醫(yī)院后勤檔案管理的體會(huì)

摘要:醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院建設(shè)活動(dòng)中形成的第一手材料，后勤檔案是醫(yī)院檔案的重要組成部分，在醫(yī)院檔案管理中起著非常重要的作用。做好后勤檔案管理工作對(duì)推動(dòng)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義。

關(guān)鍵詞:醫(yī)院 后勤檔案 管理

隨著醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展，醫(yī)院業(yè)務(wù)不斷地?cái)U(kuò)大，醫(yī)院檔案也越來(lái)越體現(xiàn)出它的重要性。后勤檔案是醫(yī)院檔案的重要組成部分，在醫(yī)院檔案管理中起著非常重要的作用。醫(yī)院改、擴(kuò)建工程質(zhì)量關(guān)系到百年大計(jì)。基建檔案既是基本建設(shè)的歷史和現(xiàn)狀的文獻(xiàn)記載，也是以后維護(hù)維修、改擴(kuò)建等的重要依據(jù)。因此，加強(qiáng)基建檔案管理是我們后勤工作者義不容辭的責(zé)任。

1 后勤檔案在醫(yī)院管理中的作用

1.1 對(duì)推動(dòng)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義 醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院建設(shè)活動(dòng)中形成的第一手材料，檔案管理的最基本目的是記載基建在建設(shè)、改建、維修、使用過(guò)程和結(jié)果的技術(shù)狀態(tài)記錄。基建檔案管理的關(guān)鍵是及時(shí)收集基建項(xiàng)目開(kāi)工前到竣工交付使用后的各種報(bào)批文件、合同協(xié)議、洽商變更等各種類的資料，由于醫(yī)院基建項(xiàng)目具有投資大、周期長(zhǎng)、環(huán)節(jié)多、內(nèi)外協(xié)作關(guān)系復(fù)雜的特點(diǎn)，因而形成的檔案有多種載體、檔案數(shù)量多、保存價(jià)值高。這些檔案既是醫(yī)院工程建設(shè)的真實(shí)記錄，也是整個(gè)醫(yī)院檔案的重要組成部分，它既為醫(yī)院的建設(shè)、維修、管理、改擴(kuò)建服務(wù)，又為醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和醫(yī)療事業(yè)的不斷發(fā)展服務(wù)。所以，做好工程項(xiàng)目的檔案管理工作對(duì)推動(dòng)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義。

1.2 為醫(yī)院規(guī)劃、建設(shè)、管理工作提供現(xiàn)狀和歷史依據(jù) 基建檔案涉及工程的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、建設(shè)單位以及建設(shè)單位的主管機(jī)關(guān)和其他有關(guān)部門，任何基本建設(shè)缺少基建檔案，就缺少了使用和改造的依據(jù)。它不僅反映了該建筑物的變化和發(fā)展，為醫(yī)院規(guī)劃、建設(shè)、管理工作提供現(xiàn)狀和歷史依據(jù)，也對(duì)醫(yī)院發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)揮著重要作用，為地上地下交叉工程涉及提供周圍相互關(guān)系相互要求的條件;為歷史查找、產(chǎn)權(quán)查證、經(jīng)濟(jì)糾紛以及科學(xué)研究等提供素材，它不僅服務(wù)于今天，也有利于未來(lái)，所以越來(lái)越受到各級(jí)建設(shè)單位和醫(yī)院管理者的重視。

1.3 基建檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源，是醫(yī)院的財(cái)富 我院是一所百年老院，前身為始建于1892年的“寬仁醫(yī)院”。近年來(lái)，隨著醫(yī)院總體規(guī)劃的逐步進(jìn)行，我院的基本建設(shè)接連不斷，需要辦理和查閱許多相關(guān)資料。隨著醫(yī)院檔案管理越來(lái)越規(guī)范，后勤部門的檔案管理意識(shí)也應(yīng)該逐漸增強(qiáng)。

2 目前醫(yī)院基建檔案管理的現(xiàn)狀及分析

2.1 檔案意識(shí)淡薄，資料收集不全 由于醫(yī)院后勤隊(duì)伍流動(dòng)性大，人員不穩(wěn)定，使檔案資料管理工作容易脫節(jié)，檔案資料流向不清，檔案管理職責(zé)沒(méi)有落實(shí)到具體人員。

我院歷史悠久，部分房屋的建設(shè)時(shí)間可以追溯到一百多年前，歷史原因?qū)е路课莸幕n案不完善，資料缺乏，因此基建檔案管理具有先天不足的特點(diǎn)。此外，以前基建管理部門缺乏專業(yè)的基建檔案管理人員。沒(méi)有專門的檔案管理室，部分檔案資料僅存于現(xiàn)場(chǎng)代表手中。部分項(xiàng)目實(shí)施后檔案未能及時(shí)進(jìn)行歸類整理、存檔，導(dǎo)致建設(shè)資料不齊全或不完整。因此，在項(xiàng)目的改擴(kuò)建和建筑維護(hù)維修過(guò)程中，要查找工程建設(shè)的原狀圖和相關(guān)資料，顯得非常困難。

2.2 缺乏系統(tǒng)的基建檔案歸檔流程。后勤部門檔案制度不明確，缺乏系統(tǒng)的基建檔案規(guī)整流程，沒(méi)有明確的標(biāo)準(zhǔn)以及缺乏統(tǒng)一的歸口管理。在工作中，經(jīng)常出現(xiàn)院方現(xiàn)場(chǎng)代表憑自已經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行資料保存的情況。沒(méi)有系統(tǒng)性，缺乏統(tǒng)一編制要求和歸檔程序，導(dǎo)致資料查找相當(dāng)費(fèi)力。

2.3 維修改造工程檔案資料記錄不詳細(xì)。由于臨床科室調(diào)整、維修改造以及裝修，導(dǎo)致房屋使用功能甚至在不影響使用安全的情況下部分結(jié)構(gòu)發(fā)生變化，經(jīng)過(guò)多次維修改造后，房屋的原貌發(fā)生了很大變化，維修檔案卻沒(méi)有及時(shí)歸檔，時(shí)間久遠(yuǎn)后，院內(nèi)房屋的構(gòu)造、管線走向等沒(méi)有詳盡的現(xiàn)狀記錄，已存有的檔案資料缺乏可考性價(jià)值。

3 加強(qiáng)后勤檔案管理工作的對(duì)策

3.1 用規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化來(lái)要求檔案管理工作 一套完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的基建擋案，必須調(diào)動(dòng)相關(guān)參與建設(shè)人員的積極性，讓其一起進(jìn)行基建檔案資料收集。為確保基建及改、擴(kuò)建工程檔案齊全、完整、系統(tǒng)，我們從收集基建項(xiàng)目開(kāi)工前到竣工交付使用后的各種報(bào)批文件、合同協(xié)議、洽商變更等各種類的資料，把基建檔案工作與工程建設(shè)計(jì)劃、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各個(gè)環(huán)節(jié)的工作相聯(lián)系，同步進(jìn)行。同時(shí)根據(jù)基建文件材料的形成規(guī)律，對(duì)基建文件材料的內(nèi)容、價(jià)值、數(shù)量和載體形式進(jìn)行系統(tǒng)整理，使檔案資料做到文件齊全、分類準(zhǔn)確、體系鮮明、方便管理，方便利用，保持其整體功能，并將完整的檔案按規(guī)定移交有關(guān)檔案管理部門。

3.2 配置專業(yè)的基建檔案管理人員 基建檔案的管理人員，既要懂建筑工程的專業(yè)知識(shí)，熟悉并參與過(guò)工程建設(shè)籌劃到施工竣工等各個(gè)環(huán)節(jié)的工作，才能全面準(zhǔn)確地完成檔案的搜集、整理工作。又要懂檔案管理知識(shí)，能夠完成基建檔案進(jìn)行分類檔流程。隨著國(guó)家相關(guān)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理法規(guī)的出臺(tái)，基建檔案管理逐步走向規(guī)范，因此。檔案管理員必須與時(shí)俱進(jìn)，及時(shí)熟悉基建檔案管理的各種法律法規(guī)，才能滿足現(xiàn)行檔案管理工作要求。為此，我們引進(jìn)了兩名建筑專業(yè)的本科生，對(duì)搞好后勤檔案管理工作和加強(qiáng)對(duì)工程質(zhì)量管理起到了積極作用。

3.3 抓住重要環(huán)節(jié)進(jìn)行管理。基建檔案管理工作涉及建設(shè)工程項(xiàng)目決策階段、實(shí)施階段和使用階段三個(gè)階段，其中決策階段和實(shí)施階段屬于新建項(xiàng)目的檔案資料管理范疇，也是基建檔案管理工作的重點(diǎn)。在房屋使用過(guò)程中，經(jīng)常使用和查閱的檔案資料主要是房屋施工的技術(shù)資料，因此，對(duì)建設(shè)項(xiàng)目的施工過(guò)程檔案資料收集、整理應(yīng)作為檔案管理工作的重點(diǎn)中的重點(diǎn)。在整理施工檔案的過(guò)程中，從分部分項(xiàng)工程開(kāi)始收集整理工程技術(shù)文件資料并歸檔，特別要注意基礎(chǔ)、結(jié)構(gòu)工程和隱蔽工程的資料收集整理，盡可能地通過(guò)資料、圖像、聲像資料等形式將整個(gè)施工過(guò)程按時(shí)間順序進(jìn)行記載，再現(xiàn)施工過(guò)程的技術(shù)歷史。此外，由于城建檔案館保存的資料儀僅是建設(shè)工程竣工方面的資料，對(duì)于項(xiàng)目的前期和竣工結(jié)算等方面的資料就需要項(xiàng)目業(yè)主進(jìn)行全面收集整理。

在使用階段主要是工程維修、改造項(xiàng)目的檔案資料管理工作。建設(shè)項(xiàng)目交付使用后，應(yīng)建立起相應(yīng)的管理日志，保存大修、改擴(kuò)建等過(guò)程的施工記錄。但是此時(shí)往往容易只重視土建改造的檔案管理工作，忽視其他方面的檔案管理。

我們不僅要做好土建工程的基建檔案管理工作，更要做好對(duì)曖通、強(qiáng)弱電設(shè)備設(shè)施的檔案規(guī)整和管理工作。對(duì)于日常性的小維修工作，也應(yīng)該做好相應(yīng)的登記工作。防止出現(xiàn)項(xiàng)目維修后的狀況和原狀面目全非的現(xiàn)象，保證在任何狀況下都有現(xiàn)狀圖可考。

此外，建立醫(yī)院已有建筑及設(shè)施的總布置圖，在圖紙上面明示各種主要的建設(shè)信息資料和相應(yīng)的主要數(shù)據(jù)參數(shù)，以便隨對(duì)查找相關(guān)的資料和數(shù)據(jù)。

3.4 完善檔案管理及交接制度 根據(jù)我院的實(shí)際情況，我們建立了基建檔案管理制度，明確了基建檔案管理的范圍。歸檔的基本要求和基本內(nèi)容，基建檔案的移交與整理、保存的要求，明確專業(yè)檔案管理人員的職責(zé)等內(nèi)容。使基建檔案資料具有真實(shí)性，從而確保檔案的歸檔率、完整率和準(zhǔn)確率。并將工程完工后的完整資料及時(shí)移交重慶市建委及醫(yī)院檔案室保存。對(duì)改造及維修等小型工程資料則由房管科內(nèi)部妥善保存。

3.5 加強(qiáng)基建檔案的電子化水平。電腦應(yīng)用技術(shù)的發(fā)展，推動(dòng)檔案管理的進(jìn)程，圖紙實(shí)現(xiàn)了電子繪圖，其他相關(guān)書(shū)面文件多是通過(guò)電腦打印，從而為基建檔案管理的電子化、現(xiàn)代化提供了便利。對(duì)于新建項(xiàng)目的檔案管理，我們充分利用電腦技術(shù)，加強(qiáng)電子檔案的收集和整理;對(duì)于一些年代久遠(yuǎn)的基建資料，我們通過(guò)電子掃描的方式將其形成電子文件保存下來(lái)，從而將無(wú)電子版本的存檔文件制作成電子檔案資料保存，提高檔案管理工作歸檔的電子化率。

后勤工作任務(wù)重、瑣事多，因而完善的檔案管理就顯得更加重要。以我院房管科為例，檔案涉及基建維修、物業(yè)管理、物資采購(gòu)等多個(gè)方面。近幾年來(lái)，我們不斷完善檔案管理工作，使其在工作中得心應(yīng)手，給后勤管理工作帶來(lái)極大的方便，成為后勤工作的信息支持和保障。

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①通訊作者:陳景