加強學校檔案管理工作之淺見

摘要:本文就如何加強學校的檔案管理工作，提出一些粗淺的看法。

關鍵詞:學校 檔案管理 工作意見

0 引言

學校檔案是全體師生員工學習、工作的真實寫照，記錄了學校在各個歷史時期的工作、活動情況。它是研究改進學校現狀、提高教育水平不可多得的寶貴資料，也是衡量一所學校教育、教學以及管理水平的標尺之一。因此如何做好學校的檔案管理工作，確保檔案資料的完整性、系統性，使之更好的服務于教育、教學、教研以及管理工作，就顯得尤為重要。下面就如何加強學校的檔案管理工作，提出一些粗淺的看法。

1 增強檔案意識

學校檔案作為歷史的記錄、知識的載體，在學校工作中起著承前啟后的重要作用。學校領導要從“科學發展觀”的思想高度，認識到學校檔案工作的重要地位，把此項工作列入學校工作的重要議事日程，努力做到“三納入”，“四同步”，即納入學校的計劃和規劃、納入管理制度、納入有關人員的職責范圍;在布置、檢查、總結、驗收各項工作的同時，布置、檢查、總結、驗收檔案工作。

學校領導還應經常在會議、活動中廣為宣傳《檔案法》，把檔案管理工作納入學校發展的長效機制之中，努力讓全體教職工改變重教學、輕檔案的觀念，增強檔案意識，形成人人重視和維護學校檔案工作的良好風氣。

2 提高人員素質

檔案工作水平的高低，質量的優劣，取決于檔案管理人員的素質。優秀的檔案工作人員必須具備以下三方面的優良素質。

2.1 政治思想素質:檔案工作是以黨的路線、方針、政策和國家《檔案法》為依據的，檔案工作人員必須認真學習馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論，學習國家大政方針、時事政治，用科學發展觀指導自己的工作，忠于職守，愛檔愛崗。

2.2 職業道德修養:檔案工作是一項看似平凡，實則專業性、服務性很強的工作。檔案工作者首先要有愛崗敬業的職業道德，實事求是，兢兢業業，勤奮進取;其次要有認真負責的職業作風，一絲不茍，精益求精，愛檔如珍;第三要有無私奉獻的職業情操，安于淡泊，甘為人梯，全心全意地服務于學校的教育、教學工作。

2.3 業務工作水平:社會飛速發展，現代科技在檔案工作中廣泛運用，為適應新形勢，檔案工作者除具備專業知識外，還要掌握相應的科學文化知識以及現代化管理技能，更要精通漢語，學習外語，提高計算機運用技術，以適應檔案工作的發展與需要。

當然，學校要注重對檔案管理人員的業務培訓、繼續教育;檔案工作者也要刻苦鉆研，使自己的思想意識、專業知識和專業技能與時俱進。

3 健全規章制度

3.1 建立檔案管理工作體系。學校領導應高度重視檔案管理工作，成立以校長為組長、各處室負責同志參與的檔案工作領導小組。學校辦公室至少配備一名專職檔案管理員，各處室至少配備一名專職(或兼職)檔案資料收集員，辦公室與各處室形成工作網絡輻射，齊抓共管，團結協作，保證學校各種檔案資料的齊全、完整和及時。檔案工作領導小組負責對檔案工作的檢查、考核與評估，及時布置、檢查、總結、驗收檔案工作。這樣就形成了檔案管理工作體系，從組織上、人員上保證了檔案工作順利開展。

3.2 制定檔案管理規章制度。以制度管人，憑規矩辦事。校領導要牽頭負責，根據校情和檔案工作各個環節，建立一套行之有效的管理制度。首先針對檔案管理人員，制定崗位責任制，明確職責，如《檔案室管理制度》、《檔案人員工作職責》、《檔案保密制度》等。其次針對教職工，制定檔案的借閱、利用制度，規范管理，如《檔案資料借閱制度》、《檔案利用制度》等。這樣就做到了歸檔有范圍，立卷有標準，借閱有規定，保密有條例，庫房管理有措施，開發利用有目標，實現了檔案工作的規范化管理。

4 提升管理水平

4.1 加強檔案的收集、整理工作。檔案工作是一項積累性工作，材料的收集、整理、歸檔是工作主體，其內容包括兩大板塊:黨政、行政工作檔案及教育教學、科研檔案。檔案工作人員要及時的、全方位的收集相關檔案資料，應倡導全校師生支持檔案工作，積極提供有價值的教育教學資料;同時，努力拓寬檔案收集范圍，挖掘檔案資源，豐富檔案內容。在大量收集、留存的基礎上，對資料去粗取精、分析歸納、分類編目、認真整理、歸檔保存，使之成為學校工作的第一手資料。

4.2 運用現代化管理手段。隨著科技的進步，信息化、現代化成為檔案工作的發展方向，一些工作可直接在電腦、網絡上進行。檔案工作者應掌握信息技術，如用計算機進行檢索、下載、掃描、刻錄等，使檔案工作從手工操作走向現代化管理，大大提高了工作效率。另一方面可利用現代化設備建立檔案工作網絡，通過計算機對文件、檔案、音像資料等信息進行文檔一體化管理，使檔案室不僅是管理部門，更是一個信息中心，不斷提升管理水平。

4.3 改善檔案保存條件。學校檔案大多是紙質材料，保存檔案的工作不容忽視，而為此必需的設備、設施尤為關鍵。檔案室要做到“三室分開”，即檔案庫房、工作人員的辦公室與檔案借閱室分開，有調溫和通風等設施。其次要做好防火、防盜、防鼠、防蟲、防霉、防潮、、防光、防塵、防高溫的工作，以保檔案萬無一失。對于電子檔案、音像資料、光盤磁帶等特殊檔案，要設立專門庫房或櫥柜，避免光照，遠離磁場，以確保之保存質量。

5 保障資源利用

檔案是一種信息產品，學校檔案好比一座資源庫。檔案管理的根本目的在于利用，為學校工作服務是其永恒的宗旨。檔案工作者要轉變“重管輕用”的觀念，牢固樹立“服務第一”的思想，積極探索檔案資源開發利用的新思路、新方法，豐富服務手段，提高服務水平。

檔案工作者應注重開發檔案的服務潛能，完善檢索工具，提供查找方法，方便教職工查詢求證，迅速、準確的獲取所需資料。另一方面，借助現代信息技術，對檔案資源進行深層開發，使其轉化為新的載體形式，并以多種方式和渠道傳遞給校領導、各處室及教研室老師，提高資源利用率，以此體現檔案工作的真正價值。有條件的學校可開通校園網站，借助這個平臺實現信息交流，資源共享。凡此種種，以便全方位、多途徑、多角度的利用好檔案資源，為科學決策、教育教學服務。

改革開放給我們提供了良好的機遇，新時期新形勢對檔案工作提出了更高的要求，學校檔案工作者應勇于創新，積極進取，努力成為本職崗位的行家里手;以胡錦濤主席“切實加強檔案工作，為社會主義現代化事業服務”作為奮斗目標，為教育的長足發展、社會的和諧穩定貢獻自己的聰明才智。