學校教學檔案的管理和利用探析

摘要：學校教學檔案是學校師生在教學活動中形成的、客觀記錄學校教學管理水平、教學質量的重要載體，對促進教學工作的開展和教育事業的發展具有重要的作用和意義。做好學校教學檔案工作，就應做好教學檔案的管理和利用。教學檔案管理重點是做好教學資料的收集和整理工作。教學檔案利用應重點做好三個方面的工作：加強宣傳工作，強化檔案意識；拓寬服務渠道，開發檔案資源；利用現代化手段，提供信息化支持服務。

關鍵詞：教學檔案 管理 利用 探析

學校教學檔案是學校師生在教學活動中形成的、客觀記錄學校教學管理水平、教學質量的重要載體，真實反映了廣大師生員工在教學實踐中的辛勤勞動和智慧結晶，為總結和研究學校的教育和教學規律提供全面而豐富的原始資料，是學校檔案的重要組成部分，因此，加強學校教學檔案工作意義十分重大。“管”和“用”是教學檔案工作的重要內容。但從根本上講，教學檔案的真正價值在于“用”，只有很好地利用教學檔案才能真正體現出其本身的價值，否則教學檔案就會失去其意義，達不到教學檔案建立的目的。要做好這些工作就要求教學檔案管理工作人員具有開闊的視野和超前的意識，不斷轉變思想觀念，轉變思維方式，積極探索教學檔案管理與利用的新途徑、新方法，充分開發教學檔案資源信息，為教學工作的更好開展服務。

1 做好收集整理工作，切實加強教學檔案的管理

凡是在教學管理及教學實踐活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像材料均屬教學檔案。教學檔案內容豐富，包括教學管理類、師資管理類、教研成果類、學籍管理類、教材資料類、招生考試類、文體衛生類等。因此教學檔案管理包括多方面的內容，其中做好教學檔案資料的收集、整理工作，是教學管理的重要組成部分，亦是做好教學檔案管理的前提，對教學活動、教學研究起著重要的作用。

1.1 做好教學資料的收集。不僅要收集反映教學的教師計劃及總結，任課安排表，課程安排表，教研活動及學生各科競賽安排，教學統計表，教學質量分析材料，教學成果、教學日記，學校指定的各種教學制度、規定、條例，各級領導及有關部門來校考察、檢查驗收教學工作的材料，也要收集反映學生“學有所成”的過程性資料，使學生的成才過程、成長軌跡成為教學檔案管理的一項重要內容。在日常的教學檔案管理中，除了傳統的教學基本信息、學籍管理、課堂教學、教材管理、試卷管理等材料需按規定歸檔以外，還應建好學生的學習檔案，包括反映學生學習過程且有教學研究價值的資料，反映學生成長軌跡的資料，反映學生要求進步、對自己成長過程定期進行的評價資料，等等。資料的收集不僅要體現到學校的“教”與“學”的原始資料，而且要突出學校自身的優勢與特色，堅持與時俱進，充分體現現代性信息資料。不僅要注意全面性，而且要重點突出，真正做到重點突出、全面兼顧，不顧此失彼。

1.2 做好教學資料的整理。 要想更好地發揮好教學檔案的重要作用，就要將檔案資料進行科學的分類整理。對檔案資料的分類整理主要有以下幾種方式。一是專題式分類歸納。即是將分散在教學檔案中反映同一問題的檔案進行復制，再按不同的內容特征進行立卷，組成副本案卷。一般來說，教學檔案分年度立卷，但同類的文件，由于發文年月不同，分散在各年度的案卷中，如果將不同年度案卷內的相關內容進行復制，然后合為一卷，這樣不僅能大大提高教學檔案的實際利用效果，而且還能夠減少教學檔案原件的耗損，切實起到保護原件的作用。二是綜合式分類歸納。即是在遵循“最常用”的原則下，將日常教學工作中最常用的檔案進行復制或摘錄，不論其內容是否相關或相同。這樣做的好處是，能夠消除檔案管理人員“大海撈針”的苦惱與焦慮，快速、準確地將所需檔案提供給利用者。三是卡片式分類歸納。即是將檔案的內容和形式特征書寫在卡片上，再按一定的規則進行組織和編排，這樣極大地方便了檔案管理人員的查找，更好地提高了教學檔案的利用效率。檔案的歸類方法還有很多，要根據不同單位的需要和現實條件，因時、因地靈活地加以選擇，讓教學檔案為教學工作的開展提供全面優質的服務。

2 采取有效措施，為教學檔案的開發、利用提供保障與支持

教學檔案的開發、利用是教學檔案工作的根本目的，也是教學檔案工作存在和發展的基礎。如何對教學檔案進行開發、利用，更好地為教學服務，重點要做好以下幾個方面的工作。

2.1 加強宣傳工作，強化檔案意識。 能不能做好廣泛的宣傳工作，切實強化師生員工的教學檔案意識，是做好教學檔案開發、利用工作的重要前提。要利用各種時機做好檔案有關法律、法規知識的宣傳，重點宣傳好《檔案法》、《檔案法實施辦法》，并將有關檔案知識組成專題，匯編成生動活潑、師生感興趣的文章。要通過宣傳工作的開展，讓廣大師生知曉庫藏教學檔案的內容和利用價值，讓教職員工和學生盡可能多地了解教學檔案，爭取他們對教學檔案工作的關心、支持和理解，正確地認識、評價教學檔案工作，為利用工作打下堅實的基礎。

2.2 拓寬服務渠道，開發檔案資源。 積極開動腦筋，轉變服務觀念，改善利用方式，將教學檔案工作真正滲透到實際教學工作的各個環節，不斷實現其自身價值。要聽取教學檔案利用者的呼聲，了解他們的現實需求，及時、主動、準確地為利用者提供所需的教學檔案材料。要由被動式服務轉變為主動式上門服務，提供更加優質的服務。要提高教學檔案的利用率，積極、有序地開放教學檔案，讓教學檔案為學生成才服務，充分發揮教學檔案所蘊含的重要作用。

2.3 利用現代化手段，提供信息化支持服務。 要努力實現教學檔案工作從經驗管理向科學管理轉變，手工管理向現代化管理轉變，逐步探索建立教學檔案數據庫，并不斷完善服務手段，將學校相關專業的教學計劃、課程教學大綱、課程設計方案、學籍管理辦法、考試說明、獎懲條例等指導性教學文件等通過網絡進行公布，讓社會各界都能夠通過網絡了解得到，即方便了自己，也方便了利用者。通過校園教學資源庫匯集各種教學資源，激活教學檔案信息，方便廣大師生隨時查詢、參考和利用，以利于加強師生的溝通、交流與理解，以利于加強學生與社會的對接與了解，為學生提供學習與發展的信息，最終起到良好的育人效果。

綜上所述，做好學校教學檔案工作具有十分重要的意義。對完整、齊全和規范的教學檔案進行科學的管理，并做好有效的利用工作，這是做好教學檔案工作的兩項重要內容。只有這樣才能充分發揮好教學檔案的重要作用，為教學雙方服務，推動學校教育事業的快速、健康發展。

參考文獻：

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