淺談管理中的溝通

摘要:管理是通過實現各種管理功能，有效實現組織目標的過程，要發揮其他管理功能，實現管理各方面的協調運行，溝通是重要的手段。本文通過對有效溝通的障礙的分析，針對性地提出了有效溝通方法。

關鍵詞:管理 溝通 障礙 方法

溝通可以說是人與人之間的思想、情感、信息的交換，是信息在個人與群體間傳遞、交流和散播。隨著現代企業組織規模的擴大，其組織機構趨向復雜化，溝通隨之復雜，難度加大。基層一些有意義的信息不能及時反饋到高層領導者，相反高層決策的傳達，常常也無法以原貌展現在所有人員面前。因此有效溝通在管理的過程中起著重要的作用。

1 有效溝通的障礙

1.1 個人的溝通障礙

1.1.1 個人知識結構及經驗水平的差距所導致的障礙 在溝通中，每個人會依據經驗及知識結構，采用不同的方法和思路，知識結構高有經驗的人，在溝通時會對溝通信息和溝通方法，作出經驗判斷和邏輯判斷，并做全方位思考;而沒有經驗者對溝通信息和溝通方法不知如何處理，表現為不知所措。在溝通雙方的信息交流中，如果雙方以往經驗和知識結構差距過大，雙方的看法就大不相同，就可能會造成溝通障礙。

1.1.2 信息產生的價值不同造成溝通障礙 在企業中，不同層及的人員會根據信息產生的價值對照自身利益，并對信息有不同的關注度，每個人對信息關注的重點也不相同。對于一般員工來講他們很可能關注的是能夠給他們的帶來物質利益的相關的信息，管理者關心是企業市場、決策、利潤、成本等方面的信息，由于管理者和一般員工對信息產生的價值的關注點不同，這也造成了信息溝通的障礙。

1.1.3 認識差異產生溝通障礙 在管理活動中，不少員工和管理者由于認識不同，對某些信息的重要作用性認識也不同，這就為正常的信息溝通造成了很大的障礙。

1.1.4 相互不信任所產生的障礙 有效的信息溝通要以互相信任為基礎，現實生活中管理者與員工之間由于信任的原因，產生溝通障礙也比較常見。

1.1.5 個人心理與行為特點引起的溝通障礙 溝通中不同的個體由于個人心理行為與特點，會對溝通的有效性產生巨大的影響。個體的性格差異、氣質差異、能力差異等等的差別，都會引起溝通的障礙。

1.1.6 知覺的選擇性所造成的障礙 在溝通中該傳遞什么信息，該接收什么信息，這是人的知覺選擇性所造成。人們會優先選擇容易接受、對自己有利的信息，放棄難以理解或不接受對自己不利的信息，造成溝通雙方沒有交集，影響信息溝通的順利進行，自然就形成雙方溝通障礙。

1.2 組織機構的溝通障礙

1.2.1 復雜組織機構造成的障礙 從上往下的信息溝通，如果組織機構復雜，中間層次過多，組織機構臃腫，各部門之間信息職責不清，分工不明，信息從最高決策傳遞到下級不僅容易產生信息的失真，而且還會影響信息的及時性。會給溝通雙方造成一定的心理壓力，影響溝通的進行。

1.2.2 同領導直接溝通的障礙 同領導直接溝通，下屬因級別不同造成心理距離，形成一些心理障礙，不愿反映意見。同時，向上溝通常常效率不佳，有時，由于特殊的心理因素，經過層層過濾，導致信息曲解，出現適得其反的結局。

1.2.3 向下屬溝通的障礙 管理者通過向下溝通的方式傳送各種指令及政策給組織的下層。如果這種渠道使用過多，會在下屬中造成高高在上、獨裁專橫的印象，使下屬產生心理抵觸情緒，影響團體的士氣。此外，由于來自最高決策層的信息，一級一級的往下傳，有可能被耽誤、擱置，也有可能出現某一層級成員對信息理解有誤、造成失真的情況，形成溝通障礙。

2 有效溝通方法的思考

2.1 溝通的有效性在于信息傳遞

要有效的信息溝通，必須在信息傳遞上下功夫，注意兩個方面。

2.1.1 信息的傳遞要區分不同的對象 不同的傳遞對象對信息是否有價值，價值的大小理解是不同的，因此在傳遞信息要區分不同的對象，要有針對性，也要注意信息的適用對象的范圍，防止不加區分的對不同對象大面積擴散傳播、結果造成信息傳播泛濫，給一些并不涉及的員工造成不必要的心理負擔，影響組織和睦。

2.1.2 要注意信息傳遞的數量 在組織中，在信息傳遞時，要適當注意量的控制。要注意兩種傾向:一是信息量少，過分保密的傾向。另一是隨意擴散信息的傾向。這兩種傾向都會引起組織成員互相猜忌，甚至是各種山寨版的消息流傳于組織成員之中，不利于組織成員的協作與團結，影響團隊和睦和工作效率。

2.2 應用非正式溝通

在組織中，非正式溝通常常提供組織沒有預料的內外消息，給決策者正確決策提供信息依據。同正式溝通相比，非正式溝通往往能更靈活迅速的處理某些應急的變化，信息交流速度快，可以滿足員工的需要，并且常常能提供大量的通過正式溝通渠道難以獲得真實的信息，非正式溝通往往能夠對管理決策起重要作用。非正式溝通缺點表現在，非正式溝通中的信息由于個人需要被夸大、曲解，傳播越廣，越容易失真，且難以控制，可能導致組織形成各種小團體、小圈子，影響團體的凝聚力。

2.3 利用文字溝通形式

當組織或管理者必須廣泛向他人傳遞信息、保存信息或為了讓對方更快地接收信息時，以布告、通知、報告、備忘錄、信件等文字形式是有效溝通的最佳選擇，采用文字進行溝通的原則有以下幾個方面:

2.3.1 文字要簡潔，盡可能采用簡單的用語，刪除不必要的用語和想法。

2.3.2 如果文件較長，應在文件之前加目錄或摘要。

2.3.3 合理組織內容，一般最重要的信息要放在最前面。

2.3.4 要有一個清楚明確的標題。

2.4 口語溝通是最常用的形式

有效的口語溝通對信息的輸出者而言，準確、簡明、生動、口齒清晰、語速聲調、邏輯性強、真誠友好、尊重、贊美，幽默等都能產生良好溝通效果。

2.5 應用非語言溝通的形式

非語言溝通可以增強溝通的效果，但有時也會傳達錯誤的信息，非語言溝通可以有以下幾種形式:

2.5.1 利用背景和地點 不同的背景和地點會給人帶來好消息和壞消息的聯想，禮堂、辦公室適合嚴肅的關鍵議題的溝通，公園、休息室適合輕松的話題的溝通，房間的設備和擺設的布置等等，均會影響到溝通。在各種組織中，正確的選擇背景和地點也能帶來好的溝通效果。

2.5.2 利用體態語言進行溝通 在溝通過程中，管理者的一個點頭，一個微笑，一個手勢，會讓員工感受到關心，所以人體肢體行為發出的信息有時比語言更能帶來溝通的效果。

2.6 明確溝通的目標、思維縝密、了解溝通對象

在信息交流之前，信息傳遞者要考慮好溝通的目標，決定溝通的內容與要點，要有清晰的溝通思路，思維周密，了解溝通對象的情況，知己知彼，實現有效的溝通。

2.7 誠字當先，并選擇有利的時機

溝通的方式、方法很重要，但必須做到以誠相待，真誠地交流溝通，信息發送者還必須誠懇地做一個傾聽別人所反饋信息的接受者。溝通要選擇有利的時機，時機不成熟進行溝通接收者可能不接受，達不成溝通的目的，延誤時機，又會使某些信息價值衰減，從而失去溝通的意義，要選擇恰當的時機進行溝通。

2.8 信任度是有效溝通的基礎

雙方的相互信任對于實現有效溝通溝通非常重要，雙方沒有互信的基礎，領導者發出的信息是不可能被下級完全接受，人們更愿意相信他們信賴的管理者發出的信息。因此管理者要加強自身修養，言而有信并以實際行動建立自己的信任度，實現有效溝通就有可靠的基礎。

總之，有效溝通既有技巧和方法更具有藝術性，藝術是不斷變化的，需要自己在實踐中不斷總結和提高，以便及時采取應對策略。

參考文獻:

[1](美)斯蒂芬·P·羅賓斯，(工商管理經典譯叢).北京:中國人民大學出版社.1997.

[2](美)特倫斯·A·辛普 Terence·A·Shimp，.整合營銷溝通.北京:中信出版社.2003.

[3](美)蒙特.管理溝通指南——有效商務協作與交談.北京:清華大學出版社.2007.