BALIS原文傳遞服務分析與實踐

摘要：本文北京服裝學院圖書館為例，通過工作實踐對BALIS原文傳遞服務應用中表現的優缺點做了詳盡的分析，并根據實際推廣經驗闡述了開展該服務進行的宣傳、培訓、反饋調查等工作的具體做法及體會。

關鍵詞：圖書館 BALIS 原文傳遞

1 BALIS原文傳遞服務分析

北京地區高校圖書館文獻資源保障體系（簡稱BALIS）是在北京市教委的領導下，由北京地區高校圖工委組織建設的一個北京地區高等教育服務體系，該體系于2007年11月30日在中國人民大學正式啟動，旨在進一步整合北京地區高等學校文獻資源，實現信息共建共享。讀者可直接向成員館或委托館提出原文請求，成員館或委托館通過自身館藏或從他館尋取后將文獻直接傳遞給讀者。目前已有70余所高校院所加入到該項服務當中，為BALIS原文傳遞提供較為豐富的共享信息資源。

我館于07年底開始推廣BALIS、CASHL兩種原文傳遞服務。經過長時間的應用顯示，BALIS原文傳遞能夠更好的滿足讀者對外文期刊文獻的需求，可以作為圖書館一項特色服務大力推廣。通過我館近三年的應用，該系統在提供的文獻資源范圍、服務平臺的應用性、服務費用以及中心管理機制等方面體現出了以下優勢和不足。

1.1 BALIS原文傳遞服務的優勢 BALIS原文傳遞作為一種較新的原文傳遞服務模式，目前在我館的實際應用中已經體現出多個方面的優勢，主要包括提供的資源較為豐富、系統功能設計合理、費用低廉、完善的管理機制等。

1.1.1 提供了較為廣泛豐富的文獻資源范圍 BALIS原文傳遞系統提供系統內70余家成員館收藏的期刊論文、學位論文、會議論文、科技報告、專利文獻等文獻復制傳遞和可利用的電子全文數據庫；同時，還接受讀者的委托服務請求，提供查詢國內外文獻信息機構的文獻和代索取文獻的服務?？梢哉fBALIS原文傳遞服務提供的共享信息資源幾乎涉及任何一個學科，能夠滿足我校各專業讀者的各類文獻需求。比較而言，另一種文獻傳遞服務CASHL在我校的利用情況并不樂觀，這與其人文社科的資源范圍有直接的關系。

1.1.2 提供了功能較為便捷周到的服務系統 BALIS原文傳遞中心的管理系統功能應用性較強。在“讀者管理”中，管理員可以方便的管理本校讀者用戶，包括讀者注冊、賬號管理、財務管理、發消息或郵件，其中均附有相應的檢索功能，分別提供多個檢索項的組合檢索，近期又根據用戶意見增加了批處理讀者有效期和批處理讀者預存費用功能。原文傳遞請求處理功能操作也十分便捷簡單，對本館用戶、申請量、費用等有多種組合形式的統計分析，有助于管理員對本校讀者對原文傳遞服務的利用情況有具體形象的了解。比較而言，CASHL的用戶管理功能，包括管理員查看本校注冊用戶、費用管理、數據統計等模塊操作稍顯復雜?？傊?，從管理員角度BALIS原文傳遞系統的管理功能交互性更好，功能更為人性化。

1.1.3 提供了相對低廉的服務價格 在費用方面BALIS與CASHL均是在有關教育部門的財政支持下開展起來的原文傳遞服務，目前均提供50%的優惠幅度，即原文傳遞費用由標準的0.3元/頁，優惠至0.15元/頁。但是，BALIS原文傳遞在北京市財政的支持下為每個成員館提供1000元的補貼款，超出補貼款后才收取費用。且自07年底服務開展以來，BALIS為推廣服務一直進行免費活動，為對該服務的推廣提供了有利的先決條件。我校圖書館開展此項服務以來，用戶及申請量大幅增加，截止至2010年10月31日已有原文傳遞申請2127條，服務費用累計近2768.55元，及時滿足了我校讀者在學習科研方面的外文文獻需求，且沒有費用負擔，深受廣大讀者歡迎。比較而言CASHL每年只開展幾次短期的優惠活動，則不利于服務的推廣。

1.1.4 擁有較為完善的管理機制 BALIS原文傳遞服務在管理中心的組織下，一直在快速有序的不斷發展。從服務理念上，各成員館在管理中心的影響下均體現出良好的積極協作、資源共享的理念。在具體管理中，管理中心多次舉辦成員館的培訓及經驗交流會議，征詢成員館對系統的改進意見并及時進行反饋；組織各成員館開展大規模的宣傳推廣活動，并提供宣傳海報資料等；每個階段或年底及時進行總結分析，對評選出的優秀服務館給予獎勵；此外，管理中心還建立了QQ群，利用這個平臺實時收集各成員館的問題，及時向各成員館發布通知信息，有助于各成員館間的信息溝通。BALIS原文傳遞管理中心提供的各種及時有效的管理和激勵機制，為這項服務長期開展和推廣提供了有力的支持和保障。

1.2 BALIS原文傳遞服務的不足 BALIS原文傳遞服務存在的不足主要集中在系統平臺方面。此前BALIS原文傳遞中心已根據各成員館反應的問題對系統進行了多處改進，目前仍存在的問題包括：①文獻檢索及提交申請功能較為繁瑣。BALIS原文傳遞應用CCC數據庫進行檢索，用戶需在CCC系統檢索后返回BALIS原文傳遞系統抄錄內容提交申請，操作較為復雜，不便于掌握和應用。②可供檢索的資源不夠豐富，且較為分散，各成員館資源整合狀況參差不齊，不利于檢索。③管理后臺應該進的功能如：增加用戶注冊時間、按不同字段的排序等功能；用戶費用檢索結果翻頁功能顯示錯誤；讀者注冊成功信息提示不夠明確，建議改成由各館自行設置顯示適用于本館的注冊提示。此外，BALIS原文傳遞服務的宣傳推廣以及培訓工作也存在不足，還需加大力度持續開展，以便讓更多的讀者了解利用該服務。

2 我館ALIS原文傳遞服務推廣實踐及體會

2.1 BALIS原文傳遞服務在我館推廣現狀 北京服裝學院圖書館BALIS原文傳遞的注冊用戶截止到2010年10月31日為214人，發送原文傳遞請求共2127條，表1是我館近年來應用BALIS原文傳遞服務的統計數據，其中“發送申請量”的數據幾乎以每年翻一番的速度增長，從上述數據及讀者反饋表明BALIS原文傳遞服務滿足了我校讀者大量的外文文獻需求，該服務已在我校得到初步推廣，并逐漸受到讀者認可并不斷應用。經BALIS原文傳遞系統后臺數據的分析得出我校應用情況具有以下幾個特點：①在學科專業方面，由于我校各學科科研教學工作的特點，理工類文獻請求要遠遠大于人文社科類。②在院系方面，主要集中于材料科學與工程學院、服裝藝術與工程學院等科研項目較多的院系。③在注冊用戶的身份方面，原文傳遞的請求者主要集中于研究生和教師，其中研究生用戶最多傳遞量也最多，是文獻傳遞服務的主體，其次是即將畢業的大四學生。分析原因主要是研究生及大四畢業生均是因課題研究及撰寫畢業論文需要查閱大量的文獻資料。

2.2 BALIS原文傳遞服務的實踐經驗 我館自07年開始推廣BALIS原文傳遞服務，采取多種形式相結合的方式，具體包括：專題講座、資料宣傳、學科館員上門服務、宣傳促進月活動、問卷調查等，主要實踐經驗及體會可概括在以下幾個方面。

2.2.1 宣傳推廣 BALIS原文傳遞作為一項較新的服務，宣傳推廣工作是重點，我館主要采取以下形式：專題講座、資料宣傳、學科館員上門服務、宣傳促進月活動等。以宣傳月為例，具體的實施可分為確定宣傳內容、選擇宣傳渠道兩方面：①宣傳內容。為了讓讀者了解BALIS原文傳遞及宣傳活動，要制定詳細的宣傳點大綱：包括BALIS原文傳遞服務簡介及活動安排、現場培訓咨詢的安排、優惠活動詳情、BALIS網頁網絡問卷調查的網址等。②宣傳途徑。利用現有媒介的同時盡可能多的開辟新途徑，包括網絡，即利用圖書館網站、現有各種部門及讀者郵箱等途徑發布宣傳信息；現場實物，即圖書館電子屏、簡報、海報通知、易拉寶小冊子等在校園及圖書館大廳展示和散發；人員口口相傳，即學科館員上門推廣、館員向到館讀者宣傳，老用戶向新用戶推薦。

2.2.2讀者培訓讀者培訓咨詢工作是宣傳推廣成功的保證，讓讀者了解服務掌握技能才實現推廣目的。我校圖書館定期開設有與BALIS原文傳遞有關的培訓與咨詢講座。培訓方法是首先簡單介紹，用清晰簡練的課件讓讀者在盡可能短的時間了解BALIS及原文傳遞的概況、服務內容（對象、范圍、費用）、具體應用（注冊、使用）等；再展示BALIS原文傳遞利用情況統計，使讀者了解服務的利用情況，激發讀者深入了解BALIS原文傳遞的興趣；隨后讓讀者親自實踐注冊、檢索、申請等操作，遇到問題隨時提問當場解答，保證讀者在當日基本掌握BALIS的申請和使用技能。最后作為保障工作，BALIS管理員及時為讀者開通注冊賬戶，并公布管理員的聯系方式，讀者遇到問題可隨時以上門、電話、網絡等方式咨詢解決。

2.2.3 問卷調查 問卷調查配合BALIS原文傳遞服務的宣傳推廣進行，實踐證明問卷調查既提供了廣泛且有針對性的反饋結果，為繼續開展工作提供參考；同時也是對BALIS原文傳遞服務極好的宣傳推廣。問卷答題方式分為紙質問卷和網絡問卷兩種方式。由于服務推廣階段注冊用戶有限，以及網絡答題的硬件條件限制，調查重點設在紙質問卷部分，我館還自備禮品以保證問卷調查的質量。其中我館主要采用以下渠道發放問卷，較好的保證了調查結果的全面性和質量：①圖書館各院系年級勤工助學的同學向班級內同學發放，保證較廣泛的調查范圍；②BALIS原文傳遞用戶代表向老師和同學發放，這些用戶代表來自不同院系，熟悉并喜歡該服務，因而有較強責任感，指定其多向BALIS用戶發放，所以這批問卷有較高的參考價值。③圖書館學科館員到院系向師生發放。該部分主要針對教師，既可以了解他們的需求又向他們推廣該服務。④圖書館講座現場發放，講座結束后填寫，增加了解該服務的讀者問卷比例。

3結語

BALIS原文傳遞的宣傳推廣活動讓更多的讀者了解并接受了該服務，也讓館員在實際工作中得到啟發，在總結之后開拓思路尋找效果更好的圖書館服務宣傳途徑和手段?？傊?，這種圖書館間資源共享的服務模式，有助于解決類似于我館這種專業院校中小型圖書館所面臨的外文期刊資源不足，無法完全滿足讀者各學科需求的問題，并且其積極良好的發展勢頭完全可以作為圖書館的特色服務進行宣傳推廣。

參考文獻：

[1]王婷，楊守文，張國強.BALIS的運營機制與發展模式[J].圖書館建設， 2008(11).

[2]王小瓊，南玉霞.評BALIS原文傳遞系統[J].圖書館學刊[J].2009(6).