Excel公式在高?？荚嚢才胖袘?yīng)用性研究

摘要：EXCEL是最為常用的電子表格軟件，用EXCEL基本可以解決教務(wù)管理中遇到的各種問(wèn)題，本文給出僅使用EXCEL公式實(shí)現(xiàn)考試安排的一種較為簡(jiǎn)單實(shí)用的方法。

關(guān)鍵詞：EXCEL 公式 考試安排

0 引言

目前，高校的考試安排大多處于兩種情況，一種是使用專(zhuān)業(yè)的軟件進(jìn)行，缺點(diǎn)是不易于推廣；另一種是使用純手工進(jìn)行，缺點(diǎn)是考試安排工作量大，易于出現(xiàn)沖突、資源分配不合理等問(wèn)題。對(duì)于使用Excel公式進(jìn)行考試安排的做法還沒(méi)有得到深入研究與推廣，本文給出一個(gè)適用范圍廣、簡(jiǎn)單易學(xué)的僅使用Excel公式就可以實(shí)現(xiàn)考試安排的方法。

1 考試安排中常見(jiàn)的問(wèn)題

1.1 工作量大，容易混亂

近年，隨著高校的擴(kuò)招，學(xué)生人數(shù)急劇增加，造成教學(xué)管理工作量倍增，特別是考務(wù)管理中的考試安排，對(duì)于使用手工進(jìn)行考試安排的院校，特別容易出現(xiàn)考務(wù)管理人員、監(jiān)考人員、考生都很累的混亂狀況。

1.2 情況復(fù)雜，?，F(xiàn)沖突

專(zhuān)業(yè)班級(jí)人數(shù)不均衡，考試課程眾多，考試形式多樣，學(xué)生類(lèi)型與層次復(fù)雜，容易發(fā)生場(chǎng)地、監(jiān)考人員、學(xué)生考試時(shí)間等相互沖突的情況。

1.3 資源緊張，欠缺合理

由于不少高職院校正處于建設(shè)過(guò)程中，場(chǎng)地、師資等方面的資源相對(duì)緊張，容易出現(xiàn)資源分配不合理的現(xiàn)象，給各方面造成較大的壓力，常見(jiàn)的情況有：

1.3.1 一個(gè)學(xué)生某一天考試三門(mén)甚至四門(mén)課程，而某一些天卻沒(méi)有考試。

1.3.2 某個(gè)時(shí)段安排的考試過(guò)多，導(dǎo)致監(jiān)考人員或場(chǎng)地緊張，比如一個(gè)老師一天內(nèi)監(jiān)考門(mén)數(shù)過(guò)多或場(chǎng)地不夠使用等。

1.3.3 某個(gè)開(kāi)課部門(mén)同一天的考試科目過(guò)多，造成試卷收發(fā)等管理人員壓力過(guò)大。

2 使用EXCEL的優(yōu)點(diǎn)

2.1 即時(shí)統(tǒng)計(jì)，便于合理安排

使用Excel公式，可以即時(shí)統(tǒng)計(jì)考試安排中的各類(lèi)數(shù)據(jù)，便于根據(jù)現(xiàn)有資源進(jìn)行更為合理安排。

2.2 即時(shí)提示，杜絕沖突情況

通過(guò)Excel公式在條件格式中的運(yùn)用，徹底解決考試安排中容易出現(xiàn)的沖突問(wèn)題，對(duì)出現(xiàn)的沖突即時(shí)給出提示，根據(jù)提示可以進(jìn)行即時(shí)調(diào)整或重新安排。

2.3 普遍適用，運(yùn)行速度適宜

Excel為最常用的電子表格軟件，基本上電腦都有安裝，具有普遍適用性。另外，按照現(xiàn)在大多數(shù)電腦的配置情況，使用Excel公式可以很快地對(duì)3000行數(shù)據(jù)（按每個(gè)班級(jí)每門(mén)課程一行數(shù)據(jù)30人算，可以安排9萬(wàn)人次）進(jìn)行考試安排，完全可以滿(mǎn)足一般高校的使用需求，具有較好的推廣價(jià)值。

3 具體解決方法

3.1 準(zhǔn)備工作

3.1.1 保證數(shù)據(jù)內(nèi)容的準(zhǔn)確性，如考試的課程、參加考試班級(jí)、監(jiān)考人員、場(chǎng)地、考試時(shí)間長(zhǎng)度等，這是考試安排的前提。

3.1.2 保證數(shù)據(jù)格式的一致性，正確一致的數(shù)據(jù)格式是進(jìn)行下一步操作的基礎(chǔ)，如果出現(xiàn)數(shù)據(jù)格式不一致，相同內(nèi)容的數(shù)據(jù)將可能被認(rèn)為是不同的數(shù)據(jù)，操作時(shí)可能會(huì)造成沖突、遺漏等情況。

3.1.3 將數(shù)據(jù)按課程名稱(chēng)、開(kāi)課部門(mén)、班級(jí)名稱(chēng)排序，保證相同的課程安排在同一時(shí)間考試，另外，同一門(mén)課程的班級(jí)在一起，保證后面進(jìn)行自動(dòng)篩選及復(fù)制粘貼操作時(shí)不出錯(cuò)。

3.2 解決思路

3.2.1 根據(jù)現(xiàn)有資源，做出初步的統(tǒng)籌，需要考慮參加考試的總?cè)藬?shù)、人次、一場(chǎng)考試可以使用的各類(lèi)型場(chǎng)地的數(shù)量與容量、監(jiān)考教師等。以我校為例，參加考試的學(xué)生約36000人次，約1000行數(shù)據(jù)（約200班級(jí)，每個(gè)班級(jí)考試的課程約5門(mén)），而學(xué)校擁有各類(lèi)教室約150間，座位約8000個(gè)。由于教室類(lèi)型的不兼容性等，一場(chǎng)考試大約可安排3000人，因此最少需要安排考試12場(chǎng)，綜合考慮班級(jí)學(xué)生、課程、監(jiān)考教師及管理人員等同時(shí)使用的情況，初步確定安排16場(chǎng)，按每天四場(chǎng)算，大約安排4天，每場(chǎng)約2250人，這樣的安排是比較寬松的。

3.2.2 根據(jù)以上分析，在安排考試的過(guò)程中，首先是保證考生人數(shù)不超出現(xiàn)有資源的承受能力范圍；其次是避免沖突情況，如不能出現(xiàn)一個(gè)班級(jí)同一時(shí)間考兩門(mén)課程；再次是要合理安排，如不能出現(xiàn)一個(gè)班級(jí)一天考四門(mén)課程的情況。

3.2.3 公式的運(yùn)用，考生人數(shù)可以用求和函數(shù)Sum算得，沖突問(wèn)題可以通過(guò)條件格式解決，不合理現(xiàn)象可以使用計(jì)數(shù)函數(shù)Countif解決。

3.3 具體實(shí)現(xiàn)

3.3.1 界面設(shè)計(jì)

3.3.2 公式填寫(xiě) 各公式主要用于統(tǒng)計(jì)相關(guān)數(shù)據(jù)，以及進(jìn)行條件判斷，便于進(jìn)行更為合理的安排。另外，以下各公式的列標(biāo)或行號(hào)均取自范圍A1：K17之內(nèi)，使用時(shí)可根據(jù)實(shí)際需要修改地址中的列標(biāo)“K”或行號(hào)“17”，并復(fù)制之后向下或向右粘貼即可。

①G2=SUM(H2:S2)公式說(shuō)明：下拉至G5，用于統(tǒng)計(jì)開(kāi)課部門(mén)安排的考試人數(shù)。②G6=SUM(G2:G5)公式說(shuō)明：右拉至K6，用于統(tǒng)計(jì)一場(chǎng)考試的人數(shù)。③H2=SUM((H$10:H$17<>\"\")*($E$10:$E$17)*($D$10:$D$17=$D2)公式說(shuō)明：數(shù)組公式，按以上公式內(nèi)容輸入完畢并按Ctrl+Shift+Enter結(jié)束，復(fù)制并粘貼至區(qū)域H2：K5的其他單元格，用于統(tǒng)計(jì)每個(gè)開(kāi)課部門(mén)每場(chǎng)考試安排的人數(shù)。④F10=MAX(COUNTIF($H$10:$K$17，C10)，COUNTIF($L$10:$O$17，C10)，COUNTIF($P$10:$S$17，C10)公式說(shuō)明：下拉至F17，用于統(tǒng)計(jì)各班級(jí)考試最多一天的考試場(chǎng)數(shù)，以避免一個(gè)班級(jí)一天內(nèi)安排的考試場(chǎng)數(shù)過(guò)多。⑤G10=IF(ISERROR(MATCH(C10，H10:S10，0))，\"\"，MATCH(C10，H10:S10，0)公式說(shuō)明：下拉至G17，用于計(jì)算安排在第幾場(chǎng)考試，使用于后期報(bào)表數(shù)據(jù)處理。⑥H10單元格中設(shè)置條件格式：選中H10單元格，進(jìn)行條件格式設(shè)置，其中使用到的公式=COUNTIF(H$10:H$895，H10)>1，格式使用圖案顏色（如綠色），H10單元格的條件設(shè)置好之后，復(fù)制H10，粘貼至區(qū)域H10：K17，用于判斷是否出現(xiàn)同一時(shí)間某個(gè)班級(jí)安排了兩場(chǎng)考試的沖突情況。

3.3.3 具體操作

主要使用篩選、選擇性粘貼等，步聚如下：①在場(chǎng)次處選空白，即已安排的班級(jí)不需要顯示。②選擇課程人數(shù)，一般優(yōu)先安排人數(shù)較多的課程或特殊要求的課程。③復(fù)制相同課程對(duì)應(yīng)的班級(jí)名稱(chēng)，選擇性粘貼至所要安排的場(chǎng)次對(duì)應(yīng)的列、班級(jí)名稱(chēng)對(duì)應(yīng)的行的交叉處。④若沒(méi)有出現(xiàn)帶顏色（綠色）的單元格，說(shuō)明沒(méi)有沖突；若出現(xiàn)帶顏色（綠色）的單元格，說(shuō)明有沖突，需要點(diǎn)擊撤消，并另行安排到別的場(chǎng)次。

隨時(shí)根據(jù)相關(guān)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，重復(fù)以上②至④的步聚，就可以對(duì)考試進(jìn)行合理的安排，做到?jīng)]有沖突的情況出現(xiàn)，并可以根據(jù)現(xiàn)有的場(chǎng)地、監(jiān)考人員、考試管理人員的情況，確定各開(kāi)課部門(mén)每場(chǎng)考試的人數(shù)、每場(chǎng)考試的總?cè)藬?shù)等。

根據(jù)上面的操作，每場(chǎng)考試安排的考生人數(shù)基本相同，并且沒(méi)有超出現(xiàn)有場(chǎng)地、監(jiān)考教師、教務(wù)管理人員的承受能力范圍，班級(jí)考試時(shí)間上也沒(méi)有沖突，接下來(lái)只需要對(duì)每場(chǎng)考試進(jìn)行場(chǎng)地及監(jiān)考人員的簡(jiǎn)單安排，就可完成一次考試的安排工作。

3.3.4 報(bào)表制作 制作各種規(guī)范的報(bào)表，主要涉及以下幾個(gè)方面：①制作向?qū)W生公布的報(bào)表，主要涉及的是考試場(chǎng)地、時(shí)間和課程。②制作向監(jiān)考教師公布的報(bào)表，主要涉及的是考試場(chǎng)地、時(shí)間。③制作管理人員使用的報(bào)表，用于試卷分發(fā)、巡考等，主要涉及考試時(shí)間、地點(diǎn)、課程、考試班級(jí)、人數(shù)等。

4 小結(jié)

Excel公式在教務(wù)管理中應(yīng)用頗多，如果能夠結(jié)合學(xué)校的實(shí)際情況熟練運(yùn)用，相信可以對(duì)工作的效果起到事半功倍的作用。