支持和配合。實(shí)現(xiàn)干部人事檔案管理制度化、規(guī)范化、科學(xué)化、信息化，硬件建設(shè)是基礎(chǔ)，領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵。領(lǐng)導(dǎo)重視是做好人事檔案工作的前提，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)要提高對人事檔案工作重要性的認(rèn)識，將人事檔案管理工作納入學(xué)院整體工作計(jì)劃之中，在機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配備、經(jīng)費(fèi)使用上予以保證;組織人事部門的領(lǐng)導(dǎo)更要重視，要將人事檔案工作納入組織人事部門的重要議事日程，把檔案工作與其他工作同研究、同規(guī)劃、同布置、同考核;定期研究布署、檢查、指導(dǎo)人事檔案工作。

2.夯實(shí)基礎(chǔ)，規(guī)范管理。為切實(shí)提高人事檔案工作質(zhì)量，必須在人事檔案的規(guī)范化、科學(xué)化管理上下工夫。首先，要健全規(guī)章制度。根據(jù)《干部檔案工作條例》的要求，結(jié)合工作實(shí)踐，建立健全七項(xiàng)制度、七種簿冊，檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度是管理實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，是使檔案管理實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化的必要手段和重要保證。人事檔案管理部門要在日常管理工作中嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)規(guī)章制度。其次，要不斷充實(shí)檔案內(nèi)容。形成材料的各部門要對當(dāng)事人進(jìn)行全方位的考察，從不同角度、不同側(cè)面真實(shí)反映每個(gè)人的歷史和現(xiàn)狀，注意針對和突出個(gè)人的特點(diǎn)、業(yè)務(wù)能力、專業(yè)水平的考核，形成的材料要客觀、真實(shí)、準(zhǔn)確、全面，做到“觀其卷，見其人”。人事檔案管理部門要定期跟蹤收集反映教職工最新情況的材料，及時(shí)歸檔，保證人事檔案材料收集齊全、真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。使之處于動(dòng)態(tài)的更新，提升人事檔案的利用價(jià)值。

3.建立完備翔實(shí)的人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。高職院校人事制度改革的不斷深入，對人事檔案管理工作提出了更高的要求，檔案管理部門必須進(jìn)一步提高工作效率，及時(shí)、準(zhǔn)確地傳輸大量的人事信息，提高人事信息管理的時(shí)效性。為適應(yīng)需要高職院校人事檔案管理的重心應(yīng)有逐步由檔案實(shí)體管理轉(zhuǎn)向檔案信息管理;由手工管理轉(zhuǎn)向計(jì)算機(jī)管理;由人工檢索轉(zhuǎn)向網(wǎng)上查詢，實(shí)現(xiàn)電腦查詢與實(shí)體檔案管理相結(jié)合的方式。切實(shí)改變過去傳統(tǒng)的以手工操作為主的繁重、瑣碎的管理方式，采用現(xiàn)代化手段，利用計(jì)算機(jī)等設(shè)備對人事檔案進(jìn)行全過程管理。為此要建立人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，實(shí)施人事檔案動(dòng)態(tài)管理。及時(shí)采集和更新人事檔案數(shù)據(jù)，使人事檔案數(shù)據(jù)化、信息化。數(shù)據(jù)庫的建設(shè)是一項(xiàng)涉及很多環(huán)節(jié)且頗費(fèi)時(shí)間的系統(tǒng)工程，是一個(gè)漸進(jìn)性的過程，要投入必要的人力和時(shí)間;需要分階段、分層次、分步驟有序地進(jìn)行。數(shù)據(jù)庫必須建立在中組部《信息結(jié)構(gòu)體系》的基礎(chǔ)上，如，江蘇省委組織部研發(fā)的新版組織(人事)信息管理系統(tǒng)，這套軟件系統(tǒng)的主要功能是:既建立起人員信息數(shù)據(jù)庫，提供檔案信息的優(yōu)質(zhì)服務(wù)，又解決干部人事檔案工作的自動(dòng)化和現(xiàn)代化管理。建立起人員信息數(shù)據(jù)庫，首先，必須重視數(shù)據(jù)的采集，它是干部人事檔案信息系統(tǒng)最基礎(chǔ)的工作，信息采集必須以人事檔案和組織人事部門審核的“三齡一歷”為依據(jù)，確保信息數(shù)據(jù)庫內(nèi)數(shù)據(jù)的完整、全面、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。其次，數(shù)據(jù)庫信息的補(bǔ)充和維護(hù)要及時(shí)，保證人事檔案信息的時(shí)效性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性。要把人事檔案管理部門建設(shè)成學(xué)校組織人事等相關(guān)部門的信息庫。

4.建立人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理體系。人事檔案數(shù)據(jù)庫的建立，使得人事檔案信息的利用更加方便快捷。但用計(jì)算機(jī)管理檔案信息不能只停留在單機(jī)有管理水平。為實(shí)現(xiàn)信息資源共享，提高工作效率與質(zhì)量，要在局域網(wǎng)內(nèi)建立人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理體系，重點(diǎn)解決好使用權(quán)和管理權(quán)問題，通過確認(rèn)密碼和身份提供所需信息。要解決好信息安全問題，一是對數(shù)據(jù)庫采取切實(shí)有效的安全防護(hù)措施，防止檔案信息的損毀和遺失;二是保密問題。在組織人事部門內(nèi)部，實(shí)行干部信息網(wǎng)絡(luò)化管理，可通過用戶管理分配用戶和設(shè)置用戶的系統(tǒng)權(quán)限，通過網(wǎng)絡(luò)使信息共享，避免信息的重復(fù)錄入，減少大量重復(fù)性勞動(dòng)，大大提高工作效率。在組織人事管理工作中，隨時(shí)可能產(chǎn)生一些新的信息，可以通過網(wǎng)絡(luò)隨時(shí)更新信息，同時(shí)向需要信息的領(lǐng)導(dǎo)和部門提供最新的第一手資料，大大提高信息的時(shí)效性。各級領(lǐng)導(dǎo)可根據(jù)不同的工作需要，隨時(shí)查詢各類人員的信息，而且還可以對這些信息資料進(jìn)行快速統(tǒng)計(jì)分析，為領(lǐng)導(dǎo)決策和組織人事工作提供快捷、方便、全面的信息服務(wù)，提高信息的利用效率，使人事檔案信息資源得到最大限度的開發(fā)利用。并將逐步利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備和技術(shù)，運(yùn)用《干部人事檔案原件管理系統(tǒng)》將檔案原件全部輸入計(jì)算機(jī)，建立電子檔案，檔案的查閱、借閱全部實(shí)行微機(jī)化操作，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化。

5.建設(shè)高素質(zhì)的人事檔案管理人才隊(duì)伍。人是檔案管理的主體，檔案工作人員的素質(zhì)，直接影響檔案工作的實(shí)效。要更好地推進(jìn)人事檔案信息化進(jìn)程，檔案人員素質(zhì)的提高是關(guān)鍵一環(huán)。實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化管理是一項(xiàng)長期的、艱巨的戰(zhàn)略任務(wù)，任重而道遠(yuǎn)。要擔(dān)當(dāng)起這一歷史重任，必須有較高的政治素質(zhì)，良好的職業(yè)道德和崇高的敬業(yè)精神，另外，信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案領(lǐng)域的應(yīng)用，電子檔案的安全問題對檔案管理人員的素質(zhì)又提出了更高的要求，因此，要建立完善的檔案人員培訓(xùn)制度，有計(jì)劃地對在職人員進(jìn)行繼續(xù)教育和培訓(xùn)，更新其知識結(jié)構(gòu)，提高其業(yè)務(wù)水平。培養(yǎng)和造就一批既懂檔案管理專業(yè)知識，又掌握現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的復(fù)合型人才。以適應(yīng)知識結(jié)構(gòu)不斷更新、信息處理能力不斷提高、知識面不斷拓寬的人事檔案工作環(huán)境的新要求。

面對信息技術(shù)的挑戰(zhàn)，高職院校人事檔案管理應(yīng)真正實(shí)現(xiàn)信息化，大力開發(fā)檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)資源共享。充分挖掘人事檔案的功能，實(shí)現(xiàn)人事檔案的價(jià)值，使人事檔案真正成為高職院校人力資源開發(fā)的信息基地。

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