企業檔案工作可持續發展與途徑

摘要:企業檔案工作是企業的物質文明、精神文明、政治文明建設的重要組陳部分，企業檔案工作是否是可持續發展的對企業而言是至關重要的，因此研究企業檔案工作的可持續發對于企業而言，不管是現在還是未來，對于企業的發展都有著很高的價值和意義。

關鍵詞:企業檔案 可持續發展 企業檔案工作

中華文明具有五千多年的歷史，有文字記載的就有3000多年，而檔案工作形成理論也有半個多世紀的歷史，對于國家而言，檔案是國家的寶貴財富和文明的重要標志和象征，也是企業的無形資產，同時也是一個企業建設其企業文化的重要組成部分。對于企業而言，在其探索并促進其自身與時俱進、進入可持續發展實踐的時候，作為企業發展重要基礎工作的檔案工作的可持續發展越來越受到了關注和重視。

1 企業檔案工作可持續發展概論

1.1 企業檔案的含義

企業檔案是企業在前期工作以及生產經營的活動中逐漸形成的，并對企業自身或者對國家，甚至對社會有保存價值的歷史記錄，企業的檔案不僅是對企業過去發生的，還是現在企業的業務活動、機構調整、人員調動等行為的記錄，更是對企業未來的改革發展、規模擴大、經營角色等重大行為的決策依據，同時也是維護企業合法權益的歷史憑證，企業的檔案是企業的寶貴財富，在當今激烈的國際和國內的市場競爭中，管理利用好檔案對企業的生存和長遠的發展起著非常重要的作用。

1996年，我國頒布了《企業檔案工作目標管理辦法》，這位企業檔案等級重新認定，未晉升等級的企業檔案工作按新標準申報、晉升等級，促進企業檔案管理水平大大地提高了一步。

1.2 可持續發展的內涵

可持續發展是20世紀80年代隨著人們對全球環境與發展問題的廣泛討論而提出的一個全新概念，是人們對傳統發展模式進行長期深刻反思的結晶。

總體來說，可持續發展包含兩大方面的內容:一是對傳統發展方式的反思和否定，二是對規范的可持續發展模式的理性設計。隨著可持續發展這個理念和概念的提出，人們對可持續發展的關注越來越多，而且越來越詳細，同時也從環境領域滲透到各個領域中。那我們來看企業，企業是可持續發展理念發生的較晚，但發展速度非常快的一個領域。現代社會競爭越來越激烈，企業尋求自身可持續發展的方法和途徑越來越熱切，因為企業深知，社會環境在不斷的變化，企業面對著迅速變化的環境一時難以適應，面對這些企業運作失利甚至失敗等現象的出現，如何使企業保持目前、并且在未來的預期中依然取得良好的發展勢頭，越來越引起關注。

1.3 企業檔案工作可持續發展的內涵

企業檔案工作的可持續發展是指企業以可持續發展的理念來開展企業檔案工作，可持續發展不僅僅是一種理念和態度，它已經滲透到了企業檔案工作的手段和方式當中，企業檔案的歸檔、整理、鑒定、保管、統計、利用等幾個環節我們都可以看到，所以，它更是推動企業可持續發展的方式和手段。那么企業檔案工作怎樣才能算是可持續發展呢?主要包括依法開展檔案工作，檔案工作的團隊建設。

2 企業檔案工作可持續發展的重要性

企業檔案工作是企業的物質文明、精神文明、政治文明建設的重要組陳部分，如上所述，企業檔案是企業的無形資產，同時也是一個企業建設其企業文化的重要組成部分，對于當今日益激烈的市場競爭中，企業檔案的合理集合，收取，處理，提取，利用是否科學，合理，已經關系到了一個企業的生死存亡，所以，企業檔案工作是否是可持續發展的，不管是現在還是將來，對企業的可持續發展都是至關重要的。

3 企業檔案工作可持續發展的途徑

3.1 建立檔案管理長效機制，是企業檔案工作可持續發展的前提

現代企業的運作越來越系統化、精密化，在客觀上要求必須建立起系統、科學、民主的管理制度，這對企業的生存與發展極為重要。對企業檔案的管理是企業檔案部門的主要工作，它是由企業檔案的歸檔、整理、鑒定、保管、統計、利用等幾個環節組成。對于每一個環節，都應制訂相應的管理制度，這樣才能保證企業檔案管理工作的順利進行。建立企業檔案工作制度必須遵循制度要體現合理性、科學性，規章制度必須符合企業行業特點和檔案管理實際，以適應企業檔案管理的需要。同時還要遵循制度要簡明實用，企業檔案工作制度應方便實用、簡單易行、可操作性強，以便更好地發揮制度的指導和規范作用。最后，只有建立并較好地落實企業檔案工作制度，才能真正實現企業檔案的科學管理和有效利用。企業檔案管理的各項規章制度是規范食業檔案工作行為的準則，對于檔案部門乃至企業的發展都具有重要意義。

3.2 企業檔案部門要提高領導和員工的檔案意識，推進檔案標準化體系的建設，為可持續發展提供制度保障

企業領導的決策對企業檔案部門的影響至關重要，普通員工的檔案意識也是關系到檔案完整性、安全性、有效性的重要因素，要實現檔案工作的可持續發展，必須爭取領導的重視和員工的支持，推進檔案標準體系的建設，實現文檔工作的規范化、標準化。

在此舉一個國有企業的例子，中國石化集團勝利油田是一個擁有四級管理體制和203000多名職工的龐大生產管理機構，企業檔案工作十分的復雜，其領導非常的重視檔案工作的發展，始終把檔案工作納入油田工作規劃和領導的議事日程，先后下發了《勝利石油管理局檔案管理辦法》和《關于下達管理局直屬單位定編方案的通知》等文件，明確了油田檔案工作的編制、機構、職責，并通過知識競賽、檔案普法等活動，提高全體員工的檔案意識，成立了以油田分管領導為組長的檔案標準化體系建設小組，針對本廠前些年所發布的檔案標準進行修汀，采取了近年來所頒布的一系列關于企業檔案工作的國家標準、地方標準和行業標準，對規范企業檔案工作起到了很大的推動作用，也保證了企業檔案t作的持續、穩定和健康發展。

3.3 企業要綜合運用行政、經濟和法律的手段來保障檔案工作的可持續發展

行政、經濟以及法律措施的綜合運用，為檔案工作提供了制約手段，而對于一些特殊的行業，以及涉外項目的企業中，檔案管理工作尤其要注意綜合運用這幾種手段對檔案工作質量進行控制，以維護國家和企業的利益。

在此，再引用一個例子，在煙臺港西港池順案碼頭擴建工程檔案工作中，業主從工程建設開始制定了《煙臺港建設項目文件材料立卷歸檔細則》，明確了文件積累的順序和范圍、立卷的標準和要求、歸檔時間和程序以及檔案保留金制的推行和獎賞等內容，為，為工程建設的文件檔案工作質量提供的保障。在經濟合同簽訂的時候，把文件檔案立卷歸檔要求作為其中一項重要內容，對竣工檔案的歸檔時間、范圍、質量要求、份數、違約責任等都做了詳細規定。這些措施的綜合運用為檔案工作的叮持續開展提供了保障。

3.4 加強檔案信息資源建設，必須加快檔案信息化體系建設

要加快企業檔案信息化體系建設，首先加快與不斷完善檔案信息數字化體系建設，檔案信息資源需要采取自動化掃描加工和后端信息編輯加工，對文字、圖表進行數字化處理，實現檔案信息的原版數字化保存及信息的識別與編輯。海量的媒體檔案信息需要積極應用自動指引技術、數據挖掘技術、基于檔案內容的檢索技術等，不斷拓展我們對于檔案信息的揭示能力。)開展編研工作，豐富檔案信息資源，檔案編研要從低層次開發向多元化開發轉變。要改善編研工作的條件，要善于用計算機網絡技術和現代化通訊技術，加強信息收集與交流，及時、有效地進行檔案開發.徹底改變過去“閉門造車”、“關門編研”、“簡單匯編”的工作局面，縮短開發時間，提高編研水平，保證利用的時效性。整合檔案信息資源，提高檔案服務能力，對于一個大的集團公司，其檔案信息分布在各個子分公司。需要通過信息技術手段對這些資源進行整合，形成一個大的檔案信息資源庫，以適應檔案信息資源共享的需要。檔案信息資源的整合，可以提升原有檔案信息資源價值平臺，為提高檔案服務能力創造條件。

3.5 利用企業寶貴的檔案信息資源，提高檔案工作的經濟效益，為可持續發展提供動力

企業檔案經濟效益的實質就是檔案信息資源開發和利用的價值，它包括直接給企業帶來經濟效益，節約企業物化勞動和活勞動，間接地提高企業的經濟效益。有效利用企業檔案的歷史憑證價值:在新形勢下，企業檔案產生的范圍和類型越來越廣，商務合同、基建圖紙、法律憑證、信用檔案、會計檔案等大量積累歸檔，檔案部門要善于運用這些檔案的憑證作用，為企業爭取合法的經濟利益。同時還要充分挖掘企業檔案的參考研究價值。企業檔案是一筆巨大的財富，國有企業要充分利用其歷史憑證作用和參考研究作用為企業創造經濟效益。效益的顯現給企業檔案提供了生存空間，為可持續發展提供了動力。

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