關(guān)于電力系統(tǒng)檔案管理的研究

摘要:近年來(lái)，隨著城市建設(shè)發(fā)展速度的加快，城鄉(xiāng)電網(wǎng)改造和建設(shè)的任務(wù)十分繁重，電網(wǎng)建設(shè)工程的設(shè)計(jì)任務(wù)比以往快速增加。如何使電力設(shè)計(jì)部門(mén)在完成眾多電力建設(shè)工程設(shè)計(jì)項(xiàng)目的同時(shí)對(duì)產(chǎn)生的大量檔案、資料進(jìn)行管理、保存?如何利用好這些城市發(fā)展的重要基礎(chǔ)檔案、資料?如何使用計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件對(duì)上述檔案、資料進(jìn)行有效管理?這些問(wèn)題引起筆者的探索。本文通過(guò)研究大量的文獻(xiàn)資料，總結(jié)出在現(xiàn)代社會(huì)如何才能更好的管理電力系統(tǒng)檔案。

關(guān)鍵詞:電力系統(tǒng) 檔案管理 科技化

1 電力系統(tǒng)檔案管理現(xiàn)狀

1.1 電力系統(tǒng)檔案管理的重要性 電力系統(tǒng)檔案管理是電力系統(tǒng)管理工作的基礎(chǔ)和重要環(huán)節(jié)，對(duì)電力系統(tǒng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展具有重要影響，是電力系統(tǒng)贏得市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)主動(dòng)權(quán)的有力保證。電力系統(tǒng)檔案是電力系統(tǒng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的原始記錄，它涉及范圍廣、門(mén)類(lèi)多、信息量大，對(duì)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)起著至關(guān)重要的作用，是電力系統(tǒng)成長(zhǎng)發(fā)展歷程的真實(shí)寫(xiě)照，具有廣泛的科技資源和特有的知識(shí)信息，是電力系統(tǒng)不可估量的寶貴財(cái)富。因此，面對(duì)目前電力系統(tǒng)檔案管理現(xiàn)狀，檔案部門(mén)要以科學(xué)創(chuàng)新的理念，抓住機(jī)遇，加快企業(yè)檔案管理信息化步伐，建立適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的管理體制，不斷拓展企業(yè)檔案工作新領(lǐng)域，為促進(jìn)電力系統(tǒng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供強(qiáng)有力的信息保障。

1.2 電力系統(tǒng)檔案管理存在的問(wèn)題

1.2.1 檔案管理工作得不到高層應(yīng)有的重視 很多電力系統(tǒng)高層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，他們認(rèn)為相對(duì)于檔案管理這樣的文字工作而言，市場(chǎng)的占有率、產(chǎn)品質(zhì)量和售后服務(wù)的提升更為重要，這使檔案工作得不到應(yīng)有的重視。也因?yàn)檫@個(gè)原因，一些電力系統(tǒng)對(duì)檔案管理工作投入不足，資金投入相對(duì)較少，檔案管理手段落后，檔案室設(shè)施不全，保管條件落后。管理水平較低，沒(méi)有健全的檔案材料收集機(jī)制，造成檔案材料內(nèi)容不完整，數(shù)量不齊全，無(wú)法為企業(yè)提供高質(zhì)量、高效能的服務(wù)，規(guī)章制度、目標(biāo)管理更無(wú)從談起。

1.2.2 檔案管理缺乏專(zhuān)業(yè)人員和專(zhuān)業(yè)部門(mén)負(fù)責(zé) 部分電力系統(tǒng)檔案管理人員不懂檔案管理，以為檔案管理只是簡(jiǎn)單的收集、分類(lèi)，人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高、責(zé)任心不強(qiáng);有的電力系統(tǒng)沒(méi)有設(shè)立獨(dú)立的檔案室，有的電力系統(tǒng)甚至用庫(kù)房兼作檔案室。許多企業(yè)檔案資料的歸檔和保管不統(tǒng)一，致使一些該保存的資料沒(méi)有得到保存。由于缺乏歸檔范圍、保管期限的科學(xué)界定，大量沒(méi)有保存價(jià)值或沒(méi)有長(zhǎng)久保存價(jià)值的資料也被長(zhǎng)期保管，這嚴(yán)重增加了經(jīng)營(yíng)成本。有的電力系統(tǒng)檔案管理極不規(guī)范，隨意性強(qiáng)。例如，存在隨意涂改現(xiàn)象，越往基層越亂;存在任意抽取檔案資料案例的現(xiàn)象。

1.2.3 檔案管理的理論研究和業(yè)務(wù)指導(dǎo)滯后 電力系統(tǒng)檔案管理工作是新形勢(shì)下擺在電力系統(tǒng)管理部門(mén)面前的新課題，亟需加強(qiáng)這方面理論研究和政策指導(dǎo)，特別是關(guān)于電力系統(tǒng)檔案的產(chǎn)權(quán)特征和法律地位問(wèn)題，電力系統(tǒng)檔案在檔案資源建設(shè)中的地位和作用問(wèn)題，電力系統(tǒng)在產(chǎn)權(quán)變更后檔案的流向以及對(duì)國(guó)家、社會(huì)有保存價(jià)值的檔案鑒定問(wèn)題，都需要檔案行政管理部門(mén)在實(shí)踐中探索和完善民營(yíng)企業(yè)檔案管理模式，出臺(tái)相關(guān)的政策，指導(dǎo)民營(yíng)企業(yè)檔案工作穩(wěn)步發(fā)展。

1.2.4 檔案管理中存在安全隱患問(wèn)題 電力系統(tǒng)檔案管理工作中存在以下一些常見(jiàn)的安全隱患問(wèn)題:檔案庫(kù)房不符合安全防護(hù)的要求，檔案庫(kù)房設(shè)計(jì)布局不合理。

2 新時(shí)期電力系統(tǒng)檔案管理科技化

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的日益完善和知識(shí)經(jīng)濟(jì)的興起，給檔案工作帶來(lái)了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。特別是由于電力改革的不斷深化，使電力系統(tǒng)檔案工作面臨許多新情況和新問(wèn)題，只有結(jié)合實(shí)際，正視現(xiàn)實(shí)，采取切實(shí)可行的有效措施積極處理新情況，解決新問(wèn)題，切實(shí)加強(qiáng)檔案管理，才能使檔案工作越來(lái)越好。

2.1 科技檔案管理特點(diǎn)

2.1.1 專(zhuān)業(yè)技術(shù)性強(qiáng) 電力生產(chǎn)活動(dòng)涉及面廣，包括電力、交通、水利、通信、消防、生態(tài)環(huán)境，以及土木工程、機(jī)電設(shè)備等各個(gè)方面，所形成的科技檔案具有非常明顯的專(zhuān)業(yè)技術(shù)特征。

2.1.2 利用價(jià)值高 科技檔案從電力生產(chǎn)過(guò)程中直接形成，真實(shí)記錄了生產(chǎn)活動(dòng)的方方面面，既是工程質(zhì)量評(píng)定、資產(chǎn)評(píng)估、財(cái)務(wù)審計(jì)，以及事故原因分析、索賠、民事糾紛等的憑證依據(jù)，又是電廠開(kāi)展日常安全生產(chǎn)運(yùn)行、檢修維護(hù)及技術(shù)改造等工作不可缺少的參考資料。在電力生產(chǎn)管理過(guò)程中，科技檔案具有重要的憑證作用和參考價(jià)值。

2.1.3 保管期限長(zhǎng)，數(shù)量多 水電站樞紐工程自投產(chǎn)，一般有50年以上的設(shè)計(jì)壽命，其設(shè)備設(shè)施的設(shè)計(jì)、制造、施工建設(shè)等技術(shù)檔案保管年限與設(shè)備設(shè)施壽命相當(dāng)或更長(zhǎng)。隨著設(shè)備設(shè)施不斷老化，運(yùn)行維護(hù)及更新改造任務(wù)的加大，科技檔案數(shù)量也不斷增加，而這些檔案保管期限也多為長(zhǎng)期或永久保存。

2.1.4 檔案管理延續(xù)性強(qiáng) 科技檔案可以形象地稱(chēng)為電力生產(chǎn)設(shè)備設(shè)施的健康履歷和病歷。工程建設(shè)時(shí)的科技檔案記錄了電力生產(chǎn)設(shè)備設(shè)施形成時(shí)的基本信息，后期在生產(chǎn)運(yùn)行中形成的技術(shù)檔案詳細(xì)記錄了設(shè)備設(shè)施所發(fā)生的缺陷、故障及診斷處理等信息。不同時(shí)段所形成的科技檔案均為設(shè)備設(shè)施不可分割的連貫信息，因此科技檔案管理不可間斷，具有很強(qiáng)的延續(xù)性。

2.2 如何使電力系統(tǒng)檔案管理科技化

2.2.1 運(yùn)用軟件管理 21世紀(jì)是高科技時(shí)代，作為社會(huì)系統(tǒng)中最重要的電力系統(tǒng)更是要站在時(shí)代的前沿，今早實(shí)現(xiàn)科技化、信息化、技術(shù)化。這就離不開(kāi)摒棄傳統(tǒng)檔案管理模式，向新型的軟件管理看齊，使檔案管理更快、更全、更新。

在這里簡(jiǎn)單介紹一款電力系統(tǒng)檔案管理軟件。

這款軟件的功能特點(diǎn)是:方便的錄入功能，便捷的查詢和修改功能，靈活的調(diào)用功能。當(dāng)然，如今已經(jīng)有越來(lái)越多的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)供我們選擇參考，旨在更好地為電力系統(tǒng)檔案管理服務(wù)。

2.2.2 完善檔案信息管理系統(tǒng)，開(kāi)展網(wǎng)上服務(wù) 隨著電力生產(chǎn)精細(xì)化管理深入開(kāi)展，電力生產(chǎn)人員工作效率必將逐步提高，利用快捷、高效的方式獲取信息資源成為他們的共同愿望。建立以計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)為工作平臺(tái)的檔案信息管理系統(tǒng)，將檔案的保存功能向信息中心轉(zhuǎn)變，開(kāi)展網(wǎng)上服務(wù)，提高利用效率，這是滿足利用者服務(wù)需求的最有效途徑。一方面要充分利用電廠局域網(wǎng)建立檔案主頁(yè)，使檔案管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)關(guān)聯(lián)起來(lái)。公開(kāi)案卷目錄及卷內(nèi)文件目錄，實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)上查詢、檢索，使生產(chǎn)人員更方便查閱檔案室已藏檔案。另一方面最大限度實(shí)現(xiàn)檔案資料電子化。檔案資料電子化后，在網(wǎng)上提供有限制性或非保密電子文件的查詢、利用服務(wù)，使利用者可以不受地域和時(shí)間限制，及時(shí)獲取自己所需的檔案信息，使服務(wù)變得快捷、高效、準(zhǔn)確，大大提高檔案的利用率和使用價(jià)值。

2.2.3 加強(qiáng)科技檔案的歸檔收集整理工作 生產(chǎn)信息資料收集歸檔是開(kāi)展科技檔案管理的基礎(chǔ)工作。通過(guò)了解生產(chǎn)人員活動(dòng)狀況，密切跟蹤現(xiàn)場(chǎng)生產(chǎn)動(dòng)態(tài)，提前掌握檔案收集的具體材料，列出詳細(xì)的檔案材料的收集計(jì)劃，從而把分散在各部門(mén)或個(gè)人手中的檔案集中起來(lái)，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理，最終實(shí)現(xiàn)信息資源共享。收集起來(lái)的信息資料再通過(guò)檔案整理這一中心環(huán)節(jié)處理后，才能確定歸檔的必要性和重要性。檔案整理工作應(yīng)該深入分析文件材料的內(nèi)在聯(lián)系，遵循檔案形成規(guī)律和特點(diǎn)，盡量保持文件材料之間的關(guān)聯(lián)性，使每項(xiàng)生產(chǎn)活動(dòng)檔案構(gòu)成不可分割的有機(jī)整體，以反映精細(xì)化管理活動(dòng)的真實(shí)面目。

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