以人為本 充分開發利用企業人事檔案

摘要：企業人事檔案作為企業選用人才、開發人力資源的基礎，是企業檔案信息資源的重要組成部分。優化企業人力資源管理，離不開企業人事檔案工作的支持，與人事檔案工作制度的不斷完善有著密切關系。

關鍵詞：以人為本 企業 人事檔案

0 引言

企業人事檔案作為企業選用人才、開發人力資源的基礎，是企業檔案信息資源的重要組成部分。優化企業人力資源管理，離不開企業人事檔案工作的支持，與人事檔案工作制度的不斷完善有著密切關系。企業人事檔案工作為人力資源管理工作提供基本的重要依據。

1 以人為本

堅持以人為本，同我們黨全心全意為人民服務的根本宗旨和代表中國最廣大人民的根本利益的要求，是一脈相承的。新發展觀明確把以人為本作為發展的最高價值取向，就是要尊重人、理解人、關心人，就是要把不斷滿足人的全面需求、促進人的全面發展，作為發展的根本出發點。

1.1 管理思想。以人為本的管理的基本思想就是人是管理中最基本的要素，人是能動的，與環境是一種交互作用：創造良好的環境可以促進人的發展和企業的發展；個人目標與企業目標是可以協調的，將企業變成一個學習型組織，可以使得員工實現自己目標，在此過程中，企業進一步了解員工使得企業目標更能體現員工利益和員工目標；以人為本的管理要以人的全面發展為核心，人的發展是企業發展和社會發展的前提。

1.2 管理機制

1.2.1 激勵機制。包括物質激勵和精神激勵。管理者應能找準員工的真正需要，并將滿足員工需要的措施與組織目標的實現有效的結合起來。

1.2.2 壓力機制。包括競爭壓力和目標責任壓力。競爭經常使人面臨挑戰，使人有一種危機感；正是這種危機感和挑戰，會使人產生一種拼搏向前的力量。目標責任制在于使人有明確的奮斗方向和責任，迫使人去努力履行自己的職責。

1.2.3 約束機制。包括制度規范和倫理道德規范。制度是一種有形的約束，倫理道德是一種無形的約束；制度指企業的法規使人的行為有所遵循，使人知道應當做什么，如何去做并怎樣做好。是一種強制約束。倫理道德是自我約束和社會輿論約束。

1.2.4 保證機制。包括法律保證和社會保障體系的保證。法律保證主要是指通過法律保證人的基本權利、利益、名譽、人格等不受侵害。社會保障體系主要是保證員工在病、老、傷、殘及失業等情況下的正常生活。在社會保障體系之外的企業福利制度，則是作為一種激勵和增強企業凝聚力的手段。

1.2.5 構建競爭機制。主要指員工有自由選擇職業的權力，有應聘和辭職、選擇新職業的權力，以促進人才的合理流動；與此同時，企業也有選擇和解聘的權力。

1.2.6 環境機制。主要指人際關系和工作本身的條件和環境。和諧、友善、融洽的人際關系，會使人心情舒暢，在友好合作、互相關懷中愉快地進行工作。創造良好的人際關系環境和工作條件環境，讓所有員工在歡暢、快樂的心境中工作和生活，不僅會促進工作效率的提高，也會促進人們文明程度的提高。

2 發揮人事檔案的作用

人力資源管理的目的就在于在企業內部最優化地配置人才，做到“人盡其才，才盡其用”，提高企業的核心競爭力。因此，企業在選聘、考察員工的時候，不僅要看他現在的工作能力和水平，還要了解每個員工的全部歷史和工作情況。人事檔案是個人社會經歷和實踐活動的全部記載，較為全面地反映了個人的業務能力、職業道德和素質等基本內容。

2.1 人力資源規劃。人力資源規劃強調基于組織戰略確定人力資源需求的數量、質量和結構。當戰略轉移時，組織內部會出現職位更替、工作職責變化或人員需求變化。通過查閱相關檔案資料，可以準確地掌握組織發展情況，如各階段的組織規模、組織機構設置、人員變化情況等并進行分析，在研究歷史數據的基礎上，可以對未來部門職責、崗位職責以及任職者要求等進行預測。

2.2 招聘篩選。人事檔案對每位員工的知識、技能、能力、個性品質乃至籍貫家庭等方面都做了詳細記錄，有利于招聘時做到“為事擇人、任人唯賢、專業對口、事得其人”。

例如在企業內部崗位出現空缺，需要在企業內部進行招聘時，人力資源管理部門在公布崗位需求，接到應聘申請之后，可以根據需求查閱相關員工檔案，直接剔除不符合基本條件人員，如年齡、學歷、專業等，對于符合基本條件人員則進一步核實其各類工作資料的真實性。合理運用人事檔案從而節省了內部招聘成本，篩除虛假信息，使招聘篩選工作更高效、準確。

2.3 員工培訓與開發。人事檔案中記錄了員工學歷教育、職業資格培訓、專業技術人員繼續教育等信息，這些培訓信息可以為員工的進一步培訓提供信息支持與指導。

通過將員工人事檔案中的歷年參加培訓情況與職位說明書所規定的職位要求進行對比，可以找出二者之間的差距，進而確定是否需要對此員工繼續進行培訓，以及在哪些方面進行培訓；在培訓實施過程中，將員工培訓過程的表現加以記錄；培訓結束后，相關成績及時在人事資料中予以記錄，從而確保了人事資料的及時性、完整性，確保了下次使用時人事檔案信息的準確性。

2.4 薪酬福利。員工薪酬福利自員工入職之日起就與員工個人檔案信息相聯系。例如，新員工入職定薪，需要考慮員工學歷、專業、能力、素質等各方面因素是否符合崗位需求，這就與員工薪酬密切相關。又如，員工社會保險的參保、調轉、以及保險待遇的申請等事項更是需要以人事檔案為前提，缺少人事檔案直接無法辦理相關業務。

2.5 績效考核。人事檔案對于績效考核的意義更為重要，考績效核是對員工工作的一種評價，并且將直接與員工個人利益掛鉤，人事檔案記錄是否完整將影響績效考核是否公平公正。在考核實施前要設計一套相對完善的考核表格；考核實施過程要確保各類表格填寫完整且有負責人簽字；考核結束后要及時整理考核材料，并將考核結果及時納入員工人事檔案。確保績效考核結果有據可查，從而避免不必要的爭議，確保績效考核工作的公平性、公正性。

2.6 職業生涯規劃。通過進行人事檔案分析，可以根據各員工的不同特點將其進行劃分，根據需要行成不同的人員分類，如按從事崗位分類、按學歷分類、按專業分類、按性別分類等，為建立各類人才庫提供基礎。各類人才庫與職業發展通道相聯系，明確每個員工現有的業績與知識能力與職業晉升所要求的標準之間的差距，從而可以實現職業發展途徑的激勵性，實現員工的職業生涯規劃。

總之，要以人為本，才能充分發揮人事檔案的作用，更好發為科研生產、為社會服務。除了在政審、調資、晉升時提供人事檔案以外，檔案部門在當前人事工作改革中要根據結構性調整、人員配置等中心任務，積極提供人事檔案信息，如為機構人員調整、定崗定員工作提供人員現狀情況、綜合信息、統計信息等。