基于SharePoint平臺的企業項目文檔管理應用研究

摘要:從企業項目文檔管理的實際需求出發，借用微軟SharePoint平臺，設計實現了一個基于Web服務的文檔管理系統。在系統中采用了基于Windows SharePoint Server平臺的文檔管理關鍵技術，基于工作流的動態文檔管理，使用了一種基于Web服務的文檔工作流處理結構，處理文檔的審批流轉。設計使用多文檔庫，并集成外部Web部件對文檔庫視圖權限限制，增加文檔安全性。

關鍵詞:SharePoint 文檔管理 工作流 Web服務 Web部件

0 引言

項目文檔是企業具體項目實施過程中產生的，與項目相關的生產經營活動及管理工作的真實記錄，同時又是項目管理的重要依據和憑證。在每個項目的實際運作中，不可避免地會產生大量的文檔資料，紙質文檔產生了不利于管理、利用及存放等諸多問題，給企業項目的開展帶來極大的困擾。電子文檔在項目文檔管理中的應用提高了項目實施的效率，降低了項目建設和管理的費用。利用計算機對項目文檔進行處理，可實現一次錄入、多次/多種形式輸出，方便隨時隨地查找并利用，提高了項目人員的工作效率。依據基于微軟SharePoint技術架構的文檔解決方案為項目文檔管理的優化提供了智能化的Web平臺，加入知識管理元素，可促進項目文檔在其上傳、審閱、發布和訪問等生命周期的各個階段中更加有效發揮自身價值，最終設計實現了某企業研發部門文檔管理系統。

1 文檔管理系統功能分析

項目文檔管理系統是依托計算機及網絡技術，在企業內部建立一個集文檔上傳、審批、流轉、存儲、查詢以及備份為一體的信息系統。實現企業內部文檔管理的自動化、信息化，實現辦公文檔無紙化。本文以某汽車設計院為例進行分析設計，一個完善的企業文檔管理系統應該具備以下的功能:對文檔知識庫全部標題可檢索，文檔類文件可實現標題和全文檢索，并可實現檢索信息分類顯示、分角色權限查看，實現安全共享;系統能夠嚴格控制研發部門的文檔和信息的訪問權限，防止機密信息泄露，降低安全問題所帶來的風險。系統提供一個統一的協同工作平臺，所有用戶都在平臺下工作，對文檔進行集中管理和控制。提供文檔版本控制功能，能偶避免多用戶同時對某一文檔的修改。并且提供靈活的、可視化的文檔審批工作流程，提高文檔處理效率和寫作能力。

2 微軟SharePoint技術平臺簡介

SharePoint是由微軟公司推出的企業級門戶平臺的一套解決方案，它基于.NET和SQL Server數據庫技術，建立在Window Server 2003的基礎上。如今微軟SharePoint 2007是Microsoft Office 2007系統的一個組件，也是它的中央信息共享平臺和協作平臺。SharePoint Server 2007是基于Windows SharePoint Service3.0技術的一個完整的企業協作應用平臺服務器。它通過引入一組集成的服務擴展了WSS 3.0提供的各種功能，如信息共享平臺，企業級文檔管理平臺、工作流平臺、業務流程管理框架和開發基礎框架，外部網絡和互聯網門戶模板、企業范圍內的搜索功能、個性化內容和通知以及擴展的應用程序集成。這些服務可以幫助企業將人員、信息、系統和業務結合在一起，更好地共享知識、加強客戶溝通以及提高流程效率。

3 基于SharePoint的文檔管理系統實現

對文檔進行科學管理以便使其在學習工作中發揮自身價值需要一個先進技術平臺來支持，從文檔管理的需求分析來看，要實現項目文檔的科學管理，并非一個傳統的文檔管理系統所能做到的。本文將展示如何在微軟SharePoint技術平臺下架構文檔管理解決方案，實現文檔管理系統，對文檔進行優化管理。整個項目文檔管理系統包括用戶管理、項目文檔管理、部門文檔管理、工作流管理以及搜索管理五個部分。系統架構圖如圖1所示，系統實現界面如圖2所示。

3.1 項目、部門文檔管理 項目文檔庫以及部門文檔庫中包含了文檔名稱、項目名稱、項目階段、文旦種類、所屬模塊、責任部門;各個文檔庫中添加有內置的工作流控制，同時也可以向擁有特殊權限的用戶開放直接添加、修改以及刪除。系統會根據用戶類別自動賦予用戶相應權限。同時項庫中的文檔支持對文檔屬性的單項篩選和多項篩選。文檔管理系統使文檔管理變的有序、合理，能夠使用戶更加有效、快速的利用現有文檔，同時利用文檔的屬性欄，加入了知識管理的特性，使文檔信息更加明確化，知識化。特別是工作流的使用，提供高系統文檔處理的智能性，減少了文檔處理中人的任務，使文檔管理變的更加簡潔方便。與此同時文檔庫還提供自定義視圖供用戶自定義用戶自己所需要查看的文檔信息，而且可以對這些信息進行分組統計。例如用戶可以查看文檔庫中的所有文檔，也可以查看我的文檔，并根據某一屬性進行分類統計。項目文檔庫與部門文檔庫不同的是，系統中各個項目文檔庫相互獨立，權限分開;而部門文檔庫中，由于各個部門文檔由很大的交互性，所以部門間文檔可以相互查看。

3.2 用戶管理 合理的授權能夠保證項目人員可以訪問有權內容而不可以訪問無權內容。恰當的層次劃分可以簡化授權的過程。本系統采用了基于SharePoint的多層分級用戶管理機制，系統中用戶的權限層級由底到高分別是項目組與部門組、項目管理組與部門管理組以及擁有最高權限的文檔管理組。根據企業內部不同角色的成員分別賦予查看、上傳、編輯、審批、以及管理權限。通過預先定義好的權限級別分配到各SharePoint組中，大大簡化了管理員的權限管理工作。并且系統允許基于站點和文檔庫各個層次來設定權限，默認情況下，每個層次會繼承上個層次的權限。這種方式既保證了各成員對企業門戶的可訪問性，又避免了重要文檔資料的安全性。

3.3 搜索管理 由于企業存在大量的信息資源，如文檔、表單等，員工查找有用的文檔或內容會越來越困難，導致大量時間被浪費，嚴重降低了工作效率。系統提供了強大的內容索引和搜索功能。這些功能可以方便快速的幫助用戶搜索和查找網站、文檔、人員和網站內容，以及任何其他符合需要的索引的企業內容，提高工作效率。這種搜索是對系統中所有可搜索內容的的檢索，可以是文檔的名稱、某一屬性、或者是文檔中的內容等等。

3.4 工作流管理 工作流可以幫助企業遵循一致的業務流程， 并通過管理業務流程中涉及的任務和步驟來提高企業的工作效率和生產效能。這樣就使那些執行這些任務的人員能夠將精力集中于執行工作任務而非管理工作流。在本系統中，采用單級分組審批，針對不同的項目提交給不同的項目審批組，審批后根據審批是否通過決定文檔的下一步操作。若是通過則將文檔轉入對應的項目文檔庫，供系統其他用戶查詢瀏覽下載;若沒有通過則文檔依然儲存在上傳文檔庫中，并且發送電子郵件給文檔提交者，等待提交者修改后，再次啟動工作流(如圖3)。

4 結束語

本文針對企業項目文檔管理的需求，以優化文檔管理目標，設計實施了基于微軟SharePoint技術平臺下文檔管理系統。本系統提供了一個文檔集中管理和控制的Web協作平臺，通過擴展各類服務和組件，幫助企業或者項目小組人員提高文檔處理效率，規范處理流程，增強文檔和信息的安全性，從而實現了文檔生命周期的各個環節操作管理的優化。使文檔管理能夠在工作和學習中發揮更大效用。

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資助信息:國家高技術研究發展計劃 (項目編號 2007AA04Z183)

作者簡介:趙夕長(1978-)，男，安徽肥東，高級項目管理師，主要研究領域為項目總體方案策劃與組織實施;李靜(1983-)，女，安徽蕪湖，助理工程師，主要研究領域為項目信息化管理;程磊(1985-)，男，安徽六安，在讀碩士研究生，主要研究領域為信息化與管理創新，信息系統分析與設計。